Вибір і планування місця проведення

Огляд

Існує багато способів проведення заходу, і ваш регіональний менеджер із підтримки (RSM) є найкращим ресурсом, який допоможе підібрати подію до наявних у вас місць проведення та ресурсів. Типи подій і макети, наведені в цьому посібнику, є моделями найкращих практик, але жодна подія не виглядає абсолютно однаково. REC Foundation надає пріоритет стабільному досвіду, який узгоджується з Посібником з гри та суддівським процесом, але ви побачите, що впровадження роботизованих подій можна пристосувати до ваших наявних ресурсів і місця проведення подій, щоб сприяти стійкості та позитивному досвіду для EP, волонтерів, та студентів.

Корисна порада: Вибираючи дату для заходу, уникайте свят, днів іспитів та інших великих подій, які можуть вплинути на місце проведення та доступність команди.

Типи місць проведення

Успішні події можна скоординувати, не використовуючи багато місця та ресурсів. Є багато варіантів проведення події, які слід розглянути під час проведення заходу, і ваш RSM може допомогти вам узгодити подію з наявними ресурсами. Змагання успішно проводяться в школах, громадських центрах, гімназіях, конференц-центрах та інших приміщеннях.

Корисні поради

• Сплануйте, як учні переведуть своїх роботів із своєї ями до зони черги, з черги на ігрове поле, а потім назад до своєї ями. На багатьох заходах будуть стояти черги та односторонній рух, щоб уникнути заторів. Визначте будь-які вузькі місця у вашому макеті та сплануйте відповідно.
• Ви повинні заздалегідь мати доступ до місця проведення заходів для налаштування. Для турнірів рекомендується налаштувати напередодні ввечері та перевірити всю електроніку, необхідну для проведення події (тобто поля, дисплеї, звукову систему та мобільний підрахунок балів). Оптимально все, що вам потрібно зробити вранці на день заходу, це ввімкнути системи.
• Створіть масштабну карту місця проведення. Це корисно не лише для планування подій, але й для команд і суддів буде корисно мати позначену карту пит-стопу з орієнтирами місця проведення, особливо якщо ваша подія охоплює кілька кімнат.

Місця проведення турнірів

Турніри зазвичай проводяться в шкільних спортивних залах, оскільки вони мають великі відкриті простори для змагальних полів, зон для пит-зон, місць для глядачів та іншого обладнання для проведення заходів. Великі місця загального користування, такі як громадський центр чи шкільна їдальня, можуть бути такими ж життєздатними варіантами для проведення заходів. Більші заходи можуть використовувати кафетерій для зони піт-зони, оскільки столики зазвичай уже встановлені, і використовувати інший простір, наприклад тренажерний зал, для своїх полів для змагань і аудиторії. Вибір місця проведення враховуватиме кількість команд, які зможуть відвідати захід, і, отже, ресурси (обладнання та волонтерів), які вам потрібно буде залучити.

Місця проведення Ліг

Сеанси ліги призначено для того, щоб їх було легше налаштувати, оскільки на кожній сесії рейтингу зазвичай бере участь менше команд, а команди зазвичай проводять меншу кількість матчів за сесію. Сесії ліги можна проводити в класі лише з 1-2 полями та дисплеєм для аудиторії. Зони для командних боксів можуть бути на столах, а зоною для перегляду глядачів можуть бути місця, встановлені біля поля. Більші ліги, які включають матчі Robot Skills на кожній сесії ліги, можливо, доведеться проводити в спільній зоні чи спортзалі.

Приклад макета події для VIQRC

Цей приклад макета VIQRC Event представляє меншу подію, яку можна масштабувати відповідно до ваших потреб і ресурсів. Інші види заходів, які можуть вимагати додаткового простору, включають пільгову зону, зарядні станції та приватну зону для скликання суддів.

Приклад макета події для V5RC, VURC або VAIRC

Приклад макета події V5RC/VURC/VAIRC представляє меншу подію та може бути масштабовано відповідно до ваших потреб і ресурсів. Інші види заходів, для яких може знадобитися додатковий простір, включають пільгову зону, зарядні станції та приватну зону для скликання суддів.

Обладнання для заходів

Обладнання та ресурси, необхідні для проведення заходу, залежать від розміру заходу та кількості команд. Зверніться до свого RSM, щоб отримати допомогу в розробці детального списку обладнання, необхідного для вашої події.

поля

Корисні поради

• Сеанси ліги можна проводити лише з 1-2 полями VIQRC або 1 полем V5RC.
• Позичте поля в найближчих організацій і команд, які відвідують подію.
• Поля можна повторно використовувати щороку. Щосезону потрібно замінювати лише ігрові комплекти.
• Зверніться до свого RSM, щоб дізнатися, чи є у вашому регіоні причіп для обладнання, який можна орендувати.

Зона командного боксу

Командні бокси є спеціально відведеною зоною для тренерів і команд. Зона боксу кожної команди матиме стіл, додаткові стільці та доступ до розетки або зони для зарядки. У цьому піт-зоні команди працюватимуть над роботом, чекатимуть матчів і пройдуть співбесіди з суддями. Столи пит-столів мають бути чітко позначені номером команди команди за допомогою знаків, надрукованих у менеджері турніру (знайдеться у звітах).

Корисні поради

• Якщо у вас мало розеток, корисно мати спеціальну зону для зарядки, яку можуть використовувати команди. Ви також повинні мати дисплей на боксі, щоб команди могли швидко та легко знати, які кваліфікаційні матчі граються або стоять у черзі.
• Якщо командам потрібно буде використовувати спільні столи, вони повинні мати достатньо місця, щоб команди могли працювати над своїми роботами, і надати місця для членів команди. 

Безпека

Електричні шнури

Електричні шнури, що з’єднують обладнання для проведення заходів, повинні бути закріплені на підлозі під час процесу організації заходу, щоб зменшити небезпеку спіткнутися в усьому місці. Шнури можна закріпити за допомогою чохлів для шнурів або незалишкової стрічки, як-от Gaffers Tape або Wrestling Mat Tape.

Доріжки

Доріжки повинні бути розроблені для безпечного пересування між зонами проведення заходів. Розглянемо потік учасників події протягом дня, включаючи команди, які будуть перевозити роботів. Місце проведення має відповідати вимогам ADA (у межах США) або відповідати місцевим законам про включення, щоб дозволити доступ усім (за межами США). У деяких місцях може знадобитися дозвіл начальника пожежної служби, щоб переконатися, що доріжки відповідають розміру та місткості приміщення.