โค้ช ผู้ปกครอง ครู หรือผู้ใหญ่ท่านอื่นที่เกี่ยวข้องกับทีมมูลนิธิ REC ที่ลงทะเบียนแล้ว ได้รับอนุญาตให้ส่งแบบฟอร์มคำร้องขอที่พักในนามของนักเรียน แบบฟอร์มคำขอที่พักมีวัตถุประสงค์เพื่อช่วยให้ทีมงานและครอบครัวสื่อสารความต้องการพิเศษของนักเรียนไปยังมูลนิธิ REC เพื่อให้แน่ใจว่าที่พักได้รับการจัดเตรียมเพื่อให้บริการนักเรียนได้อย่างดีที่สุด การร้องขอไม่สามารถเปลี่ยนแปลงลักษณะของการแข่งขันได้อย่างพื้นฐาน ขั้นตอนและข้อกำหนดในการส่งคำร้องสามารถพบได้ในบทความที่ นี้ในห้องสมุด REC
หากคำร้องขอที่พักได้รับการอนุมัติ ขั้นตอนต่อไปนี้ จะต้องดำเนินการโดยโค้ชหลักตามที่ระบุไว้ในจดหมายอนุมัติ:
- โค้ชหลักจะต้องส่งสำเนาหนังสืออนุมัติอย่างเป็นทางการ (ที่ได้รับจากมูลนิธิ REC) ไปยังพันธมิตรงาน (EP) อย่างน้อย 2 สัปดาห์ก่อนงาน
- หากด้วยเหตุใดก็ตาม EP ไม่สามารถจัดหาที่พักที่จำเป็นได้ EP จะต้องแจ้งให้โค้ชและผู้จัดการสนับสนุนระดับภูมิภาค (RSM) ทราบเป็นลายลักษณ์อักษรอย่างน้อย 1 สัปดาห์ก่อนการแข่งขัน เพื่อหาแนวทางแก้ปัญหาที่ดีที่สุด
- โค้ชหลักจะต้องนำสำเนาจดหมายมาด้วย
หากมีการร้องขอการอำนวยความสะดวกด้วยวาจาหรือเป็นลายลักษณ์อักษรที่ไม่ได้รับการอนุมัติอย่างเป็นทางการในงาน หรือหากมีการนำคำขอที่ได้รับการอนุมัติไปเสนอในงานแต่ไม่ได้แจ้งให้ EP ทราบก่อนเริ่มงาน EP จะไม่รับผิดชอบหรือมีภาระผูกพันที่จะต้องดำเนินการตามคำขอดังกล่าว
ในทุกกรณี นักเรียนคาดว่าจะปฏิบัติตามจรรยาบรรณของมูลนิธิ REC และคาดว่า EPs จะรายงานการละเมิดโดยใช้ เครื่องมือ จรรยาบรรณ