Tùy chọn đánh giá từ xa

Tổng quan

Việc xác định hình thức chấm điểm (trực tiếp hay từ xa) mà một sự kiện cung cấp đòi hỏi phải có cuộc trao đổi giữa Cố vấn giám khảo và Đối tác sự kiện. Cuối cùng, quyết định về định dạng chấm điểm thuộc về Đối tác sự kiện, nhưng Cố vấn giám khảo phải thoải mái khi làm việc theo định dạng đã chọn. Việc chấm điểm từ xa có thể giúp tận dụng tốt hơn các nguồn lực tình nguyện có sẵn cho ngày diễn ra sự kiện, nhưng các tình nguyện viên chấm điểm cần phải thoải mái với bất kỳ yêu cầu bổ sung về thời gian và/hoặc công nghệ nào mà họ có thể được yêu cầu.

Tất cả các đội được đánh giá cho một sự kiện phải được đánh giá theo cùng đảm bảo tính nhất quán trong trải nghiệm đánh giá và loại bỏ khả năng thiên vị dựa trên thể thức ảnh hưởng đến quá trình cân nhắc. Ví dụ, nếu Sổ tay kỹ thuật được nộp để đánh giá thông qua liên kết đến sổ tay kỹ thuật số trước sự kiện đối với một số đội, thì sổ tay thực tế không nên được đánh giá trực tiếp vào ngày diễn ra sự kiện đối với các đội khác. Đối với Phỏng vấn theo nhóm, tất cả các nhóm đều được phỏng vấn từ xa ban đầu hoặc tất cả các nhóm đều được phỏng vấn trực tiếp ban đầu. Các đội không được phỏng vấn từ xa sẽ không được phỏng vấn trực tiếp tại sự kiện.

Việc đánh giá từ xa cũng nên diễn ra càng gần sự kiện càng tốt để các đội và robot mà Ban giám khảo quan sát trong các cuộc phỏng vấn ban đầu có thể giống nhất với những gì sẽ được mang đến cuộc thi.

Việc chấm điểm từ xa tuân theo mọi hướng dẫn của việc chấm điểm trực tiếp. Phần sau đây nêu bật những khác biệt chính trong quá trình đánh giá nếu một số nhiệm vụ đánh giá thường được thực hiện trực tiếp được thực hiện từ xa. Đánh giá từ xa có thể diễn ra dưới hình thức đánh giá Sổ tay Kỹ thuật số từ xa hoặc Phỏng vấn nhóm ban đầu từ xa hoặc kết hợp cả hai như sau:

Đánh giá Sổ tay Kỹ thuật số từ xa

• Sổ tay Kỹ thuật số được đánh giá từ xa trước sự kiện.
• Các đội sẽ tải liên kết đến Sổ tay kỹ thuật của mình qua RobotEvents.com. Các nhóm không được phép nộp sổ tay bằng phương pháp khác ngoài liên kết RobotEvents hoặc dưới dạng tệp cụ thể, đồng thời cũng không được áp dụng các yêu cầu bổ sung đối với các sổ tay không có trong hướng dẫn này.
• Sau khi liên kết Sổ tay kỹ thuật số (DEN) được tải lên thông qua RobotEvents, các nhóm vẫn có thể cập nhật DEN của mình liên tục, ngay cả vào ngày diễn ra sự kiện. Nội dung sổ tay dự kiến sẽ thay đổi theo thời gian, đây là một phần của Quy trình thiết kế kỹ thuật.
• Danh sách các liên kết này sẽ được Đối tác sự kiện cung cấp cho Cố vấn giám khảo.
• Sổ tay Kỹ thuật số phải được ban giám khảo xem miễn phí thông qua liên kết. Các đội phải đảm bảo rằng quyền xem sổ ghi chép của họ được thiết lập để cho phép giám khảo xem.
• Cố vấn giám khảo sẽ tổ chức các giám khảo thành các nhóm để xem xét và chấm điểm sổ tay theo Tiêu chí chấm điểm sổ tay kỹ thuật số .
• Sổ tay kỹ thuật số nên được xử lý từ xa trong những trường hợp tương tự để đảm bảo tính nhất quán.
• Sổ tay Kỹ thuật số sẽ được nhiều Ban giám khảo xem xét để xếp hạng các sổ tay lọt vào vòng chung kết.
• Một số sự kiện có thể muốn thực hiện thay đổi theo định dạng đánh giá này. Nguyên tắc quan trọng nhất vẫn là tất cả các bài nộp sổ tay đều phải được đánh giá bằng cùng một định dạng bài nộp và trong cùng một khung thời gian, do đó không có bài nộp nào được ưu tiên hoặc có lợi thế thực sự hoặc được cho là như vậy.

Phỏng vấn nhóm ban đầu từ xa

• Phỏng vấn nhóm ban đầu được thực hiện từ xa trước sự kiện, sử dụng Tiêu chí phỏng vấn nhóm và Bảng xếp hạng ứng viên giải thưởng ban đầu .
• Những người tham gia nhóm có thể đăng nhập vào cuộc họp từ một vị trí duy nhất bằng cách chia sẻ webcam hoặc từ nhiều vị trí.
• Mục tiêu của các cuộc phỏng vấn nhóm từ xa ban đầu là xác định những người được đề cử cho mỗi giải thưởng (bước 1 của quy trình cân nhắc ).
• Cố vấn thẩm phán nên thiết lập một cách để tổng hợp các ghi chú đánh giá nhằm hỗ trợ cho quá trình cân nhắc cuối cùng.
• Các cuộc phỏng vấn tiếp theo dành cho những người được đề cử giải thưởng cuối cùng (bước 2 trong quy trình cân nhắc ) phải được thực hiện trực tiếp để xem xét các quan sát của nhóm và robot tại sự kiện.
• Ban giám khảo trực tiếp của các cuộc phỏng vấn tiếp theo không được chuyển các đội từ hạng mục giải thưởng này sang hạng mục giải thưởng khác. Làm như vậy sẽ làm mất hiệu lực các cuộc thảo luận ban đầu của Ban giám khảo từ xa và thực sự khởi động lại quá trình đánh giá mà không đối xử bình đẳng với tất cả các đội.

Lưu ý: Việc đánh giá từ xa không thay thế cho các cuộc phỏng vấn và thảo luận trực tiếp vào ngày diễn ra sự kiện. Mục đích là để cung cấp sự linh hoạt cho các Đối tác sự kiện và các tình nguyện viên giám khảo thực hiện một số nhiệm vụ giám khảo trước ngày diễn ra sự kiện. Việc chấm điểm từ xa có thể cho phép một nhóm nhỏ các giám khảo tận dụng được khung thời gian dài hơn bằng cách lên lịch chấm điểm trước sự kiện và cho phép sử dụng các giám khảo tình nguyện không thể tham dự sự kiện trực tiếp.

Giao thức đánh giá từ xa

• Mọi nguyên tắc và hướng dẫn đánh giá vẫn được áp dụng.
• Cần phải duy trì sự bảo vệ thanh thiếu niên. Khi tiến hành phỏng vấn từ xa, mỗi nhóm tham gia phải có một đại diện là người lớn (trên 18 tuổi và không phải là học sinh trung học) đăng nhập và xuất hiện trên camera trong suốt quá trình phỏng vấn. Người đại diện trưởng thành này phải tham gia phỏng vấn trước khi học sinh đến. Người lớn có thể ở cùng phòng với học sinh hoặc đăng nhập riêng vào cuộc gọi từ xa. Người lớn này không được tham gia hoặc đóng góp vào nội dung phỏng vấn của nhóm theo bất kỳ cách nào. Sự hiện diện của họ đảm bảo có nhiều người lớn tham gia vào bất kỳ cuộc họp video nào.
• Một Thẩm phán không bao giờ nên ở một mình trong cuộc phỏng vấn từ xa với một nhóm mà thay vào đó phải làm việc trong một nhóm gồm hai hoặc nhiều Thẩm phán. Với sự tham gia của đại diện người lớn trong nhóm, số lượng người lớn tối thiểu tham gia phỏng vấn từ xa là ba người.
• Cũng giống như các cuộc phỏng vấn trực tiếp không cho phép ghi âm, các cuộc phỏng vấn từ xa cũng không bao giờ được ghi âm bởi bất kỳ bên nào.

Các Thẩm phán từ xa có thể tổ chức các cuộc họp thảo luận trực tuyến riêng biệt hoặc chia sẻ bảng tính để hỗ trợ tổng hợp thông tin đánh giá như điểm Tiêu chí phỏng vấn nhóm, điểm Tiêu chí sổ tay kỹ thuật và Bảng xếp hạng ứng viên giải thưởng ban đầu . Bất kỳ biên bản cuộc họp hoặc bảng tính dữ liệu nào cũng phải được Cố vấn giám khảo kiểm soát và thông tin trong đó phải được tiêu hủy khi sự kiện kết thúc.

Lên lịch đánh giá từ xa

SỔ TAY KỸ THUẬT SỐ

Liên kết Sổ tay Kỹ thuật số sẽ được Huấn luyện viên Đội chính tải lên tài khoản Robotevents.com của họ. Đối tác sự kiện và Cố vấn giám khảo phải xác định thời hạn mà tất cả các đội phải tải liên kết của mình lên, do đó, Ban giám khảo có đủ thời gian để bắt đầu xem xét Sổ tay kỹ thuật số. Đối tác sự kiện chia sẻ danh sách liên kết đó với Cố vấn giám khảo, người phân công Giám khảo xem xét từng Sổ tay kỹ thuật số theo quy trình đánh giá Sổ tay kỹ thuật (xem Mục 5). Tất cả Sổ tay Kỹ thuật số đều phải được đánh giá trong điều kiện và giới hạn thời gian tương tự.

PHỎNG VẤN ĐỘI NGŨ BAN ĐẦU TỪ XA

Lên lịch cho các tình nguyện viên đánh giá từ xa – Việc lên lịch phỏng vấn đòi hỏi sự phối hợp giữa Đối tác sự kiện, Cố vấn giám khảo, Giám khảo từ xa và các nhóm. Trước tiên, bạn nên lập lịch phỏng vấn, sau đó đảm bảo rằng Thẩm phán từ xa và Cố vấn thẩm phán có mặt vào những thời điểm đó. Mặc dù Cố vấn thẩm phán có thể không cần tham gia phỏng vấn, nhưng chúng tôi vẫn khuyến khích bạn nên có mặt để giúp giải quyết mọi vấn đề có thể phát sinh. Ngoài ra, nếu một Thẩm phán từ xa không thể tham dự hoặc gặp sự cố về công nghệ, Cố vấn thẩm phán có thể thay thế và làm Thẩm phán từ xa để các đội có thể được phỏng vấn theo đúng thời gian đã định.

Lên lịch cho các đội – Đối tác sự kiện có thể lên lịch thủ công thời gian đăng ký Phỏng vấn nhóm ban đầu từ xa, nhưng có một phương pháp dễ dàng hơn là các đội tự lên lịch thông qua hệ thống đăng ký theo thứ tự đến trước được phục vụ trước. Nên hoàn thành phỏng vấn từ xa trước sự kiện vài ngày để phòng trường hợp cần thêm thời gian do sự cố về tình nguyện viên hoặc công nghệ làm gián đoạn lịch trình.

Nếu có đủ tình nguyện viên Thẩm phán từ xa hỗ trợ, nhiều cuộc phỏng vấn có thể được tiến hành song song. Ví dụ, người tham gia có thể đăng nhập vào một liên kết đánh giá từ xa duy nhất với phòng chính dành cho các đội tham gia và phòng họp riêng cho từng đội Giám khảo từ xa. Mỗi đội sẽ được chuyển từ phòng chính vào phòng họp nhỏ để phỏng vấn. Có thể hữu ích khi có hai người lớn (Cố vấn giám khảo và một nhân viên sự kiện khác) chào đón các đội tại phòng chính khi họ đến và đảm bảo rằng họ có người đại diện là người lớn trên camera và đó là đội phù hợp với khung giờ trước khi chuyển các đội vào gặp Giám khảo từ xa. Việc có "phòng chờ" này cũng ngăn chặn các đội vô tình làm gián đoạn cuộc phỏng vấn của đội khác.

Lưu ý: Kinh nghiệm trước đây cho thấy thời gian phỏng vấn nửa giờ là hợp lý: Ba mươi phút là thời gian đủ để các đội tham gia vào môi trường đánh giá từ xa, để các Giám khảo từ xa tiến hành phỏng vấn trong 10–15 phút và để các Giám khảo từ xa thảo luận, chấm điểm phỏng vấn và điền vào xếp hạng ứng viên giải thưởng ban đầu trước khi đội tiếp theo đến.