ইভেন্ট পরিকল্পনা চেকলিস্ট

পর্যালোচনা একটি ইভেন্ট অংশীদার হওয়া REC লাইব্রেরিতে

• আপনার অঞ্চলে ইভেন্টের প্রয়োজনীয়তা নিয়ে আলোচনা করুন

• প্রয়োজনীয় সংস্থানগুলি নিয়ে আলোচনা করুন (কর্মী, সরঞ্জাম, স্থান)

REC লাইব্রেরিএ ইভেন্ট প্ল্যানিং বিভাগ পর্যালোচনা করুন

• বিচার করার জন্য নির্দেশিকাপর্যালোচনা করুন

• বিচারকৃত পুরষ্কার আপনি আপনার ইভেন্টে দেবেন তা নির্ধারণ করুন - আপনার RSMএর সাথে পরামর্শ করুন

• স্কোরিং টেবিল, প্রতিযোগিতার ক্ষেত্র, দক্ষতার ক্ষেত্র এবং সারিবদ্ধ টেবিল

• ফিল্ড টাইমার এবং শ্রোতা প্রদর্শনের জন্য স্ক্রীন এবং/অথবা প্রজেক্টর

• পিট এলাকা এবং অনুশীলন ক্ষেত্র

• টেবিল এবং পরিদর্শন স্টেশন চেক করুন

• বিচারকদের বিচারকক্ষ

• স্বেচ্ছাসেবক আতিথেয়তা রুম

• কনসেশন স্ট্যান্ড এবং অ্যাক্সেসযোগ্য দর্শকদের বসার ব্যবস্থা

• প্রয়োজন অনুযায়ী অ্যাক্সেস নিয়ন্ত্রণ করার জন্য স্ট্যাঞ্চিয়ন/দড়ি

• উপযুক্ত ক্ষেত্র থেকে এবং ট্রাফিক নিয়ন্ত্রণের পদ্ধতি

ঘটনা

যন্ত্রপাতি

• ল্যাপটপ বা ডেস্কটপ কম্পিউটার সহ TM সফ্টওয়্যার; বড় ইভেন্টের জন্য অতিরিক্ত কম্পিউটারের প্রয়োজন হতে পারে

• ইথারনেট পোর্ট সুইচ

• ওয়্যারলেস রাউটার

• একটি সংযোগকারী তার, অতিরিক্ত টোনার এবং কাগজ সহ স্কোরিং টেবিলে ব্যবহার করার জন্য প্রিন্টার

• দর্শক প্রদর্শনের জন্য প্রজেক্টর এবং/অথবা পর্দা; বড় ইভেন্টের জন্য অতিরিক্ত প্রদর্শনের প্রয়োজন হতে পারে

• প্রদর্শনের জন্য ল্যাপটপ বা রাস্পবেরি পিস

• ঘোষণা এবং খেলার শব্দের জন্য অডিও সিস্টেম (মূল টিএম কম্পিউটারের সাথে সংযুক্ত)

• স্কোর করার জন্য মোবাইল ডিভাইস

রোবট ইভেন্টস ডট কম

আপনার RSM সহ Roboevents.com -এ ইভেন্ট তালিকা পর্যালোচনা করুন, বিশদ বিবরণ সঠিক কিনা তাকরুন

• প্রত্যয়িত বিচারক উপদেষ্টা

• সার্টিফাইড হেড রেফারি

• Emcee(গুলি)

• স্বেচ্ছাসেবক সমন্বয়কারী

• ছাড় সমন্বয়কারী

অতিরিক্ত আইটেম

ঘটনা

স্বেচ্ছাসেবক

যন্ত্রপাতি

অতিরিক্ত আইটেম

ঘটনা

স্বেচ্ছাসেবক

প্রশাসন

• কলম, সেলফ-স্টিক নোট, হাইলাইটার, কাগজ, স্ট্যাপলার, কাঁচি, ক্লিপবোর্ড এবং টেপ

• গ্যাফারস/রেসলিং টেপ দেয়াল এবং মেঝেগুলির জন্য একটি দুর্দান্ত বিকল্প কারণ এটি একটি অবশিষ্টাংশ ছেড়ে যায় না

• ওয়্যারলেস মাইক্রোফোন ব্যবহার করলে অতিরিক্ত ব্যাটারি কিনুন

• পুরস্কারের বিবরণ - 1 কপি

• বিচারক সাইন ইন শীট – 1 কপি

• বিচারকদের কাছে স্বেচ্ছাসেবক ফিল্ড নোট – বেশ কয়েকটি কপি

• মিস করা দলগুলির জন্য বিচারক নোট – প্রতিটি 10 ​​টি দলের জন্য 1

• বিচারকদের জন্য ফিল্ড নোট – প্রতি 10 টি দলের জন্য 1 কপি

• ইঞ্জিনিয়ারিং নোটবুক রুব্রিক এবং টিম ইন্টারভিউ রুব্রিক – প্রতি টিম 1

• টিম ইন্টারভিউ নোট - প্রতি বিচারক 1

• প্রাথমিক পুরস্কার প্রার্থী র্যাঙ্কিং শীট – প্রতি বিচারক 1

• চূড়ান্ত পুরস্কার মনোনীত র্যাঙ্কিং শীট - 1 কপি

• সাক্ষাত্কার টিপস এবং নমুনা প্রশ্ন – প্রতি বিচারক 1

• আচরণবিধি - 1 কপি

• ছাত্র কেন্দ্রিক নীতি - 1 কপি

• গেম ম্যানুয়ালের বর্তমান সংস্করণ - হেড রেফারির জন্যকপি

• গেম ম্যানুয়াল রোবট দক্ষতা বিভাগ(গুলি) - রোবট দক্ষতা এলাকার জন্য 1 কপি

• স্কোর শীট - স্কোর করার জন্য ট্যাবলেট ব্যবহার করলে, সংযোগের সমস্যার ক্ষেত্রে আপনাকে শুধুমাত্র কয়েকটি প্রিন্ট করতে হবে; আপনি যদি কাগজের স্কোরিং ব্যবহার করেন, তাহলে ফাইনাল/এলিমিনেশন এবং রোবট স্কিল ম্যাচ সহ সমস্ত ম্যাচের জন্য আপনাকে যথেষ্ট প্রিন্ট করতে হবে

• অফিসিয়াল প্লেট ছাড়া দলের জন্য রোবট লাইসেন্স প্লেট টেমপ্লেট - 1 কপি

• ইভেন্ট মিটিং ঘোষণা – 1 কপি

• হেড রেফারি অ্যানোমলি লগ (টিএম সফ্টওয়্যারে রিপোর্ট) - 1 কপি

• রোবট পরিদর্শন শীট - শারীরিক ফর্ম ব্যবহার করলে প্রতি টিম 1, আপনি যদি ডিজিটাল পরিদর্শন করছেন তবে সমস্যার ক্ষেত্রে কয়েকটি

• ফিল্ড রিসেট ডায়াগ্রাম – প্রতি ফিল্ডে 1-2 কপি

• ইভেন্ট চিহ্ন

• ফটোগ্রাফি এবং রেকর্ডিং নোটিশ (যদি প্রযোজ্য হয়)

• নিবন্ধিত স্বেচ্ছাসেবকদের তালিকা, সেল ফোন নম্বর সহ (1 বা তার বেশি কপি)

যন্ত্রপাতি

RobotEvents.com/TM

নিশ্চিত করুন যে RobotEvents.com এ টিম রেজিস্ট্রেশন রিপোর্ট পর্যালোচনা করে সমস্ত ইভেন্ট রেজিস্ট্রেশন ফি প্রদান করা হয়েছে এবং যে দলগুলিপ্রদান করেনি তাদের সাথে ফলোআপ করুন

অতিরিক্ত আইটেম

ভেন্যু সেট আপ

• টিম পিট টেবিল বা স্পেসকে দল নম্বরের ক্রমানুসারে লেবেল করুন যাতে পিট এলাকাগুলি খুঁজে পাওয়া সহজ হয়; pরিপোর্টঅধীনে TM থেকে এটির চিহ্নগুলি মুদ্রিত করা যেতে পারে

প্রোগ্রাম ফ্লায়ার, দল এবং স্বেচ্ছাসেবকদের নিবন্ধন তালিকা, কলম, ইঞ্জিনিয়ারিং নোটবুক সংগ্রহের জন্য কন্টেইনার সহ চেক-ইন ডেস্ক

স্বেচ্ছাসেবক

সরঞ্জাম/টিএম

RobotEvents.com/TM

অতিরিক্ত আইটেম

ইভেন্ট শুরু হওয়ার আগে

দরজা খুলুন এবং লাইট এবং গরম/এয়ার কন্ডিশনার চালু করুন; pকক্ষের তাপমাত্রা পরিবর্তিত হওয়ার জন্য স্থান(গুলি) অংশগ্রহণকারীদের দ্বারা পূর্ণ হওয়ার সাথে সাথে

সমস্ত বিশ্রামাগার খুলুন, এবং নিশ্চিত করুন যে বিশ্রামাগারগুলি সাবান এবং কাগজ সরবরাহের সাথে সম্পূর্ণরূপে মজুত রয়েছে

নিশ্চিত করুন যে সমস্ত পার্কিং এলাকা অ্যাক্সেসযোগ্য এবং ইভেন্ট চেক-ইন করার জন্য সরাসরি অংশগ্রহণকারীদের সাইননেজ পোস্ট করা হয়েছে

অংশগ্রহণকারীদের তাদের সঠিক ইভেন্টের অবস্থানে সরাসরি পাঠানোর জন্য সমস্ত ব্যানার এবং ইভেন্ট সাইনেজ পোস্ট করুন

স্বেচ্ছাসেবকদের জন্য স্ন্যাকস এবং পানীয় সেট আপ করুন দিনের জন্য তাদের শক্তির মাত্রা জ্বালানী

নিশ্চিত করুন যে অ্যাক্সেসযোগ্য আসন পাওয়া যায়

খেলার ক্ষেত্রগুলি সঠিকভাবে সেট আপ করা হয়েছে কিনা তা পরীক্ষা করুন

সমস্ত অডিও এবং ভিজ্যুয়াল সরঞ্জাম পরীক্ষা করুন, যেমন প্রজেক্টর(গুলি), স্ক্রিন, টুর্নামেন্ট ম্যানেজার ডিসপ্লে এবং সাউন্ড, এবং পাবলিক-অ্যাড্রেস সিস্টেমগুলি সঠিকভাবে কাজ করছে কিনা তা নিশ্চিত করতে

V5RC - তারা সঠিকভাবে কাজ করছে তা নিশ্চিত করতে ক্ষেত্র নিয়ন্ত্রণ পরীক্ষা করুন

দ্বিমুখী রেডিও বিতরণ করুন, যদি ব্যবহার করা হয়, বা মূল স্বেচ্ছাসেবকদের মধ্যে সেল ফোন নম্বর বিনিময় করুন

যখন দল এবং স্বেচ্ছাসেবকরা পৌঁছায়

আপনার স্বেচ্ছাসেবক এবং দল অভিবাদন! নিশ্চিত করুন যে তারা একটি উষ্ণ অভ্যর্থনা পেয়েছে এবং চেক-ইন এবং প্রশিক্ষণ সভাগুলির জন্য অবস্থানগুলিতে নির্দেশিত হয়েছে৷ ব্যস্ত চেক-ইন টেবিলে সহায়তা প্রদান করুন

বিশেষ অতিথি, স্পন্সর এবং মিডিয়ার সদস্যদের শুভেচ্ছা জানান। ইভেন্টের দিনের জন্য আপনার পরিকল্পনা ভাগ করুন এবং তাদের স্বেচ্ছাসেবকদের কাছে নির্দেশ করুন যারা প্রোগ্রাম এবং অংশগ্রহণকারীদের সম্পর্কে বিশদ ভাগ করতে পারে।

মূল স্বেচ্ছাসেবকদের সাথে আপনার ইভেন্টের এজেন্ডা ভাগ করুন

স্বাগত এবং/অথবা ইভেন্ট মিটিং ঘোষণা উপস্থাপকদের সাথে শেয়ার করুন

আপনার প্রধান স্বেচ্ছাসেবকদের সাথে আপনার নিরাপত্তা পরিকল্পনা শেয়ার করুন

তারা সঠিকভাবে সেট আপ করা হয়েছে তা নিশ্চিত করতে অভিজ্ঞ দলগুলিকে খেলার ক্ষেত্রগুলি পরীক্ষা করতে বলুন

চেক-ইন বা পরিদর্শনের সময় ইঞ্জিনিয়ারিং নোটবুক সংগ্রহ করুন এবং নিশ্চিত করুন যে প্রতিটি নোটবুকে টিম নম্বর খুঁজে পাওয়া সহজ

নিশ্চিত করুন যে সমস্ত অংশগ্রহণকারী দল নিবন্ধিত হয়েছে এবং তাদের নিবন্ধন ফি প্রদান করেছে

রোবট ম্যাচ এবং বিচার শুরু হওয়ার আগে

সমস্ত দল চেক ইন করেছে তা নিশ্চিত করতে টিম রেজিস্ট্রেশন ডেস্কের সাথে চেক করুন; চেক ইন করা হয়নি এমন দলের সাথে যোগাযোগ করার চেষ্টা করুন

চেক ইন করা দলগুলিকে নির্দেশ করতে টুর্নামেন্ট ম্যানেজারে টিম চেক-ইন বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করুন৷

একবার সময়সূচী এবং অংশগ্রহণকারী দলের তালিকা প্রতিষ্ঠিত হয়ে গেলে, প্রয়োজনে টুর্নামেন্ট ম্যানেজারে ম্যাচের সময়সূচী পুনরায় তৈরি করা।

চেক করুন যে স্বেচ্ছাসেবক সমন্বয়কারী নো-শোর কারণে প্রয়োজন অনুযায়ী সমন্বয় করছেন

নিশ্চিত করুন যে প্রধান স্বেচ্ছাসেবকরা যে কোনও নির্ধারিত স্বেচ্ছাসেবক প্রশিক্ষণ সভাগুলির সমন্বয় করে

নিশ্চিত করুন যে সমস্ত দল পাস করেছে বা রোবট পরিদর্শন পাস করার জন্য প্রস্তুত; অভিজ্ঞ দলগুলিকে অন্যান্য অংশগ্রহণকারী দলগুলির পরিদর্শন পাস করার প্রচেষ্টাকে সমর্থন করতে বলুন

TM রিপোর্ট থেকে Emcee-এর জন্য ঘোষক পত্রকের একটি অনুলিপি প্রিন্ট করুন

প্রতিটি দল, সারিবদ্ধ স্টাফ, স্কোরকিপার/হেড রেফারি, বিচারকারী দল এবং মূল স্বেচ্ছাসেবকদের বিতরণের জন্য টিএম রিপোর্ট থেকে ম্যাচের তালিকা প্রিন্ট করুন

রোবট ম্যাচ শুরুর আগে একটি ইভেন্ট মিটিং পরিচালনা করুন; ইভেন্ট মিটিং ঘোষণাএ বর্ণিত বিষয়গুলি ব্যবহার করুন

ইভেন্ট চলাকালীন

সমস্ত স্বেচ্ছাসেবকদের জন্য জলখাবার এবং পানীয় পাওয়া যায় এবং পুরো দিনের স্বেচ্ছাসেবকদের জন্য দুপুরের খাবার সরবরাহ করা হয় তা নিশ্চিত করুন; স্বেচ্ছাসেবী খাদ্যতালিকাগত বিধিনিষেধের প্রতি সংবেদনশীল হোন এবং স্থানের খাদ্য/পানীয় নীতি অনুসরণ করুন

সক্রিয়ভাবে যেকোনো সমস্যা সমাধান করতে, প্রশ্নের উত্তর দিতে এবং সহায়তা প্রদান করতে ঘুরে বেড়ান

নিশ্চিত করুন যে ট্র্যাশ কন্টেইনারগুলি খালি করা হয়েছে এবং বিশ্রামাগারগুলি পরিষ্কার এবং ভালভাবে মজুত করা হয়েছে

টিএম অপারেটরকে পর্যায়ক্রমে একটি USB ফ্ল্যাশ ড্রাইভে আপনার ইভেন্ট ফাইলের একটি অনুলিপি সংরক্ষণ করতে দিন

বিচার কার্যক্রম সময়সূচী অনুযায়ী হচ্ছে কিনা তা নিশ্চিত করতে বিচারকের উপদেষ্টার সাথে যোগাযোগ করুন; উপযুক্ত হলে আপডেট ম্যাচ এবং দক্ষতা র‌্যাঙ্কিং প্রদান করুন (বিচারক নির্দেশিকা দেখুন)

বিচার সম্পন্ন হলে, বিচারক উপদেষ্টার কাছ থেকে পুরস্কার বিজয়ীদের তালিকা সংগ্রহ করুন

বিচারক দল তাদের মূল্যায়ন শেষ করার পরে দলগুলিতে ইঞ্জিনিয়ারিং নোটবুকগুলি ফেরত দিন

ফাইনাল/এলিমিনেশন ম্যাচগুলি শেষ হওয়ার পরে টিএম অপারেটরকে বিচারকৃত পুরস্কার বিজয়ীদের এবং অটো ফিল বিজয়ীদের টিএম-এ প্রবেশ করতে দিন

সমস্ত দল, স্বেচ্ছাসেবক এবং স্পনসরদের পুরষ্কার অনুষ্ঠানে অংশগ্রহণের জন্য উত্সাহিত করুন, যা সমস্ত দলের কৃতিত্ব উদযাপন করে এবং বিচারক এবং কর্মক্ষমতা-ভিত্তিক পুরষ্কারগুলির জন্য স্বীকৃতি প্রদান করে

টিএম রিপোর্টে অবস্থিত অ্যাওয়ার্ড অনুষ্ঠানের স্ক্রিপ্ট রিপোর্টগুলি মুদ্রণ করুন; টিএম স্লাইড ট্যাবে পুরস্কার অনুষ্ঠানের জন্য উপস্থাপনা স্লাইড তৈরি করুন

আপনার স্বেচ্ছাসেবক, প্রশিক্ষক, পরামর্শদাতা, পিতামাতা এবং পৃষ্ঠপোষকদের তাদের অমূল্য সমর্থনের জন্য ধন্যবাদ

ঘটনার পর

পুরস্কার বিজয়ীদের যাচাই করুন এবং ম্যাচের স্কোর TM এ প্রবেশ করানো হয়েছে

একটি USB ফ্ল্যাশ ড্রাইভে TM ফাইলের একটি ব্যাকআপ কপি তৈরি করুন

RobotEvents.com-এ সমস্ত TM ফলাফল আপলোড এবং চূড়ান্ত করুন; cআপনার সমস্ত RSM যদি আপনি ফলাফল আপলোড করার সময় কোনো ত্রুটি অনুভব করেন

নিরাপদ সঞ্চয়ের জন্য সমস্ত সরঞ্জাম এবং উপকরণ নামিয়ে নিন এবং প্রয়োজন অনুসারে স্থানটি পরিষ্কার করুন

সমস্ত ফলাফল সফলভাবে আপলোড না হওয়া পর্যন্ত সমস্ত প্রাসঙ্গিক প্রতিযোগিতার উপকরণগুলি বজায় রাখুন

নিশ্চিত করুন যে বিচারক উপদেষ্টা গোপনীয় বিচার সামগ্রী সংগ্রহ করেছেন এবং সেগুলি ধ্বংস করবেন

অংশগ্রহণকারীদের হারিয়ে যাওয়া এবং পাওয়া আইটেমগুলি নিতে একটি পরিকল্পনা এবং একটি জায়গা স্থাপন করুন

আপনার স্বেচ্ছাসেবকদের প্রশংসার একটি ফলো-আপ বার্তা পাঠান

মিডিয়া এবং আপনার সম্প্রদায়ের সাথে ইভেন্টের ফটো এবং/অথবা খবর শেয়ার করুন

টিমের সাথে যোগাযোগ করুন এবং আপনার ইভেন্টে তাদের অভিজ্ঞতা সম্পর্কে প্রতিক্রিয়া জিজ্ঞাসা করুন

আপনার RSM-এর সাথে যোগাযোগ করুন এবং ইভেন্টের ফলাফল শেয়ার করুন

আপনার কৃতিত্ব উদযাপন!