استضافة فعاليات البطولة - أفضل الممارسات

مقدمة

بالنسبة للعديد من الفرق، هدف الموسم هو التأهل لبطولة منطقة الحدث. هذا هو الحدث الأخير للموسم بالنسبة لغالبية كبيرة من الفرق المنافسة. يجب على شريك الحدث بذل كل ما في وسعه لجعل هذا الحدث تجربة راقية للفرق التي تحضر. ستكون هذه هي الخطوة الأولى لضمان حصول الفرق على تجربة رائعة والحدث. ينبغي لشريك حدث بطولة منطقة الحدث أن يفكر في إنشاء مجلس استشاري للتشاور في الأشهر التي تسبق الحدث ولأغراض التخطيط.     

لوجستيات الحدث والتفاصيل

تستغرق بطولة منطقة الحدث عالية الجودة عدة أشهر، وفي بعض الحالات تصل إلى عام، للتخطيط لها. يجب أن يتمتع شركاء حدث بطولة منطقة الحدث بسنوات من الخبرة السابقة في استضافة الأحداث ويجب عليهم استضافة الأحداث في الموسم الحالي لضمان فهم اللعبة. فيما يلي قائمة عامة بالأفكار التي يجب وضعها في الاعتبار قبل وأثناء وبعد الحدث:

ما قبل الحدث

• اختر تاريخ الحدث والموقع/المكان
  • يوم واحد أو عدة أيام
  • ماذا ستكون تجربة تسجيل الوصول؟
  • ما المدة التي ستستغرقها الفرق للحصول على تجربة تفتيش إيجابية؟
  • دورة مرات
  • كم عدد الحقول التي تحتاجها؟
    • يمارس 
    • مهارات 
    • مسابقة
  • البدء في توظيف متطوعين رئيسيين ذوي جودة عالية

خلال الحدث

• تجربة الحدث الشاملة من منظور الجودة والتقنية
  • تسجيل الوصول هو فرصتك الأولى لترك انطباع إيجابي لدى الفرق
  • يتم التفتيش في الوقت المحدد ويعمل بسلاسة 
  • تتم مراقبة مجالات التدريب للتأكد من مشاركتها بين الفرق
  • يتم فتح المهارات في الوقت المحدد ويتم تذكير الفرق بوقت إغلاقها 
    • تتمتع جميع الفرق بفرصة تشغيل 3 سائقين و3 محاولات مستقلة
  • يتم اتباع الجدول الزمني للحدث والتوقيت 
    • تبدأ المؤهلات وتنتهي في الوقت المحدد
    • ينتهي التحكيم بعد مباريات التصفيات
    • تم الانتهاء من اختيارات التحالف
    • تعتبر المباريات النهائية تجربة جيدة للفرق
  • الجوائز 
    • يتم الإعلان عن الفرق الصحيحة
    • تحقق مرة أخرى من المواقع المؤهلة للعالم قبل الإعلان عنها

ما بعد الحدث

• اتصالات ما بعد الحدث
  • أشكر الفرق على الحضور
  • مسح الحدث للفرق والمتطوعين
• استخلاص المعلومات من الحدث
  • ما نجح
  • ما لم ينجح
  • Jumpstart للعام المقبل

للحصول على قائمة مرجعية مفصلة، ​​استخدم قائمة التحقق من تخطيط الأحداث. تتضمن قائمة التحقق هذه معلومات تتعلق بأحداث VIQRC وVRC وVEX U، لذلك لن تنطبق جميع المهام على الحدث الخاص بك. يوصى بشدة بإكمال المهام الخاصة بنوع برنامج الحدث الخاص بك في المخطط الزمني المقترح. سيساعد هذا في توزيع المهام بحيث لا يكون التخطيط للحدث مرهقًا، ويضمن أن كل شيء جاهز للحدث الخاص بك.

إدارة التطوع

المتطوعين الرئيسيين

يمكن أن تكون تجربة الحدث للفرق إيجابية أو سلبية اعتمادًا على جودة المتطوعين الرئيسيين الذين تقوم بتعيينهم. يجب أن يتم توظيف المتطوعين الرئيسيين (رؤساء الحكام، والمستشارين، ومستشاري القضاة) خلال العام. يجب على المتطوعين الرئيسيين حضور أي أحداث سابقة يستضيفها شريك الحدث حتى يفهم الفريق بأكمله كيفية سير الحدث بشكل عام. سيضمن هذا أيضًا شعور المتطوعين الرئيسيين بالارتياح تجاه الدور الذي اختاروه لبطولة منطقة الحدث.

مستشار القاضي

يجب أن يتمتع مستشار القاضي المعتمد بالخبرة في نفس الدور في بطولة VEX العالمية أو حدث التوقيع أو بطولة منطقة الحدث في الموسم الحالي أو السابق، أو أن يكون لديه خبرة في هذا الدور في حدثين مؤهلين أو أكثر في ذلك الموسم. يجب أن يقرأ مستشار القاضي المعتمد دليل الحكام وعمليات التحكيم الرسمية لمؤسسة REC ويوافق على اتباعه. للعثور على قضاة إضافيين، تواصل مع الجامعات والصناعات المحلية في منطقتك للحصول على قضاة إضافيين متطوعين. يمكن الجمع بين القضاة المتطوعين ذوي الخبرة والقضاة عديمي الخبرة للحصول على تجربة جيدة في كل مكان. يجب أن يكون هناك زوج واحد على الأقل من القضاة لكل ثمانية فرق. من الضروري ألا يكون جميع الحكام في بطولة منطقة الحدث مرتبطين بأي فرق تتنافس، مما سيؤدي إلى القضاء على أي تحيز ملحوظ. راجع الوثيقة الخاصة بإعداد وتوظيف قضاة للحصول على معلومات إضافية. 

مدير

سيقوم Emcees بتحديد نغمة الحدث الخاص بك. يجب أن يكونوا متحمسين وذوي معرفة باللعبة الحالية. سوف يساعدون في الحفاظ على تشغيل المباريات في الوقت المحدد وتوفير السيطرة على الحشود عندما لا تسير الأمور وفقًا للخطة. كن على اطلاع على Emcees الجيدين أثناء حدوث الأحداث خلال العام وتواصل مع شركاء الحدث الآخرين للحصول على توصيات. 

رؤساء الحكام

يجب أن يتمتع حكم رئيسي معتمد واحد على الأقل بخبرة في نفس الدور في بطولة VEX العالمية أو حدث التوقيع أو بطولة منطقة الحدث في الموسم الحالي أو السابق، أو أن يكون لديه خبرة في هذا الدور في حدثين مؤهلين أو أكثر في ذلك الموسم. يجب أن يكونوا واثقين من معرفتهم بكل من دليل اللعبة وسؤال&. يمكنهم التحكيم في النزاعات بشكل عادل وتهدئة الحجج بسرعة.

المتطوعين العامين

المتطوعون هم المفتاح لحدث ناجح ويوم خالي من التوتر بالنسبة لك. وهم قلب الأحداث وروحها. من الضروري أن تعامل المتطوعين لديك مثل العائلة. اجعلهم يشعرون بأنهم مميزون وسوف يعودون سنة بعد سنة. سيسمح لك ذلك بالحصول على فريق تطوعي متسق ومدرب في الأحداث الخاصة بك. يمكنك العثور على مزيد من المعلومات حول توظيف المتطوعين وتدريبهم ورعايتهم وتقديرهم من خلال زيارة قسم المتطوعين الخاص بالحدث.

تجربة الفريق

تعد بطولة منطقة الحدث تجربة تنافسية للفرق، ولكنها أيضًا احتفال للفرق التي تأهلت. إن وضع التجربة الشاملة للمشاهدين والمدربين والطلاب في الاعتبار سوف يقطع شوطًا طويلًا في جعل هذه تجربة لا تُنسى. يجب أن يشعر الحاضرون بالإثارة بمجرد دخولهم الباب. ليس من الضروري القيام بكل شيء دفعة واحدة. مجرد إضافة بعض اللمسات كل عام يمكن أن يقطع شوطًا طويلًا ويرفع مستوى التجربة. 

مناطق الحفرة

• فكر في الأنابيب والستائر
• تشجيع زخارف الحفرة
• دعم التفاعلات الإيجابية بين الفرق

حفل الافتتاح والختام

• الإضاءة الملونة ومصابيح LED
• آلة الضباب الذي لا يدخن
• موكب الآلات / الفرق
• التدريج
• مشاركة الجماهير والإثارة
• المتحدثون الضيوف

مجالات المنافسة

• الإضاءة الملونة ومصابيح LED
• الحقول المرفوعة
• قمصان مخصصة للحكام الرئيسيين وحكام تسجيل الأهداف
• الجوائز الحدث على الشاشة

ميزانية

ستتطلب استضافة بطولة منطقة الحدث ميزانية حدث أكبر من المعتاد. يعتبر:

• توفير فرص الرعاية للصناعة والشركات
• التقدم بطلب للحصول على المنح والإيجار حتى تتمكن من الشراء