Kayıtlı bir REC Vakfı takımıyla ilişkili antrenörler, veliler, öğretmenler veya diğer yetişkinler, bir öğrenci adına Konaklama Talep Formu sunabilirler. Konaklama Talep Formu, takımların ve ailelerin öğrencilerinin özel ihtiyaçlarını REC Vakfı'na iletmelerine yardımcı olmak ve böylece öğrencilere en iyi şekilde hizmet verecek düzenlemelerin yapılmasını sağlamak amacıyla tasarlanmıştır. Bir talep, yarışmanın niteliğini kökten değiştiremez. Bir talep göndermenin adımları ve gereklilikleri REC Kütüphanesi'ndeki ilgili makalede bulunabilir
Bir konaklama talebinin onaylanması durumunda, Baş Antrenör tarafından onay mektubunda şekilde:
- Baş Antrenör, REC Vakfı'ndan alınan resmi onay mektubunun bir kopyasını etkinlikten en az 2 hafta önce Etkinlik Ortağı'na (EP) teslim etmelidir.
- EP, herhangi bir nedenle gerekli düzenlemeyi sağlayamıyorsa, en iyi çözümü belirlemek için etkinlikten en az 1 hafta önce yazılı olarak koçu ve Bölge Destek Yöneticisini (RSM) bilgilendirmelidir.
- Baş Antrenör de mektubun bir kopyasını etkinliğe getirmelidir.
Bir etkinlikte sözlü veya yazılı olarak resmi olarak onaylanmamış bir düzenleme talebinde bulunulması veya bir etkinliğe onaylanmış bir talep getirilmesi ancak etkinlikten önce EP'ye iletilmemesi durumunda, EP bu talebi yerine getirmekle yükümlü veya sorumlu değildir.
Her durumda, öğrencilerin REC Vakfı Davranış Kuralları uymaları ve EP'lerinDavranış Kuralları Bildirim Araçları kullanarak bildirmeleri beklenmektedir.