教練、家長、教師或與註冊的 REC 基金會團隊相關的其他成年人可以代表學生提交住宿申請表。 住宿申請表旨在幫助團隊和家庭向 REC 基金會傳達學生的獨特需求，以確保提供住宿以盡可能最好的方式為學生服務。 請求不能從根本上改變比賽的性質。 提交請求的步驟和要求可以在 REC 庫中的相關文章中找到。
如果住宿請求已獲批准，主教練必須按照其批准信中所述執行以下步驟 ：
- 主教練必須在賽事開始前至少 2 週向賽事合作夥伴 (EP) 提交正式批准函副本（從 REC 基金會收到）。
- 如果 EP 由於任何原因無法提供必要的住宿，則 EP 必須在活動前至少 1 週以書面形式通知教練和區域支援經理 (RSM)，以確定最佳解決方案。
- 主教練也必須攜帶該信件的副本參加活動。
如果在活動中提出未經正式批准的口頭或書面住宿請求，或在活動中提出了已批准的請求但未在活動前傳達給 EP，則 EP 不負責也沒有義務滿足該請求。