Huấn luyện viên, phụ huynh, giáo viên hoặc người lớn khác có liên quan đến đội REC Foundation đã đăng ký được phép gửi Mẫu yêu cầu hỗ trợ thay mặt cho học sinh. Mẫu Yêu cầu Chỗ ở nhằm mục đích giúp các nhóm và gia đình trao đổi nhu cầu riêng của học sinh với Quỹ REC để đảm bảo chỗ ở được cung cấp nhằm phục vụ học sinh theo cách tốt nhất có thể. Một yêu cầu không thể làm thay đổi căn bản tính chất của cuộc thi. Các bước và yêu cầu để gửi yêu cầu có thể được tìm thấy trong bài viết liên quan trong Thư viện REC.
Nếu yêu cầu điều chỉnh đã được chấp thuận, Huấn luyện viên chính phảihiện các bước như đã nêu trong thư chấp thuận của họ:
- Huấn luyện viên chính phải nộp một bản sao thư chấp thuận chính thức (nhận được từ Quỹ REC) cho Đối tác sự kiện (EP) ít nhất 2 tuần trước khi sự kiện diễn ra.
- Nếu vì lý do nào đó, EP không thể cung cấp chỗ ở cần thiết, EP phải thông báo cho huấn luyện viên và Giám đốc hỗ trợ khu vực (RSM) bằng văn bản ít nhất 1 tuần trước sự kiện để xác định giải pháp tốt nhất.
- Huấn luyện viên chính cũng phải mang theo một bản sao của lá thư đến sự kiện.
Nếu một yêu cầu hỗ trợ bằng lời nói hoặc văn bản chưa được chấp thuận chính thức được đưa ra tại một sự kiện, hoặc một yêu cầu đã được chấp thuận được mang đến một sự kiện nhưng không được thông báo cho EP trước sự kiện, thì EP không chịu trách nhiệm hoặc không có nghĩa vụ phải đáp ứng yêu cầu đó.
Trong mọi trường hợp, sinh viên phải tuân thủ Quy tắc ứng xử Quỹ REC và EP phải báo cáo các hành vi vi phạm bằng cách sử dụng Công cụ báo cáo Quy tắc ứng xử.