Керування подією на RobotEvents.com

• Якщо у вас є запитання щодо виплат EP, ви можете зв’язатися з відділом бухгалтерії RSM або REC Foundation за адресою accounting@recf.org.
• Періодично звіряйте кошти, надіслані вам до та після події, з інформацією про статус платежу в списку зареєстрованих команд.

Партнер події Q&A

RobotEvents.com має інтегрований форум EP Q&A, доступ до якого можна отримати через інформаційну панель EP під меню пошуку. EP можуть задавати запитання на форумі та відповідати на ланцюжки публікацій. Запитання також періодично перевіряються та відповідають на них представником REC Foundation, а затверджені відповіді позначаються зеленою галочкою. EP заохочується публікувати запитання на цьому форумі та спілкуватися з іншими EP у спільноті.

Продукти

EP можуть придбати змагальні продукти VEX через RobotEvents.com на своїй інформаційній панелі EP. Ці продукти включають поля, польову електроніку, трофеї та таблички з нагородами &. Якщо продукти пов’язані зі знижкою EP для поточного сезону, ці продукти необхідно придбати на веб-сайті RobotEvent.com, щоб отримати знижки (США ЕР).

Зареєстровані команди

Після того, як ваша подія відкрита для реєстрації команди, можна переглянути список зареєстрованих команд, щоб відстежувати кількість подій і статус оплати команди. Є два способи отримати доступ до списку зареєстрованих команд.

• На інформаційній панелі EP оберіть кількість зареєстрованих команд, яка відображається синім числом щодо кількості місць для проведення подій.
• У вікні адміністратора вашої події виберіть зареєстрованих команд у меню праворуч.

Щоб отримати доступ до інформації про зареєстровані команди, включаючи контактну інформацію, виберіть «Завантажити звіт про зареєстровану команду».

Статус оплати команди

Статус оплати для кожної зареєстрованої команди можна знайти в стовпці «Статус оплати» списку зареєстрованих команд. Категорії статусу платежу такі:

Неоплачувані команди за межами вашої організації

Якщо ви помітили команди зі статусом Unpaid (очікує на розгляд), радимо зв’язатися з ними, щоб визначити, коли вони завершать процес оплати. Плата за реєстрацію події сплачується під час реєстрації та має бути сплачена під час початкового процесу виїзду. Якщо у вас виникли проблеми з командою, яка завершує реєстрацію на подію, зверніться до свого RSM. У деяких випадках ваш RSM може запропонувати політику кінцевих термінів платежу для вашого регіону.

Команди, які мають статус «Неоплачений» (очікує на розгляд) у день події, зможуть брати участь лише на розсуд EP, і EP може вимагати оплати на місці. Деякі EP видаляють неоплачувані команди в певний день і замінюють їх командами зі списку очікування. Цей процес має бути зазначено на вкладці «Загальна інформація» про подію та включено в автоматичний електронний лист, надісланий командам після реєстрації.
Пам’ятайте, що деякі команди є частиною шкіл або інших організацій, які можуть мати затримку процесу виконання платежів. Ми просимо, щоб EP використовували власне судження та враховували сукупність обставин, коли вирішували, чи дозволити неоплачувану конкуренцію. Раннє та часте спілкування з командами є ключем до того, щоб упевнитися, що немає непорозумінь.

Якщо EP дозволяє неоплачуваній команді брати участь у змаганнях, ні RSM, ні RECF не несуть відповідальності за отримання оплати від імені EP.

Команди з вашої організації

EP можуть зареєструвати власні команди та відмовитися від реєстраційного внеску, оскільки кошти повертаються до приймаючої організації. Під час реєстрації команд від їхньої організації виберіть опцію Оплатити пізніше у процесі перевірки. Потім перейдіть до списку зареєстрованих команд і виберіть Позначити оплачено для відповідних команд. Це призведе до обнулення рахунку-фактури для цієї команди. Цей метод також можна використовувати для команд за межами вашої організації, якщо ви погоджуєтеся відмовитися від плати за подію, якщо вони надають поля або волонтерів.

Додавання команд вручну

Більшість команд реєструються на сторінці події, але в деяких випадках EP можуть вручну додавати команди до своєї події.

Щоб додати команду вручну, перейдіть до списку зареєстрованих команд і виберіть зелену кнопку + Додати команду. Додаючи команду вручну, вам потрібно буде точно ввести номер команди, включаючи базовий номер і суфікс літери. Партнер заходу може додати команду до заходу під час Early Bird, лише якщо він є головним тренером для цієї конкретної команди.

Список очікування

Команди можуть додавати себе до списку очікування на подію, поки відкритий період реєстрації на подію на вкладці «Список очікування». Команди можуть вирішити додати себе до списку очікування події з кількох причин, зокрема:

• Місткість події вичерпано
• Вони не мають права зареєструватися протягом періоду ранньої реєстрації
• Вони зацікавлені в відвідуванні події лише за запрошеннями або ліги
• Подія вимагає кваліфікації

Команди а не автоматично додаються до події зі списку очікування за будь-яких обставин. Натомість EP може запросити на подію команди зі списку очікування, коли це доцільно. Запрошення команд зі списку очікування залежить від EP, якщо не порушуються інші правила. Якщо ви не впевнені, які команди запросити зі списку очікування, ви можете зв’язатися зі своїм RSM. Визначаючи, кого додати зі списку очікування, команди мають бути відсортовані та надані пріоритет за 1) кількістю подій, на які вони зареєструвалися (від найменшої до найбільшої), а потім 2) за датою додавання команди до списку очікування. Це робиться у співпраці з RSM. EP може отримати доступ до списку очікування та керувати ним із вікна адміністратора події в меню з правої сторони.

Найкраща практика: Якщо EP хоче додати команду до події зі списку очікування, EP має спочатку зв’язатися з основним тренером команди та переконатися, що вони можуть бути присутніми. Це заважає ЄП надсилати запрошення на заходи, які можуть бути неприйняті. 

Корисна порада: Якщо на подію передбачена рання реєстрація та команди додають себе до списку очікування протягом цього періоду, вони не будуть автоматично додані до події після початку стандартної реєстрації. Командам потрібно буде повернутися на сторінку події та завершити процес реєстрації на подію, якщо кількість місць не вичерпана.

Форми згоди/звільнення учасника

Усі учасники команди (гравці, тренери та наставники) повинні заповнити онлайн-форму звільнення учасника (також відому як форма згоди) до події. Після заповнення онлайн форма автоматично застосовуватиметься до кожної офіційної події REC Foundation, на яку команда зареєструється протягом поточного сезону.

Більше інформації про форми випуску учасників доступно в цій статті. Посилання на форми дозволу на участь REC Foundation доступні тут.

Заповнені форми випуску учасників для членів команди, які відвідують вашу подію, можна перевірити в адміністративному поданні події в меню справа. Файл CSV зі списком заповнених форм згоди, який можна завантажити, доступний на цій сторінці події Форми згоди.

Оновлення інформації про подію

Часом може знадобитися внести зміни в повідомлення про подію, наприклад, уточнити порядок денний або додати нагороди. Це легко зробити, просто відредагувавши подію. Після схвалення вашої події ви все ще можете вносити оновлення та додавати додаткові відомості, але будьте обережні, повідомляючи про будь-які зміни зареєстрованим командам і своєму RSM. Після схвалення та опублікування події лише ваш RSM може змінити такі елементи:

• Збільшення потужності більш ніж на 20%
• Дата відкриття, закриття та випуску реєстрації
• Кваліфікаційні премії

Надсилання електронних листів зареєстрованим командам

Коли команда зареєструється на вашу подію, вона отримає автоматичний електронний лист, який ви створили в розділі Контактна інформація → Текст електронної пошти про реєстрацію на подію. Коли наближається дата вашої події, радимо надіслати командам електронну пошту з конкретною інформацією про подію, включаючи карту кампусу, інструкції щодо паркування, розклад подій, варіанти обіду та список вакансій для волонтерів, які вам потрібно заповнити.

Деякі загальні елементи для спілкування включають:

• Прохання до команд щодо допомоги у забезпеченні волонтерами чи обладнанням для вашої події.
• Запит на попередні замовлення їжі та інформацію про команду (наприклад, кількість людей, яких очікує привезти кожна команда, що допомагає оцінити, скільки потрібно пільгових поставок).
• Інформація для команд, наприклад порядок денний і меню поступок.
• Напрямки до паркувальних місць, а також будь-які норми або правила паркування.
• Вимагає, щоб неоплачувані команди координували свою оплату.
• Затримки або скасування через погодні умови.
• Дружнє нагадування про Кодекс поведінки та політику, орієнтовану на студента.
• Дружнє нагадування про ваш час «Двері відкриті» & будь-яка політика конкретного закладу.

Щоб отримати доступ до контактної інформації команд, виберіть Зареєстровані команди. Виберіть Показати всі записи, а потім клацніть посилання Завантажити реєстраційний звіт у форматі CSV. Адреси електронної пошти головного тренера доступні в отриманій електронній таблиці. Під час надсилання електронних листів командам використовуйте функцію Blind Carbon Copy (BCC) у своїй програмі електронної пошти. Прихована копія дозволяє надсилати повідомлення кільком людям, не відкриваючи іншим список контактів, і захищає конфіденційність одержувачів. Коли контакт відповідає на ваш електронний лист, лише ви побачите його. Це допомагає запобігти ланцюжкам електронних листів людей, які «відповідають усім» замість вибіркового спілкування.

Очікується, що контактна інформація команд використовуватиметься лише для необхідного зв’язку з командами під час вашої події. Цю інформацію не можна передавати іншим особам або використовувати для будь-яких інших цілей.

Ноутбуки цифрової техніки

Партнер заходу може вибрати, щоб команди подали цифрові копії своїх блокнотів. Кожна команда має завантажити та надіслати посилання для спільного використання в RobotEvents, використовуючи обліковий запис основного тренера команди. Партнери заходу можуть завантажити посилання на всі подані блокноти, вибравши «Зареєстровані команди» та скориставшись звітом «Завантажити звіт про посилання цифрових інженерних ноутбуків у форматі CSV» у верхній частині екрана.