Přehled
Tento kontrolní seznam je obecným průvodcem, který vám pomůže při plánování vaší akce. Každá událost a místo konání je jedinečné, takže tento kontrolní seznam nepokryje všechny potřeby pro každou událost. Doporučujeme vám, abyste se při plánování své akce poradili s vaším regionálním manažerem podpory (RSM) a použili tento kontrolní seznam a sekci Event Partner v REC Library.
Glosář
EP: Partner akce
RE: RobotEvents.com
RSM: Manažer regionální podpory
TM: Manažer turnaje
První kroky
|
Recenze Jak se stát partnerem akce v knihovně REC |
|
| Staňte se dobrovolníkem na akcích / stínujte další EP, abyste se dozvěděli více o plánování a pořádání akce | |
| Přečtěte si Závazek k dokonalosti událostí | |
| Kontaktujte svého RSM | |
|
|
|
|
| Dokončete certifikační kurz partnera akce | |
| Vytvořte si účet (v případě potřeby) a požádejte své RSM, aby vám umožnilo přístup k EP za RobotEvents | |
| Dokončete kontrolu pozadí v RobotEvents |
Fáze plánování události
|
Projděte si část Plánování událostí v knihovně REC |
|
| Vytvořte rozpočet události | |
| Vytvořit agendu - Vzorové agendy | |
| Určete, zda budete mít na své akci Posuzování a zda to bude osobně/remote/hybrid; pokud budete mít na své akci hodnocení: | |
|
|
|
|
| Vyberte a rezervujte místo pro den akce a nastavte den/noc předem | |
| Vytvořte rozvržení svého místa – zvažte přitom tok dopravy a kontrolu davu. Nezapomeňte uvést: | |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Zveřejněte svou událost na RE - Zveřejnění události na RobotEvents.com | |
| Rozhodněte se, zda/jak budete nabízet jídlo a/nebo slevy | |
| Přečtěte si zásad pro studenty (zásady a etický kodex zaměřený na studenty) |
Dva až tři měsíce před akcí
Událost |
|
| Potvrďte rezervaci místa | |
| Zkontrolujte plán rozložení pomocí RSM | |
| Vytvořte podrobný plán koncesního stánku | |
| Propagujte svou událost pomocí místních médií, školní čtvrti a sociálních sítí | |
Zařízení |
|
| Určete, kolik polí a sad herních prvků budete potřebovat | |
| Zajistit zabezpečení hřišť a herních prvků (nákup a/nebo půjčení) | |
| Zabezpečte potřebná elektronika pro událost. To zahrnuje, ale není omezeno na: | |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Prodiskutujte potřeby dalšího vybavení se svým RSM | |
| Pro události V5RC/VAIRC/VURC potvrďte, že máte buď polní ovladače VEXnet, nebo Smart Field Controllery pro soutěžní pole a pole dovedností robotů (nepotřebné pro VIQRC) | |
| Objednávejte trofeje, poháry a transparenty | |
| Proveďte opatření k zajištění nástrojů pro kontrolu velikosti | |
RobotEvents.com |
|
|
Zkontrolujte seznam událostí na Robotevents.com pomocí RSM a potvrďte správnost údajů |
|
| Dobrovolníci | |
| Pozvěte na akci speciální hosty a sponzory | |
| Najměte klíčové dobrovolníky a sdílejte dobrovolnických zdrojů a školení certifikací: | |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Začněte nabírat další dobrovolníky a sdílejte dobrovolnické zdroje; seznam potřebných dobrovolníků a místo, kde lze najít školicí zdroje, naleznete v Průvodce personálním obsazením dobrovolníků | |
| Objednejte si dobrovolnické košile (volitelné) | |
Další položky |
|
Měsíc před akcí
Událost |
|
| Obraťte se na své RSM a prodiskutujte jakékoli obavy nebo dotazy týkající se vaší události | |
| Aktualizujte/potvrďte svůj program, abyste týmy a dobrovolníky provázeli dnem akce | |
| Zarezervujte si dvoucestné vysílačky nebo zaveďte nějakou jinou metodu pro komunikaci personálu v den události | |
| Vytvořte bezpečnostní plán a sdílejte jej s místními poskytovateli nouzových a/nebo bezpečnostních služeb | |
| Koordinujte opatrovnické služby v den události, abyste udrželi prostory čisté a dobře zásobené papírem | |
| Pokud přehráváte hudbu, vytvořte seznam skladeb, který je vhodný pro všechny věkové kategorie, a ujistěte se, že máte správné licence k přehrávání vybrané hudby | |
| Zajistěte focení akce | |
| Propagujte svou akci a rozesílejte tiskové zprávy | |
Dobrovolníci |
|
| Pokračujte v náboru dobrovolníků | |
| Ujistěte se, že váš hlavní rozhodčí a poradce soudce dokončili dobrovolných certifikací | |
| Přidejte svého hlavního rozhodčího a poradce rozhodčího do seznamu akcí RE | |
| Vyzvěte rozhodčí zapisovatele, aby si přečetli herní manuál a dokončili certifikaci hlavního rozhodčího (volitelné) | |
| Vyzvěte rozhodčí, aby si přečetli Průvodce hodnocením a dokončili certifikaci (volitelné) | |
Zařízení |
|
| Sestavte prvky pole/herní objekty | |
| Potvrďte trofeje | |
| Potvrďte všechna potřebná zařízení (včetně polí, prvků pole, elektroniky, počítačů, projektorů, PA systému) | |
Další položky |
|
Jeden až dva týdny před akcí
Událost |
|
| Obraťte se na své RSM a prodiskutujte jakékoli obavy nebo dotazy týkající se vaší události | |
| Potvrďte všechny podrobnosti o místě s koordinátorem místa konání | |
| Identifikujte nouzový kontakt pro zařízení v případě nouze nebo špatné komunikace | |
| Potvrďte podrobnosti koncesního stánku | |
Dobrovolníci |
|
| Objednejte jídlo a nápoje pro své dobrovolníky a dobrovolníky v den konání akce (dobře postaráno o dobrovolníky se rádi hlásí znovu) | |
| Pošlete podrobnosti o události dobrovolníkům | |
| Potvrďte, že si dobrovolníci prostudovali školicí dokumenty potřebné pro jejich roli | |
| Vytvořte jmenovky pro dobrovolníky | |
| Pokud byla objednána dobrovolnická trička, potvrďte doručení a/nebo zorganizujte trička | |
Správa |
|
| E-mail registrovaným týmům s podrobnostmi o závěrečné události a případnými pokyny na poslední chvíli | |
| Nákup a organizace zásob: | |
|
|
|
|
|
|
| Vytvořte uvítací balíčky pro každý tým s příslušnými informacemi o programu a postupu akce | |
| Tisknout a vytvářet kopie materiálů pro posuzování; ty lze nalézt v průvodci posuzováním | |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Tiskněte a vytvářejte kopie následujících dokumentů událostí; tyto lze nalézt v REC Library - pokud potřebujete pomoc s jejich umístěním, obraťte se na své RSM | |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Vytvořte a zkopírujte následující položky: | |
|
|
|
|
|
|
Zařízení |
|
| Potvrďte vybavení včetně polí, polních prvků, elektroniky, počítačů, projektorů, PA systému | |
| Sestavte trofeje | |
RobotEvents.com/TM |
|
|
Zajistěte, aby byly všechny registrační poplatky uhrazeny tím, že si prohlédnete zprávu o registraci týmu na RobotEvents.com a budete kontaktovat týmy, které nezaplatily |
|
| Vytvořte „fiktivní“ událost v TM, abyste si procvičili používání softwaru a dokončili svůj plán události (Poznámka: Nepoužívejte své TM nebo RE kódy pro fiktivní události; o pomoc s tímto kritickým krokem se obraťte na své RSM) | |
| V případě potřeby: Aktualizujte TM podle potřeby na laptopech a/nebo Raspberry Pis | |
Další položky |
|
Den před akcí
Nastavení místa konání |
|
| Týmové boxy se stoly, židlemi, boxy | |
|
|
|
Odbavovací přepážka s programovými letáky, registračními seznamy týmů a dobrovolníků, pery, kontejnery pro sběr technických zápisníků |
|
| Nabíjecí stanice nebo napájení pro každý pit stůl | |
| Oblast kontroly: Kontrolní seznamy pro kontrolu prázdných míst, pera, nástroje pro úpravu velikosti | |
| Tabulky řazení (obvykle jedna na pole) | |
| Místnost pro soudce s materiály pro posuzování | |
| Koncesní stánek: položky k prodeji a hotovost za poskytnutí drobných | |
| Ujistěte se, že všechny kabely jsou bezpečně zajištěny a jsou umístěny mimo oblasti s vysokým provozem; pro jistotu stáhněte šňůry dolů - k tomu jsou skvělé gaffery nebo zápasnické pásky, protože se nelepí na podlahu | |
| Zveřejněte značení, pásku a/nebo sloupky pro nasměrování bezpečného a efektivního toku účastníků | |
| Ujistěte se, že trofeje jsou sestaveny a vystaveny v prostoru akce a že jsou k dispozici volitelné účastnické nebo uznávací certifikáty k distribuci | |
Dobrovolníci |
|
| Zajistěte, aby byly pro dobrovolníky k dispozici zásoby, jako jsou schránky a pera pro rozhodčí, zvýrazňovače a schránky pro posádku ve frontě a pera, poznámkové bloky podle potřeby pro rozhodčí | |
| Vytvořte dobrovolnickou přestávku včetně občerstvení a vody | |
Vybavení/TM |
|
| Nastavte soutěž, dovednosti robota a cvičná pole | |
| Nastavte bodovací tabulky pro bodovací počítač (počítače), tiskárnu, projektor, obrazovku a PA systém | |
| Otestujte všechna zařízení, abyste se ujistili, že s TM správně fungují | |
| Vytiskněte zkušební stránku na skórovací tiskárně, abyste se ujistili, že byl správně nainstalován ovladač tiskárny | |
| Ujistěte se, že je k dispozici papír do tiskárny a další tonerová kazeta | |
| Otestujte reproduktory, abyste se ujistili, že odpovídající zvuky hrají správně přes PA systém nebo jiné reproduktory připojené k hlavnímu počítači TM | |
| Otestujte všechny displeje, bezdrátovou síť a mobilní bodovací zařízení | |
| Použijte TM k testování konektivity mezi bodovacím počítačem a herními poli V5RC, abyste zajistili správné ovládání ovladače a autonomní funkce (není potřeba pro VIQRC) | |
| Ověřte, zda jsou pole správně nastavena podle herního manuálu | |
| Otestujte, zda jsou prvky pole připevněny k poli, je-li to vhodné | |
| Mějte po ruce záložní herní předměty | |
RobotEvents.com/TM |
|
| Zajistěte, aby byly všechny registrační poplatky zaplaceny, a to tak, že si projdete zprávu o registraci týmu na RobotEvents.com | |
| Nastavte událost v TM pomocí kódu TM a RE, který najdete na RobotEvent.com | |
| Vytisknout značky pole a boxů z turnajového manažera (na kartě zpráv) | |
| Vytiskněte seznamy týmů z turnajového manažera (na kartě zprávy) pro tabulku odbavení a poradce rozhodčího | |
Další položky |
|
Den události
Před zahájením akce |
|
| Delegujte mnoho aktivit na klíčové dobrovolníky, budete zaneprázdněni a budete potřebovat asistenci | |
|
Odemkněte dveře a zapněte světla a topení/klimatizaci; plan pro změnu pokojové teploty, jak se prostor(y) zaplní účastníky |
|
|
Otevřete všechny toalety a ujistěte se, že jsou plně zásobené mýdlem a papírem |
|
|
Zajistěte, aby všechna parkovací místa byla přístupná a aby bylo vyvěšeno značení, které nasměruje účastníky k odbavení akce |
|
|
Zveřejněte všechny bannery a označení události, abyste nasměrovali účastníky na jejich správná místa konání |
|
|
Připravte svačiny a nápoje pro dobrovolníky, abyste dobili jejich energetickou hladinu na celý den |
|
|
Ujistěte se, že je k dispozici přístupná sedadla |
|
|
Zkontrolujte, zda jsou herní pole správně nastavena |
|
|
Otestujte všechna zvuková a vizuální zařízení, jako jsou projektory, obrazovky, displeje a zvuky Tournament Manager a systém veřejného ozvučení, abyste se ujistili, že fungují správně. |
|
|
V5RC - Otestujte ovládací prvky v terénu, abyste se ujistili, že fungují správně |
|
|
Distribuujte obousměrné vysílačky, pokud se používají, nebo si vyměňte čísla mobilních telefonů mezi klíčovými dobrovolníky |
|
Když týmy a dobrovolníci dorazí |
|
|
Pozdravte své dobrovolníky a týmy! Zajistěte, aby se jim dostalo vřelého přivítání a aby byli nasměrováni na místa pro přihlášení a školení. Poskytněte podporu u rušných odbavovacích stolů |
|
|
Pozdravte speciální hosty, sponzory a členy médií. Podělte se o svůj plán na den akce a nasměrujte je na dobrovolníky, kteří mohou sdílet podrobnosti o programu a účastnících. |
|
|
Sdílejte agendu své akce s klíčovými dobrovolníky |
|
|
Sdílejte přivítání a/nebo oznámení o schůzce události s přednášejícími |
|
|
Sdílejte svůj bezpečnostní plán se svými klíčovými dobrovolníky |
|
|
Požádejte zkušené týmy, aby zkontrolovaly herní pole a ujistily se, že jsou správně nastaveny |
|
|
Sbírejte technické zápisníky při odbavení nebo kontrole a ujistěte se, že každý zápisník má snadno dohledatelné číslo týmu |
|
|
Ujistěte se, že všechny zúčastněné týmy jsou zaregistrovány a mají zaplacené registrační poplatky |
|
Než začnou zápasy robotů a posuzování |
|
|
Ověřte si u přepážky registrace týmů, že se všechny týmy přihlásily; zkuste kontaktovat týmy, které nejsou přihlášeny |
|
|
Použijte funkci Team Check-In v Tournament Manager k označení týmů, které jsou přihlášeny |
|
|
Jakmile je stanoven rozpis a seznam zúčastněných týmů, v případě potřeby obnovte rozpis zápasů v Tournament Manageru |
|
|
Zkontrolujte, zda koordinátor dobrovolníků provádí úpravy podle potřeby z důvodu nedostavení se |
|
|
Zajistěte, aby vedoucí dobrovolníci koordinovali veškerá naplánovaná školení dobrovolníků |
|
|
Ujistěte se, že všechny týmy prošly nebo jsou připraveny projít kontrolou robota; požádat veteránské týmy, aby podpořily úsilí ostatních zúčastněných týmů projít kontrolou |
|
|
Vytiskněte si kopii oznamovacích listů pro konferenciéra z TM Reports |
|
|
Tisk seznamů zápasů z TM Reports pro distribuci každému týmu, personálu ve frontě, zapisovateli/hlavním rozhodčím, týmům rozhodčích a klíčovým dobrovolníkům |
|
|
Proveďte schůzku události před začátkem zápasů robotů; použijte témata uvedená v Oznámení o schůzi události |
|
Během akce |
|
|
Zajistěte, aby bylo pro všechny dobrovolníky k dispozici svačiny a nápoje a pro celodenní dobrovolníky byl zajištěn oběd; být citliví k dietním omezením dobrovolníků a dodržovat zásady týkající se jídla a pití na místě |
|
|
Projděte se a proaktivně vyřešte jakékoli problémy, odpovězte na otázky a poskytněte podporu |
|
|
Zajistěte, aby byly nádoby na odpadky vyprázdněny a toalety byly čisté a dobře zásobené |
|
|
Nechte operátora TM pravidelně ukládat kopii vašeho souboru události na USB flash disk |
|
|
Informujte se u poradce soudce, abyste se ujistili, že činnosti posuzování probíhají podle plánu; v případě potřeby poskytněte aktualizované hodnocení zápasů a dovedností (viz Průvodce rozhodčími) |
|
|
Po dokončení hodnocení si vyzvedněte seznam vítězů od poradce rozhodčího |
|
|
Poté, co hodnotící tým dokončí hodnocení, vraťte týmům technické zápisníky |
|
|
Požádejte operátora TM, aby po dokončení finálových/eliminačních zápasů zadal do TM vítěze ocenění Judged a vítěze Auto Fill Winners |
|
|
Povzbuďte všechny týmy, dobrovolníky a sponzory, aby se zúčastnili slavnostního předávání cen, které oslavuje úspěchy všech týmů a poskytuje uznání za posouzené a na výkonu založené ceny |
|
|
Tisk zpráv o slavnostním ceremoniálu Scripts umístěných v TM Reports; vytvořit prezentační snímky pro slavnostní předávání cen na kartě TM Slides |
|
|
Poděkujte svým dobrovolníkům, trenérům, mentorům, rodičům a sponzorům za jejich neocenitelnou podporu |
|
Po události |
|
|
Ověřte, že vítězové ocenění a skóre zápasu byly zapsány do TM |
|
|
Vytvořte záložní kopii souboru TM na USB flash disku |
|
|
Nahrajte a dokončete všechny výsledky TM na RobotEvents.com; cvšechny vaše RSM, pokud při nahrávání výsledků zaznamenáte nějaké chyby |
|
|
Sundejte veškeré vybavení a materiály pro bezpečné uložení a podle potřeby vyčistěte místo konání |
|
|
Uchovávejte všechny relevantní soutěžní materiály, dokud nebudou všechny výsledky úspěšně nahrány |
|
|
Ujistěte se, že poradce soudce shromáždil důvěrné materiály pro posuzování a zničí je |
|
|
Vytvořte plán a místo, kde si účastníci vyzvednou ztracené a nalezené předměty |
|
|
Pošlete následnou zprávu s uznáním svým dobrovolníkům |
|
|
Sdílejte fotografie a/nebo novinky z události s médii a vaší komunitou |
|
|
Oslovte týmy a požádejte o zpětnou vazbu ohledně jejich zkušeností s vaší akcí |
|
|
Obraťte se na své RSM a sdílejte výsledky akce |
|
|
Oslavte své úspěchy! |
|