EP Access
Події REC Foundation публікуються на RobotEvents.com , щоб забезпечити спосіб для команд реєструватися на події, а для EP – керувати своїми подіями. Щоб опублікувати подію на RobotEvents.com, ви повинні мати обліковий запис на RobotEvents.com. Зверніться до свого EEM/RSM, щоб додати доступ EP до свого облікового запису. Доступ до EP дозволить відобразити нове меню під назвою «Адміністратор» на домашній сторінці RobotEvents.com, яке переведе вас на панель інструментів EP.
Планування події
У більшості регіонів є спільний онлайн-документ планування, який використовується для координації дат і місць проведення потенційних подій, перш ніж вони будуть розміщені на RobotEvents.com. Ваш EEM/RSM може поділитися з вами цим документом планування, щоб зменшити конфлікти подій і забезпечити широкі можливості для команд змагатися протягом сезону.
Ваш EEM/RSM також може надати вам приклади подій у регіоні, які ви можете використовувати як шаблон для власної інформації під час публікації своєї першої події.
Публікація події
Створити нову подію
- Щоб опублікувати подію, увійдіть у свій RobotEvents.com як партнер події та натисніть меню адміністратора.
- Натисніть на синю кнопку «Події». Ви перейдете на екран подій. Ви можете створити нову подію або перейти до наявної події з цієї сторінки.
- Натисніть «+Нова подія» у верхньому правому куті екрана, щоб почати налаштування нової події.
Додати деталі події
Введіть інформацію про свою подію на сторінці «Нова подія». Якщо у вас виникли запитання про те, як налаштувати подію, зверніться по допомогу до свого EEM/RSM.
- Виберіть програму та сезон заходу, який ви бажаєте провести.
- Виберіть відповідний тип події.
- Укажіть, чи є ваша подія сутичкою (тільки для практики).
- Введіть описову назву для вашої події. Виберіть назву події, яка буде однозначно ідентифікувати вашу подію, включаючи назву вашої школи чи іншого місця проведення. Ось як подія відображатиметься на RobotEvents.com. Будь креативним. Спробуйте продати подію. Три найпоширеніші позначення події: «Турнір», «Виклик» або «Змагання» (наприклад, City VEX Robotics Challenge). Включіть програму (VEX IQ/VRC тощо), рівні оцінок (лише ES, лише MS, HS/MS тощо), тип події (сутички, лише навички, турнір, ліга) та незвичайні обмеження (елементарні школа) у назві події. Якщо ви бажаєте використовувати слово «Чемпіонат», «Підпис» або «Вітрина» у назві події, зверніться до EEM/RSM для отримання дозволу. Якщо у вас є спонсор події, додайте назву спонсора до назви (наприклад, The Chevron High School VRC Tournament).
- Введіть загальну кількість команд для вашої події. Більші події можуть затримати деякі місця для нових команд, які зареєструються протягом року. Список очікування дозволить вам визначити порядок, у якому команди просять бути доданими.
- Виберіть кількість команд на школу, клуб чи організацію, яким буде дозволено зареєструватися на ваш захід. Деякі партнери заходу хочуть забезпечити відвідування якомога більшої кількості шкіл/клубів і встановлюють для цього граничне значення, щоб жодна школа не мала забагато команд на заході. Якщо ви не хочете обмежувати кількість команд від кожної школи, просто залиште це поле порожнім. Партнери заходу та їхні команди повинні дотримуватися встановленої ними максимальної кількості для організації.
- Укажіть, чи має ваша подія обмеження щодо приналежності до команди (більшість для цього має використовувати «Усі»).
- Виберіть рівень(-и) для вашої події.
- Варіанти для VIQRC включають початкову школу, середню школу та все.
- Варіанти для VRC включають середню школу, старшу школу та все.
- Укажіть, чи буде ваша подія особистою, дистанційною чи тільки для навичок.
- Укажіть, чи буде на вашій події конкурс навичок роботи. Змініть «Ні» на «Так», якщо ви пропонуєте завдання «Навички водіння» та «Навички автономного кодування».
- Укажіть, чи буде у вашій події особисте суддівство, дистанційне суддівство чи без суддівства.
- Встановіть дати початку та завершення події. Для одноденного заходу ці дати будуть однаковими. Для ліги введіть дати першої сесії. Дати та місце проведення інших сесій буде вказано пізніше.
- Дата випуску – це дата й час, коли команди зможуть побачити вашу подію на RobotEvents.com. Якщо
ваш EEM/RSM не вкаже інше, найкраще зробити це на тиждень пізніше сьогоднішньої дати, щоб мати час для перегляду та оновлення вашої події. Після схвалення вашої події ви можете змінити цю дату раніше, якщо хочете. Подію не буде опубліковано, доки її не схвалить ваш регіональний менеджер із підтримки, навіть якщо дата випуску минула. - Початок реєстрації – це дата та час, коли вперше команди можуть зареєструватися на вашу подію. Ця дата
має припадати на або після дати випуску та принаймні за вісім тижнів до дати початку
для офіційних подій. - Реєстрація закінчується – останній день і час, коли команди можуть зареєструватися на вашу подію. Ця дата зазвичай на
на тиждень раніше, ніж дата початку. Не призначайте дату занадто рано, оскільки команди
часто реєструються за останні 4-8 тижнів до події. - Важливо пам’ятати, що дата випуску, час відкриття та завершення реєстрації встановлено за східним стандартним часом. Ви можете встановити час відповідно до свого місцезнаходження. Зауважте, що за умовчанням встановлено 12 ранку Східний час. На зображенні нижче наведено загальний час випуску для часових поясів у Сполучених Штатах. Ви можете використовувати це, щоб вибрати відповідний час випуску для вашої події. Це дозволить наставникам не реєструватися в нестандартний час дня чи ночі.
Визначте місце проведення заходу
- Функція пошуку знайде місце проведення та введе необхідну інформацію в поля нижче. Ви можете ввести назву школи або інше місце проведення. Якщо ввести місто після назви місця проведення, це допоможе знайти загальновживані назви, як-от Вашингтонська середня школа. Використання функції пошуку гарантує, що широта та довгота заповнені правильно, щоб ваша подія відображалася на карті змагань & команд.
- За потреби відкоригуйте інформацію про місце проведення. Якщо адреса неповна або нерозпізнана, поля «Широта» та «Довгота» будуть порожніми, і ваша подія не відображатиметься на карті команд «Змагання &.
- Натисніть «Зберегти».
Сторінка події
- Ви перейдете на сторінку події, на якій буде показано код події та код TM, призначені вашій новій події. Використовуйте вікно «Дати/місце проведення» та вікно «Подія» в правій частині сторінки, щоб переходити між сторінками, що залишилися, де потрібно ввести інформацію про вашу подію. Після введення необхідної інформації кожен елемент у вікні подій буде позначено зеленою галочкою. Елементи з червоним X потребують введення додаткової інформації. Ці сторінки схожі на те, як команди бачитимуть їх на robotevents.com. Обов’язкові поля мають зірочки в назвах полів. У наступних розділах описано, як ввести інформацію про подію на кожній сторінці.
Вікно дати/місця проведення подій
У цьому вікні біля верхнього правого кута екрана відображаються дати подій для сеансів, які ви ввели для своєї події. Для участі в кожній додатковій сесії Ліги:
- Натисніть зелену кнопку + Нова дата.
- Введіть дату початку та дату завершення сеансу
- Введіть інформацію про місце проведення для сеансу, як і для першого сеансу вище
- Натисніть Зберегти
Редагувати сторінку інформації про подію
Використовуйте цю сторінку, щоб редагувати інформацію про подію, яку було введено на сторінці нової події вище (за винятком дат події та інформації про місце проведення).
Документи & Сторінка завантаження зображень
- У цьому вікні ви можете завантажити документи, які хочете зробити доступними для команд. Це може включати карти, інформацію про спонсорів чи команду чи інші ресурси.
- Зауважте, що форма згоди учасника, контрольний список перевірки та «Поради для команд щодо підготовки до змагань VEX IQ Robotics Competition» будуть завантажені автоматично, і їх не потрібно додавати знову.
- Щоб отримати інформацію про те, як додати логотипи спонсорів до Tournament Manager, перегляньте статтю Logosрозміром КБ.
Сторінка контактної інформації
- Ім’я основної контактної особи: особа, до якої команди мають зв’язатися, якщо мають запитання щодо події.
- Додаткове контактне ім’я: команди резервної особи мають зв’язатися, якщо у них виникнуть запитання щодо події.
- Додаткова контактна інформація: будь-яка додаткова контактна інформація для команд.
- Текст електронної пошти для реєстрації на подію: ця обов’язкова електронна пошта автоматично надсилається команді, яка реєструється. Вітайте команди та додайте будь-яку важливу інформацію, яку ви хочете, щоб вони побачили.
Сторінка блоків вмісту
Сторінка «Блоки вмісту» дозволяє вам переміщатися між блоками (вкладками) вмісту події. Виберіть кожен блок вмісту, натиснувши кнопку «+Додати» або «Редагувати» у стовпці «Дія», щоб відкрити потрібний блок вмісту.
Загальна інформація * Tab
Використовуйте цю вкладку, щоб ввести загальну інформацію про свою подію. Додайте «привітання» та загальну «рекламну пропозицію» для вашої події. Тут також можна вказати важливі дати/дедлайни, наприклад, блокноти цифрової інженерії мають бути подані до ______ дати за ______ раз, команди, які не пройшли перевірку ______ рази, будуть виключені з розкладу тощо.
Порядок денний * Tab
Використовуйте цю вкладку, щоб указати порядок денний на день (дивіться приклад порядку денного нижче). Це дозволить командам організувати транспорт та інші потреби. Це дозволить сім’ям спланувати вашу подію.
Зразок порядку денного
7:30 ранку - Реєстрація команди, перевірка, налаштування ями
9:00 – Зустріч заходу/церемонія відкриття
9:15 до 12:00 – кваліфікаційні матчі, матчі з робототехнічних навичок, суддівство
12:00-12:45 - Обідня перерва
12:45–15:30 – кваліфікаційні матчі, матчі на змагання з робототехніки, суддівство
15:30-16:00 - Вибір Альянсу (VRC)
16:00 - 17:00 - Вибування, фінали, нагородження
Волонтер * Табл
Використовуйте цю вкладку, щоб попросити команди та інших підключитися та допомогти. Обов’язково вкажіть ім’я та контактну інформацію особи, яка координує роботу ваших волонтерів. Введіть тут інформацію для потенційних волонтерів заходу, наприклад волонтерське паркування та харчування.
Політика щодо надзвичайних ситуацій/поганої погоди * Tab
Використовуйте цю вкладку, щоб повідомити команди про вашу політику, якщо через погану погоду чи іншу надзвичайну ситуацію ви повинні скасувати подію, заплановану на певну дату. У деяких регіонах це може статися через сніг, ураган, сильні шторми чи інші стихійні лиха. Партнер заходу повинен завжди враховувати здоров’я та безпеку команд, приймаючи рішення про проведення заходу, коли погана погода може стати проблемою. Обов’язково вкажіть інформацію про те, як ви зв’яжетеся з командами, якщо подію доведеться відкласти.
Політика відшкодування * Tab
Використовуйте цю вкладку, щоб повідомити командам свою політику відшкодування, якщо команда повідомить вам, що вона більше не буде брати участь. Чітко вкажіть, чи будуть відшкодовані кошти, а також терміни й обставини, за яких вони можуть бути надані. Поясніть, що партнери заходу несуть певні витрати. Як найкраща практика, у вашій політиці відшкодування має бути вказано, які відшкодування (якщо такі є) надаються, якщо Партнер заходу скасовує подію (через надзвичайну ситуацію, погану погоду чи з будь-якої іншої причини), і які відшкодування (якщо такі є) надаються, якщо тренер реєструється, а потім скасовується.
Вкладка «Інформація про подорожі».
Використовуйте цю вкладку, щоб рекламувати будь-які готелі, які надають знижки на номери для вашої події. Якщо ви не публікуєте рекомендації щодо готелів, корисно надати контактну інформацію людини, яка може допомогти командам знайти відповідне місце для проживання.
Вкладка Веб-трансляція
Якщо ви плануєте транслювати свою подію через Інтернет, введіть тут URL-адресу. У Tournament Manager також є налаштування для трансляції результатів (див. документацію Tournament Manager).
Вкладки, визначені користувачем
Створіть нові вкладки, натиснувши зелену кнопку «+ Нова вкладка» на сторінці «Блоки вмісту».
Сторінка ціноутворення
- Приховати ціну?: Деякі партнери хочуть оголосити ціни на власному сайті чи іншому ресурсі. Це незвичайний вибір, тому більшість подій вибирають «Ні».
- Безкоштовно?: більшість подій вибере «Ні». Якщо ви робите подію безкоштовною, вибравши «Так», переконайтеся, що ціна встановлена на нуль. Обидва варіанти представлені для подій, для яких ціна ще не встановлена: ви можете повідомити команди, що подія не безкоштовна, але ціни ще немає, вибравши «Ні».
- Вартість реєстрації на подію *: вступний внесок для команд, які беруть участь у вашій події. Введіть «0», якщо вільний. Введіть ціну в перше поле події, позначене як «USD», якщо ви використовуєте систему онлайн-платежів. Якщо ваша подія відбувається зовсім за межами США (як у Канаді, Мексиці, Європі, Великій Британії, Китаї чи Новій Зеландії), введіть ціну у вашій валюті. Ви повинні вказати певне значення в усіх валютах, позначених зірочкою, але ви можете ввести нуль для валют, які не застосовуються.
Сторінка платіжної адреси партнера заходу
- Ім’я одержувача платежу: це ім’я, яке відображатиметься як «Оплатити на замовлення» на платіжному чеку від REC Foundation.
- Ім'я/Організація *: Це ім'я особи, школи чи організації, які приймають подію. Це ім’я буде вказано на поштовій адресі, куди буде надіслано платіжний чек.
- Рядок адреси 1 *: це адреса або поштова скринька, куди надсилатимуться чеки про оплату.
- Рядок адреси 2: це другий рядок, доступний для маршрутизації пошти.
- Місто *: це місто, куди буде надіслано чек про оплату.
- Штат/провінція *: це штат/провінція, куди буде надіслано чек про оплату.
- Поштовий індекс *: це поштовий індекс, куди буде надіслано платіжний чек.
- Країна *: це країна, куди буде надіслано платіжний чек.
Сторінка рівнів кваліфікації
Необхідна кваліфікація: це поле «Так/Ні» дозволяє партнеру заходу вказати, чи потрібна кваліфікація. У цьому полі слід залишити значення за замовчуванням «Ні» для всіх подій, крім запрошень/закритих подій, регіональних чемпіонатів, чемпіонатів штатів, відкритих чемпіонатів і VEX Worlds.
Сторінка нагород
Використовуйте спадне меню, щоб вибрати нагороди, які ви запропонуєте на своєму заході. Якщо ваша подія кваліфікується до державної/провінційної/регіональної події, ваш EEM/RSM визначить кількість кваліфікаційних місць, які переміщуються вперед, і система введе обов’язкові нагороди на основі системи кваліфікації.
Примітка. Якщо нагорода додається до події в останню хвилину, її потрібно спочатку додати до RobotEvents, перш ніж додавати в Tournament Manager.
Сторінка переможців
Ви можете використовувати цю вкладку, щоб вручну ввести переможців. У цьому немає необхідності, якщо нагороди було завантажено з менеджера турніру після завершення вашої події.
Сторінка фіналізації нагород
Завершити нагороди: у цьому полі слід залишити значення за замовчуванням «Ні». Система змінює значення на «Так», якщо ви вирішите завершити, коли нагороди та результати завантажуються з Tournament Manager. Ви можете скинути значення на «Ні», якщо вам потрібно буде знову завантажити результати пізніше, наприклад, для кожної сесії ліги.
Додатковий текст нагороди: необов’язковий текст для відображення під списком нагород.
Сторінка опитування
- Ця додаткова вкладка дозволяє вам опитувати команди, які відвідуватимуть ваш захід. Це дозволяє збирати будь-яку інформацію, яка вам може знадобитися. Натисніть зелену кнопку «+Нове запитання», щоб створити запитання опитування.
- Ви можете задати такі запитання, як:
- Скільки людей у вашій групі буде присутнім?
- Скільки людей у вашій групі скористаються нашими обідніми послугами?
- Коли прибуде твоя команда?
- У вашій групі є хтось, кому потрібні спеціальні умови?
- Чи принесе ваша команда інженерний ноутбук для оцінювання нагороди Design Award?
Сторінка адміністратора події
Ця сторінка дозволяє вибрати додаткових партнерів заходу, які можуть допомагати вам у проведенні заходу, щоб надати їм адміністративні права для вашого заходу на RobotEvents.com. Будь-хто, хто зазначений як адміністратор події, повинен пройти перевірку репутації, щоб подію було схвалено.
Сторінка зареєстрованих команд/індивідуалів
- На цій сторінці ви можете побачити команди (окремі особи для деяких семінарів), зареєстровані для вашої події.
- Він показує оплачений статус кожної команди як «оплачено» або «очікує».
- Ви можете додати команди до своєї події за допомогою зеленої кнопки «+Додати команду» у верхньому правому куті екрана.
- Ви можете скористатися помаранчевою кнопкою «Позначити оплачено», щоб змінити статус оплати команди з «очікує» на «оплачено».
Сторінка списку очікування
- На цій сторінці ви можете побачити команди в списку очікування на вашу подію.
- Він показує дату додавання команд до списку.
- Ви можете додати команди до свого списку очікування за допомогою зеленої кнопки «+Додати команду» у верхній правій частині екрана.
Затвердження події
Коли ваша подія буде готова до затвердження й усі поля стануть зеленими, натисніть кнопку «Готовий до затвердження», щоб ваш EEM/RSM міг переглянути та затвердити подію. EEM/RSM перегляне інформацію та повідомить вас, якщо щось потрібно буде переглянути. Вони також виберуть нагороди, які кваліфікуватимуть команди до регіонального чемпіонату на основі кваліфікаційних критеріїв і потреб регіону.
Ваш EEM/RSM повідомить вас, коли вашу подію буде схвалено, і вони розкажуть інструкції щодо будь-яких застосовних знижок EP на змагальні продукти та набори трофеїв.
Огляд подій
Після схвалення вашої події важливо періодично переглядати її, щоб переконатися, що інформація правильна. Коли ваш EEM/RSM встановлює рівень кваліфікації для вашої події, деякі нагороди можуть бути автоматично додані. Перевірте, які нагороди відображаються в розділі «Нагороди» за кілька тижнів до вашої події. Наприклад, якщо ви проводите змішаний захід (ES/MS або MS/HS) і в ньому беруть участь 10 або більше команд з кожного рівня, тоді для кожної вікової групи буде додано окрему нагороду Excellence Award відповідно до правил суддівства. Вам потрібно буде переконатися, що у вас є відповідні трофеї, і повідомити нагороди вашій суддівській команді до початку події.
Деяка інформація про подію не може бути змінена EP після затвердження події. Якщо вам потрібні зміни до вашої події, і ви більше не маєте доступу до полів, вам потрібно буде звернутися за допомогою до свого EEM/RSM.
Копіювання події
Створивши подію на RobotEvent.com, ви можете скопіювати цю подію, щоб створити додаткові події в поточному сезоні або для наступних сезонів.
- Увійдіть на RobotEvents.com і виберіть Адміністратор , щоб перейти до панелі інструментів EP.
- Виберіть Події і змініть фільтри Сезон і Діапазон дат , щоб відобразити подію, яку буде скопійовано.
- Виберіть Переглянути у стовпці Дії для вашої події.
- Виберіть Копіювати цю подію у Завантаження & Посилання.
- Виберіть відповідний тип події у спадному меню.
- Змініть назву та дату події, а потім за потреби оновіть вміст події.