Yargılama Rehberi: Uzaktan Yargılama

Genel bakış

Bir etkinliğin sunacağı jüri formatının (yüz yüze veya uzaktan) belirlenmesi, Jüri Danışmanı ve Etkinlik Ortağı arasında bir görüşme gerektirir. Sonuç olarak jüri formatıyla ilgili karar Etkinlik Ortağı'na aittir, ancak Jüri Danışmanı seçilen formatta çalışma konusunda rahat olmalıdır. Uzaktan jürilik, etkinlik günü için mevcut gönüllü kaynaklarının daha iyi kullanılmasına yardımcı olabilir; ancak jüri gönüllülerinin kendilerinden istenebilecek ek zaman ve/veya teknoloji gereksinimleri konusunda rahat olmaları gerekir.

Bir etkinlik için değerlendirilen tüm takımlar, değerlendirme deneyiminde tutarlılığı sağlamak ve formata dayalı önyargıların kararları etkileme olasılığını ortadan kaldırmak için aynı . Örneğin, Mühendislik Defterleri bazı takımlar için etkinlik öncesinde dijital defterlere bağlantılar aracılığıyla değerlendirmeye sunulursa, diğer takımlar için fiziksel defterler etkinlik günü şahsen değerlendirilmemelidir. Ekip Mülakatları için, tüm ekiplerle ilk olarak uzaktan mülakat yapılır veya tüm ekiplerle ilk olarak şahsen mülakat yapılır. Uzaktan görüşme yapılmayan takımlarla etkinlikte ilk etapta yüz yüze görüşme yapılmamalıdır.

Uzaktan değerlendirmenin etkinliğe mümkün olduğunca yakın bir yerde yapılması gerekir, böylece jürilerin ilk görüşmelerde gözlemledikleri takımlar ve robotlar, yarışmaya getirilenlere mümkün olduğunca yakın olur.

Uzaktan değerlendirme, yüz yüze değerlendirmenin tüm kurallarına uygundur. Aşağıdaki bölümde, genellikle şahsen yapılan bazı yargılama görevlerinin uzaktan yürütülmesi durumunda yargılama sürecindeki temel farklılıklar vurgulanmaktadır. Uzaktan değerlendirme, aşağıdaki şekilde uzaktan Dijital Mühendislik Defteri değerlendirmesi veya uzaktan ilk Ekip Mülakatları veya her ikisinin bir kombinasyonu şeklinde gerçekleşebilir:

Uzaktan Dijital Mühendislik Not Defteri Değerlendirmesi

• Dijital Mühendislik Defterleri etkinlik öncesinde uzaktan değerlendirilir.
• Takımlar Mühendislik Defterlerine bağlantıları RobotEvents.com üzerinden yükleyecekler. Takımlardan RobotEvents bağlantısı dışında bir yöntem kullanarak veya belirli bir dosya türü olarak not defterleri göndermeleri istenemez; ayrıca bu kılavuzda yer almayan not defterlerine ek gereksinimler getirilemez.
• RobotEvents üzerinden bir Dijital Mühendislik Not Defteri (DEN) bağlantısı yüklendikten sonra, takımlar etkinlik günü bile DEN'lerini düzenli olarak güncelleyebilirler. Defter içeriğinin zamanla değişmesi beklenir; bu da Mühendislik Tasarım Sürecinin bir parçasıdır.
• Bu bağlantı listesi Etkinlik Ortağı tarafından Jüri Danışmanına verilecektir.
• Dijital Mühendislik Defterleri, jüri üyeleri tarafından bağlantı kullanılarak serbestçe görüntülenebilecektir. Takımlar, not defterlerini görüntüleme izinlerinin jürilerin de görüntülemesine izin verecek şekilde ayarlandığından emin olmalıdır.
• Hakem Danışmanı, Mühendislik Not Defteri Ölçütükullanarak not defterlerini incelemek ve puanlamak üzere Hakemleri gruplara ayıracaktır.
• Benzer durumlarda tutarlılığın sağlanması için Dijital Mühendislik Defterlerinin uzaktan işlenmesi gerekir.
• Finalist defterlerin sıralamasını belirlemek için Dijital Mühendislik Defterleri birden fazla Jüri tarafından incelenmelidir.
• Bazı etkinliklerde bu değerlendirme formatında değişiklik yapmak istenebilir. Tüm not defteri gönderilerinin aynı gönderi formatı kullanılarak ve aynı zamanilkesi geçerliliğini korur; böylece hiçbir gönderiye gerçek veya algılanan bir öncelik veya avantaj verilmez.

Uzaktan İlk Ekip Görüşmeleri

• İlk Takım Görüşmeleri, etkinlikten önce Takım Görüşme Ölçütü ve İlk Ödül Adayı Sıralama Tablosukullanılarak uzaktan yapılır.
• Ekip katılımcıları, bir web kamerasını paylaşarak tek bir konumdan veya birden fazla konumdan toplantıya giriş yapabilirler.
• Uzaktan gerçekleştirilen ilk Ekip Görüşmelerinin amacı, her ödül için adayları belirlemektir ( müzakere sürecininadımı).
• Hakim Danışmanları, nihai müzakerelere yardımcı olmak için yargılama notlarını bir araya getirmenin bir yolunu belirlemelidir.
• Etkinlikteki takım ve robot gözlemlerini hesaba katmak için nihai ödül adayları için takip görüşmeleri ( müzakere sürecinin 2. adımı) şahsen yapılmalıdır.
• Takip görüşmelerinin şahsen yapılacak jüri üyeleri, takımları bir ödül kategorisinden diğerine taşımamalıdır. Böyle bir durum, Uzaktan Jüri üyelerinin ilk müzakerelerini geçersiz kılacak ve tüm takımlara eşit muamele yapılmadan yargılama sürecini fiilen yeniden başlatacaktır.

Not: Uzaktan değerlendirme, etkinlik günü yapılacak yüz yüze görüşmelerin ve müzakerelerin yerini tutmaz. Etkinlik Ortakları ve jüri gönüllülerine etkinlik gününden önce bazı jüri görevlerini yerine getirmeleri konusunda esneklik sağlamak amacıyla tasarlanmıştır. Uzaktan jürilik, jürinin etkinlikten önce programlanması yoluyla daha az sayıda jüri üyesinin daha uzun zaman diliminden faydalanmasını sağlayabilir ve etkinliğe şahsen katılamayan gönüllü jüri üyelerinden faydalanılmasını sağlar.

Uzaktan Yargılama Protokolleri

• Tüm yargılama prensipleri ve yönergeleri hâlâ geçerlidir.
• Gençliğin korunması sağlanmalıdır. Uzaktan görüşmeler yapılırken, katılan her ekibin bir yetişkin temsilcisi (18+ ve lise öğrencisi olmayan) görüşme boyunca oturum açmalı ve kamerada görülebilmelidir. Bu yetişkin temsilcinin, öğrenciler gelmeden önce görüşmeye katılması gerekmektedir. Yetişkin, öğrencilerle aynı odada olabilir veya uzaktan görüşmeye ayrı olarak giriş yapmış olabilir. Bu yetişkinin takım görüşmesinin içeriğine hiçbir şekilde katılması veya katkıda bulunması yasaktır. Onların varlığı, herhangi bir görüntülü görüşmeye birden fazla yetişkin tarafın katılmasını sağlar.
• Bir Hakim, bir ekiple uzaktan yapılan mülakatta asla yalnız olmamalı, bunun yerine iki veya daha fazla Hakimden oluşan bir grubun parçası olarak çalışmalıdır. Takımın yetişkin temsilcisinin de dahil edilmesiyle uzaktan görüşmedeki minimum yetişkin sayısı üçe çıkıyor.
• Tıpkı yüz yüze yapılan görüşmelerin kayda alınmasına izin vermemesi gibi, uzaktan yapılan görüşmeler de hiçbir tarafça kaydedilmemelidir.

Uzaktan Jüri Üyelerinin ayrı çevrimiçi müzakere toplantıları düzenlemeleri veya Takım Görüşmesi Ölçüt Puanları, Mühendislik Defteri Ölçüt Puanları ve İlk Ödül Adayı Sıralama Tablosugibi jüri bilgilerinin toplanmasına yardımcı olmak için elektronik tablolar paylaşmaları kabul edilebilir. Toplantı notları ve veri tabloları Hakem Danışmanı'nın kontrolünde olmalı ve bunlarda yer alan bilgiler etkinliğin sonunda imha edilmelidir.

Uzaktan Yargılama Planlaması

DİJİTAL MÜHENDİSLİK NOT DEFTERLERİ

Dijital Mühendislik Defteri bağlantıları Birincil Takım Koçu tarafından Robotevents.com hesabına yüklenir. Etkinlik Ortağı ve Jüri Danışmanı, tüm takımların bağlantılarının yüklenmesi gereken bir son tarih belirlemeli ve böylece Jüri'ye Dijital Mühendislik Defterlerini incelemeye başlamak için yeterli zaman tanımalıdır. Etkinlik Ortağı, bu bağlantı listesini, her Dijital Mühendislik Defterini Mühendislik Defteri değerlendirme sürecine göre incelemek üzere Jüri Üyeleri atayan Jüri Danışmanı ile paylaşır (bkz. Bölüm 5). Tüm Dijital Mühendislik Defterleri benzer koşullar ve zaman kısıtlamaları altında değerlendirilmelidir.

UZAKTAN İLK TAKIM MÜLAKATLARI

Uzaktan Jüri Gönüllülerinin Planlanması – Röportaj planlaması, Etkinlik Ortağı, Jüri Danışmanı, Uzaktan Jüri Üyeleri ve ekipler arasında koordinasyon gerektirir. Öncelikle mülakat saatlerinin planlanması, ardından Uzaktan Jüri Üyelerinin ve Jüri Danışmanının bu saatlerde hazır bulunmasının sağlanması önerilir. Hakim Danışmanının mülakatta bulunması gerekmeyebilir ancak ortaya çıkabilecek sorunların yönetilmesine yardımcı olmak için hazır bulunması şiddetle tavsiye edilir. Ayrıca, eğer bir Uzaktan Hakim katılamazsa veya bir teknoloji sorunu yaşarsa, Hakem Danışmanı devreye girerek Uzaktan Hakim olarak görev yapabilir ve böylece takımlar planlanan zamanda mülakata alınabilir.

Ekiplerin Programlanması – Uzaktan ilk Ekip Görüşmesi kayıt saatleri Etkinlik Ortağı tarafından manuel olarak planlanabilir, ancak ekiplerin ilk gelen ilk hizmet esasına göre kayıt sistemi aracılığıyla kendilerini planlamaları daha kolay bir yöntem olabilir. Gönüllü veya teknolojik bir sorun nedeniyle programın aksaması durumunda ekstra zamana ihtiyaç duyulması ihtimaline karşı, uzaktan görüşmelerin etkinlikten birkaç gün önce tamamlanması önerilir.

Destekleyecek yeterli sayıda Uzaktan Yargıç gönüllüsü olması durumunda, birden fazla görüşme paralel olarak gerçekleştirilebilir. Örneğin, katılımcılar gelen takımlar için ana oda ve Uzaktan Jüri üyelerinin her takımı için ayrı odalar içeren tek bir uzaktan jüri bağlantısına giriş yapabilirler. Her ekip, mülakatları için ana odadan ayrı bir odaya alınacak. Takımlar geldiğinde ana salonda onları karşılayacak iki yetişkinin (Hakem Danışmanı ve başka bir etkinlik personeli) bulunması ve uzaktan jürilerini görmek üzere takımları içeri almadan önce yetişkin temsilcilerinin kamerada görünür olduğundan ve zaman aralığı için doğru takım olduğundan emin olunması faydalı olabilir. Bu "bekleme odası"nın olması aynı zamanda takımların yanlışlıkla diğer takımın görüşmesini kesmesini de önler.

Not: Geçmiş deneyimler, yarım saatlik görüşme döngüsü sürelerinin iyi çalıştığını göstermiştir: Otuz dakika, ekiplerin uzaktan değerlendirme ortamına girmesi, Uzaktan Jüri üyelerinin 10-15 dakikalık bir görüşme yapması ve Uzaktan Jüri üyelerinin görüşmeyi tartışması, puanlaması ve bir sonraki ekip gelmeden önce İlk Ödül Adayı Sıralama Tablosu doldurması için yeterli zaman sağlar.