概述
您的活动获得批准后，您可以使用 RobotEvents.com 上的多项功能来帮助您与团队沟通、订购比赛产品、查看活动注册付款以及管理活动的注册团队名单。
EP 仪表板
EP 仪表板是管理您发布的活动、查看您的 EP 折扣和查看您的 EP 支票的中心位置。 可通过机器人事件中的管理链接访问 EP 仪表板。
查找您的活动
您的 EP 仪表板顶部是您发布的活动的列表。 这是一种快速简便的方法，可以查看活动名称、活动日期、团队注册状态以及候补名单上的团队数量。 在操作区域，您可以选择编辑来管理您的活动，或者选择查看来预览您的活动信息。
当前赛季的活动将在 EP 仪表板上列出，直至活动日期结束一周。 此后，您可以使用“事件”菜单下的搜索过滤器访问过去的事件。
EP 折扣
您的区域支持经理 (RSM) 将讨论每个季节您的项目类型可享受哪些折扣以及何时可以享受这些折扣。 一旦活动获得当前季节的批准，RSM 就会将 EP 折扣分配给主要活动管理员。 折扣产品将在 EP 仪表板上列出，可以直接添加到您的购物车中。 对于美国境外的用户，EP 折扣流程可能会有所不同 折扣显示在结账过程的最后一步。 如果您没有看到已应用的折扣，请在完成最终结帐步骤之前联系您的 RSM。
注意： EP 折扣仅用于购买举办活动所需的设备，不应与其他组织共享。
EP 检查
当团队在 RobotEvents.com 上支付活动注册费时，REC 基金会会按月整合这些资金并向 EP 发放一张支票。 支票上将包括上个月收到的资金减去每个团队 5 美元的机器人活动处理费。
例子：
- 一月份共支付了五支队伍的活动报名费，每支队伍的活动报名费为55美元。 EP 将于二月份收到一张总额为 250 美元的支票。
- 团队注册费：（5）x 55 美元 = 275 美元
- 机器人活动处理费：（5）x 5 美元 = 25 美元
- 净额：275美元-25美元=250美元
您可以在 EP 仪表板底部查看已分发的支票。 每张分发的支票将包括收款人姓名、支票总金额、事件代码、事件名称以及每个事件支票上的团队编号。
有用的提示：
- 如果您对 EP 付款有任何疑问，可以联系您的 RSM 或 REC 基金会会计部门，邮箱地址为 accounting@recf.org。
- 定期核对活动前后发送给您的资金与注册团队列出的付款状态信息。
活动合作伙伴&
RobotEvents.com 有一个集成的 EP Q&A 论坛，可以通过搜索菜单下方的 EP 仪表板访问。 EP 可以在论坛上提问，并在帖子中回复主题。 REC 基金会代表还会定期监控和回答这些问题，并且已批准的答案会带有绿色复选标记。 鼓励 EP 在此论坛上发布问题并与社区中的其他 EP 联系。
产品
EP 可以通过 RobotEvents.com 在其 EP 仪表板上购买 VEX 竞赛产品。 这些产品包括场地、场地电子设备、奖杯以及 & 日期牌。 如果产品与当前季节的 EP 折扣相关，则必须通过 RobotEvent.com 网站购买这些产品才能享受折扣（美国 EP）。
注册队伍
您的活动开放团队注册后，您可以查看已注册团队列表来监控活动容量和团队付款状态。 有两种方法可以访问已注册球队列表。
- 在您的 EP 仪表板上，选择注册团队的数量，该数量显示为与活动容量相关的蓝色数字。
- 在活动的管理视图中，从右侧菜单中选择 已注册的团队。
要访问注册团队的信息（包括联系信息），请选择“下载注册团队报告”。
团队付款状态
每个注册团队的付款状态可以在注册团队列表的付款状态栏下找到。 付款状态类别如下：
| 付款日期 yyyy/mm/dd | EP 预计将在下一个每月结算周期收到这笔付款（减去 5 美元的费用）。 |
| 未付款（待付款） | EP需要提醒团队上传采购订单、通过信用卡付款或直接向锦标赛付款。 |
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采购订单处理 |
在这种情况下，采购订单已经提交，但 RECF 尚未收到付款。 EP 可能需要提醒团队跟进财务联系人以邮寄支票。 |
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标记为 yyyy/mm/dd 的 **** 付款日期 |
EP可以将自己的队伍标记为付费队伍，也可以将现场付费的队伍或者通过借用场地、提供志愿者等方式达成协议的队伍标记为付费队伍。 |
组织外的无薪团队
如果您注意到团队处于未付款（待处理）状态，建议与他们联系以确定他们何时完成付款流程。 活动注册费应在注册时支付，并应在初次退房过程中支付。 如果您的团队在完成活动注册时遇到问题，请联系您的 RSM。 在某些情况下，您的 RSM 可能会针对您所在地区建议付款截止日期政策。
活动当天处于“未付款（待付款）”状态的团队仅在 EP 的酌情决定下才允许参加，并且 EP 可以要求现场付款。 一些 EP 会在特定日期删除未付款的团队，并用候补名单中的团队取而代之。 此过程应在活动的“常规信息”选项卡中说明，并包含在注册后发送给团队的自动电子邮件中
请记住，一些团队是学校或其他组织的一部分，这些团队的付款执行过程可能会延迟。 我们要求 EP 运用自己的判断力，并考虑到所有情况来决定是否允许无偿竞争。 尽早并经常与团队沟通是确保不存在误解的关键。
如果 EP 允许未付费的队伍参加比赛，则 RSM 和 RECF 均不负责代表 EP 索要报酬。
您的组织中的团队
EP 可以注册自己的团队并免除注册费，因为资金将返还给主办组织。 从其组织注册团队时，在结帐过程中选择 稍后付款 选项。 然后转到 Registered Teams 列表，并为适用的球队选择 Mark Paid。 这将使该团队的订单发票归零。 如果您同意免除组织外的团队提供场地或志愿者的活动费用，则此方法也可用于他们。
手动添加团队
大多数团队将通过活动页面进行注册，但在某些情况下，EP 可以手动将团队添加到他们的活动中。
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手动添加团队的场景 |
需要 RSM 批准的场景 |
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要手动添加团队，请转到 已注册团队 列表，然后选择绿色 +添加团队 按钮。 手动添加球队时，您需要准确输入球队编号，包括基数和字母后缀。 活动合作伙伴仅当其是该特定团队的主要教练时才可以在 Early Bird 期间将团队添加到活动中。
候补名单
活动注册期在活动的“候补名单”选项卡上开放时，团队可以将自己添加到活动候补名单中。 团队可能出于多种原因决定将自己添加到活动候补名单中，其中包括：
- 活动容量已满
- 他们没有资格在早鸟注册期间注册
- 他们有兴趣参加仅限邀请的活动或联赛
- 参加活动需具备资格
无论何种情况，都会有 （而不是 团队自动从候补名单添加到活动中。 相反，EP 可以在适当的时候从候补名单中邀请团队参加活动。 如果没有违反其他政策，从候补名单中邀请团队由 EP 自行决定。 如果您不确定要从候补名单中邀请哪些队伍，您可以联系您的 RSM。 在确定从候补名单中添加谁时，必须根据以下原则对团队进行排序并确定优先顺序：1）他们注册的活动数量（从少到多）然后是 2）团队被添加到候补名单的日期。 这是与 RSM 合作完成的。 EP 可以从右侧菜单上的活动管理视图访问和管理等候名单。
最佳实践： 如果 EP 想要从候补名单中将一支队伍添加到活动中，则 EP 应首先联系该队伍的主教练并确保他们能够参加。 这可以防止 EP 发送可能不被接受的活动邀请。
有用的提示： 如果活动有早鸟注册，并且团队在此期间将自己添加到候补名单中，那么在标准注册开始后，他们将不会自动添加到活动中。 如果活动容量尚未达到，团队将需要返回活动页面并完成活动注册过程。
同意/参与者释放表格
所有团队参与者（球员、教练和导师）必须在活动开始前在线填写参与者释放表（也称为同意书）。 在线完成后，该表格将自动应用于球队在当前赛季注册的每个官方 REC 基金会活动。
有关参与者释放表的更多信息，请参阅 本文。 REC 基金会参与发布表的链接可在此处找到 。
您可以从右侧菜单中的活动管理视图中验证参加活动的团队成员已完成的参与者发布表。 在此 同意书 活动页面中可以下载一份包含已完成同意书列表的 CSV 文件。
更新活动信息
有时可能需要对您的活动发布进行一些更改，例如微调议程或添加奖项。 只需编辑您的活动即可轻松完成。 您的活动获得批准后，您仍然可以进行更新并添加更多详细信息，但请小心与注册团队和您的 RSM 沟通所有更改。 活动获得批准并发布后，只有您的 RSM 可以更改以下项目：
- 产能增加20%以上
- 报名开放、截止及发布日期
- 资格奖励
向注册队伍发送电子邮件
当团队注册您的活动时，他们将收到您在 联系信息 → 活动注册电子邮件正文下创建的自动电子邮件。 随着活动日期的临近，最好通过电子邮件向团队发送活动的具体细节，包括校园地图、停车说明、活动时间表、午餐选择以及需要填补的志愿者空缺列表。
一些常见的沟通事项包括：
- 请求团队帮助为您的活动提供志愿者或设备。
- 请求食物预订和团队信息（例如每个团队预计带来的人数，这有助于估计需要多少特许物资）。
- 团队信息，例如议程和特许经营菜单。
- 前往停车场的路线以及任何停车规定或规则。
- 要求未付款的团队协调付款。
- 因天气原因造成的延误或取消。
- 关于行为准则和以学生为中心的政策的友情提醒。
- 温馨提醒您有关“开门”时间 & 任何特定场地的政策。
要访问球队的联系信息，请选择 Registered Teams。 选择 显示全部 条目，然后单击 以 CSV 格式下载注册报告链接。 主要教练的电子邮件地址可在结果电子表格中找到。 向团队发送电子邮件时，请使用电子邮件应用程序中的密件抄送 (BCC) 功能。 密件抄送允许您向多人发送消息，而无需向其他人透露联系人列表，并保护收件人的隐私。 当联系人回复您的电子邮件时，只有您才能看到该电子邮件。 这有助于防止人们“回复所有人”而不是有选择地进行交流的电子邮件链。
团队的联系信息仅用于与活动团队进行必要的沟通。 此信息不应与他人共享或用于任何其他目的。
数字工程笔记本
活动合作伙伴可以选择让团队提交其笔记本的数字副本。 每个团队应使用团队的主教练账户在 RobotEvents 中上传并提交可共享的链接。 活动合作伙伴可以通过选择“已注册团队”并使用屏幕顶部的“以 CSV 格式下载数字工程笔记本链接报告”报告来下载所有提交的笔记本的链接。