قائمة مراجعة تخطيط الحدث

مراجعة أن تصبح شريكًا في الحدث في مكتبة REC

• مناقشة احتياجات الأحداث في منطقتك

• مناقشة الموارد المطلوبة (الموظفين، المعدات، المكان)

راجع قسم تخطيط الأحداث مكتبة REC

• بمراجعة دليل التحكيم

• حدد الجوائز التي سيتم الحكم والتي ستوزعها في حدثك - استشر مديرك الإقليمي

• جدول التسجيل، وملاعب المنافسة، وملاعب المهارة، وجداول الانتظار

• شاشات و/أو أجهزة عرض لمؤقتات الميدان وعرض الجمهور

• مناطق الحفر وملاعب التدريب

• طاولات تسجيل الوصول ومحطات التفتيش

• قاعة مداولات القضاة

• غرفة الضيافة التطوعية

• أكشاك الامتيازات ومقاعد الجمهور التي يمكن الوصول إليها

• حوامل/حبل للتحكم في الوصول حسب الحاجة

• طرق التحكم في حركة المرور من وإلى الحقول حسب الاقتضاء

حدث

معدات

• كمبيوتر محمول أو كمبيوتر مكتبي مزود ببرنامج TM؛ قد تكون هناك حاجة إلى أجهزة كمبيوتر إضافية للأحداث الأكبر حجمًا

• مفتاح منفذ إيثرنت

• جهاز التوجيه اللاسلكي

• طابعة للاستخدام على طاولة التسجيل، بالإضافة إلى كابل موصل وحبر إضافي وورق

• جهاز عرض و/أو شاشة لعرض الجمهور؛ قد تكون هناك حاجة إلى شاشات إضافية للأحداث الأكبر

• أجهزة الكمبيوتر المحمولة أو Raspberry Pi للشاشات

• نظام صوتي للإعلانات وتشغيل أصوات المباريات (متصل بجهاز الكمبيوتر الرئيسي TM)

• الأجهزة المحمولة للتسجيل

روبوتيفينتس.كوم

قم بمراجعة قائمة الأحداث على Robotevents.com باستخدام RSM الخاص بك، وتأكد من صحة التفاصيل

• مستشار قضائي معتمد

• رئيس محكم معتمد

• مقدمو الحفل

• منسق المتطوعين

• منسق الامتيازات

عناصر إضافية

حدث

المتطوعون

معدات

عناصر إضافية

حدث

المتطوعون

إدارة

• أقلام، وملاحظات ذاتية اللصق، وأقلام تمييز، وورق، ودباسة، ومقص، وحافظات، وشريط لاصق

• يعد شريط Gaffers/Wrestling Tape خيارًا رائعًا للجدران والأرضيات لأنه لا يترك أي بقايا

• إذا كنت تستخدم ميكروفونًا لاسلكيًا، فقم بشراء بطاريات إضافية

• أوصاف الجائزة – نسخة واحدة

• ورقة تسجيل دخول القاضي – نسخة واحدة

• مذكرة ميدانية من المتطوعين إلى القضاة – عدة نسخ

• ملاحظة القاضي للفرق التي لم تتمكن من المشاركة – ملاحظة واحدة لكل 10 فرق

• ملاحظة ميدانية للحكام – نسخة واحدة لكل 10 فرق

• معايير تقييم دفتر الهندسة ومعايير تقييم المقابلات الجماعية – 1 لكل فريق

• ملاحظات حول مقابلات الفريق – 1 لكل قاضٍ

• قائمة تصنيف المرشحين للجائزة الأولية – 1 لكل قاضٍ

• نموذج التصنيف النهائي للمرشحين للجائزة – نسخة واحدة

• نصائح وإرشادات حول المقابلة الشخصية وأسئلة نموذجية – 1 لكل قاضٍ

• مدونة قواعد السلوك – نسخة واحدة

• سياسة التركيز على الطالب – نسخة واحدة

• النسخة الحالية من دليل اللعبة – نسخة واحدة لرئيس الحكام

• دليل اللعبة قسم مهارات الروبوت – نسخة واحدة لمنطقة مهارات الروبوت

• أوراق النتائج - إذا كنت تستخدم الأجهزة اللوحية لتسجيل النتائج، فلن تحتاج إلا إلى طباعة عدد قليل منها في حالة حدوث مشكلات في الاتصال؛ إذا كنت تستخدم أوراق النتائج الورقية، فستحتاج إلى طباعة ما يكفي لجميع المباريات بما في ذلك المباريات النهائية/الإقصائية ومباريات مهارات الروبوت

• نموذج لوحة ترخيص الروبوت للفرق التي لا تحمل لوحات رسمية – نسخة واحدة

• إعلانات اجتماع الحدث – نسخة واحدة

• سجل شذوذ رئيس الحكام (تقرير في برنامج TM) - نسخة واحدة

• ورقة فحص الروبوت - ورقة واحدة لكل فريق إذا كنت تستخدم نماذج مادية، وعدد قليل في حالة حدوث مشكلات إذا كنت تقوم بعمليات تفتيش رقمية

• مخطط إعادة تعيين الحقل – 1-2 نسخة لكل حقل

• لافتات الحدث

• إشعارات التصوير والتسجيل (إن وجدت)

• قائمة المتطوعين المسجلين، مع أرقام الهواتف المحمولة (نسخة واحدة أو أكثر)

معدات

روبوت إيفنتس.كوم/TM

تأكد من سداد جميع رسوم تسجيل الحدث من خلال مراجعة تقرير تسجيل الفريق على RobotEvents.com ومتابعة الفرق التي لم تدفع

عناصر إضافية

إعداد المكان

• قم بتسمية جداول حفر الفريق أو المساحات حسب ترتيب أرقام الفريق لتسهيل العثور على مناطق الحفر؛ صيمكن طباعة العلامات من TM ضمن التقارير

مكتب تسجيل الدخول مع منشورات البرنامج وقوائم تسجيل الفريق والمتطوعين والأقلام والحاويات لجمع دفاتر الهندسة

المتطوعون

المعدات/TM

روبوت إيفنتس.كوم/TM

عناصر إضافية

قبل بدء الحدث

افتح الأبواب وقم بتشغيل الأضواء والتدفئة/تكييف الهواء؛ صشبكة لدرجات حرارة الغرفة تتغير مع امتلاء المساحة (الأماكن) بالمشاركين

افتح جميع دورات المياه، وتأكد من أن دورات المياه مزودة بالكامل بالصابون واللوازم الورقية

تأكد من إمكانية الوصول إلى جميع مناطق وقوف السيارات ونشر اللافتات لتوجيه المشاركين إلى تسجيل الوصول في الحدث

قم بنشر جميع اللافتات واللافتات الخاصة بالحدث لتوجيه المشاركين إلى مواقع الحدث المناسبة لهم

قم بإعداد وجبات خفيفة ومشروبات للمتطوعين لتزويدهم بمستويات الطاقة اللازمة لليوم

تأكد من توفر المقاعد التي يمكن الوصول إليها

تأكد من إعداد حقول اللعبة بشكل صحيح

اختبار جميع المعدات الصوتية والمرئية، مثل أجهزة العرض، والشاشات، وشاشات العرض والأصوات في Tournament Manager، ونظام الخطاب العام للتأكد من أنها تعمل بشكل صحيح

V5RC - اختبار عناصر التحكم في المجال للتأكد من أنها تعمل بشكل صحيح

توزيع أجهزة الاتصال اللاسلكية ثنائية الاتجاه، إذا تم استخدامها، أو تبادل أرقام الهواتف المحمولة بين المتطوعين الرئيسيين

عندما تصل الفرق والمتطوعون

تحية للمتطوعين والفرق الخاصة بك! تأكد من حصولهم على ترحيب حار وتوجيههم إلى مواقع تسجيل الوصول واجتماعات التدريب. تقديم الدعم لطاولات تسجيل الوصول المزدحمة

استقبل الضيوف المميزين والرعاة وأعضاء وسائل الإعلام. شارك بخطتك ليوم الحدث وقم بتوجيهها إلى المتطوعين الذين يمكنهم مشاركة التفاصيل حول البرنامج والمشاركين.

شارك أجندة الحدث الخاص بك مع المتطوعين الرئيسيين

شارك في الترحيب و/أو إعلانات اجتماع الحدث مع مقدمي العروض

شارك خطة السلامة الخاصة بك مع المتطوعين الرئيسيين لديك

اطلب من الفرق ذات الخبرة التحقق من ملاعب اللعبة للتأكد من إعدادها بشكل صحيح

جمع دفاتر الهندسة عند تسجيل الوصول أو التفتيش، وتأكد من أن كل دفتر يحتوي على رقم فريق يسهل العثور عليه

تأكد من أن جميع الفرق المشاركة مسجلة وقد دفعت رسوم التسجيل الخاصة بها

قبل أن تبدأ مباريات الروبوتات والتحكيم

راجع مكتب تسجيل الفريق للتأكد من أن جميع الفرق قد سجلت حضورها؛ وحاول الاتصال بالفرق التي لم تسجل حضورها

استخدم ميزة تسجيل دخول الفريق في مدير البطولة للإشارة إلى الفرق التي تم تسجيل دخولها

بمجرد إنشاء الجدول وقائمة الفرق المشاركة، قم بإعادة إنشاء جدول المباريات في مدير البطولة، إذا لزم الأمر

تأكد من أن منسق المتطوعين يقوم بإجراء التعديلات، حسب الحاجة، بسبب عدم الحضور

تأكد من أن المتطوعين الرئيسيين يقومون بتنسيق أي اجتماعات تدريب تطوعية مجدولة

تأكد من أن جميع الفرق اجتازت فحص الروبوت أو مستعدة لاجتيازه؛ اطلب من الفرق المخضرمة دعم جهود الفرق المشاركة الأخرى لاجتياز الفحص

اطبع نسخة من أوراق المذيع الخاصة بمقدم الحفل من TM Reports

اطبع قوائم المباريات من تقارير TM لتوزيعها على كل فريق، وموظفي الانتظار، ومراقب النتائج/الحكام الرئيسيين، وفرق التحكيم، والمتطوعين الرئيسيين

قم بإجراء اجتماع حدث قبل بدء مباريات الروبوتات؛ استخدم الموضوعات الموضحة في إعلانات اجتماع الحدث

أثناء الحدث

تأكد من توفر الوجبات الخفيفة والمشروبات لجميع المتطوعين وتوفير الغداء للمتطوعين طوال اليوم؛ كن حساسًا تجاه القيود الغذائية للمتطوعين واتبع سياسات الطعام/الشراب الخاصة بالمكان

التجول لحل أي مشكلات بشكل استباقي والإجابة على الأسئلة وتقديم الدعم

تأكد من إفراغ حاويات القمامة وأن الحمامات نظيفة ومجهزة بشكل جيد

اطلب من مشغل العلامة التجارية حفظ نسخة من ملف الحدث الخاص بك على محرك أقراص فلاش USB بشكل دوري

استشر مستشار التحكيم للتأكد من أن أنشطة التحكيم تتم في الموعد المحدد؛ قم بتوفير تصنيفات محدثة للمباريات والمهارات عند الاقتضاء (راجع دليل التحكيم)

عند اكتمال التحكيم، قم بجمع قائمة الفائزين بالجائزة من مستشار التحكيم

قم بإعادة دفاتر الهندسة إلى الفرق بعد أن يكمل فريق التحكيم تقييماتهم

اطلب من مشغل TM إدخال الفائزين بالجائزة المحكم عليها والفائزين بالتعبئة التلقائية في TM بعد انتهاء مباريات النهائيات/الإقصاء

تشجيع جميع الفرق والمتطوعين والرعاة على المشاركة في حفل توزيع الجوائز، الذي يحتفل بإنجازات جميع الفرق ويقدم تقديرًا للجوائز المبنية على الحكم والأداء

اطبع تقارير نصوص حفل توزيع الجوائز الموجودة في تقارير TM؛ قم بتطوير شرائح العرض لحفل توزيع الجوائز في علامة التبويب شرائح TM

اشكر متطوعيك ومدربيك ومرشديك وأولياء أمورك ورعاتك على دعمهم القيم

بعد الحدث

التحقق من الفائزين بالجوائز ونتائج المباريات التي تم إدخالها في TM

إنشاء نسخة احتياطية من ملف TM على محرك أقراص فلاش USB

قم بتحميل جميع نتائج TM وإنهائها على RobotEvents.com؛ جقم بمراجعة جميع نتائج RSM الخاصة بك إذا واجهت أي أخطاء عند تحميل النتائج

قم بإزالة جميع المعدات والمواد للتخزين الآمن وتنظيف المكان حسب الحاجة

الحفاظ على جميع المواد ذات الصلة بالمسابقة حتى يتم تحميل جميع النتائج بنجاح

تأكد من أن مستشار القاضي قد جمع مواد التحكيم السرية وسيقوم بتدميرها

وضع خطة ومكان للمشاركين لالتقاط العناصر المفقودة والموجودة

أرسل رسالة متابعة تقديرًا لمتطوعيك

شارك الصور و/أو الأخبار من الحدث مع وسائل الإعلام ومجتمعك

تواصل مع الفرق واطلب منهم ردود الفعل حول تجربتهم في حدثك

تواصل مع مدير الحدث الخاص بك وشارك نتائج الحدث

احتفل بإنجازاتك!