概述
精心规划的预算应该是您活动策划的基础。 同一地区内的活动往往有相似的价格，但每个单独的活动注册费应反映特定活动的实际费用。 预算将维护和跟踪活动的财务状况，并可以作为需要委派给他人的任务的清单。
您的预算目标应该是涵盖活动的所有预期费用，包括为任何意外费用预留的一些收入。 额外赚取的收入可用于支持您的机器人计划或未来活动。
活动预算可以分为几类，以方便委派和跟踪。 很多EP都会从组建策划团队开始。 该团队可能是组织内的其他工作人员或愿意承担组织角色以更好地协调活动各个方面的关键志愿者。
应该委派的类别的一个例子是活动特许摊位的组织。 小卖部通常是支持活动的最大收入来源，并且涉及需要组织起来才能成功举办的多种物质和人员事宜。 因此，建议将这个项目委托给有经验的人，例如家长团体或学校俱乐部，他们可以处理所有细节，同时让 EP 了解情况。
VEX V5 机器人比赛通常旨在教育和让广大观众参与，并且不向观众收取入场费。 许多活动采用赞助模式或筹款方式，通过赞助或捐赠等渠道筹集费用，而不是直接收取报名费。
活动预算费用
场地专用物品
- 是否有租赁费或设施费？
- 是否需要保管或安全服务？
- 活动保险需要费用吗？
- 这个位置是否需要地板保护或覆盖物？需要花费什么费用？
- 该地点是否有合适的桌椅，还是需要租用？
- 所有活动必须符合 ADA 标准或遵守当地的包容法律。 为了满足这一规范，活动是否会产生额外费用？
游戏相关设备
- 该组织是否拥有所需的比赛设备，例如场地和元素？
- 需要哪些电子产品？ 这包括计算机、平板电脑、投影仪、路由器、电缆、显示器、打印机、电源板、延长线等。
- 确保已为您打算颁发的奖项准备好所需的所有奖杯。 VEX 提供的额外奖杯和牌子是可选费用。 奖杯也可以在当地制作或购买。
办公用品
- 打印机的纸张和碳粉。
- 剪贴板、墨水笔、荧光笔和一般办公用品。 裁判、签到员、检录员、裁判员均可使用笔。 评委和签到人员可以使用荧光笔。 裁判和评判员可能也需要剪贴板。
- 胶带或摔跤胶带、透明胶带以及标志/海报材料。
- 评审过程使用的便利贴、纸张和笔记本。
志愿者用品
- 裁判员球衣。
- 志愿者衬衫（可选）。 许多活动都会为志愿者工作人员提供衬衫。 这有助于在活动期间识别您的志愿者，并将被视为当天的纪念品。 活动赞助商可以被识别为衬衫设计的一部分。
- 为志愿者提供小吃、饮料和午餐。 给志愿者提供食物会让他们更有可能再次成为志愿者。
特许供应
- 委托给感兴趣的志愿者或家长团体。
- 经营小卖部可让参与者获得食物和饮料，这是一个收回志愿者食品成本以及赚取资金来支持活动其他方面的机会。
RobotEvents.com 手续费
- 您的组织之外的每个注册参加活动的团队都将收取 5 美元的费用，以抵消维护 RobotEvents.com 系统的成本。
- 免费的练习赛和研讨会可免除 5 美元的 RobotEvents.com 费用。
活动预算收入
活动报名费
- 与您的区域支持经理 (RSM) 协调，审查您所在地区的典型活动费用。
- 活动注册费用应该可以涵盖活动费用，并可以为您的机器人项目提供额外的支持。
优惠
- 特许销售可以提供良好的收入来源，并成为活动期间为团队提供的便捷资源。
- 委托给学生或家长团体。
- 当活动中食物选择有限时，预订午餐是一个不错的选择。 一些商家会给您批量订购的折扣，但可能需要提前通知，并对要制作多少个披萨或三明治有一定的了解。 甚至可以在活动开始前通过电子邮件向团队顾问进行订购。
赞助商
- 许多 EP 联系当地企业，例如汽车经销商、信用合作社、标志印刷商和 T 恤供应商，寻求对其活动的支持。 有很多互利互惠的社区参与机会。
- 一些活动可能会通过横幅和标牌来认可其赞助商，以主要赞助商的名字命名场地，在志愿者 T 恤上印上徽标，并邀请赞助公司的代表颁发奖项、担任志愿者或在开幕式或闭幕式上致辞。 了解社区中的支持来源将有助于您在未来维持和加强这种支持。
有用的提示
- 您的 RSM 可以提供示例预算电子表格来协助估算活动费用和收入。
- 如果您要颁发的奖杯超出了 EP 奖杯包中所包含的内容，请考虑使用锦标赛管理器（位于报告下）制作定制奖杯或打印证书。
- 创建由家长主导的筹款团队来探索额外的资金资源。