概述
精心策劃的預算應該是您活動策劃的基礎。 一個地區內的活動往往價格相似，但每個單獨活動的註冊費應反映特定活動的實際費用。 預算將維護和追蹤活動的財務狀況，並可以幫助充當需要委派給其他人的任務清單。
您的預算目標應該是涵蓋活動的所有預期費用，包括為任何意外費用留出的一些收入。 賺取的額外收入可以用於支持您的機器人計劃或未來的活動。
活動預算可以分為幾個類別，以便於授權和追蹤。 許多EP都會從組成規劃團隊開始。 該團隊可能是組織的其他工作人員或願意承擔組織角色以更好地協調活動的不同方面的關鍵志工。
應該委託的類別的一個例子是活動特許攤位的組織。 特許攤位通常是支持活動的最大收入來源，並涉及一些需要組織才能成功的物質和人事事項。 因此，建議將該計畫委託給有經驗的人，例如家長團體或學校俱樂部，他們可以在向 EP 通報情況的同時處理所有細節。
VEX V5 機器人比賽通常旨在具有教育意義並面向廣大觀眾開放，觀眾無需支付入場費。 許多活動以贊助模式或籌款方式運作，透過贊助或捐贈等管道籌集費用，而不是直接收取報名費。
活動預算費用
特定場地物品
- 有租金或設施費嗎？
- 是否需要保管或保全服務？
- 活動保險需要支付費用嗎？
- 該位置是否需要地板保護或覆蓋物，是否有費用？
- 該地點是否有合適的桌椅，還是需要租用？
- 所有活動都必須符合 ADA 標準或遵守當地包容性法律。 活動是否會產生額外費用以滿足此規格？
遊戲相關設備
- 組織是否有權使用所需的遊戲設備，例如場地和元素？
- 任何所需電子產品的成本？ 這包括電腦、平板電腦、投影機、路由器、電纜、顯示器、印表機、電源板、延長線等。
- 確保您準備好您打算提供的獎項所需的任何獎杯。 VEX 的額外獎盃和獎牌是可選費用。 獎盃也可以在當地製作或購買。
辦公用品
- 印表機用紙張和碳粉。
- 剪貼簿、墨水筆、螢光筆和一般辦公用品。 裁判、報到、檢查、裁判都可以使用筆。 裁判和簽到可以使用螢光筆。 裁判和法官可能還需要剪貼簿。
- 燈光師或摔角膠帶、透明膠帶和標誌/海報材料。
- 用於評審過程的便利貼、紙張和筆記本。
志工用品
- 裁判服。
- 志工襯衫（可選）。 許多活動都會為其志願者工作人員提供襯衫。 這有助於在活動期間識別您的志願者，並將作為當天的紀念品。 活動贊助商可以被視為襯衫設計的一部分。
- 為志工提供小吃、飲料和午餐。 為志工提供食物可以讓他們更有可能再次參與志工服務。
特許供應
- 委託給有興趣的志工或家長團體。
- 經營特許攤位可以讓參與者獲得食物和飲料，也是收回志工食物成本以及賺取資金來支持活動其他方面的機會。
RobotEvents.com 處理費
- 您組織以外的每個註冊參加活動的團隊都將收取 5 美元的費用，以抵消 RobotEvents.com 系統的維護成本。
- 免費混戰和研討會可免除 5 美元的 RobotEvents.com 費用。
活動預算收入
活動報名費
- 與您的區域支援經理 (RSM) 協調，查看您所在地區的典型活動費用。
- 活動註冊費應涵蓋活動費用，並可為您的機器人計劃提供額外支援。
優惠
- 優惠銷售可以提供良好的收入來源，並成為賽事期間團隊的便利資源。
- 委託給學生或家長小組。
- 在活動中，當食物選擇有限時，預訂午餐是一個不錯的選擇。 有些企業會為您大量訂購折扣，但可能需要提前通知並了解要製作多少披薩或三明治的一般概念。 甚至可以在活動之前透過向團隊顧問發送電子郵件來完成此訂購。
贊助商
- 許多歐洲議會議員向汽車經銷商、信用合作社、標誌印表機和 T 卹供應商等當地企業尋求支持，以支持他們的活動。 有很多互惠互利的社區參與機會。
- 一些活動可能會透過橫幅和標誌來識別贊助商，以主要贊助商的名字命名場地，在志工T恤上貼上徽標，並邀請贊助公司的代表頒獎、擔任志工或在開幕式或開幕式上致詞。 認識到社區中的支持來源將幫助您在未來維持和鞏固這種支持。
有用的提示
- 您的 RSM 可以提供範例預算電子表格來幫助估算活動費用和收入。
- 如果您頒發的獎盃超出了 EP 獎盃包中包含的內容，請考慮使用錦標賽管理器（在報告中找到）製作自訂獎盃或列印證書。
- 創建一個由家長主導的籌款團隊來探索額外的資金資源。