Ngân sách sự kiện

Tổng quan

Một ngân sách được lập kế hoạch kỹ lưỡng sẽ là nền tảng cho việc lập kế hoạch sự kiện của bạn. Các sự kiện trong cùng một khu vực có xu hướng có mức giá tương tự nhau, nhưng phí đăng ký của từng sự kiện riêng lẻ sẽ phản ánh chi phí thực tế cho sự kiện cụ thể. Ngân sách sẽ duy trì và theo dõi tình hình tài chính của sự kiện và có thể đóng vai trò như danh sách kiểm tra các nhiệm vụ cần phân công cho người khác.

Mục tiêu của ngân sách là trang trải mọi chi phí dự kiến cho sự kiện, bao gồm cả một khoản thu nhập dành cho những chi phí phát sinh ngoài dự kiến. Thu nhập thêm có thể dùng để hỗ trợ chương trình robot hoặc các sự kiện trong tương lai.

Ngân sách sự kiện có thể được chia thành nhiều hạng mục để dễ phân công và theo dõi. Nhiều EP sẽ bắt đầu bằng việc thành lập nhóm lập kế hoạch. Nhóm này có thể là các nhân viên khác trong tổ chức hoặc các tình nguyện viên chủ chốt sẵn sàng đảm nhận các vai trò trong tổ chức để phối hợp tốt hơn các khía cạnh khác nhau của sự kiện.

Một ví dụ về hạng mục cần được phân công là việc tổ chức gian hàng nhượng quyền sự kiện. Các gian hàng nhượng quyền thường là nguồn thu nhập lớn nhất để hỗ trợ sự kiện và liên quan đến nhiều vấn đề về vật chất và nhân sự cần được tổ chức để thành công. Vì vậy, nên giao dự án này cho người có kinh nghiệm, chẳng hạn như nhóm phụ huynh hoặc câu lạc bộ trường học, để họ có thể lo liệu mọi chi tiết trong khi vẫn cập nhật thông tin cho EP.

Các cuộc thi VEX V5 Robotics thường mang tính giáo dục và dễ tiếp cận với nhiều đối tượng khán giả, không mất phí vào cửa. Nhiều sự kiện hoạt động theo mô hình tài trợ hoặc phương pháp gây quỹ, trong đó phí được huy động thông qua các kênh như tài trợ hoặc quyên góp thay vì phí tham gia trực tiếp.

Chi phí ngân sách sự kiện

Các mục cụ thể của địa điểm

• Có phí thuê hoặc phí tiện ích không?
• Có cần dịch vụ bảo vệ hoặc an ninh không?
• Có cần chi phí cho bảo hiểm sự kiện không?
• Vị trí này có cần bảo vệ hoặc che phủ sàn không và có mất phí không?
• Địa điểm đó có sẵn bàn ghế phù hợp không hay phải thuê?
• Tất cả các sự kiện phải tuân thủ ADA hoặc tuân thủ luật hòa nhập của địa phương. Sự kiện có phát sinh thêm chi phí để đáp ứng thông số kỹ thuật này không?

Thiết bị liên quan đến trò chơi

• Tổ chức có quyền truy cập vào các thiết bị trò chơi cần thiết như sân và các yếu tố khác không?
• Chi phí cho các thiết bị điện tử cần thiết là bao nhiêu? Bao gồm máy tính, máy tính bảng, máy chiếu, bộ định tuyến, cáp, màn hình, máy in, ổ cắm điện, dây nối dài, v.v.
• Hãy đảm bảo bạn đã chuẩn bị đủ cúp cần thiết cho giải thưởng mà bạn định trao tặng. Các cúp và đĩa bổ sung từ VEX là chi phí tùy chọn. Cúp cũng có thể được chế tạo hoặc mua tại địa phương.

Văn phòng phẩm

• Giấy và mực in cho máy in.
• Kẹp giấy, bút mực, bút dạ quang và các đồ dùng văn phòng nói chung. Thẩm phán, người kiểm tra, người thanh tra và trọng tài đều có thể sử dụng bút. Giám khảo và người kiểm tra có thể sử dụng bút dạ quang. Trọng tài và giám khảo cũng có thể cần đến bảng kẹp.
• Băng keo hoặc băng đấu vật, băng keo trong và vật liệu biển báo/áp phích.
• Giấy nhớ, giấy và sổ tay dùng cho quá trình chấm điểm.

Vật tư tình nguyện

• Áo trọng tài.
• Áo tình nguyện (tùy chọn). Nhiều sự kiện sẽ cung cấp áo sơ mi cho đội ngũ tình nguyện viên. Điều này giúp xác định những người tình nguyện của bạn trong sự kiện và sẽ được trân trọng như một kỷ niệm của ngày đó. Nhà tài trợ sự kiện có thể được ghi nhận thông qua thiết kế áo.
• Đồ ăn nhẹ, đồ uống và bữa trưa cho các tình nguyện viên. Cho những người tình nguyện ăn sẽ giúp họ có nhiều khả năng tham gia tình nguyện hơn.

Cung cấp đồ ăn nhẹ

• Ủy quyền cho một tình nguyện viên hoặc nhóm phụ huynh quan tâm.
• Việc mở một gian hàng bán đồ ăn nhẹ giúp những người tham gia có thể tiếp cận thức ăn và đồ uống, đồng thời là cơ hội để bù lại chi phí mua thực phẩm tình nguyện cũng như kiếm tiền để hỗ trợ các khía cạnh khác của sự kiện.

Phí xử lý của RobotEvents.com

• Mỗi đội bên ngoài tổ chức của bạn khi đăng ký tham gia sự kiện sẽ phải trả phí 5 đô la để bù đắp chi phí duy trì hệ thống RobotEvents.com.
• Các buổi tập luyện và hội thảo miễn phí có thể được miễn lệ phí 5 đô la của RobotEvents.com.

Thu nhập ngân sách sự kiện

Phí đăng ký sự kiện

• Phối hợp với Trưởng phòng hỗ trợ khu vực (RSM) để xem xét mức phí sự kiện thông thường trong khu vực của bạn.
• Phí đăng ký sự kiện sẽ bao gồm chi phí sự kiện và có thể hỗ trợ thêm cho chương trình robot của bạn.

Nhượng bộ

• Bán đồ ăn nhẹ có thể mang lại nguồn thu nhập tốt và là nguồn tài nguyên thuận tiện cho các đội trong suốt sự kiện.
• Ủy quyền cho một nhóm học sinh hoặc phụ huynh.
• Đặt trước bữa trưa là một lựa chọn tuyệt vời khi sự kiện có hạn chế về lựa chọn đồ ăn. Một số doanh nghiệp sẽ giảm giá khi bạn đặt hàng số lượng lớn nhưng có thể cần thông báo trước và có ý tưởng chung về số lượng bánh pizza hoặc bánh sandwich cần làm. Việc sắp xếp này thậm chí có thể được thực hiện trước sự kiện bằng cách gửi email cho cố vấn nhóm.

Nhà tài trợ

• Nhiều EP tiếp cận các doanh nghiệp địa phương như đại lý ô tô, hợp tác tín dụng, đơn vị in biển hiệu và nhà cung cấp áo phông để được hỗ trợ cho sự kiện của họ. Có rất nhiều cơ hội để cộng đồng cùng tham gia và cùng có lợi.
• Một số sự kiện có thể ghi nhận nhà tài trợ thông qua biểu ngữ và biển báo, đặt tên sân theo tên nhà tài trợ chính, in logo lên áo phông tình nguyện và mời đại diện từ các công ty tài trợ đến trao giải thưởng, làm tình nguyện viên hoặc phát biểu vài lời trong lễ khai mạc hoặc bế mạc. Việc nhận biết các nguồn hỗ trợ trong cộng đồng sẽ giúp bạn duy trì và phát triển sự hỗ trợ đó trong tương lai.

Gợi ý hữu ích

• RSM của bạn có thể cung cấp bảng tính ngân sách mẫu để hỗ trợ ước tính chi phí và thu nhập của sự kiện.
• Nếu bạn trao cúp ngoài những gì có trong Gói cúp EP, hãy cân nhắc tạo cúp tùy chỉnh hoặc in chứng chỉ bằng Trình quản lý giải đấu (có trong báo cáo).
• Thành lập một nhóm gây quỹ do phụ huynh điều hành để tìm kiếm thêm các nguồn tài trợ.