Trở thành đối tác sự kiện

Giới thiệu

Đối tác sự kiện (EP) là cốt lõi của các chương trình cạnh tranh của Quỹ REC và chúng tôi rất biết ơn sự quan tâm của bạn trong việc trở thành một phần không thể thiếu trong cộng đồng của chúng tôi. Niềm đam mê và sự tham gia của EP sẽ phát triển và duy trì các sự kiện, đồng thời, trong nhiều trường hợp, phát triển và duy trì chính các nhóm.

Quỹ REC là một tổ chức phi lợi nhuận hợp tác với VEX và EP để hỗ trợ các sự kiện và sáng kiến về robot nhằm truyền cảm hứng và thúc đẩy học sinh vượt trội trong giáo dục STEM. Mỗi đơn vị trong mối quan hệ hợp tác này đóng góp một vai trò quan trọng trong việc mang lại trải nghiệm học tập vui vẻ và tích cực thông qua các sự kiện về robot.

Vai trò đối tác sự kiện

EP đóng vai trò là điều phối viên của nhóm lập kế hoạch tổ chức Cuộc thi Robot VEX IQ (VIQRC), Cuộc thi Robot VEX (VRC), VEX U hoặc các giải đấu, liên đoàn, đấu tranh và/hoặc hội thảo VAIRC. EP là người lãnh đạo đóng vai trò là người liên lạc giữa Quỹ REC và nhóm lập kế hoạch điều hành một sự kiện. Các nhiệm vụ chính là lựa chọn ngày và địa điểm, phát triển ngân sách, tuyển dụng và quản lý tình nguyện viên, đào tạo tình nguyện viên, giao tiếp nhóm, thực hiện sự kiện, tải lên kết quả sự kiện và theo dõi. EP phải là người lớn (18+) hiện không thuộc nhóm VEX Robotics trong chương trình VRC. Với tư cách là người dẫn đầu, EP được kỳ vọng sẽ là tấm gương điển hình cho Quy tắc ứng xử của Tổ chức REC trong việc lập kế hoạch và điều hành các sự kiện. EP có thể làm gương cho tất cả sinh viên và người cố vấn noi theo.

Vai trò hỗ trợ của Quỹ REC

Người quản lý tương tác sự kiện (EEM), Người quản lý tương tác nhóm (TEM) và Người quản lý hỗ trợ khu vực (RSM) là nhân viên của REC Foundation hỗ trợ các nhóm VEX Robotics Events và VEX trong một khu vực được chỉ định. EEM và RSM làm việc với các EP trong khu vực của họ để lên kế hoạch lịch trình sự kiện cho mùa giải và đào tạo các EP mới. Bạn có thể tìm thấy EEM, TEM và RSM cho từng khu vực trên RobotEvents.com/support. Một số khu vực còn có Chuyên gia hỗ trợ sự kiện (ESS) là nhân viên của Tổ chức REC cung cấp hỗ trợ trong ngày diễn ra sự kiện dưới sự hướng dẫn của EEM hoặc RSM.

Với tư cách là một EP, bạn có thể mong đợi sự hỗ trợ sau từ REC Foundation và EEM/RSM của bạn trong quá trình tổ chức và lập kế hoạch sự kiện về robot:

Cung cấp nguồn lực đào tạo và lập kế hoạch sự kiện.
Cung cấp tài liệu cần thiết để chạy các sự kiện. Chúng bao gồm nhưng không giới hạn ở Hướng dẫn trò chơi, Hướng dẫn trọng tài, Hướng dẫn trọng tài, Hướng dẫn EP và Tiêu chí đủ điều kiện. Những tài liệu này và nhiều tài liệu khác có thể tìm kiếm được trong Cơ sở Kiến thức của Tổ chức REC.
Truyền đạt quy trình để trở thành EP và kích hoạt tài khoản RobotEvents.com của bạn với Vai trò EP.
Xem xét và phê duyệt các sự kiện được đăng trên RobotEvents.com.
Truyền đạt tiêu chí đủ điều kiện cho các sự kiện và cách áp dụng quy trình này cho sự kiện của bạn.
Cung cấp thông tin đăng ký thường xuyên trước sự kiện để đảm bảo sự sẵn sàng và theo dõi sau sự kiện để xác minh kết quả đã tải lên và thu thập phản hồi.
Trong một số trường hợp nhất định, hãy cung cấp hỗ trợ trực tiếp trong ngày diễn ra sự kiện (EEM/RSM hoặc ESS). Nếu không có hỗ trợ trực tiếp, EEM/RSM của bạn sẽ có sẵn qua điện thoại.
Hỗ trợ quản lý sự kiện trên RobotEvents.com trước và sau ngày diễn ra sự kiện.

Nếu bạn muốn trở thành EP, vui lòng hoàn thành các bước sau:

Liên hệ với Người quản lý tương tác sự kiện (EEM) hoặc Người quản lý hỗ trợ khu vực (RSM). EEM/RSM của bạn sẽ giải thích các yêu cầu, hiển thị các tài nguyên có sẵn cho bạn và kết nối bạn với cộng đồng các EP khác.
Yêu cầu quyền tài khoản EP trên RobotEvents.com. Tạo tài khoản trên RobotEvents.com (nếu bạn chưa có tài khoản) và cung cấp ID người dùng của bạn cho EEM/RSM. Điều này cho phép EEM/RSM cập nhật trạng thái tài khoản của bạn thành “Đối tác sự kiện” để bạn có thể tạo và quản lý sự kiện cũng như nhận thông tin liên lạc và ưu đãi EP trong tương lai.
Hoàn thành Chứng nhận REC Foundation EP. Khóa học Chứng chỉ Đối tác Sự kiện Khóa là một công cụ đào tạo trực tuyến nhằm chuẩn bị EP để tổ chức các sự kiện VIQRC, VRC, VAIRC và VEX U. Chứng nhận có thể được truy cập dưới dạng tài nguyên miễn phí dành cho các EP mới và có kinh nghiệm.
Đăng sự kiện của bạn trên RobotEvents.com. Làm việc với EEM/RSM của bạn để đăng sự kiện của bạn trên RobotEvents.com. Thông tin thêm về cách đăng sự kiện có trong bài viết Đăng sự kiện trên RobotEvents.com.
Hoàn tất kiểm tra lý lịch trong RobotEvents.com. Ưu tiên hàng đầu của Quỹ REC là sự an toàn của các tình nguyện viên, nhân viên, sinh viên và toàn bộ cộng đồng. Vì lợi ích tốt nhất của sinh viên của chúng tôi và vì sự an toàn của mọi người tham gia các sự kiện của Quỹ REC, tất cả các EP ở Hoa Kỳ đều phải trải qua quá trình kiểm tra lý lịch hình sự tuân thủ Đạo luật Báo cáo Tín dụng Công bằng (FCRA). Việc kiểm tra lý lịch được hoàn tất như một phần của việc đăng sự kiện của bạn trên RobotEvents.com và có hiệu lực trong ba năm. Bấm vào đây để xem hướng dẫn đầy đủ về việc kiểm tra lý lịch này. Thông tin bổ sung về quy trình kiểm tra lý lịch có sẵn trong bài viết Câu hỏi gặp về kiểm tra lý lịch EP.
Đạt được kinh nghiệm EP. EP rất khuyến khích tham dự và tình nguyện tại một sự kiện để tìm hiểu thêm về quy trình lập kế hoạch và thực hiện sự kiện trước khi quản lý sự kiện của riêng họ. EEM/RSM của bạn có thể đề xuất các sự kiện trong khu vực của bạn để tham dự và có thể kết nối bạn với một EP có kinh nghiệm.

Các yếu tố ban đầu cần xem xét

Hành trình EP của bạn bắt đầu bằng quyết định tổ chức một sự kiện. Khi đưa ra quyết định này, có nhiều yếu tố cần xem xét, bao gồm những điều sau:

Có cần tổ chức sự kiện không? Điều này sẽ bắt đầu bằng cuộc thảo luận với EEM/RSM cho khu vực sự kiện. Họ có thể đề xuất những loại sự kiện nào là cần thiết và thời điểm tốt nhất để tổ chức sự kiện nhằm mang lại cơ hội tốt nhất cho các đội.
Bạn có nguồn lực từ những người khác liên quan đến chương trình của bạn không? Bạn không thể làm điều này một mình! Tổ chức một sự kiện cần có sự hỗ trợ của tình nguyện viên trong quá trình lập kế hoạch sự kiện và vào ngày diễn ra sự kiện. Hãy cân nhắc việc xác định các nguồn lực tình nguyện và tài trợ từ tổ chức, cộng đồng và phụ huynh trong nhóm của bạn.
Bạn có quyền truy cập vào thiết bị để hỗ trợ một sự kiện không? Danh sách thiết bị cơ bản được xem xét trong bài viết Lựa chọn và lập kế hoạch địa điểm và EEM/RSM của bạn sẽ cùng bạn xem xét các nhu cầu về thiết bị. Một trong những nhiệm vụ đầu tiên được thực hiện trong quá trình lập kế hoạch là đảm bảo tổ chức của bạn sẽ có quyền truy cập vào các thiết bị cần thiết vì nó có thể xác định công suất, địa điểm và ngân sách sự kiện của bạn.
Bạn có sẵn địa điểm không? Các sự kiện có thể được tổ chức ở nhiều loại địa điểm khác nhau, nhưng phổ biến nhất là phòng tập thể dục của trường học hoặc khu vực chung. Vì nhiều địa điểm được nhiều tổ chức sử dụng nên bạn nên đặt địa điểm trước khi đăng sự kiện của mình trên RobotEvents.com. Bạn cũng nên đặt trước địa điểm vào ngày hoặc đêm trước khi sự kiện diễn ra để chuẩn bị. Đảm bảo địa điểm có sẵn ít nhất 4-6 giờ một ngày trước sự kiện để chuẩn bị và kiểm tra thiết bị.
Bạn có thời gian để tham gia vào dự án này không? Sự kiện là một cách tuyệt vời để hỗ trợ chương trình robot của tổ chức bạn và mang lại cơ hội thú vị cho sinh viên nhưng phải mất vài tháng lập kế hoạch. Hãy đảm bảo tổ chức của bạn có đủ nguồn lực và thời gian để lên kế hoạch đầy đủ cho sự kiện. Điều này sẽ giúp trải nghiệm của nhân viên sự kiện của bạn trở nên dễ dàng hơn và mang lại trải nghiệm chất lượng cho các đội.

Cam kết sự kiện xuất sắc

Mục đích của Cam kết Sự kiện Xuất sắc (CEE) của REC Foundation là truyền đạt mối quan hệ hợp tác và kỳ vọng giữa REC Foundation và EP với mục tiêu cuối cùng là cung cấp cho các đội trải nghiệm cạnh tranh thống nhất và chất lượng trong suốt các chương trình của chúng tôi. Thỏa thuận này là giữa REC Foundation, EEM/RSM cung cấp hỗ trợ cho khu vực sự kiện và EP đăng sự kiện trên RobotEvents.com.

Trong quá trình đăng sự kiện, có một phần bắt buộc phải xem xét và đồng ý với CEE trước khi sự kiện được phê duyệt. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc nào về kỳ vọng có trong CEE, vui lòng liên hệ với EEM/RSM của bạn.

Bạn có thể xem lại đầy đủ nội dung và kỳ vọng của Cam kết về Sự xuất sắc trong bài viết này tại mục Tài liệu Tham khảo EP của Thư viện REC.