概述
您的活動獲得批准後，RobotEvents.com 中的多項功能可協助您與團隊溝通、訂購競賽產品、查看活動註冊付款以及管理活動的註冊團隊清單。
EP儀表板
EP 儀表板是管理您發布的活動、查看您的 EP 折扣和查看您的 EP 支票的中心位置。 EP 儀表板可透過機器人事件中的管理連結存取。
尋找您的活動
EP 儀表板的頂部是您發布的事件的清單。 這是查看活動名稱、活動日期、團隊註冊狀態以及候補名單上的團隊數量的快速簡便的方法。 在「操作」區域中，您可以選擇「編輯」來管理事件，或選擇「檢視」來預覽事件資訊。
當前賽季的活動將在活動日期一周後列在 EP 儀表板上。 此後，您可以使用「事件」功能表下的搜尋篩選器存取過去的事件。
EP折扣
您的區域支援經理 (RSM) 將討論每個季節您的計劃類型可以享受哪些折扣以及何時可以享受這些折扣。 一旦本賽季的賽事獲得批准，EP 折扣將由 RSM 分配給主要賽事管理員。 折扣產品將列在 EP Dashboard 上，並可以直接添加到您的購物車。 對於美國境外的人來說，EP 折扣流程可能有所不同 折扣顯示在結帳流程的最後一步。 如果您沒有看到折扣，請在完成最終結帳步驟之前聯絡您的 RSM。
注意： EP 折扣旨在用於購買活動所需的設備，不應與其他組織共用。
EP支票
當團隊在 RobotEvents.com 上支付活動註冊費時，REC 基金會每月合併這些資金並向 EP 發放支票。 支票將包括上個月收到的資金減去每隊 5 美元的機器人賽事處理費。
例子：
- 1月繳交了5場團體賽事報名費，每隊賽事報名費55美元。 EP 將在 2 月收到一張總額為 250 美元的支票。
- 團隊註冊費：(5) x 55 美元 = 275 美元
- 機器人賽事處理費：(5) x 5 美元 = 25 美元
- 淨額：$275 – $25 = $250
分發的支票可以在 EP 儀表板的底部查看。 每張分發的支票將包含收款人姓名、支票總金額、活動代碼、活動名稱以及每個活動支票上包含的團隊編號。
有用的提示：
活動夥伴 Q&A
RobotEvents.com 有一個整合的 EP Q&A 論壇，可以透過搜尋選單下方的 EP 儀表板存取。 EP 可以在論壇上提問並回覆貼文中的主題。 REC 基金會代表也會定期監控和回答這些問題，核准的答案會標示綠色複選標記。 我們鼓勵 EP 在此論壇中發布問題並與社區中的其他 EP 聯繫。
產品
EP 可以透過其 EP 儀表板上的 RobotEvents.com 購買 VEX 競賽產品。 這些產品包括場地、場地電子設備、獎盃和 & 獎日期牌。 如果產品與當前季節的 EP 折扣相關，則必須透過 RobotEvent.com 網站購買這些產品才能獲得折扣（美國 EP）。
註冊隊伍
當您的活動開放團隊註冊後，您可以查看已註冊團隊清單以監控活動容量和團隊付款狀態。 有兩種方法可以存取註冊團隊清單。
- 在您的 EP 儀表板上，選擇註冊團隊的數量，該數量顯示為與活動容量相關的藍色數字。
- 在活動的管理視圖中，從右側選單中選擇 Registered Teams。
若要存取註冊團隊的資訊（包括聯絡資訊），請選擇「下載註冊團隊報告」。
團隊付款狀態
每個註冊團隊的付款狀態可以在註冊團隊清單的付費狀態列下找到。 付款狀態類別如下：
| 付費年/月/日 | EP 預計在下一個月度計費週期收到這筆付款（減去 5 美元的費用）。 |
| 未付款（待定） | EP需要提醒隊伍上傳PO、使用信用卡付款或直接支付比賽費用。 |
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採購訂單處理 |
在這種情況下，採購訂單已提交，但 RECF 尚未收到付款。 EP 可能需要提醒團隊跟進財務聯絡人以郵寄支票。 |
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標記為 **** 於 yyyy/mm/dd 支付 |
EP可以將自己的團隊標記為付費團隊，也可以將現場付費或透過借用場地、提供志工等方式簽訂協議時付費的團隊標記為付費團隊。 |
組織外的無薪團隊
如果您發現團隊處於未付款（待處理）狀態，建議與他們聯繫以確定他們何時完成付款流程。 活動報名費需在報名時支付，並應在初次退房時支付。 如果您在團隊完成活動註冊時遇到問題，請聯絡您的 RSM。 在某些情況下，您的 RSM 可能會建議您所在地區的付款截止日期政策。
在活動當天處於未付款（待定）狀態的團隊只能由 EP 酌情決定是否允許參加，並且 EP 可以要求現場付款。 有些 EP 會在特定日期刪除未領取報酬的團隊，並用候補名單中的團隊取而代之。 此流程應在您的活動「一般資訊」標籤中說明，並包含在註冊後發送給團隊的自動電子郵件中。
請記住，某些團隊是學校或其他組織的一部分，可能會延遲執行付款的流程。 我們要求歐洲議會議員在決定是否允許無償競爭時使用自己的判斷並考慮整體情況。 儘早並經常與團隊溝通是確保不產生誤解的關鍵。
如果 EP 允許無報酬的團隊參加某項賽事，則 RSM 和 RECF 均不負責代表 EP 尋求付款。
您組織中的團隊
EP 可以註冊自己的團隊並免除註冊費，因為資金將返還給主辦組織。 從組織註冊團隊時，請在結帳流程中選擇 Pay Later 選項。 然後進入 Registered Teams 列表，為適用的團隊選擇 Mark Paid。 這將使該團隊的訂單發票清零。 當您同意免除您組織外部的團隊（如果他們提供場地或志工）的活動費用時，此方法也可用於他們。
手動新增團隊
大多數團隊將透過活動頁面進行註冊，但在某些情況下，EP 可以手動將團隊新增至其活動。
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手動新增團隊的場景 |
需要 RSM 批准的場景 |
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若要手動新增團隊，請前往 Registered Teams 列表，然後選擇綠色的 + 新增團隊 按鈕。 手動新增團隊時，您需要準確輸入團隊編號，包括基數和字母字尾。 活動夥伴只能在早鳥優惠期間將團隊添加到活動中，前提是他們是該特定團隊列出的主要教練。
候補名單
當活動的「候補名單」標籤上的活動註冊期開放時，團隊可以將自己加入活動候補名單。 出於多種原因，團隊可能會決定將自己添加到活動候補名單中，包括：
- 活動容量已滿
- 他們沒有資格在早鳥註冊期間註冊
- 他們有興趣參加邀請賽或聯賽
- 活動需要資格
在任何情況下，球隊都是 而不是 自動從候補名單添加到賽事中。 相反，EP 可以在適當的時候邀請候補名單中的團隊參加活動。 如果不違反其他政策，則由 EP 自行決定是否邀請候補名單中的團隊。 如果您不確定要從候補名單中邀請哪些團隊，您可以聯絡您的 RSM。 在確定從候補名單中添加哪些人員時，必須按照 1) 他們已註冊的賽事數量（從最小到最大）然後 2) 球隊添加到候補名單的日期對團隊進行排序和優先級。 這是與 RSM 合作完成的。 EP 可以從右側選單上的活動管理檢視存取和管理等候名單。
最佳實踐： 如果 EP 想要將等候名單中的隊伍加入賽事中，EP 應先聯繫該隊伍的主教練並確保他們能夠參加。 這可以防止 EP 發送可能不被接受的活動邀請。
有用提示： 如果賽事有早鳥註冊，並且團隊在此期間將自己添加到候補名單中，則標準註冊開始後，他們將不會自動添加到賽事中。 若賽事名額未滿，參賽隊伍需返回賽事頁面並完成賽事報名流程。
同意書/參與者授權書
所有團隊參與者（球員、教練和導師）必須在活動前線上填寫參與者授權書（也稱為同意書）。 在線上填寫後，該表格將自動應用於團隊在當前賽季註冊參加的每項 REC 基金會官方活動。
有關參與者授權書的更多信息，請參閱 本文。 REC 基金會參與授權書的連結可在 此處取得。
可以從右側選單中的活動管理檢視中驗證參加活動的團隊成員已填寫的參與者授權表。 此 同意書 活動頁面提供了可下載的 CSV 文件，其中包含已填寫的同意書清單。
更新活動訊息
有時可能需要對活動發布進行更改，例如微調議程或添加獎項。 只需編輯您的事件即可輕鬆完成此操作。 一旦您的活動獲得批准，您仍然可以進行更新並添加更多詳細信息，但請務必與註冊團隊和 RSM 溝通所有更改。 活動獲得批准並發布後，只有您的 RSM 可以更改以下項目：
- 產能提升20%以上
- 註冊開放、關閉和發布日期
- 資格獎項
向註冊團隊發送電子郵件
當團隊註冊您的活動時，他們將收到您在 聯絡資訊 → 活動註冊電子郵件正文下建立的自動電子郵件。 隨著活動日期的臨近，最好向團隊發送電子郵件，提供有關活動的具體詳細信息，包括校園地圖、停車說明、活動時間表、午餐選項以及您需要填補的志願者空缺列表。
一些常見的溝通項目包括：
- 請團隊協助為您的活動提供志工或設備。
- 請求食品預購和團隊資訊（例如每個團隊預計攜帶的人數，這有助於估計需要多少特許供應）。
- 團隊訊息，例如議程和優惠菜單。
- 前往停車場的路線以及任何停車法規或規則。
- 要求未付款的團隊協調他們的付款。
- 因天氣原因造成的延誤或取消。
- 關於行為準則和以學生為中心的政策的友善提醒。
- 關於您的“開門”時間的友好提醒 & 任何特定場地政策。
若要存取團隊的聯絡資訊，請選擇 Registered Teams。 選擇 顯示全部 條目，然後按 將註冊報告下載為 CSV 連結。 主要教練的電子郵件地址可在產生的電子表格中找到。 向團隊發送電子郵件時，請使用電子郵件應用程式中的密件副本 (BCC) 功能。 BCC 允許您向多人發送訊息，而無需向其他人透露聯絡人列表，並保護收件人的隱私。 當聯絡人回覆您的電子郵件時，只有您會看到該電子郵件。 這有助於防止人們「回覆所有人」而不是有選擇地進行溝通的電子郵件鏈。
團隊的聯絡資訊預計僅用於與您的活動團隊進行必要的溝通。 該資訊不應與他人共享或用於任何其他目的。
數位工程筆記本
活動合作夥伴可以選擇讓團隊提交其筆記本的數位副本。 每個團隊應使用團隊的主教練帳戶在 RobotEvents 中上傳並提交可共享的連結。 活動合作夥伴可以透過選擇「註冊團隊」並使用螢幕頂部的「下載 CSV 格式的數位工程筆記本連結報告」報告來下載所有提交的筆記本的連結。