Бюджет заходу

Огляд

Добре спланований бюджет повинен бути основою планування вашого заходу. Події в регіоні мають однакові ціни, але плата за реєстрацію кожного окремого заходу має відображати фактичні витрати на конкретну подію. Бюджет підтримуватиме та відстежуватиме фінансовий стан події та може служити контрольним списком завдань, які потрібно делегувати іншим.

Мета вашого бюджету повинна полягати в тому, щоб покрити всі очікувані витрати на ваш захід, включаючи певний дохід, відкладений на будь-які непередбачені витрати. Отриманий додатковий прибуток може піти на підтримку вашої програми робототехніки або майбутні події.

Бюджет події можна розділити на кілька категорій для зручності делегування та відстеження. Багато ЕР починаються з формування групи планування. Ця команда може складатися з інших співробітників організації або ключових волонтерів, які бажають взяти на себе роль організації, щоб краще координувати різні аспекти заходу.

Прикладом категорії, яку слід делегувати, є організація концесійного стенду для заходів. Концесійні стенди часто є найбільшим джерелом доходу для підтримки заходу та пов’язані з кількома матеріальними та кадровими питаннями, які необхідно організувати, щоб досягти успіху. Таким чином, рекомендується, щоб цей проект був делегований комусь із досвідом, наприклад, батьківській групі чи шкільному клубу, які можуть подбати про всі деталі, інформуючи EP.

Змагання з робототехніки VEX V5, як правило, мають освітній характер і доступні для широкої аудиторії, без плати за вхід для глядачів. Багато подій працюють на основі спонсорської моделі або підходу збору коштів, коли гонорари збираються через такі канали, як спонсорство чи пожертви, а не через прямі вступні внески.

Витрати бюджету заходу

Специфічні предмети для місця проведення

• Чи є плата за оренду чи приміщення?
• Чи потрібні послуги опіки чи охорони?
• Чи потрібні витрати на страхування подій?
• Чи знадобиться для цього місця захист підлоги чи покриття, і чи є вартість?
• Чи є на місці відповідні столи та стільці, чи їх потрібно буде орендувати?
• Усі події мають відповідати ADA Compliant або відповідати місцевим законам про включення. Чи спричинить подія додаткові витрати, щоб відповідати цій специфікації?

Ігрове обладнання

• Чи має організація доступ до необхідного ігрового обладнання, такого як поля та елементи?
• Вартість необхідної електроніки? Це включає комп’ютери, планшети, проектори, маршрутизатори, кабелі, монітори, принтери, подовжувачі тощо.
• Переконайтеся, що ви організували будь-які трофеї, які вам потрібні для нагород, які ви збираєтеся запропонувати. Додаткові трофеї та пластини від VEX є необов’язковими. Трофеї також можна виготовити або придбати на місці.

Канцтовари

• Папір і тонер для принтера.
• Буфери обміну, чорнильні ручки, маркери та загальне канцелярське приладдя. Судді, перевірка, перевірка та арбітри могли використовувати ручки. Судді та Чек-ін можуть використовувати хайлайтери. Арбітрам і суддям також можуть знадобитися буфери обміну.
• Стрічка для гофрів або боротьби, прозора стрічка та матеріали для вивісок/плакатів.
• Нотатки, папір і блокноти для процесу оцінювання.

Товари для волонтерів

• Суддівські майки.
• Волонтерські сорочки (за бажанням). Багато заходів забезпечуватимуть сорочки своїм волонтерам. Це допоможе ідентифікувати ваших волонтерів під час заходу та буде оцінено як пам’ять про день. Спонсорів події можна розпізнати як частину дизайну сорочки.
• Закуски, напої та обід для волонтерів. Якщо нагодувати своїх волонтерів, у них набагато більше шансів стати волонтерами знову.

Концесійні постачання

• Делегуйте до зацікавленої групи волонтерів або батьків.
• Управління пільговим стендом дає учасникам доступ до їжі та напоїв і є можливістю відшкодувати витрати на харчування волонтерів, а також заробити кошти для підтримки інших аспектів заходу.

Плата за обробку RobotEvents.com

• Кожна команда за межами вашої організації, яка зареєструється на подію, сплатить комісію в розмірі 5 доларів США, щоб компенсувати витрати на підтримку системи RobotEvents.com.
• Безкоштовні сутички та майстер-класи можуть бути звільнені від плати RobotEvents.com у розмірі 5 доларів США.

Доходи бюджету заходу

Реєстраційний внесок

• Зв’яжіться зі своїм регіональним менеджером із підтримки (RSM), щоб переглянути типові збори за проведення заходів у вашому регіоні.
• Плата за реєстрацію заходу має покрити витрати на захід і може забезпечити додаткову підтримку для вашої програми робототехніки.

Поступки

• Пільгові продажі можуть стати гарним джерелом доходу та бути зручним ресурсом для команд під час заходу.
• Делегувати в учнівську або батьківську групу.
• Попереднє замовлення обідів – чудовий варіант під час заходу, коли вибір їжі обмежений. Деякі компанії нададуть вам знижку за оптові замовлення, але, можливо, знадобиться попереднє повідомлення та загальне уявлення про те, скільки піци чи сендвічів потрібно приготувати. Це замовлення можна навіть зробити перед подією, надіславши електронного листа консультантам команди.

Спонсори

• Багато ЕР звертаються до місцевих компаній, таких як автосалони, кредитні спілки, друкарні вивісок і продавці футболок, щоб підтримати їх заходи. Є багато можливостей для взаємовигідної взаємодії з громадою.
• Деякі заходи можуть впізнавати своїх спонсорів через банери та вивіски, називати поля іменами своїх головних спонсорів, розміщувати логотипи на волонтерських футболках і запрошувати представників компаній-спонсорів вручати нагороди, виступати в якості волонтерів або сказати кілька зауважень під час відкриття чи церемонії закриття. Визнання джерел підтримки у вашій громаді допоможе вам підтримувати та розвивати цю підтримку в майбутньому.

Корисні поради

• Ваш RSM може надати приклад електронної таблиці бюджету, щоб допомогти з оцінкою витрат і доходів.
• Якщо ви роздаєте трофеї понад те, що міститься у вашому наборі трофеїв EP, подумайте про виготовлення індивідуальних трофеїв або друк сертифікатів за допомогою Tournament Manager (знаходиться у звітах).
• Створіть команду зі збору коштів, керовану батьками, щоб вивчити додаткові джерела фінансування.