การจัดการกิจกรรมบน RobotEvents.com

ภาพรวม

หลังจากที่กิจกรรมของคุณได้รับการอนุมัติแล้ว จะมีฟีเจอร์ต่างๆ มากมายใน RobotEvents.com ที่จะช่วยให้คุณสามารถติดต่อสื่อสารกับทีมต่างๆ สั่งซื้อสินค้าสำหรับการแข่งขัน ดูการชำระเงินค่าลงทะเบียนกิจกรรม และจัดการรายชื่อทีมที่ลงทะเบียนเข้าร่วมกิจกรรมของคุณได้

แผงหน้าปัด EP

EP Dashboard เป็นตำแหน่งส่วนกลางสำหรับจัดการกิจกรรมที่คุณโพสต์ ดูส่วนลด EP และดูเช็ค EP ของคุณ สามารถเข้าถึง EP Dashboard ได้ผ่านลิงก์ผู้ดูแลระบบใน Robot Events

การค้นหาเหตุการณ์ของคุณ

ที่ด้านบนของแดชบอร์ด EP ของคุณคือรายการกิจกรรมที่คุณโพสต์ นี่เป็นวิธีที่รวดเร็วและง่ายดายในการดูชื่อกิจกรรม วันที่กิจกรรม สถานะการลงทะเบียนทีม และจำนวนทีมในรายการรอ ในพื้นที่การดำเนินการ คุณสามารถเลือกแก้ไขเพื่อจัดการกิจกรรมของคุณหรือเลือกดูเพื่อดูตัวอย่างข้อมูลกิจกรรมของคุณ

กิจกรรมสำหรับฤดูกาลปัจจุบันจะแสดงอยู่ในแดชบอร์ด EP จนถึงหนึ่งสัปดาห์หลังจากวันที่กิจกรรมของคุณ หลังจากนั้น คุณสามารถเข้าถึงเหตุการณ์ที่ผ่านมาได้โดยใช้ตัวกรองการค้นหาภายใต้เมนูเหตุการณ์

ส่วนลดอีพี

ผู้จัดการฝ่ายสนับสนุนระดับภูมิภาค (RSM) ของคุณจะหารือเกี่ยวกับส่วนลดที่มีให้สำหรับประเภทโปรแกรมของคุณในแต่ละฤดูกาล และจะลดราคาได้เมื่อใด ส่วนลด EP จะถูกกำหนดให้กับผู้ดูแลกิจกรรมหลักโดย RSM เมื่อกิจกรรมได้รับการอนุมัติสำหรับฤดูกาลปัจจุบันแล้ว สินค้าที่ลดราคาจะแสดงอยู่ในแดชบอร์ด EP และสามารถเพิ่มลงในตะกร้าสินค้าของคุณได้โดยตรง ขั้นตอนการลดราคา EP อาจแตกต่างกันไปสำหรับผู้ที่อยู่นอกสหรัฐอเมริกา ส่วนลดจะแสดงในขั้นตอนสุดท้ายของกระบวนการชำระเงิน หากคุณไม่เห็นส่วนลดที่ใช้ ให้ติดต่อ RSM ของคุณก่อนดำเนินการขั้นตอนชำระเงินขั้นสุดท้าย

หมายเหตุ: ส่วนลด มีไว้สำหรับใช้ซื้ออุปกรณ์ที่จำเป็นในการดำเนินกิจกรรมของคุณ และไม่ควรแบ่งปันส่วนลดนี้กับองค์กรอื่น

เช็คอีพี

เมื่อทีมต่างๆ ชำระค่าธรรมเนียมการลงทะเบียนกิจกรรมบนเว็บไซต์ RobotEvents.com มูลนิธิ REC จะรวบรวมเงินทุนดังกล่าวเป็นรายเดือนและแจกจ่ายเช็คให้กับ EP เช็คจะรวมเงินที่ได้รับในเดือนก่อนหน้าลบค่าธรรมเนียมการประมวลผลกิจกรรมหุ่นยนต์ 5 ดอลลาร์ต่อทีม

ตัวอย่าง:

• ค่าธรรมเนียมลงทะเบียนกิจกรรม 5 ทีมได้รับการชำระในเดือนมกราคม และค่าธรรมเนียมลงทะเบียนกิจกรรมอยู่ที่ 55 เหรียญสหรัฐต่อทีม EP จะได้รับเช็คหนึ่งฉบับในเดือนกุมภาพันธ์ เป็นมูลค่ารวม 250 ดอลลาร์
• การชำระเงินค่าลงทะเบียนทีม: (5) x $55 = $275
• ค่าธรรมเนียมการดำเนินการกิจกรรมหุ่นยนต์: (5) x $5 = $25
• มูลค่าสุทธิ: $275 – $25 = $250

คุณสามารถดูเช็คที่แจกจ่ายได้ที่ด้านล่างของแดชบอร์ด EP ของคุณ เช็คที่แจกจ่ายแต่ละฉบับจะมีชื่อผู้รับเงิน จำนวนเงินเช็คทั้งหมด รหัสกิจกรรม ชื่อกิจกรรม และหมายเลขทีมที่รวมอยู่ในเช็คสำหรับแต่ละกิจกรรม

เคล็ดลับที่เป็นประโยชน์:

• หากคุณมีคำถามเกี่ยวกับการชำระเงิน EP คุณสามารถติดต่อ RSM ของคุณหรือแผนกบัญชีของมูลนิธิ REC ได้ที่ accounting@recf.org
• กระทบยอดจำนวนเงินที่ส่งให้คุณก่อนและหลังกิจกรรมกับข้อมูลสถานะการชำระเงินในรายชื่อทีมที่ลงทะเบียนเป็นระยะๆ

คู่ค้ากิจกรรม Q&A

RobotEvents.com มีฟอรัม EP Q&A แบบบูรณาการที่สามารถเข้าถึงได้ผ่าน EP Dashboard ใต้เมนูค้นหา EP สามารถถามคำถามในฟอรั่มและตอบกระทู้ในโพสต์ได้ คำถามต่างๆ จะได้รับการตรวจสอบและตอบคำถามโดยตัวแทนมูลนิธิ REC เป็นระยะๆ และคำตอบที่ได้รับการอนุมัติจะมีเครื่องหมายถูกสีเขียวกำกับไว้ เชิญชวน EP โพสต์คำถามในฟอรัมนี้ และเชื่อมต่อกับ EP อื่นๆ ในชุมชน

สินค้า

EP สามารถซื้อผลิตภัณฑ์การแข่งขัน VEX ได้ผ่านทาง RobotEvents.com บน EP Dashboard ของตน ผลิตภัณฑ์เหล่านี้ได้แก่ สนาม อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์สนาม ถ้วยรางวัล และป้ายวันที่รางวัล & หากผลิตภัณฑ์มีความเกี่ยวข้องกับส่วนลด EP สำหรับฤดูกาลปัจจุบัน ผลิตภัณฑ์เหล่านั้นจะต้องซื้อผ่านเว็บไซต์ RobotEvent.com เพื่อรับส่วนลด (US EPs).

ทีมที่ลงทะเบียน

หลังจากที่กิจกรรมของคุณเปิดให้ทีมลงทะเบียนแล้ว คุณสามารถดูรายชื่อทีมที่ลงทะเบียนแล้วเพื่อตรวจสอบความจุของกิจกรรมและสถานะการชำระเงินของทีมได้ มีสองวิธีในการเข้าถึงรายชื่อทีมที่ลงทะเบียน

• บนแดชบอร์ด EP ของคุณ เลือกจำนวนทีมที่ลงทะเบียน ซึ่งจะแสดงเป็นตัวเลขสีน้ำเงินเมื่อเทียบกับความจุของกิจกรรม
• ในมุมมองผู้ดูแลระบบของกิจกรรมของคุณ เลือก ทีมที่ลงทะเบียน จากเมนูทางขวามือ

หากต้องการเข้าถึงข้อมูลทีมที่ลงทะเบียนแล้ว รวมถึงข้อมูลการติดต่อ ให้เลือก "ดาวน์โหลดรายงานทีมที่ลงทะเบียนแล้ว"

สถานะการชำระเงินของทีม

สถานะการชำระเงินสำหรับแต่ละทีมที่ลงทะเบียนสามารถดูได้ภายใต้คอลัมน์สถานะการชำระเงินของรายชื่อทีมที่ลงทะเบียน หมวดหมู่สถานะการชำระเงินมีดังนี้:

ทีมงานที่ไม่ได้รับค่าตอบแทนนอกองค์กรของคุณ

หากคุณสังเกตเห็นว่าทีมมีสถานะยังไม่ได้ชำระเงิน (รอดำเนินการ) ขอแนะนำให้ติดต่อพวกเขาเพื่อสอบถามว่าพวกเขาจะดำเนินการชำระเงินเสร็จสิ้นเมื่อใด ค่าธรรมเนียมลงทะเบียนกิจกรรมจะต้องชำระเมื่อลงทะเบียนและควรชำระในระหว่างขั้นตอนการชำระเงินครั้งแรก หากคุณประสบปัญหาในการลงทะเบียนทีมกิจกรรม โปรดติดต่อ RSM ของคุณ ในบางกรณี RSM ของคุณอาจแนะนำนโยบายกำหนดเวลาการชำระเงินสำหรับภูมิภาคของคุณ

ทีมที่มีสถานะยังไม่ได้ชำระเงิน (รอดำเนินการ) ในวันจัดงาน จะได้รับอนุญาตให้เข้าร่วมได้ตามดุลยพินิจของ EP เท่านั้น และ EP สามารถเรียกร้องให้ชำระเงินในสถานที่ได้ EP บางรายการลบทีมที่ไม่ได้รับการชำระเงินในวันที่กำหนด และแทนที่ด้วยทีมจากรายชื่อรอ ควรระบุกระบวนการนี้ไว้ในแท็บข้อมูลทั่วไปของกิจกรรมและรวมไว้ในอีเมลอัตโนมัติที่ส่งถึงทีมหลังจากการลงทะเบียน
โปรดทราบว่าทีมบางทีมเป็นส่วนหนึ่งของโรงเรียนหรือองค์กรอื่นซึ่งอาจมีกระบวนการที่ล่าช้าในการดำเนินการชำระเงิน เราขอให้ EP ใช้วิจารณญาณของตนเองและพิจารณาปัจจัยทั้งหมดของสถานการณ์เมื่อตัดสินใจว่าจะอนุญาตให้แข่งขันโดยไม่ได้รับค่าจ้างหรือไม่ การสื่อสารกับทีมตั้งแต่เนิ่นๆ และบ่อยครั้งถือเป็นกุญแจสำคัญในการทำให้แน่ใจว่าไม่มีความเข้าใจผิดเกิดขึ้น

หาก EP อนุญาตให้ทีมที่ไม่ได้รับการชำระเงินเข้าแข่งขันในงาน RSM หรือ RECF จะไม่รับผิดชอบในการเรียกร้องการชำระเงินในนามของ EP

ทีมงานจากองค์กรของคุณ

EP สามารถลงทะเบียนทีมของตนเองได้และยกเว้นค่าธรรมเนียมการลงทะเบียนเนื่องจากเงินจะถูกส่งกลับไปยังองค์กรเจ้าภาพ เมื่อลงทะเบียนทีมจากองค์กรของตน ให้เลือกตัวเลือก จ่ายทีหลัง ในขั้นตอนการชำระเงิน จากนั้นไปที่รายการทีมที่ลงทะเบียน ทีม และเลือก ทำเครื่องหมายว่าชำระเงินแล้ว สำหรับทีมที่เกี่ยวข้อง การดำเนินการนี้จะทำให้ใบแจ้งหนี้ใบสั่งซื้อของทีมนั้นเป็นศูนย์ วิธีนี้ยังใช้ได้กับทีมนอกองค์กรของคุณด้วยเช่นกัน หากคุณตกลงที่จะยกเว้นค่าธรรมเนียมกิจกรรมหากพวกเขาจัดเตรียมสนามหรืออาสาสมัครให้

การเพิ่มทีมด้วยตนเอง

ทีมส่วนใหญ่จะลงทะเบียนผ่านหน้ากิจกรรม แต่ในบางกรณี EP สามารถเพิ่มทีมเข้าในกิจกรรมของตนได้ด้วยตนเอง

หากต้องการเพิ่มทีมด้วยตนเอง ให้ไปที่รายชื่อทีมที่ลงทะเบียน ทีม และเลือกปุ่มสีเขียว + เพิ่มทีม เมื่อเพิ่มทีมด้วยตนเอง คุณจะต้องป้อนหมายเลขทีมให้ถูกต้อง รวมทั้งหมายเลขฐานและอักษรต่อท้าย พันธมิตรงานสามารถเพิ่มทีมเข้าในงานได้เฉพาะในช่วง Early Bird เท่านั้น หากพวกเขาเป็นโค้ชหลักที่ระบุไว้สำหรับทีมนั้นๆ

รายชื่อรอ

ทีมสามารถเพิ่มตัวเองลงในรายชื่อรอการเข้าร่วมกิจกรรมได้ ในขณะที่ช่วงเวลาการลงทะเบียนกิจกรรมยังเปิดอยู่บนแท็บรายชื่อรอการเข้าร่วมกิจกรรม ทีมอาจตัดสินใจเพิ่มตัวเองลงในรายชื่อรอกิจกรรมด้วยเหตุผลหลายประการ รวมถึง:

• จำนวนความจุของกิจกรรมถึงขีดจำกัดแล้ว
• ไม่สามารถลงทะเบียนได้ในช่วงระยะเวลาลงทะเบียนแบบ Early Bird
• พวกเขาสนใจที่จะเข้าร่วมงานหรือลีกที่มีการเชิญเท่านั้น
• กิจกรรมนี้จำเป็นต้องมีคุณสมบัติ

ทีม ไม่ใช่ จะถูกเพิ่มเข้าไปในกิจกรรมจากรายการรอโดยอัตโนมัติไม่ว่าในกรณีใดๆ แทนที่จะเป็นเช่นนั้น EP สามารถเชิญทีมเข้าร่วมงานจากรายการรอเมื่อเหมาะสมได้ การเชิญทีมจากรายชื่อรอจะขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของ EP หากไม่มีการละเมิดนโยบายอื่น ๆ หากคุณไม่แน่ใจว่าจะเชิญทีมใดจากรายชื่อรอ คุณสามารถติดต่อ RSM ของคุณได้ ในการกำหนดว่าจะเพิ่มใครจากรายชื่อรอ ทีมจะต้องถูกเรียงลำดับและกำหนดลำดับความสำคัญตาม 1) จำนวนกิจกรรมที่ลงทะเบียนไว้ (จากน้อยไปมาก) จากนั้น 2) วันที่เพิ่มทีมลงในรายชื่อรอ การดำเนินการนี้จะทำร่วมกับ RSM EP สามารถเข้าถึงและจัดการรายการรอได้จากมุมมองผู้ดูแลระบบของกิจกรรมในเมนูทางด้านขวา

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด: หาก EP ต้องการเพิ่มทีมเข้าในกิจกรรมจากรายชื่อรอ EP ควรติดต่อโค้ชหลักของทีมก่อน และให้แน่ใจว่าพวกเขาสามารถเข้าร่วมได้ วิธีนี้จะช่วยป้องกันไม่ให้ EP ส่งคำเชิญกิจกรรมที่อาจไม่ได้รับการตอบรับ 

คำแนะนำที่เป็นประโยชน์: หากกิจกรรมมีการลงทะเบียนแบบ Early Bird และทีมต่างๆ เพิ่มตัวเองเข้าไปในรายชื่อรอในช่วงเวลานี้ พวกเขาจะไม่ถูกเพิ่มเข้าไปในกิจกรรมโดยอัตโนมัติเมื่อการลงทะเบียนแบบมาตรฐานเริ่มต้นขึ้น ทีมจะต้องกลับไปที่หน้ากิจกรรมและดำเนินการลงทะเบียนกิจกรรมให้เสร็จสิ้นหากจำนวนผู้เข้าร่วมกิจกรรมยังไม่ถึงกำหนด

แบบฟอร์มยินยอม/ปล่อยตัวผู้เข้าร่วม

ผู้เข้าร่วมทีมทุกคน (ผู้เล่น โค้ช และที่ปรึกษา) จะต้องกรอกแบบฟอร์มการยินยอมของผู้เข้าร่วม (เรียกอีกอย่างว่าแบบฟอร์มความยินยอม) ทางออนไลน์ก่อนเริ่มงาน เมื่อกรอกแบบออนไลน์แล้ว แบบฟอร์มจะนำไปใช้กับทุกกิจกรรมอย่างเป็นทางการของมูลนิธิ REC ที่ทีมลงทะเบียนในช่วงฤดูกาลปัจจุบันโดยอัตโนมัติ

ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับแบบฟอร์มการปล่อยตัวผู้เข้าร่วมมี ในบทความนี้ ลิงค์ไปยังแบบฟอร์มการยินยอมเข้าร่วมมูลนิธิ REC มีอยู่ ที่นี่

คุณสามารถยืนยันแบบฟอร์มการปล่อยตัวผู้เข้าร่วมที่กรอกเสร็จสมบูรณ์แล้วสำหรับสมาชิกในทีมที่เข้าร่วมงานของคุณได้จากมุมมองผู้ดูแลระบบของงานในเมนูทางด้านขวา ไฟล์ CSV ที่สามารถดาวน์โหลดได้ซึ่งมีรายการแบบฟอร์มความยินยอมที่กรอกเสร็จสมบูรณ์แล้วมีอยู่ในหน้ากิจกรรม แบบฟอร์มความยินยอม นี้

การอัพเดตข้อมูลกิจกรรม

บางครั้งอาจจำเป็นต้องทำการเปลี่ยนแปลงการโพสต์กิจกรรมของคุณ เช่น ปรับแต่งวาระการประชุมหรือเพิ่มรางวัล ทำได้ง่ายๆ เพียงแก้ไขกิจกรรมของคุณ เมื่ออนุมัติกิจกรรมของคุณแล้ว คุณยังคงสามารถอัปเดตและเพิ่มรายละเอียดเพิ่มเติมได้ แต่ต้องแจ้งการเปลี่ยนแปลงใดๆ ทั้งหมดให้ทีมที่ลงทะเบียนและ RSM ของคุณทราบด้วย หลังจากอนุมัติและโพสต์กิจกรรมแล้ว เฉพาะ RSM ของคุณเท่านั้นที่สามารถเปลี่ยนแปลงรายการต่อไปนี้ได้:

• เพิ่มศักยภาพมากกว่า 20%
• วันเปิด ปิด และวันวางจำหน่ายการลงทะเบียน
• รางวัลที่ผ่านการคัดเลือก

การส่งอีเมลถึงทีมที่ลงทะเบียน

เมื่อทีมลงทะเบียนเข้าร่วมกิจกรรมของคุณ พวกเขาจะได้รับอีเมลอัตโนมัติที่คุณสร้างขึ้นภายใต้ ข้อมูลติดต่อ → เนื้อหาอีเมลการลงทะเบียนกิจกรรม เมื่อใกล้ถึงวันจัดงาน ควรส่งอีเมลถึงทีมงานพร้อมรายละเอียดเฉพาะเกี่ยวกับงาน ซึ่งรวมถึงแผนที่บริเวณมหาวิทยาลัย คำแนะนำเรื่องที่จอดรถ กำหนดการงาน ตัวเลือกอาหารกลางวัน และรายชื่อตำแหน่งอาสาสมัครว่างที่คุณต้องกรอก

สิ่งของทั่วไปบางอย่างที่ต้องสื่อสาร ได้แก่:

• คำร้องขอความช่วยเหลือจากทีมงานในการจัดหาอาสาสมัครหรืออุปกรณ์ให้กับงานของคุณ
• คำขอสั่งอาหารล่วงหน้าและข้อมูลทีม (เช่น จำนวนคนที่แต่ละทีมคาดว่าจะนำมา ซึ่งจะช่วยประมาณการจำนวนสิ่งของจำเป็นสำหรับสัมปทาน)
• ข้อมูลสำหรับทีม เช่น กำหนดการ และเมนูสัมปทาน
• เส้นทางไปยังพื้นที่จอดรถและกฎเกณฑ์การจอดรถต่างๆ
• ขอให้ทีมงานที่ยังไม่ได้ชำระเงินประสานงานการชำระเงิน
• ความล่าช้าหรือการยกเลิกอันเนื่องมาจากสภาพอากาศ
• คำเตือนที่เป็นมิตรเกี่ยวกับจรรยาบรรณและนโยบายที่เน้นนักเรียนเป็นศูนย์กลาง
• การแจ้งเตือนที่เป็นมิตรเกี่ยวกับเวลา "เปิดประตู" ของคุณ & นโยบายเฉพาะสถานที่ใดๆ

หากต้องการเข้าถึงข้อมูลการติดต่อของทีม ให้เลือก ทีมที่ลงทะเบียน เลือก แสดงทั้งหมด รายการจากนั้นคลิกลิงก์ ดาวน์โหลดรายงานการลงทะเบียนเป็น CSV ที่อยู่อีเมลของโค้ชหลักจะพร้อมใช้งานในสเปรดชีตที่เป็นผลลัพธ์ เมื่อส่งอีเมลถึงทีม ให้ใช้ฟังก์ชันสำเนาคาร์บอนที่มองไม่เห็น (BCC) ในแอปพลิเคชันอีเมลของคุณ BCC ช่วยให้คุณสามารถส่งข้อความถึงบุคคลหลายคนโดยไม่ต้องเปิดเผยรายชื่อผู้ติดต่อให้ผู้อื่นทราบ และยังช่วยปกป้องความเป็นส่วนตัวของผู้รับอีกด้วย เมื่อผู้ติดต่อตอบกลับอีเมลของคุณ เฉพาะคุณเท่านั้นที่จะเห็นอีเมลนั้น สิ่งนี้ช่วยป้องกันไม่ให้เกิดอีเมลจำนวนมากที่ผู้คน “ตอบกลับทั้งหมด” แทนที่จะสื่อสารแบบเลือกตอบ

คาดว่าข้อมูลการติดต่อของทีมจะถูกใช้เฉพาะเพื่อการสื่อสารที่จำเป็นสำหรับทีมเกี่ยวกับกิจกรรมของคุณเท่านั้น ไม่ควรแบ่งปันข้อมูลนี้กับผู้อื่นหรือใช้เพื่อวัตถุประสงค์อื่นใด

สมุดบันทึกวิศวกรรมดิจิทัล

พันธมิตรงานกิจกรรมสามารถเลือกให้ทีมส่งสำเนาดิจิทัลของสมุดบันทึกของตนได้ แต่ละทีมควรอัปโหลดและส่งลิงก์ที่สามารถแชร์ได้ใน RobotEvents โดยใช้บัญชีโค้ชหลักของทีม พันธมิตรงานสามารถดาวน์โหลดลิงก์สมุดบันทึกที่ส่งมาทั้งหมดได้โดยเลือก “ทีมที่ลงทะเบียน” และใช้รายงาน “ดาวน์โหลดลิงก์สมุดบันทึกวิศวกรรมดิจิทัลเป็น CSV” ที่ด้านบนของหน้าจอ