Hướng dẫn chấm giải: Chuẩn bị và thực hiện sự kiện

Tổng quan

Quá trình chuẩn bị cho việc đánh giá cần được cân nhắc ngay từ giai đoạn đầu của quá trình lập kế hoạch sự kiện. Quy mô sự kiện, số lượng giải thưởng được trao, chương trình sự kiện và việc tuyển dụng tình nguyện viên đều ảnh hưởng đến quá trình đánh giá. Sự phối hợp giữa Đối tác sự kiện, Cố vấn giám khảo và các giám khảo tình nguyện đóng vai trò quan trọng để quá trình chấm điểm diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

Trong trường hợp giải đấu, việc đánh giá sẽ kết thúc vào ngày cuối cùng của cuộc thi. Đối với giải đấu, việc đánh giá phải diễn ra gần ngày diễn ra trận chung kết giải đấu. Nếu sử dụng hình thức đánh giá từ xa, quá trình đó phải diễn ra càng gần ngày kết thúc sự kiện càng tốt. Điều này nhằm đảm bảo rằng các đội và robot mà ban giám khảo đánh giá trong các cuộc phỏng vấn ban đầu sẽ giống nhất có thể với những gì được mang đến cuộc thi và được ban giám khảo quan sát trực tiếp.

Trước sự kiện – Nhiệm vụ theo vai trò

Đối tác sự kiện

• Tuyển dụng một cố vấn giám khảo và các giám khảo có trình độ cho sự kiện trước một thời gian dài để đảm bảo có đủ giám khảo đáp ứng nhu cầu của sự kiện.
• Làm việc với RSM của Quỹ REC để đảm bảo rằng tất cả các giải thưởng bắt buộc đều được liệt kê trên Robotevents.com và các cúp/chứng chỉ tương ứng được mua.
• Đảm bảo có một căn phòng an toàn và yên tĩnh với đủ không gian để ban giám khảo cân nhắc (Phòng giám khảo). Chỉ có ban giám khảo và những người tình nguyện được ủy quyền cụ thể cho sự kiện mới được phép vào phòng này.
• Biết và hiểu vai trò của Thẩm phán và Cố vấn thẩm phán.
• Đảm bảo rằng ban giám khảo có đủ các tài liệu chấm điểm phù hợp, bao gồm bảng kẹp, bút, bút dạ quang, giấy nhớ, bản sao các tài liệu chấm điểm hiện hành như tiêu chí chấm điểm và phiếu ghi chú, cùng các vật dụng cần thiết khác. Những tài liệu này không thể được sửa đổi hoặc thay thế bằng các phiên bản không chính thức.

Cố vấn thẩm phán

• Đạt chứng chỉ Cố vấn giám khảo/Khóa đào tạo giám khảo & cho mùa giải hiện tại trước khi sự kiện ra.
• Không có hoặc có rất ít xung đột lợi ích với các đội tham dự sự kiện.
• Xem xét cùng Đối tác sự kiện về các giải thưởng sẽ được trao tại sự kiện.
• Làm việc với Đối tác sự kiện để đảm bảo tuyển dụng đủ Thẩm phán và xác nhận sự tham dự cũng như kỹ năng của họ.
• Quản lý mọi xung đột lợi ích tiềm ẩn mà từng Thẩm phán có thể gặp phải với các đội tại sự kiện.
• Đào tạo giám khảo trước hoặc tại sự kiện để đảm bảo rằng các tình nguyện viên hiểu rõ quy trình chấm điểm và cách thực hiện nhiệm vụ được giao.
• Chuẩn bị lịch thi đấu dựa trên số lượng đội đăng ký và chương trình nghị sự của sự kiện.
• Xây dựng quy trình rõ ràng về cách thu thập và đánh giá Sổ tay kỹ thuật.
• Xác nhận với Đối tác sự kiện rằng đội ngũ giám khảo sẽ có tất cả tài liệu và giấy tờ giám khảo phù hợp và mới nhất, bao gồm danh sách đội và bảng điểm trận đấu từ đơn vị điều hành Giải đấu của sự kiện. Những tài liệu này không thể được sửa đổi hoặc thay thế bằng các phiên bản không chính thức.

Phán xét

• Xem lại video trò chơi và mô tả trò chơi để hiểu những điều cơ bản của trò chơi mà các đội sẽ chơi.
• Trao đổi với Cố vấn giám khảo về mọi xung đột lợi ích tiềm ẩn với các đội tại sự kiện.
• Làm quen với các tài liệu chấm giải hiện hành bao gồm tài liệu chấm giải chính thức, tiêu chí chấm giải và mô tả giải thưởng. Những tài liệu này không thể được sửa đổi hoặc thay thế bằng các phiên bản không chính thức.
• Hoàn thành Khóa học chứng nhận Cố vấn thẩm phán/Đào tạo thẩm phán & (khuyến khích nhưng không bắt buộc). Lưu ý: Trường hợp ngoại lệ đối với yêu cầu này phải rất hiếm và phải được sự chấp thuận của RSM của Quỹ REC.

Ngày sự kiện – Nhiệm vụ theo vai trò

Đối tác sự kiện

• Đảm bảo đội ngũ giám khảo có đầy đủ tài liệu cần thiết và được phép vào Phòng giám khảo an toàn.
• Thông báo bất kỳ thay đổi nào về lịch trình cho Cố vấn thẩm phán.
• Đối tác sự kiện không được đề xuất hoặc chỉ định Giải thưởng do ban giám khảo trao cho bất kỳ đội nào hoặc tham gia vào quá trình thảo luận trao giải. EP có thể đề xuất hoặc chỉ định các giải thưởng trao cho cá nhân, chẳng hạn như Giải thưởng Tình nguyện viên của năm.
• Đối tác sự kiện phải giám sát việc nhập giải thưởng vào Trình quản lý giải đấu để thực hiện kiểm tra cuối cùng nhằm đảm bảo không có đội nào được trao nhiều hơn một Giải thưởng do Ban giám khảo trao tặng. Nếu một đội được giao nhiều Giải thưởng do Ban giám khảo trao tặng, Đối tác sự kiện nên tham khảo ý kiến của Cố vấn giám khảo để khắc phục tình hình.

Cố vấn thẩm phán

• Xem lại quy trình chấm điểm với Ban giám khảo trước khi sự kiện bắt đầu và trả lời mọi câu hỏi mà họ có thể có.
• Nhận sổ tay kỹ thuật đã nộp.
• Đảm bảo các Thẩm phán ký vào Phiếu đăng ký tình nguyện của Thẩm phán số .
• Đào tạo giám khảo trước hoặc tại sự kiện để đảm bảo rằng các tình nguyện viên hiểu rõ quy trình chấm điểm và cách thực hiện nhiệm vụ được giao.
• Phân nhóm giám khảo và chỉ định cho mỗi nhóm một nhóm nhỏ để phỏng vấn, quản lý các xung đột lợi ích tiềm ẩn. Việc này có thể được thực hiện trước khi sự kiện diễn ra. Không nên giao cho trọng tài nhiệm vụ phỏng vấn hoặc cân nhắc cho các đội mà họ có xung đột.
• Chỉ định những Thẩm phán có mối quan hệ từ trước với nhau—hoặc có lý lịch tương tự—vào các nhóm Thẩm phán khác nhau để các đội có thể tương tác với những Thẩm phán có quan điểm và lý lịch khác nhau.
• Quản lý thời gian và đảm bảo các nhóm giám khảo theo kịp tiến độ phỏng vấn tất cả các đội trong thời gian giới hạn.
  Dẫn dắt cuộc thảo luận để trao Giải thưởng do giám khảo chấm.
• Đảm bảo không có đội nào giành được nhiều hơn một Giải thưởng do Ban giám khảo bình chọn.
• Thu thập Ghi chú thực địa cho Cố vấn giám khảo từ nhân viên sự kiện trước khi thảo luận cuối cùng.
• Ghi lại kết quả của tất cả các Giải thưởng được chấm điểm và thông báo danh sách người chiến thắng giải thưởng cho Đối tác sự kiện và/hoặc nhà điều hành Quản lý giải đấu.
• Yêu cầu người điều hành Giải đấu in kịch bản trao giải để sử dụng tại lễ trao giải.
• Duy trì tính bảo mật của mọi cuộc thảo luận và cân nhắc khi đánh giá. Các đội không nên nhận bất kỳ phản hồi nào từ Ban giám khảo hoặc Cố vấn giám khảo, cũng như các Đối tác sự kiện không nên nhận thông tin cụ thể do Ban giám khảo thảo luận, ngoại trừ trường hợp báo cáo các hành vi vi phạm Quy tắc ứng xử.
• Thu thập tất cả tài liệu đánh giá để đảm bảo tính bảo mật. Sau sự kiện, những vật liệu này phải bị tiêu hủy. Đảm bảo quá trình trả lại tất cả Sổ tay Kỹ thuật cho các nhóm được hoàn tất, nếu có.
  Cố vấn giám khảo không nên tham gia phỏng vấn với tư cách là thành viên của nhóm giám khảo trừ khi thực sự cần thiết do thiếu nhân sự đột xuất.

Phán xét

• Thực hiện một hoặc nhiều nhiệm vụ tùy thuộc vào nhu cầu tại sự kiện, bao gồm:
  • Đánh giá Sổ tay Kỹ thuật bằng cách sử dụng Tiêu chí Sổ tay Kỹ thuật
  • Phỏng vấn các đội và đánh giá bằng cách sử dụng Tiêu chí phỏng vấn đội
  • Quan sát các đội trong cuộc thi
  • Trao giải thưởng cho các đội trong lễ trao giải
• Trao đổi bất kỳ xung đột lợi ích tiềm ẩn nào với các đội tham dự với Cố vấn giám khảo
• Thảo luận cùng các Thẩm phán khác theo chỉ đạo của Cố vấn thẩm phán để chỉ định người đoạt giải theo hướng dẫn trong tài liệu đánh giá chính thức.
• Nộp tất cả các ghi chú và tiêu chí chấm điểm cho Cố vấn giám khảo.
• Duy trì tính bảo mật của mọi cuộc thảo luận và cân nhắc phán quyết. Các đội không nên nhận bất kỳ phản hồi nào từ Ban giám khảo ngoài lời động viên tích cực và lời cảm ơn vào cuối buổi phỏng vấn.

Ví dụ về dòng thời gian sự kiện trực tiếp

Biểu đồ bên dưới là ví dụ về cách quá trình đánh giá trực tiếp có thể diễn ra song song với phần còn lại của lịch trình thi đấu một sự kiện kéo dài một ngày thông thường. Các sự kiện có thể diễn ra theo những ràng buộc thời gian khác nhau và do đó có thể không tuân theo trình tự chính xác này.

Nếu tiến hành đánh giá từ xa, các đánh giá của Engineering Notebook và/hoặc các cuộc phỏng vấn nhóm ban đầu sẽ được hoàn thành trước sự kiện. Xem Mục 8 để biết thêm chi tiết.

Tiếp tục đến phần tiếp theo, Hướng dẫn đánh giá: Giải thưởng