Etkinlik Bütçesi

Genel bakış

Etkinlik planlamanızın temeli iyi planlanmış bir bütçe olmalıdır. Bir bölgedeki etkinliklerin fiyatları genellikle benzerdir, ancak her bir etkinlik kayıt ücreti, belirli etkinliğe ait gerçek masrafları yansıtmalıdır. Bütçe, etkinliğin mali durumunu koruyup takip edecek ve başkalarına devredilmesi gereken görevlerin bir kontrol listesi olarak hizmet etmeye yardımcı olabilir.

Bütçenizin amacı, etkinliğinizin beklenen tüm giderlerini karşılamak ve beklenmeyen giderler için bir miktar gelir ayırmak olmalıdır. Kazandığınız ekstra geliri robotik programınızı veya gelecekteki etkinliklerinizi desteklemek için kullanabilirsiniz.

Bir etkinlik bütçesi, delege etme ve takip kolaylığı açısından çeşitli kategorilere ayrılabilir. Birçok EP, bir planlama ekibinin oluşturulmasıyla başlar. Bu ekip, organizasyondaki diğer personel veya etkinliğin farklı yönlerini daha iyi koordine etmek için organizasyonda rol üstlenmeye istekli kilit gönüllülerden oluşabilir.

Delege edilmesi gereken bir kategoriye örnek olarak etkinlik büfesi organizasyonu verilebilir. Bir etkinliğin desteklenmesi için en büyük gelir kaynağı genellikle büfe stantlarıdır ve başarılı olması için organize edilmesi gereken çeşitli malzeme ve personel meselelerini içerir. Bu nedenle, bu projenin, EP'yi bilgilendirirken tüm ayrıntılarla ilgilenebilecek bir ebeveyn grubu veya okul kulübü gibi deneyimli birine devredilmesi önerilir.

VEX V5 Robotik yarışmaları genel olarak eğitim amaçlı olup geniş bir kitleye ulaşabilmek amacıyla düzenleniyor ve seyircilerden giriş ücreti alınmıyor. Birçok etkinlik sponsorluk modeli veya bağış toplama yaklaşımıyla yürütülür; bu yaklaşımda ücretler doğrudan giriş ücretleri yerine sponsorluklar veya bağışlar gibi kanallar aracılığıyla toplanır.

Etkinlik Bütçesi Giderleri

Mekana Özel Ürünler

• Kiralama veya tesis ücreti var mı?
• Gözetim veya güvenlik hizmetlerine ihtiyaç var mı?
• Etkinlik sigortası için herhangi bir ücret ödemem gerekiyor mu?
• Bu lokasyonda zemin koruma veya kaplama gerekecek mi ve bunun bir maliyeti var mı?
• Mekanda uygun masa ve sandalye var mı, yoksa kiralanması mı gerekecek?
• Tüm etkinliklerin ADA Uyumlu olması veya yerel katılım yasalarına uyması gerekir. Bu şartları karşılamak için etkinliğin ek bir maliyeti olacak mı?

Oyunla İlgili Ekipmanlar

• Kuruluşun ihtiyaç duyduğu oyun ekipmanlarına (alanlar ve elemanlar gibi) erişimi var mı?
• Herhangi bir elektronik eşyanın maliyeti var mı? Bunlara bilgisayarlar, tabletler, projektörler, yönlendiriciler, kablolar, monitörler, yazıcılar, güç şeritleri, uzatma kabloları vb. dahildir.
• Sunmayı düşündüğünüz ödüller için ihtiyacınız olan kupaları ayarladığınızdan emin olun. VEX'ten ekstra kupa ve plakalar isteğe bağlı maliyetlerdir. Kupalar yerel olarak da üretilebilir veya satın alınabilir.

Ofis malzemeleri

• Yazıcı için kağıt ve toner.
• Pano, tükenmez kalem, fosforlu kalem ve genel ofis malzemeleri. Hakemler, check-in, teftiş ve hakemlerin hepsi kalem kullanabilir. Hakemler ve Check-in görevlileri fosforlu kalem kullanabilirler. Hakemlerin ve jürilerin de panoya ihtiyacı olabilir.
• Gaffer veya güreş bandı, şeffaf bant ve tabela/poster malzemeleri.
• Jüri süreci için post-it notları, kağıt ve defterler.

Gönüllü Malzemeleri

• Hakem tişörtleri.
• Gönüllü tişörtleri (isteğe bağlı). Birçok etkinlikte gönüllü personele tişört dağıtılacak. Bu, etkinlik sırasında gönüllülerinizi belirlemenize yardımcı olacak ve günün hatırası olarak değerlendirilecektir. Etkinlik Sponsorları, forma tasarımının bir parçası olarak tanınabilir.
• Gönüllüler için atıştırmalıklar, içecekler ve öğle yemeği. Gönüllülerinize yiyecek sağlamak, onların tekrar gönüllü olma olasılıklarını çok daha fazla artırır.

İmtiyaz Malzemeleri

• İlgilenen bir gönüllüye veya ebeveyn grubuna devredin.
• Bir büfe işletmek, katılımcılara yiyecek ve içeceğe erişim imkânı sağlar ve gönüllü yiyecek maliyetini geri kazanmanın yanı sıra etkinliğin diğer yönlerini desteklemek için fon kazanma fırsatıdır.

RobotEvents.com İşlem Ücreti

• Kuruluşunuz dışından bir etkinliğe kayıt yaptıran her ekip, RobotEvents.com sisteminin bakım maliyetlerini karşılamak için 5 ABD doları tutarında bir ücret ödeyecektir.
• Ücretsiz Hazırlık Maçları ve Atölyeler, RobotEvents.com'daki 5$'lık ücretten muaf tutulabilir.

Etkinlik Bütçesi Geliri

Etkinlik Kayıt Ücreti

• Bölgenizdeki tipik etkinlik ücretlerini incelemek için Bölgesel Destek Yöneticiniz (RSM) ile iletişim kurun.
• Etkinlik kayıt ücretleri etkinlik masraflarını karşılamalı ve robotik programınız için ek destek sağlamalıdır.

İmtiyazlar

• İmtiyazlı satışlar iyi bir gelir kaynağı olabilir ve etkinlik sırasında ekiplere kullanışlı bir kaynak olabilir.
• Bir öğrenci veya veli grubuna delege edin.
• Etkinlikte yiyecek seçeneklerinin sınırlı olması durumunda öğle yemeklerini önceden sipariş etmek harika bir seçenektir. Bazı işletmeler toplu siparişlerde indirim uygulayabilir ancak önceden haber vermenizi ve kaç adet pizza veya sandviç yapılacağına dair genel bir fikir edinmenizi isteyebilirler. Bu sipariş etkinlikten önce bile takım danışmanlarına e-posta gönderilerek verilebilir.

Sponsorlar

• Birçok EP, etkinliklerine destek almak için otomobil bayileri, kredi kooperatifleri, tabela basımcıları ve tişört satıcıları gibi yerel işletmelerle iletişime geçiyor. Karşılıklı olarak faydalı toplumsal katılım için çok sayıda fırsat var.
• Bazı etkinliklerde sponsorlar pankart ve tabelalarla onurlandırılabilir, sahalara ana sponsorlarının isimleri verilebilir, gönüllü tişörtlerine logoları konulabilir ve açılış veya kapanış törenlerinde ödül vermek, gönüllü olarak görev almak veya birkaç konuşma yapmak üzere sponsor şirketlerin temsilcileri davet edilebilir. Toplumunuzdaki destek kaynaklarını tanımak, gelecekte bu desteği sürdürmenize ve geliştirmenize yardımcı olacaktır.

Yararlı İpuçları

• Etkinlik giderlerini ve gelirlerini tahmin etmenize yardımcı olmak için RSM'niz örnek bir bütçe tablosu sağlayabilir.
• EP Kupa Paketinizde bulunanların dışında kupalar dağıtıyorsanız, Tournament Manager'ı (raporlar altında bulunur) kullanarak özel kupalar yapmayı veya sertifikalar yazdırmayı düşünün.
• Ek fon kaynaklarını keşfetmek için ebeveyn odaklı bir bağış toplama ekibi oluşturun.