ภาพรวม
งบประมาณที่วางแผนไว้อย่างดีควรเป็นรากฐานของการวางแผนงานของคุณ กิจกรรมต่าง ๆ ภายในภูมิภาคหนึ่ง ๆ มักจะมีราคาที่ใกล้เคียงกัน แต่ค่าธรรมเนียมการลงทะเบียนกิจกรรมแต่ละรายการควรสะท้อนถึงค่าใช้จ่ายจริงของกิจกรรมนั้น ๆ งบประมาณจะช่วยรักษาและติดตามสถานะทางการเงินของกิจกรรม และสามารถช่วยเป็นรายการตรวจสอบงานต่างๆ ที่ต้องมอบหมายให้ผู้อื่นได้
เป้าหมายของงบประมาณของคุณควรเป็นการครอบคลุมค่าใช้จ่ายที่คาดว่าจะเกิดขึ้นทั้งหมดของงานของคุณ รวมถึงรายได้บางส่วนที่จัดสรรไว้สำหรับค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิด รายได้พิเศษที่ได้รับสามารถนำไปสนับสนุนโครงการหุ่นยนต์หรือกิจกรรมในอนาคตได้
งบประมาณกิจกรรมสามารถแบ่งได้เป็นหลายประเภทเพื่อความสะดวกในการมอบหมายและติดตาม EP จำนวนมากจะเริ่มต้นด้วยการจัดตั้งทีมวางแผน ทีมนี้อาจเป็นเจ้าหน้าที่อื่นๆ ในองค์กรหรืออาสาสมัครคนสำคัญที่เต็มใจรับบทบาทต่างๆ ขององค์กรเพื่อประสานงานด้านต่างๆ ของงานได้ดีขึ้น
ตัวอย่างหมวดหมู่ที่ควรได้รับมอบหมาย เช่น การจัดให้มีซุ้มจำหน่ายอาหารในงาน แผงขายของมักจะเป็นแหล่งรายได้หลักในการสนับสนุนงานและเกี่ยวข้องกับวัสดุและบุคลากรหลาย ๆ อย่างที่จำเป็นต้องจัดระเบียบเพื่อให้ประสบความสำเร็จ ดังนั้นขอแนะนำให้มอบหมายโครงการนี้ให้กับผู้ที่มีประสบการณ์ เช่น กลุ่มผู้ปกครองหรือชมรมโรงเรียน ที่จะดูแลรายละเอียดทั้งหมดได้ในขณะที่แจ้งให้ EP ทราบ
โดยทั่วไปการแข่งขันหุ่นยนต์ VEX V5 มุ่งเน้นเพื่อการศึกษาและเข้าถึงผู้ชมจำนวนมาก โดยไม่มีค่าธรรมเนียมเข้าชมสำหรับผู้ชม กิจกรรมต่างๆ มากมายดำเนินการภายใต้รูปแบบการสนับสนุนหรือแนวทางการระดมทุน โดยจะเรียกเก็บค่าธรรมเนียมผ่านช่องทางต่างๆ เช่น การสนับสนุนหรือการบริจาค แทนที่จะเป็นค่าธรรมเนียมเข้าร่วมโดยตรง
งบประมาณค่าใช้จ่ายการจัดงาน
รายการเฉพาะสถานที่
- มีค่าเช่าหรือค่าธรรมเนียมสิ่งอำนวยความสะดวกไหมคะ?
- จำเป็นต้องมีบริการดูแลรักษาหรือรักษาความปลอดภัยหรือไม่?
- มีค่าใช้จ่ายที่จำเป็นสำหรับการประกันภัยเหตุการณ์หรือไม่?
- สถานที่นี้จำเป็นต้องมีการป้องกันหรือปกคลุมพื้นหรือไม่ และมีค่าใช้จ่ายหรือไม่
- สถานที่มีโต๊ะและเก้าอี้ที่เหมาะสมหรือไม่หรือจำเป็นต้องเช่า?
- กิจกรรมทั้งหมดต้องเป็นไปตาม ADA หรือปฏิบัติตามกฎหมายการรวมกลุ่มในท้องถิ่น งานดังกล่าวจะมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดนี้หรือไม่?
อุปกรณ์ที่เกี่ยวกับเกม
- องค์กรมีอุปกรณ์เกมที่จำเป็น เช่น สนาม และอุปกรณ์ต่างๆ หรือไม่
- ค่าใช้จ่ายของอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ที่จำเป็น? ซึ่งรวมถึงคอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต โปรเจ็กเตอร์ เราเตอร์ สายเคเบิล จอภาพ เครื่องพิมพ์ ปลั๊กไฟ สายไฟต่อ ฯลฯ
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณจัดเตรียมถ้วยรางวัลที่คุณต้องการให้ตรงกับรางวัลที่คุณตั้งใจจะมอบให้ ถ้วยรางวัลและจานเพิ่มเติมจาก VEX ถือเป็นค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม ถ้วยรางวัลยังสามารถผลิตหรือซื้อได้ในท้องถิ่น
อุปกรณ์สำนักงาน
- กระดาษและโทนเนอร์สำหรับเครื่องพิมพ์
- คลิปบอร์ด ปากกาหมึก ปากกาเน้นข้อความ และอุปกรณ์สำนักงานทั่วไป ผู้ตัดสิน เจ้าหน้าที่เช็คอิน เจ้าหน้าที่ตรวจสอบ และผู้ตัดสิน ทุกคนสามารถใช้ปากกาได้ กรรมการและผู้เช็คอินสามารถใช้ปากกาเน้นข้อความได้ ผู้ตัดสินและผู้ตัดสินอาจต้องใช้กระดานคลิปบอร์ดด้วย
- เทปพันสายไฟหรือเทปมวยปล้ำ เทปใส และวัสดุสำหรับป้าย/โปสเตอร์
- กระดาษโพสต์อิท กระดาษ และสมุดบันทึกสำหรับกระบวนการตัดสิน
อุปกรณ์อาสาสมัคร
- เสื้อผู้ตัดสิน
- เสื้ออาสาสมัคร (ไม่บังคับ) กิจกรรมต่างๆ มากมายจะมีการแจกเสื้อให้กับพนักงานอาสาสมัครของตน ข้อมูลนี้จะช่วยระบุตัวอาสาสมัครของคุณในระหว่างงาน และจะถือเป็นของที่ระลึกในวันนั้น ผู้สนับสนุนงานสามารถได้รับการจดจำได้จากการออกแบบเสื้อ
- ขนม เครื่องดื่ม และอาหารกลางวัน สำหรับอาสาสมัคร การให้อาหารแก่อาสาสมัครจะทำให้พวกเขามีแนวโน้มที่จะกลับมาเป็นอาสาสมัครอีกครั้ง
สัมปทานอุปกรณ์
- มอบหมายให้กับอาสาสมัครหรือกลุ่มผู้ปกครองที่สนใจ
- การเปิดร้านขายของจะทำให้ผู้เข้าร่วมงานได้รับประทานอาหารและเครื่องดื่ม และยังเป็นโอกาสในการนำเงินกลับคืนมาจ่ายค่าอาหารของอาสาสมัคร รวมถึงรับเงินสนับสนุนด้านอื่นๆ ของงานอีกด้วย
ค่าธรรมเนียมการดำเนินการของ RobotEvents.com
- แต่ละทีมนอกองค์กรของคุณที่ลงทะเบียนเข้าร่วมกิจกรรมจะต้องเสียค่าธรรมเนียม 5 ดอลลาร์เพื่อชดเชยต้นทุนการดูแลรักษาระบบ RobotEvents.com
- สามารถยกเว้นค่าธรรมเนียม RobotEvents.com มูลค่า 5 ดอลลาร์สำหรับการแข่งขัน Scrimmages และเวิร์กช็อปแบบฟรีได้
รายได้งบประมาณกิจกรรม
ค่าธรรมเนียมลงทะเบียนเข้าร่วมกิจกรรม
- ประสานงานกับผู้จัดการฝ่ายสนับสนุนประจำภูมิภาค (RSM) ของคุณเพื่อตรวจสอบค่าธรรมเนียมกิจกรรมทั่วไปในภูมิภาคของคุณ
- ค่าธรรมเนียมลงทะเบียนกิจกรรมควรครอบคลุมค่าใช้จ่ายกิจกรรมและสามารถให้การสนับสนุนเพิ่มเติมสำหรับโปรแกรมหุ่นยนต์ของคุณได้
สัมปทาน
- การขายสัมปทานสามารถเป็นแหล่งรายได้ที่ดีและเป็นทรัพยากรที่สะดวกสำหรับทีมต่างๆ ในระหว่างงานกิจกรรม
- มอบหมายให้กับกลุ่มนักเรียนหรือผู้ปกครอง
- การสั่งอาหารกลางวันล่วงหน้าถือเป็นทางเลือกที่ดีเมื่อมีตัวเลือกอาหารจำกัดในงาน ธุรกิจบางแห่งจะให้ส่วนลดแก่คุณสำหรับการสั่งซื้อจำนวนมาก แต่คุณต้องแจ้งให้ทราบล่วงหน้า และต้องทราบแนวทางทั่วไปเกี่ยวกับจำนวนพิซซ่าหรือแซนวิชที่ต้องทำ การสั่งซื้อนี้สามารถทำได้ก่อนการจัดงานโดยการส่งอีเมลถึงที่ปรึกษาทีม
ผู้สนับสนุน
- EP จำนวนมากติดต่อธุรกิจในท้องถิ่น เช่น ตัวแทนจำหน่ายรถยนต์ สหกรณ์เครดิต ช่างพิมพ์ป้าย และผู้จำหน่ายเสื้อยืด เพื่อขอรับการสนับสนุนกิจกรรมของพวกเขา มีโอกาสมากมายในการมีส่วนร่วมของชุมชนที่เป็นประโยชน์ร่วมกัน
- งานบางอย่างอาจมอบการยอมรับแก่ผู้สนับสนุนผ่านทางแบนเนอร์และป้ายบอกทาง การตั้งชื่อสนามตามผู้สนับสนุนหลัก การใส่โลโก้ลงบนเสื้อยืดของอาสาสมัคร และการเชิญตัวแทนจากบริษัทผู้สนับสนุนมามอบรางวัล ทำหน้าที่เป็นอาสาสมัคร หรือกล่าวสุนทรพจน์เล็กๆ น้อยๆ ระหว่างพิธีเปิดหรือปิด การระบุแหล่งที่มาของการสนับสนุนในชุมชนของคุณจะช่วยให้คุณรักษาและสร้างการสนับสนุนนั้นต่อไปในอนาคต
เคล็ดลับที่เป็นประโยชน์
- RSM ของคุณสามารถให้ตัวอย่างสเปรดชีตงบประมาณเพื่อช่วยในการประมาณค่าใช้จ่ายและรายได้ของกิจกรรมได้
- หากคุณจะแจกถ้วยรางวัลเกินกว่าสิ่งที่บรรจุอยู่ใน EP Trophy Pack โปรดพิจารณาสร้างถ้วยรางวัลแบบกำหนดเองหรือพิมพ์ใบรับรองโดยใช้ Tournament Manager (อยู่ในส่วนรายงาน)
- สร้างทีมระดมทุนที่ขับเคลื่อนโดยผู้ปกครองเพื่อสำรวจแหล่งเงินทุนเพิ่มเติม