Lựa chọn và lập kế hoạch địa điểm

Tổng quan

Có nhiều cách để triển khai một sự kiện và Trưởng phòng hỗ trợ khu vực (RSM) của bạn là nguồn lực tốt nhất để hỗ trợ kết hợp sự kiện với địa điểm và nguồn lực hiện có của bạn. Các loại sự kiện và bố cục được chia sẻ trong hướng dẫn này là những mô hình thực hành tốt nhất, nhưng không có hai sự kiện nào giống hệt nhau. Quỹ REC ưu tiên trải nghiệm nhất quán phù hợp với Sổ tay trò chơi và quy trình đánh giá, nhưng bạn sẽ thấy rằng việc triển khai các sự kiện robot có thể được điều chỉnh theo nguồn lực sẵn có và không gian sự kiện của bạn để thúc đẩy tính bền vững và trải nghiệm tích cực cho EP, tình nguyện viên và sinh viên.

Gợi ý hữu ích: Khi chọn ngày tổ chức sự kiện, hãy cân nhắc tránh các ngày lễ, ngày thi và các sự kiện lớn khác có thể ảnh hưởng đến địa điểm và tính khả dụng của đội.

Loại địa điểm

Có thể điều phối các sự kiện thành công mà không cần sử dụng nhiều không gian và nguồn lực. Có nhiều lựa chọn địa điểm cần cân nhắc khi tổ chức sự kiện và RSM có thể hỗ trợ bạn kết hợp sự kiện với các nguồn lực sẵn có. Các cuộc thi đã được tổ chức thành công tại trường học, trung tâm cộng đồng, phòng tập thể dục, trung tâm hội nghị và nhiều không gian khác.

Gợi ý hữu ích

• Lên kế hoạch về cách học sinh sẽ đưa robot của mình từ khu vực hố đến khu vực xếp hàng, từ hàng đến sân chơi và sau đó quay trở lại khu vực hố. Nhiều sự kiện sẽ có trạm xếp hàng và giao thông một chiều để tránh tắc nghẽn. Xác định bất kỳ điểm nghẽn nào trong bố cục của bạn và lập kế hoạch phù hợp.
• Bạn nên có quyền tiếp cận không gian sự kiện trước để chuẩn bị. Đối với các Giải đấu, bạn nên thiết lập từ đêm trước và kiểm tra tất cả các thiết bị điện tử cần thiết để tổ chức sự kiện (ví dụ: sân, màn hình, hệ thống âm thanh và tính điểm trên thiết bị di động). Tốt nhất là tất cả những gì bạn cần làm vào buổi sáng ngày diễn ra sự kiện là bật nguồn hệ thống.
• Tạo bản đồ theo tỷ lệ thực tế của địa điểm tổ chức. Điều này không chỉ hữu ích cho việc lập kế hoạch sự kiện mà các đội và giám khảo cũng sẽ được hưởng lợi khi có bản đồ hố thi đấu có ghi chú các điểm mốc của địa điểm, đặc biệt nếu sự kiện của bạn diễn ra ở nhiều phòng.

Địa điểm tổ chức giải đấu

Các giải đấu thường được tổ chức tại phòng tập thể dục của trường vì chúng có không gian mở rộng rãi cho sân thi đấu, khu vực hố, chỗ ngồi cho khán giả và các thiết bị sự kiện khác. Những khu vực chung lớn hơn, như trung tâm cộng đồng hoặc căng tin trường học, cũng có thể là những lựa chọn địa điểm khả thi. Các sự kiện lớn hơn có thể chọn sử dụng căng tin làm khu vực hố thi đấu vì các bàn thường đã được kê sẵn và sử dụng không gian khác như phòng tập thể dục làm sân thi đấu và khán giả. Địa điểm bạn chọn sẽ quyết định số lượng đội có thể tham dự sự kiện và do đó, nguồn lực (thiết bị và tình nguyện viên) bạn cần tuyển dụng.

Địa điểm tổ chức các giải đấu

Các phiên đấu giải được thiết kế để dễ thiết lập hơn vì thường có ít đội tham dự mỗi phiên xếp hạng và các đội cũng thường tổ chức số trận đấu ít hơn trong mỗi phiên. Các buổi thi đấu có thể được tổ chức trong một lớp học chỉ có 1-2 sân và màn hình hiển thị cho khán giả. Khu vực hố tập luyện của đội có thể được bố trí trên bàn và khu vực khán giả có thể được bố trí ghế ngồi gần sân. Các giải đấu lớn hơn bao gồm các trận đấu Kỹ năng Robot tại mỗi kỳ giải đấu có thể cần được tổ chức ở khu vực chung hoặc phòng tập thể dục.

Ví dụ về bố cục sự kiện cho VIQRC

Ví dụ về bố cục sự kiện VIQRC này đại diện cho một sự kiện nhỏ hơn và có thể được mở rộng để đáp ứng nhu cầu và nguồn lực sự kiện của bạn. Các hoạt động sự kiện khác có thể yêu cầu thêm không gian bao gồm khu vực nhượng quyền, trạm sạc và khu vực riêng để Ban giám khảo họp.

Ví dụ về bố cục sự kiện cho V5RC, VURC hoặc VAIRC

Ví dụ về bố cục sự kiện V5RC/VURC/VAIRC thể hiện một sự kiện nhỏ hơn và có thể được mở rộng để đáp ứng nhu cầu và nguồn lực sự kiện của bạn. Các hoạt động sự kiện khác có thể yêu cầu thêm không gian bao gồm khu vực nhượng quyền, trạm sạc và khu vực riêng để Ban giám khảo họp.

Thiết bị sự kiện

Thiết bị và nguồn lực cần thiết để tổ chức một sự kiện sẽ khác nhau tùy thuộc vào quy mô sự kiện và số lượng đội tham gia. Tham khảo ý kiến RSM để được hỗ trợ lập danh sách chi tiết các thiết bị cần thiết cho sự kiện của bạn.

Các cánh đồng

Gợi ý hữu ích

• Các phiên đấu giải chỉ có thể được tổ chức tại 1-2 Sân VIQRC hoặc 1 Sân V5RC.
• Mượn sân từ các tổ chức và đội tham dự sự kiện gần đó.
• Các cánh đồng có thể được tái sử dụng hàng năm. Chỉ cần thay thế bộ dụng cụ thi đấu mỗi mùa.
• Hãy liên hệ với RSM để xem có xe kéo thiết bị nào cho thuê ở khu vực của bạn không.

Khu vực Pit của đội

Khu vực dành riêng cho huấn luyện viên và các đội là khu vực dành riêng cho các đội và huấn luyện viên. Khu vực hố đỗ xe của mỗi đội sẽ có một cái bàn, ghế tùy chọn và lối vào ổ cắm hoặc khu vực sạc. Khu vực hố này sẽ là nơi các đội làm việc với robot của mình, chờ đợi các trận đấu và được ban giám khảo phỏng vấn. Bàn pit phải được đánh dấu rõ ràng bằng số hiệu của đội bằng các biển báo được in từ Tournament Manager (có trong mục Báo cáo).

Gợi ý hữu ích

• Nếu thiếu ổ cắm điện, bạn nên có khu vực sạc riêng để các đội sử dụng. Bạn cũng nên có màn hình hiển thị để các đội có thể nhanh chóng và dễ dàng biết được trận đấu vòng loại nào đang diễn ra hoặc sắp diễn ra.
• Nếu các đội cần chia sẻ bàn thi đấu, họ nên cung cấp đủ không gian để các đội làm việc trên robot của mình và cung cấp một số chỗ ngồi cho các thành viên trong đội. 

Sự an toàn

Dây điện

Dây điện kết nối thiết bị sự kiện phải được cố định xuống sàn trong quá trình thiết lập sự kiện để giảm nguy cơ vấp ngã trên khắp địa điểm tổ chức. Dây có thể được cố định bằng miếng bọc dây hoặc băng dính không để lại cặn như băng dính Gaffers hoặc băng dính thảm đấu vật.

Lối đi bộ

Lối đi phải được thiết kế để di chuyển an toàn giữa các khu vực sự kiện. Hãy xem xét luồng người tham gia sự kiện trong suốt cả ngày, bao gồm cả các đội sẽ vận chuyển robot. Địa điểm tổ chức phải tuân thủ ADA (trong phạm vi Hoa Kỳ) hoặc tuân thủ luật hòa nhập của địa phương để cho phép tất cả mọi người được vào (ngoài phạm vi Hoa Kỳ). Một số địa điểm có thể yêu cầu sự chấp thuận của Cảnh sát phòng cháy chữa cháy để đảm bảo lối đi phù hợp với quy mô và sức chứa của địa điểm.