Bu makalede, REC Foundation'a yapılan ödemeyi koordine etmek için bir satın alma siparişinin (PO) minimum içeriği açıklanmakta, bir satın alma siparişi göndermenin yolları sağlanmakta ve satın alma siparişinizin durumunun nasıl kontrol edileceği ayrıntıları verilmektedir.
Olması Gerekenler
- Satıcının Adı: REC Foundation
- Adres: 1519 I-30 Batı, Greenville, Teksas 75402
- Alıcının adı
- Alıcı Adresi (RECF'nin faturayı göndereceği yer)
- Gönderim Adresi (alıcı adresinden farklı ise)
- Dolar miktarı
- İmza (elektronik veya yazılı)
Yukarıdaki öğelerden biri eksikse, REC Foundation Accounting, RobotEvents hesap sahibine ve/veya satın alma siparişini gönderene e-posta gönderecek, onlara neyin eksik olduğu konusunda bilgi verecek ve satın alma siparişini düzeltip yeniden göndermelerini isteyecektir. REC Vakfı, birden fazla fatura için genel satın alma siparişlerini kabul edebilir ancak yukarıdaki gereklilikler hâlâ geçerlidir.
Gönderim Yöntemleri
Satınalma siparişleri Muhasebeye şu şekilde gönderilebilir:
- RobotEvents'te Siparişe yükleme (tercih edilen yöntem)
- RobotEvents.com hesabınıza giriş yapın.
- Menü çubuğunun sağ tarafındaki "Hesabım"ı seçin.
- Sol taraftaki menüden "Siparişlerim"i seçin.
- Ortaya çıkan listeden siparişi seçin.
- Sipariş sayfasının en altına gidin ve Dosya Yükle / Dosya Seç arayüzünü kullanarak Satın Alma Siparişinizin bir kopyasını yükleyin.
- account@recf.org adresine e-posta gönderin
- Faks: 214-481-6335
- Posta
İşleme
- Satın alma siparişleri ilk gelen ilk alır esasına göre işleme alınır. Satınalma siparişleri genellikle siparişlere alındıktan sonraki 48 saat içinde uygulanır.
- Bir satın alma siparişi alınıp RobotEvents siparişine uygulandıktan sonra, bir kopyası dahili ağımıza kaydedilir.
- REC Vakfı Muhasebesi, faturayı ve W-9'umuzun bir kopyasını RobotEvents hesap sahibine ve onun RobotEvents hesabında listelenen Mali Kişisine veya gerçek PO'da bulunan bir e-posta adresine e-postayla gönderecektir.
Durum
- RobotEvents hesap sahibi bir sipariş oluşturduğunda bu sipariş "Ödenmemiş" durumdadır.
- Satınalma siparişi muhasebe yoluyla uygulandıktan sonra "PO İşleme" olarak değişir. Ödeme alınıp uygulanana kadar bu şekilde kalacak ve daha sonra "Ödendi" durumuna geçecektir.
En İyi Uygulamalar
Siparişin ve/veya fatura numarasının satın alma siparişine okunaklı bir şekilde dahil edilmesi memnuniyetle karşılanır. Bu, REC Vakfı Muhasebe Departmanının, bu bilgiyi almak için e-posta göndermeye, aramaya vb. gerek kalmadan satın alma siparişini doğru siparişe uygulamasına yardımcı olur. Bu, Muhasebe Departmanına çok zaman kazandırır ve satın alma siparişlerinin daha hızlı işlenmesine olanak tanır!