Quản lý sự kiện trên RobotEvents.com

Tổng quan

Sau khi sự kiện của bạn được chấp thuận, RobotEvents.com có một số tính năng giúp bạn giao tiếp với các đội, đặt hàng sản phẩm thi đấu, xem thanh toán đăng ký sự kiện và quản lý danh sách đội đã đăng ký của sự kiện.

Bảng điều khiển EP

Bảng điều khiển EP là vị trí trung tâm để quản lý các sự kiện bạn đã đăng, xem Chiết khấu EP và xem séc EP của bạn. Có thể truy cập Bảng điều khiển EP thông qua liên kết Quản trị trong Sự kiện Robot.

Tìm sự kiện của bạn

Phía trên cùng của Bảng điều khiển EP là danh sách các sự kiện bạn đã đăng. Đây là cách nhanh chóng và dễ dàng để xem tên Sự kiện, ngày Sự kiện, trạng thái Đăng ký của Đội và số lượng đội trong Danh sách chờ. Trong phần Hành động, bạn có thể chọn Chỉnh sửa để quản lý sự kiện hoặc chọn Xem để xem trước thông tin sự kiện.

Các sự kiện trong mùa hiện tại sẽ được liệt kê trên Bảng điều khiển EP cho đến một tuần sau ngày diễn ra sự kiện của bạn. Sau thời gian đó, bạn có thể truy cập các sự kiện trước đó bằng cách sử dụng bộ lọc tìm kiếm trong menu Sự kiện.

Giảm giá EP

Trưởng phòng hỗ trợ khu vực (RSM) của bạn sẽ thảo luận về các mức giảm giá áp dụng cho loại chương trình của bạn trong mỗi mùa và thời điểm áp dụng. Chiết khấu EP sẽ được RSM chỉ định cho Quản trị viên sự kiện chính sau khi sự kiện được chấp thuận cho mùa giải hiện tại. Các sản phẩm giảm giá sẽ được liệt kê trên Bảng điều khiển EP và có thể được thêm trực tiếp vào giỏ hàng của bạn. Quy trình Giảm giá EP có thể khác đối với những người ở bên ngoài Hoa Kỳ Mức giảm giá sẽ được hiển thị ở bước cuối cùng của quá trình thanh toán. Nếu bạn không thấy mức giảm giá được áp dụng, hãy liên hệ với RSM trước khi hoàn tất bước thanh toán cuối cùng.

Lưu ý: Chiết khấu EP chỉ được sử dụng cho các thiết bị cần thiết để tổ chức sự kiện của bạn và không được chia sẻ với các tổ chức khác.

Kiểm tra EP

Khi các đội thanh toán phí đăng ký sự kiện trên RobotEvents.com, Quỹ REC sẽ hợp nhất các khoản tiền đó hàng tháng và gửi séc cho EP. Séc sẽ bao gồm số tiền nhận được trong tháng trước trừ đi phí xử lý Sự kiện Robot là 5 đô la cho mỗi đội.

Ví dụ:

• Năm khoản phí đăng ký sự kiện của đội đã được thanh toán vào tháng 1 và phí đăng ký sự kiện là 55 đô la cho mỗi đội. EP sẽ được gửi một tấm séc vào tháng 2 với tổng số tiền là 250 đô la.
• Thanh toán đăng ký nhóm: (5) x $55 = $275
• Sự kiện Robot Phí xử lý: (5) x $5 = $25
• Số tiền thực tế: $275 – $25 = $250

Bạn có thể xem các séc đã phân phối ở cuối Bảng điều khiển EP của mình. Mỗi tấm séc được phân phối sẽ bao gồm Tên người nhận, tổng số tiền séc, mã sự kiện, tên sự kiện và số hiệu đội được ghi trên séc cho mỗi sự kiện.

Gợi ý hữu ích:

• Nếu bạn có thắc mắc liên quan đến thanh toán EP, bạn có thể liên hệ với RSM hoặc phòng Kế toán của Quỹ REC theo địa chỉ accounting@recf.org.
• Đối chiếu định kỳ số tiền được gửi cho bạn trước và sau sự kiện với thông tin trạng thái thanh toán trong danh sách Đội đã đăng ký.

Đối tác sự kiện Q&A

RobotEvents.com có diễn đàn EP Q&A tích hợp có thể truy cập thông qua Bảng điều khiển EP bên dưới menu tìm kiếm. EP có thể đặt câu hỏi trên diễn đàn và trả lời các chủ đề trong bài đăng. Các câu hỏi cũng được đại diện của Quỹ REC theo dõi và trả lời định kỳ và các câu trả lời được chấp thuận sẽ được đánh dấu bằng dấu tích màu xanh lá cây. Các EP được khuyến khích đăng câu hỏi trên diễn đàn này và kết nối với các EP khác trong cộng đồng.

Các sản phẩm

Các EP có thể mua sản phẩm thi đấu VEX thông qua RobotEvents.com trên Bảng điều khiển EP của họ. Các sản phẩm này bao gồm sân thi đấu, thiết bị điện tử, cúp và tấm biển & ngày trao giải. Nếu sản phẩm được liên kết với Giảm giá EP cho mùa hiện tại, những sản phẩm đó phải được mua thông qua trang web RobotEvent.com để được giảm giá (Hoa Kỳ EP).

Các đội đã đăng ký

Sau khi sự kiện của bạn mở để đăng ký theo nhóm, bạn có thể xem danh sách Nhóm đã đăng ký để theo dõi sức chứa của sự kiện và trạng thái thanh toán của nhóm. Có hai cách để truy cập vào danh sách Đội đã đăng ký.

• Trên Bảng điều khiển EP, hãy chọn số đội đã đăng ký, được hiển thị dưới dạng số màu xanh lam liên quan đến sức chứa của sự kiện.
• Trong chế độ xem quản trị sự kiện của bạn, hãy chọn Đội đã đăng ký từ menu bên phải.

Để truy cập thông tin về các đội đã đăng ký, bao gồm thông tin liên lạc, hãy chọn "Tải xuống báo cáo về đội đã đăng ký".

Trạng thái thanh toán của nhóm

Trạng thái thanh toán của mỗi đội đã đăng ký có thể được tìm thấy trong cột Trạng thái thanh toán của danh sách Đội đã đăng ký. Các loại Trạng thái thanh toán như sau:

Các nhóm không được trả lương bên ngoài tổ chức của bạn

Nếu bạn thấy các nhóm có trạng thái Chưa thanh toán (đang chờ xử lý), bạn nên liên hệ với họ để xác định thời điểm họ sẽ hoàn tất quy trình thanh toán. Phí đăng ký sự kiện phải được thanh toán khi đăng ký và trong quá trình Thanh toán ban đầu. Nếu bạn gặp sự cố khi một nhóm hoàn tất đăng ký sự kiện, vui lòng liên hệ với RSM của bạn. Trong một số trường hợp, RSM có thể đề xuất chính sách về thời hạn thanh toán cho khu vực của bạn.

Các đội có trạng thái Chưa thanh toán (đang chờ xử lý) vào ngày diễn ra sự kiện sẽ chỉ được phép tham gia theo quyết định của EP và EP có thể yêu cầu thanh toán tại chỗ. Một số EP sẽ xóa các đội chưa thanh toán vào một ngày nhất định và thay thế bằng các đội từ Danh sách chờ. Quy trình này phải được nêu trong tab Thông tin chung về sự kiện của bạn và bao gồm trong email tự động gửi đến các đội sau khi đăng ký.
Hãy nhớ rằng một số đội là thành viên của trường học hoặc tổ chức khác có thể có quy trình thực hiện thanh toán bị chậm trễ. Chúng tôi yêu cầu các EP sử dụng phán đoán của riêng mình và cân nhắc tổng thể các tình huống khi quyết định có nên cho phép cạnh tranh không công hay không. Việc giao tiếp thường xuyên với các nhóm sớm là chìa khóa để đảm bảo không có hiểu lầm nào xảy ra.

Nếu EP cho phép một đội không được trả lương tham gia một sự kiện, thì cả RSM và RECF đều không có trách nhiệm yêu cầu EP thanh toán.

Các đội từ tổ chức của bạn

Các EP có thể đăng ký đội của mình và miễn lệ phí đăng ký vì số tiền này sẽ được trả lại cho tổ chức chủ nhà. Khi đăng ký nhóm từ tổ chức của mình, hãy chọn tùy chọn Thanh toán sau trong quy trình Thanh toán. Sau đó, hãy vào danh sách Đội đã đăng ký và chọn Đánh dấu đã thanh toán cho các đội áp dụng. Thao tác này sẽ xóa hóa đơn đặt hàng của nhóm đó. Phương pháp này cũng có thể được sử dụng cho các đội bên ngoài tổ chức của bạn khi bạn đồng ý miễn phí sự kiện cho họ nếu họ cung cấp sân hoặc tình nguyện viên.

Thêm nhóm thủ công

Hầu hết các đội sẽ đăng ký thông qua trang sự kiện, nhưng trong một số trường hợp nhất định, EP có thể tự tay thêm đội vào sự kiện của mình.

Để thêm đội theo cách thủ công, hãy vào danh sách Đội đã đăng ký và chọn nút + Thêm đội màu xanh lá cây. Khi thêm đội theo cách thủ công, bạn sẽ cần nhập chính xác số đội, bao gồm số hiệu đội và hậu tố chữ cái. Đối tác sự kiện chỉ có thể thêm một đội vào sự kiện trong thời gian Early Bird nếu họ là Huấn luyện viên chính được liệt kê cho đội cụ thể đó.

Danh sách chờ

Các đội có thể tự thêm mình vào Danh sách chờ của sự kiện trong khi thời gian đăng ký sự kiện vẫn còn mở trên tab Danh sách chờ của sự kiện. Các đội có thể quyết định thêm mình vào Danh sách chờ của sự kiện vì một số lý do, bao gồm:

• Sức chứa sự kiện đã đạt tới
• Họ không đủ điều kiện để đăng ký trong thời gian Đăng ký sớm
• Họ quan tâm đến việc tham dự một sự kiện Chỉ dành cho khách mời hoặc Giải đấu
• Sự kiện này đòi hỏi trình độ

Các đội được tự động thêm vào sự kiện từ Danh sách chờ với số điểm chứ không phải trong mọi trường hợp. Thay vào đó, EP có thể mời các đội tham gia sự kiện từ Danh sách chờ khi thấy phù hợp. Việc mời các đội từ Danh sách chờ sẽ tùy thuộc vào quyết định của EP nếu không có chính sách nào khác bị vi phạm. Nếu bạn không chắc chắn nên mời đội nào từ Danh sách chờ, bạn có thể liên hệ với RSM của mình. Khi xác định thêm ai vào danh sách chờ, các đội phải được sắp xếp và ưu tiên theo 1) số sự kiện họ đã đăng ký (từ ít đến nhiều) sau đó là 2) ngày đội được thêm vào danh sách chờ. Việc này được thực hiện thông qua sự hợp tác với RSM. EP có thể truy cập và quản lý Danh sách chờ từ chế độ xem quản trị của sự kiện ở menu bên phải.

Thực hành tốt nhất: Nếu EP muốn thêm một đội vào sự kiện từ Danh sách chờ, trước tiên EP phải liên hệ với huấn luyện viên chính của đội và đảm bảo rằng họ có thể tham dự. Điều này ngăn EP gửi lời mời tham gia sự kiện có thể không được chấp nhận. 

Gợi ý hữu ích: Nếu sự kiện có Đăng ký sớm và các đội tự thêm mình vào Danh sách chờ trong thời gian này, họ sẽ không được tự động thêm vào sự kiện khi Đăng ký tiêu chuẩn bắt đầu. Các đội sẽ cần quay lại trang sự kiện và hoàn tất quy trình đăng ký sự kiện nếu sự kiện chưa đủ số lượng người tham dự.

Biểu mẫu đồng ý/giải phóng của người tham gia

Tất cả những người tham gia trong đội (cầu thủ, huấn luyện viên và cố vấn) phải hoàn thành Mẫu miễn trừ trách nhiệm của người tham gia (còn gọi là Mẫu đồng ý) trực tuyến trước sự kiện. Khi hoàn thành trực tuyến, biểu mẫu sẽ tự động được áp dụng cho mọi sự kiện chính thức của REC Foundation mà đội đăng ký trong mùa giải hiện tại.

Thông tin chi tiết về mẫu đơn phát hành của người tham gia có sẵn trong bài viết này Liên kết đến Biểu mẫu phát hành thông tin tham gia của Quỹ REC có sẵn tại đây.

Biểu mẫu miễn trừ trách nhiệm của người tham gia đã hoàn thành cho các thành viên trong nhóm tham dự sự kiện của bạn có thể được xác minh từ chế độ xem quản trị của sự kiện trong menu bên phải. Tệp CSV có thể tải xuống với danh sách các mẫu đơn đồng ý đã hoàn thành có sẵn trên trang sự kiện Mẫu đơn đồng ý này.

Cập nhật thông tin sự kiện

Đôi khi bạn có thể cần phải thay đổi bài đăng về sự kiện, chẳng hạn như điều chỉnh chương trình nghị sự hoặc thêm giải thưởng. Bạn có thể dễ dàng thực hiện việc này chỉ bằng cách chỉnh sửa sự kiện của mình. Sau khi sự kiện của bạn được chấp thuận, bạn vẫn có thể cập nhật và thêm thông tin chi tiết, nhưng hãy cẩn thận thông báo mọi thay đổi với các đội đã đăng ký và RSM của bạn. Sau khi sự kiện được chấp thuận và đăng tải, chỉ RSM của bạn mới có thể thay đổi các mục sau:

• Tăng công suất hơn 20%
• Ngày mở, đóng và phát hành đăng ký
• Giải thưởng đủ điều kiện

Gửi email cho các đội đã đăng ký

Khi một nhóm đăng ký tham gia sự kiện của bạn, họ sẽ nhận được email tự động mà bạn đã tạo trong mục Thông tin liên hệ → Nội dung email đăng ký sự kiện. Khi ngày diễn ra sự kiện đến gần, bạn nên gửi email cho các đội kèm thông tin chi tiết về sự kiện, bao gồm bản đồ khuôn viên trường, hướng dẫn đỗ xe, lịch trình sự kiện, lựa chọn bữa trưa và danh sách các vị trí tình nguyện viên cần tuyển.

Một số nội dung giao tiếp phổ biến bao gồm:

• Yêu cầu các đội hỗ trợ cung cấp tình nguyện viên hoặc thiết bị cho sự kiện của bạn.
• Yêu cầu đặt hàng trước thực phẩm và thông tin về nhóm (chẳng hạn như số người mà mỗi nhóm dự kiến sẽ mang theo, giúp ước tính số lượng đồ ăn nhẹ cần thiết).
• Thông tin cho các đội, chẳng hạn như chương trình nghị sự và thực đơn nhượng quyền.
• Chỉ dẫn đến khu vực đỗ xe và các quy định hoặc luật lệ đỗ xe.
• Yêu cầu các nhóm chưa được thanh toán phối hợp thanh toán.
• Sự chậm trễ hoặc hủy chuyến do thời tiết.
• Lời nhắc nhở thân thiện về Quy tắc ứng xử và Chính sách lấy học sinh làm trung tâm.
• Xin nhắc lại một cách thân thiện về thời gian "Cửa mở" của bạn & bất kỳ chính sách cụ thể nào của địa điểm.

Để truy cập thông tin liên lạc của các đội, hãy chọn Đội đã đăng ký. Chọn Hiển thị tất cả mục nhập, sau đó nhấp vào liên kết Tải xuống báo cáo đăng ký dưới dạng CSV. Địa chỉ email của Huấn luyện viên chính có sẵn trong bảng tính kết quả. Khi gửi email cho nhóm, hãy sử dụng chức năng Gửi bản sao ẩn (BCC) trong ứng dụng email của bạn. BCC cho phép bạn gửi tin nhắn đến nhiều người mà không tiết lộ danh sách liên lạc cho người khác và bảo vệ quyền riêng tư của người nhận. Khi một liên hệ trả lời email của bạn, chỉ bạn mới thấy được email đó. Điều này giúp ngăn chặn chuỗi email của mọi người “trả lời tất cả” thay vì giao tiếp có chọn lọc.

Thông tin liên lạc của các đội chỉ được sử dụng cho mục đích liên lạc cần thiết với các đội khác trong sự kiện của bạn. Không được chia sẻ thông tin này với người khác hoặc sử dụng cho bất kỳ mục đích nào khác.

Sổ tay kỹ thuật số

Đối tác sự kiện có thể chọn yêu cầu các đội gửi bản sao kỹ thuật số của sổ tay. Mỗi đội phải tải lên và gửi liên kết có thể chia sẻ trong RobotEvents bằng tài khoản huấn luyện viên chính của đội. Đối tác sự kiện có thể tải xuống liên kết của tất cả sổ tay đã gửi bằng cách chọn “Nhóm đã đăng ký” và sử dụng báo cáo “Tải xuống liên kết sổ tay kỹ thuật số dưới dạng CSV” ở đầu màn hình.