Yargılama Rehberi: Etkinlik Hazırlığı ve Uygulaması

Genel bakış

Jüri değerlendirmesine hazırlık süreci, etkinlik planlamasının ilk aşamalarında dikkate alınmalıdır. Etkinliğin büyüklüğü, verilen ödül sayısı, etkinlik gündemi ve gönüllü alımı, jüri değerlendirme sürecini etkiler. Jüri sürecinin sorunsuz ve etkili bir şekilde işlemesi için Etkinlik Ortağı, Jüri Danışmanı ve Jüri gönüllüleri arasındaki koordinasyon çok önemlidir.

Turnuvalarda ise değerlendirme yarışmanın son gününde tamamlanır. Liglerde ise hakemlerin lig finallerine yakın bir tarihte karar vermesi gerekiyor. Uzaktan yargılama yapılacaksa, bu sürecin etkinliğin son tarihine mümkün olduğunca yakın bir zamanda gerçekleştirilmesi gerekir. Bunun amacı, jürilerin ilk görüşmelerde değerlendirdiği takımların ve robotların, yarışmaya getirilen ve jüri tarafından şahsen gözlemlenen robotlara mümkün olduğunca yakın olmasını sağlamaktır.

Olay Öncesi – Role Göre Görevler

Etkinlik Ortağı

• Etkinliğin ihtiyaçlarını karşılayacak yeterli sayıda Jüri üyesi olduğundan emin olmak için, etkinlik öncesinde nitelikli bir Jüri Danışmanı ve Jüri üyeleri görevlendirin.
• Tüm gerekli ödüllerin Robotevents.com'da listelenmesini ve ilgili kupaların/sertifikaların alınmasını sağlamak için REC Vakfı RSM ile birlikte çalışın.
• Hakem heyetinin müzakere edebilmesi için yeterli alana sahip, güvenli ve sessiz bir odanın (Hakem Odası) olduğundan emin olun. Bu odaya yalnızca jüri üyeleri ve etkinliğe özel olarak yetkilendirilmiş gönüllüler erişebilir.
• Hakimlerin ve Hakim Danışmanının rollerini bilin ve anlayın.
• Jüri üyelerinin pano, kalem, fosforlu kalem, yapışkan notlar, değerlendirme ölçütleri ve not alma kağıtları gibi güncel değerlendirme belgelerinin kopyaları ve ihtiyaç duyulan diğer eşyalar dahil olmak üzere uygun değerlendirme materyallerine sahip olduğundan emin olun. Bu dokümanlar değiştirilemez veya resmi olmayan versiyonlarla değiştirilemez.

Hakim Danışmanı

• Etkinlikten önce mevcut sezon için Hakem Danışmanı / Hakem Eğitimi & Sertifikasyon Kursu geçin.
• Etkinliğe katılan takımlarla hiçbir çıkar çatışması yoktur veya çok az çıkar çatışması vardır.
• Etkinlikte sunulacak ödülleri Etkinlik Ortağınızla birlikte gözden geçirin.
• Yeterli sayıda jüri üyesinin işe alınmasını sağlamak ve katılımlarını ve beceri setlerini teyit etmek için Etkinlik Ortağınızla çalışın.
• Etkinlikte bireysel jüri üyelerinin takımlarla yaşayabileceği olası çıkar çatışmalarını yönetin.
• Gönüllülerin değerlendirme sürecini ve kendilerine verilen görevleri nasıl yerine getireceklerini anlamalarını sağlamak için, jüri üyelerine etkinlikten önce veya etkinlik sırasında eğitim verin.
• Kayıt yaptıran takım sayısına ve etkinliğin gündemine göre bir değerlendirme takvimi hazırlayın.
• Mühendislik Defterlerinin nasıl toplanacağı ve değerlendirileceği konusunda net bir süreç oluşturun.
• Etkinlik Ortağı ile, hakem ekibinin, etkinliğin Turnuva Yöneticisi operatöründen takım listeleri ve maç kağıtları dahil olmak üzere tüm uygun ve güncel hakemlik materyallerine ve belgelerine sahip olacağını teyit edin. Bu dokümanlar değiştirilemez veya resmi olmayan versiyonlarla değiştirilemez.

Yargıç

• Takımların oynayacağı oyunun temellerini anlamak için oyun videosunu ve oyun açıklamasını inceleyin.
• Etkinlikte takımlarla ilgili olası çıkar çatışmalarını Hakem Danışmanına bildirin.
• Resmi değerlendirme belgeleri, değerlendirme ölçütleri ve ödül açıklamaları dahil olmak üzere mevcut değerlendirme materyallerine aşina olun. Bu dokümanlar değiştirilemez veya resmi olmayan versiyonlarla değiştirilemez.
• Hakim Danışmanı / Hakim Eğitimi & Sertifikasyon Kursu tamamlayın (şiddetle tavsiye edilir ancak zorunlu değildir). Not: Bu gerekliliğin istisnaları nadirdir ve REC Vakfı RSM'den onay gerektirir.

Etkinlik Günü – Role Göre Görevler

Etkinlik Ortağı

• Yargılama personelinin ihtiyaç duyduğu tüm malzemelere sahip olduğundan ve güvenli Yargıç Odasına erişebildiğinden emin olun.
• Programdaki değişiklikleri Hakim Danışmanına bildirin.
• Etkinlik Ortakları, herhangi bir takıma Jüri Ödüllerini öneremez veya atayamaz ya da ödül müzakerelerine katılamaz. EP'ler, Yılın Gönüllüsü Ödülü gibi kişilere verilecek ödülleri önerebilir veya atayabilir.
• Etkinlik Ortağı, hiçbir takıma birden fazla Jüri Ödülü verilmediğinden emin olmak için son kontrolü yapmak üzere ödüllerin Turnuva Yöneticisine girilmesini denetlemelidir. Bir takıma birden fazla Jüri Ödülü verilmişse, Etkinlik Ortağı durumu düzeltmek için Jüri Danışmanına danışmalıdır.

Hakim Danışmanı

• Etkinlik başlamadan önce jüri üyeleriyle birlikte değerlendirme sürecini gözden geçirin ve varsa sorularını yanıtlayın.
• Gönderilen Mühendislik Not Defterlerini alın.
• Hakemlerin Hakem Gönüllü Kayıt Formugiriş yaptığından emin olun.
• Gönüllülerin değerlendirme sürecini ve kendilerine verilen görevleri nasıl yerine getireceklerini anlamalarını sağlamak için, jüri üyelerine etkinlikten önce veya etkinlik sırasında eğitim verin.
• Grup Hakemlerini belirleyin ve her gruba görüşme yapılacak bir takım alt kümesi atayın, böylece olası çıkar çatışmaları yönetin. Bu, etkinlikten önce yapılabilir. Hakemler, çıkar çatışması yaşadıkları takımlar adına görüşme veya müzakere yapma pozisyonuna getirilmemelidir.
• Birbirleriyle önceden ilişkileri olan veya benzer geçmişlere sahip Hakemleri farklı Hakem gruplarına atayın; böylece takımlar farklı bakış açılarına ve geçmişlere sahip Hakemlerle etkileşimde bulunsun.
• Zamanı yönetin ve jüri gruplarının zaman kısıtlamaları içerisinde tüm takımlarla görüşme yapmalarını sağlayın.
  Jüri Ödülleri için müzakerelere liderlik edin.
• Hiçbir takımın birden fazla Jüri Ödülü kazanmamasına dikkat edin.
• Son müzakerelerden önce etkinlik personelinden Hakem Danışmanına Saha Notları toplayın.
• Tüm Jüri Ödüllerinin sonuçlarını kaydedin ve ödül kazananların listesini Etkinlik Ortağı ve/veya Turnuva Yöneticisi operatörüne iletin.
• Ödül töreninde kullanılacak ödül senaryolarının Turnuva Yöneticisi operatöründen basılmasını isteyin.
• Herhangi bir yargılama müzakeresinin ve tartışmasının gizliliğini koruyun. Takımlar, Jüri Üyelerinden veya Jüri Danışmanından herhangi bir geri almamalı ve Etkinlik Ortakları da Davranış Kuralları ihlallerini bildirmek dışında Jüri Üyeleri tarafından tartışılan özel bilgileri almamalıdır.
• Gizliliği sağlamak için tüm yargılama materyallerini toplayın. Etkinlik sonrasında bu materyallerin imha edilmesi gerekmektedir. Mümkünse, tüm Mühendislik Not Defterlerinin takımlara iade edilmesi sürecinin tamamlandığından emin olun.
  Jüri Danışmanı, öngörülemeyen bir personel eksikliği nedeniyle acil bir ihtiyaç olmadığı sürece, jüri grubunun parçası olarak mülakatlara katılmamalıdır.

Yargıç

• Etkinlikteki ihtiyaçlara bağlı olarak bir veya daha fazla görevi yerine getirin:
  • Mühendislik Defteri Ölçütünü kullanarak Mühendislik Defterlerini değerlendirin
  • Takımlarla görüşme yapın ve Takım Görüşme Ölçütükullanarak değerlendirin
  • Rekabet halindeki takımları gözlemleyin
  • Ödül töreni sırasında takımlara ödüllerini sunun
• Katılan ekiplerle ilgili olası çıkar çatışmalarını Hakim Danışmanına bildirin.
• Resmi jüri belgelerindeki yönergeleri izleyerek, Jüri Danışmanının yönetimi altında diğer Jüri Üyeleriyle birlikte ödül kazananları belirlemek için müzakere edin.
• Tüm değerlendirme notlarını ve değerlendirme ölçütlerini Jüri Danışmanına teslim edin.
• Herhangi bir yargılama müzakeresinin ve tartışmasının gizliliğini koruyun. Takımlar, mülakatın sonunda olumlu teşvik ve teşekkür dışında herhangi bir geri bildirim almamalıdır.

Kişisel Etkinlik Zaman Çizelgesi Örneği

Aşağıdaki tablo, tipik bir günlük etkinlikte yüz yüze değerlendirme sürecinin yarışma programının geri kalanıyla paralel olarak nasıl işleyebileceğini örnektir. Olaylar farklı zaman kısıtlamaları altında gerçekleşebilir ve bu nedenle tam olarak bu sırayı takip etmeyebilir.

Uzaktan değerlendirme yapılması durumunda Mühendislik Defteri değerlendirmeleri ve/veya ilk ekip görüşmeleri etkinlikten önce tamamlanır. Daha fazla ayrıntı için Bölüm 8 bakınız.

Bir sonraki bölüme, Jüri Rehberi: Ödüller bölümüne geçin