RobotEvents.com'da Bir Etkinliği Yönetmek

Genel bakış

Etkinliğiniz onaylandıktan sonra RobotEvents.com'da takımlarla iletişim kurmanıza, yarışma ürünleri sipariş etmenize, etkinlik kayıt ödemelerini görüntülemenize ve etkinliğinizin kayıtlı takım listesini yönetmenize yardımcı olacak çeşitli özellikler mevcuttur.

EP Kontrol Paneli

EP Kontrol Paneli, yayınladığınız etkinlikleri yönetmek, EP İndirimlerinizi görüntülemek ve EP çeklerinizi görüntülemek için merkezi bir konumdur. EP Panosuna Robot Etkinlikleri'ndeki Yönetici bağlantısı üzerinden erişilir.

Etkinliğinizi Bulmak

EP Panonuzun en üstünde yayınladığınız etkinliklerin bir listesi bulunur. Bu, Etkinlik adını, Etkinlik tarihini, Takım Kayıt durumunu ve Bekleme Listesindeki takım sayısını görüntülemenin hızlı ve kolay bir yoludur. Eylemler alanında, etkinliğinizi yönetmek için Düzenle'yi veya etkinlik bilgilerinizi önizlemek için Görüntüle'yi seçebilirsiniz.

Mevcut sezondaki etkinlikler, etkinlik tarihinizden bir hafta sonrasına kadar EP Pano'sunda listelenecektir. Bu tarihten sonra Etkinlikler menüsü altında yer alan arama filtrelerini kullanarak geçmiş etkinliklere ulaşabilirsiniz.

EP İndirimleri

Bölgesel Destek Yöneticiniz (RSM), program türünüz için hangi indirimlerin her sezon geçerli olduğunu ve bunların ne zaman geçerli olacağını sizinle görüşecektir. EP indirimleri, etkinlik geçerli sezon için onaylandıktan sonra RSM tarafından Birincil Etkinlik Yöneticisine atanır. İndirimli ürünler EP Pano’sunda listelenecek ve doğrudan sepetinize eklenebilecektir. EP İndirim süreci ABD dışında bulunanlar için farklı olabilir İndirimler ödeme sürecinin son adımında gösterilir. Uygulanan indirimleri görmüyorsanız, son ödeme adımını tamamlamadan önce RSM'nizle iletişime geçin.

Not: EP indirimleri etkinliğinizi yürütmek için ihtiyaç duyulan ekipman için kullanılmak üzere tasarlanmıştır ve başka kuruluşlarla paylaşılmamalıdır.

EP Kontrolleri

Takımlar RobotEvents.com üzerinden etkinlik kayıt ücretlerini ödediklerinde, REC Vakfı bu fonları aylık olarak bir araya getiriyor ve EP'ye bir çek dağıtıyor. Çek, bir önceki ayda alınan fonlardan, takım başına 5$ Robot Etkinliği işlem ücreti düşüldükten sonra kalan tutarı içerecektir.

Örnek:

• Ocak ayında beş takım etkinliğine kayıt ücreti ödendi ve etkinlik kayıt ücreti takım başına 55 dolardı. EP'ye Şubat ayında toplam 250 dolarlık bir çek gönderilecek.
• Takım kayıt ödemeleri: (5) x 55 $ = 275 $
• Robot Etkinlikleri İşleme ücreti: (5) x 5 $ = 25 $
• Net tutar: 275$ – 25$ = 250$

Dağıtılan çekleri EP Panonuzun alt kısmında görebilirsiniz. Dağıtılan her çek, Ödeme Alanının Adını, toplam çek tutarını, etkinlik kodunu/kodlarını, etkinlik adını/adlarını ve her etkinliğe ait çekte yer alan takım numaralarını içerecektir.

Faydalı İpuçları:

• EP ödemeleriyle ilgili bir sorunuz varsa, RSM'nizle veya REC Vakfı Muhasebe departmanıyla accounting@recf.orgiletişime geçebilirsiniz.
• Etkinlik öncesi ve sonrasında tarafınıza gönderilen ödeme tutarlarını, Kayıtlı Takım listesindeki ödeme durumu bilgileriyle periyodik olarak karşılaştırın.

Etkinlik Ortağı Q&A

RobotEvents.com'da arama menüsünün altındaki EP Pano'sundan erişilebilen entegre bir EP Q&A forumu bulunmaktadır. EP'ler forumda soru sorabilir ve gönderideki konulara cevap verebilirler. Sorular ayrıca REC Vakfı temsilcisi tarafından periyodik olarak takip edilip cevaplandırılır ve onaylanan cevaplar yeşil onay işaretiyle işaretlenir. EP'lerin bu forumda soru sormaları ve topluluktaki diğer EP'lerle bağlantı kurmaları teşvik edilmektedir.

Ürünler

EP'ler, VEX yarışma ürünlerini EP Kontrol Paneli'ndeki RobotEvents.com üzerinden satın alabilirler. Bu ürünler arasında sahalar, saha elektroniği, kupalar ve ödül & tarih plakaları yer almaktadır. Ürünler mevcut sezon için bir EP İndirimi ile ilişkiliyse, indirimleri almak için bu ürünlerin RobotEvent.com web sitesi üzerinden satın alınması gerekir (ABD (EP'ler).

Kayıtlı Takımlar

Etkinliğiniz takım kaydına açıldıktan sonra, etkinlik kapasitesini ve takım ödeme durumunu izlemek için Kayıtlı Takım listesini görüntüleyebilirsiniz. Kayıtlı Takımlar listesine ulaşmanın iki yolu vardır.

• EP Pano'nuzda, etkinlik kapasitesine göre mavi sayı olarak gösterilen kayıtlı takım sayısını seçin.
• Etkinliğinizin yönetici görünümünde, sağ taraftaki menüden Kayıtlı Takım seçin.

Kayıtlı takımlara ilişkin iletişim bilgileri de dahil olmak üzere bilgilere erişmek için "Kayıtlı Takım Raporunu İndir" seçeneğini seçin.

Takım Ödeme Durumu

Kayıtlı her takımın Ödeme Durumu, Kayıtlı Takımlar listesinin Ödeme Durumu sütununda bulunabilir. Ödeme Durumu kategorileri aşağıdaki gibidir:

Kuruluşunuzun Dışındaki Ücretsiz Ekipler

Ödenmemiş (bekleyen) durumunda olan ekipler fark ederseniz, ödeme sürecini ne zaman tamamlayacaklarını belirlemek için onlarla iletişime geçmeniz önerilir. Etkinlik kayıt ücreti kayıt sırasında ve ilk Çıkış işlemi sırasında ödenmelidir. Bir ekibin etkinlik kaydını tamamlamasıyla ilgili sorun yaşıyorsanız lütfen RSM'nizle iletişime geçin. Bazı durumlarda RSM'niz bölgeniz için ödeme son tarihi politikaları önerebilir.

Etkinlik günü Ödenmemiş (Bekleyen) statüsünde olan takımların katılımına yalnızca EP'nin takdiri doğrultusunda izin verilecek ve EP, etkinlik yerinde ödeme talep edebilir. Bazı EP'ler belirli bir tarihte ödemesi yapılmayan takımları kaldıracak ve bunların yerine Bekleme Listesindeki takımları koyacaktır. Bu süreç etkinliğinizin Genel Bilgiler sekmesinde belirtilmeli ve kayıttan sonra takımlara gönderilen otomatik e-postada yer almalıdır.
Bazı takımların, ödemeleri gerçekleştirme konusunda gecikmeli bir süreci olabilecek okulların veya diğer kuruluşların bir parçası olduğunu unutmayın. EP'lerden, ücretsiz rekabete izin verip vermeme kararını verirken kendi yargılarını kullanmalarını ve koşulların bütününü göz önünde bulundurmalarını rica ediyoruz. Ekiplerle erken ve sık iletişim kurmak, yanlış anlaşılmaların önüne geçmenin anahtarıdır.

Bir EP, bir etkinlikte ücretsiz olarak yarışan bir takıma izin verirse, ne RSM ne de RECF, EP adına ödeme talep etmekten sorumlu değildir.

Kuruluşunuzdan Ekipler

EP'ler kendi takımlarını kaydedebilir ve kayıt ücretinden muaf tutulurlar çünkü fonlar ev sahibi kuruluşa geri döner. Organizasyonunuzdan ekip kaydederken Ödeme işleminde Sonra Öde seçeneğini seçin. Daha sonra Kayıtlı Takım listesine gidin ve geçerli takımlar için Ödenen İşaret seçin. Bu, o takımın sipariş faturasını sıfırlayacaktır. Bu yöntem, organizasyonunuz dışındaki ekipler için de kullanılabilir; eğer saha veya gönüllü sağlıyorlarsa etkinlik ücretinden feragat etmeyi kabul edersiniz.

Takımları Manuel Olarak Ekleme

Çoğu takım etkinlik sayfası üzerinden kayıt yaptıracak, ancak belirli senaryolarda EP'ler etkinliklerine takımları manuel olarak ekleyebilir.

Manuel olarak bir takım eklemek için Kayıtlı Takımlar listenize gidin ve yeşil +Takım Ekle Butonunu seçin. Manuel olarak takım eklerken takım numarasını, temel numara ve harf eki dahil olmak üzere tam olarak girmeniz gerekecektir. Bir Etkinlik Ortağı, yalnızca belirli bir takımın Birincil Koçu ise Erken Kayıt sırasında bir etkinliğe takım ekleyebilir.

Bekleme listesi

Takımlar, etkinliğin Bekleme Listesi sekmesinde etkinlik kayıt dönemi açıkken kendilerini etkinlik Bekleme Listesine ekleyebilirler. Takımlar, aşağıdakiler de dahil olmak üzere çeşitli nedenlerle kendilerini bir etkinlik bekleme listesine eklemeye karar verebilirler:

• Etkinlik kapasitesi dolmuştur
• Erken Kayıt döneminde kayıt yaptırmaya uygun değillerdir.
• Sadece Davetli bir etkinliğe veya Lig'e katılmakla ilgileniyorlar
• Etkinlik yeterlilik gerektiriyor

Takımlar herhangi bir durumda Bekleme Listesinden otomatik olarak etkinliğe eklenir, değil. Bunun yerine EP, uygun gördüğü durumlarda Bekleme Listesinden takımları etkinliğe davet edebilir. Bekleme Listesinden takım davet etmek, başka hiçbir politikanın ihlal edilmemesi durumunda EP'nin takdirindedir. Bekleme Listesinden hangi takımları davet edeceğinizden emin değilseniz, RSM'nizle iletişime geçebilirsiniz. Bekleme Listesinden kimin ekleneceğine karar verilirken, takımlar 1) kayıt yaptırdıkları etkinlik sayısına (en küçüğünden en büyüğüne) ve 2) takımın Bekleme Listesine eklendiği tarihe göre sıralanmalı ve öncelik verilmelidir. Bu, RSM ile işbirliği içinde yapılıyor. Bekleme Listesi, etkinliğin sağ tarafındaki menüden etkinliğin yönetici görünümünden EP tarafından erişilebilir ve yönetilebilir.

En İyi Uygulama: Bir EP, Bekleme Listesinden etkinliğe bir takım eklemek isterse, öncelikle takımın birincil koçuyla iletişime geçmeli ve katılabileceğinden emin olmalıdır. Bu, EP'nin kabul edilmeyebilecek etkinlik davetleri göndermesini önler. 

Faydalı İpucu: Eğer etkinlikte Erken Kayıt varsa ve takımlar bu süre zarfında kendilerini Bekleme Listesine eklerlerse, Standart Kayıt başladığında etkinliğe otomatik olarak eklenmezler. Etkinlik kapasitesinin dolmaması durumunda takımların etkinlik sayfasına geri dönüp etkinlik kayıt sürecini tamamlamaları gerekecektir.

Onay/Katılımcı Feragat Formları

Tüm takım katılımcılarının (oyuncular, antrenörler ve akıl hocaları) etkinlikten önce çevrimiçi olarak Katılımcı Feragat Formu'nu (aynı zamanda Onay Formu olarak da bilinir) doldurmaları gerekmektedir. Çevrimiçi olarak doldurulduğunda, form otomatik olarak takımın mevcut sezon boyunca kayıt yaptırdığı her resmi REC Vakfı etkinliğine uygulanacaktır.

Katılımcı feragat formları hakkında daha fazla bilgi bu mevcuttur REC Vakfı Katılım İzin Formlarına ait bağlantılar burada mevcuttur.

Etkinliğinize katılacak ekip üyeleri için tamamlanmış katılımcı izin formları, etkinliğin yönetici görünümünde sağ taraftaki menüden doğrulanabilir. Bu Onay Formu etkinlik sayfasında, tamamlanmış onay formlarının listesini içeren indirilebilir bir CSV dosyası mevcuttur.

Etkinlik Bilgilerinin Güncellenmesi

Bazen etkinlik duyurularınızda, gündemi düzenlemek veya ödül eklemek gibi değişiklikler yapmanız gerekebilir. Bunu etkinliğinizi düzenleyerek kolayca yapabilirsiniz. Etkinliğiniz onaylandıktan sonra hala güncellemeler yapabilir ve daha fazla ayrıntı ekleyebilirsiniz, ancak tüm değişiklikleri kayıtlı takımlara ve RSM'nize iletmeye dikkat edin. Etkinlik onaylanıp yayınlandıktan sonra yalnızca RSM'niz aşağıdaki öğeleri değiştirebilir:

• %20'den fazla kapasite artışı
• Kayıt Açılış, Kapanış ve Yayınlanma Tarihleri
• Nitelikli ödüller

Kayıtlı Ekiplere E-posta Gönderme

Bir ekip etkinliğinize kaydolduğunda, İletişim Bilgileri → Etkinlik Kayıt E-posta Gövdesialtında oluşturduğunuz otomatik e-postayı alacaktır. Etkinliğinizin tarihi yaklaştıkça, kampüs haritası, park talimatları, etkinlik programı, öğle yemeği seçenekleri ve doldurmanız gereken gönüllü boşluklarının listesi gibi etkinlikle ilgili belirli ayrıntıları takımlara e-postayla göndermeniz iyi bir uygulamadır.

İletişimde yaygın olarak kullanılan bazı öğeler şunlardır:

• Etkinliğiniz için gönüllü veya ekipman sağlama konusunda ekiplere yardım talepleri.
• Yiyecek ön siparişleri ve takım bilgileri (her takımın getirmeyi beklediği kişi sayısı gibi, kaç adet imtiyaz malzemesine ihtiyaç olduğunu tahmin etmeye yardımcı olur) için talepte bulunun.
• Ekipler için gündem ve ikram menüsü gibi bilgiler.
• Park alanlarına ulaşım talimatları ve park etmeyle ilgili yönetmelik ve kurallar.
• Ödemesi yapılmayan takımların ödemelerini koordine etmeleri talep ediliyor.
• Hava koşullarına bağlı gecikmeler veya iptaller.
• Davranış Kuralları ve Öğrenci Merkezli Politika hakkında dostça bir hatırlatma.
• "Kapı Açılış" saatinizle ilgili dostça bir hatırlatma & mekana özgü politikalar.

Takımların iletişim bilgilerine ulaşmak için Kayıtlı Takımseçin. Tümünü Göster girişseçin, ardından Kayıt Raporunu CSV Olarak İndir bağlantısını tıklayın. Birincil Koç e-posta adresleri ortaya çıkan elektronik tabloda mevcuttur. Ekiplere e-posta gönderirken e-posta uygulamanızdaki Gizli Karbon Kopya (BCC) işlevini kullanın. BCC, bir mesajı birden fazla kişiye, kişi listenizi başkalarına göstermeden göndermenize olanak tanır ve alıcıların gizliliğini korur. Bir kişi e-postanıza yanıt verdiğinde, bu e-postayı yalnızca siz görürsünüz. Bu, insanların seçici bir şekilde iletişim kurmak yerine "herkese yanıt verme" e-posta zincirlerinin oluşmasını önlemeye yardımcı olur.

Takımların iletişim bilgilerinin yalnızca etkinliğiniz için takımlara yapılacak gerekli iletişimler için kullanılması beklenmektedir. Bu bilgiler başkalarıyla paylaşılmamalı veya başka bir amaçla kullanılmamalıdır.

Dijital Mühendislik Defterleri

Etkinlik Ortağı, takımların not defterlerinin dijital kopyalarını göndermesini seçebilir. Her takım, takımın birincil koç hesabını kullanarak RobotEvents'te paylaşılabilir bir bağlantı yüklemeli ve göndermelidir. Etkinlik Ortakları, “Kayıtlı Ekipler”i seçip ekranın üst kısmındaki “Dijital Mühendislik Not Defterleri Bağlantıları Raporunu CSV Olarak İndir” raporunu kullanarak gönderilen tüm not defterlerinin bağlantısını indirebilir.