Průvodce plánováním a personálním plánováním dobrovolníků

Přehled rolí dobrovolníků

Role	Popis	Aktivita	Zkušenosti	Dovednosti
Field Reset	Po každém zápase přesně resetujte soutěžní hřiště a podle potřeby pomozte manažerovi hřiště nebo hlavnímu rozhodčímu. Všimněte si studentů s vysokou energií a mladších dětí.			Nejsou potřeba žádné zkušenosti Schopnost prohlédnout si diagramy polí a umístit herní předměty na správné místo na soutěžním poli Pohybujte se rychle po hřišti Dobré poslechové dovednosti
Zařazení do fronty	Pomozte s přípravou týmů pro nadcházející zápasy.			Nejsou vyžadovány žádné zkušenosti Komunikovat efektivně Důraz na detail Zůstaňte organizováni v rychle se měnícím prostředí Postupujte podle pokynů
Pit Admin Assistant	Slouží v roli zákaznických služeb asistováním týmům a hostům s otázkami týkajícími se soutěže a místa konání.			Nejsou vyžadovány žádné zkušenosti Schopnost řešit problémy Komunikovat efektivně
Tým Přihlášení	Vítejte týmy, jakmile dorazí. Ověřujte týmy, rozdávejte materiály a sbírejte technické zápisníky. Odpovězte na základní otázky.			Nejsou vyžadovány žádné zkušenosti Důraz na detail Komunikovat efektivně Pohodlné používání počítače
Dobrovolné přihlášení	Vítáme dobrovolníky a hosty. Ověřte harmonogram, rozdejte materiály, nasměrujte dobrovolníky na vhodná místa. Odpovězte na základní otázky. Může to být rychlá role.			Nejsou vyžadovány žádné zkušenosti Důraz na detail Komunikovat efektivně Pohodlné používání počítače
Úředník v terénu	Dohlížejte na tréninková pole a zajistěte, aby všechny týmy měly přístup k tréninkovému času a postupovaly uspořádaným způsobem.			Nejsou vyžadovány žádné zkušenosti Sledujte studenty a udržujte pořádek Komunikovat efektivně
Poradce soudce	Trénujte a asistujte dobrovolným rozhodčím při hodnocení studentských týmů prostřednictvím rozhovorů, recenzování technických zápisníků, sledování výkonu na hřišti a předávání cen podle potřeby. Usnadněte proces rozhodování pro posuzovaná ocenění a podle potřeby pracujte jako soudce.			Důraz na detail Buďte nestranní Komunikovat efektivně Musí být alespoň 20 pro všechny události VRC/VIQRC a alespoň 21 pro všechny události VEX U
Soudce	Vyhodnoťte studentské týmy prostřednictvím rozhovorů, inženýrských zápisníků, multimediálních prezentací a výkonu v terénu. Podle potřeby předejte ocenění.			Preferujte nějaké zkušenosti s posuzováním, ale není to nutné Důraz na detail Buďte nestranní Komunikovat efektivně Pro všechny akce VRC musí být plnoletý. Musí být alespoň 21 pro všechny události VEX U. Musí být alespoň 16 pro místní události VIQRC.  Pokud se akce VIQRC kvalifikuje na mistrovství světa VEX, musí být dospělý
Inspektor	Provádějte kontroly, abyste ověřili, že roboti splňují pravidla a specifikace uvedené v Herní příručce.			Základní znalost konstrukce robota a znalost částí VRC & VIQRC užitečné, nejsou povinné Spolupracujte s ostatními jako tým Důraz na detail Postupujte podle kontrolního seznamu inspekce (je součástí dodávky)
Rozhodčí zapisovatele	Zaznamenávejte skóre pomocí mobilní aplikace TM nebo papírových výsledkových listů. Ověřte zaznamenané výsledky u hlavního rozhodčího podle potřeby a u studentských jezdců po každém zápase. Případná porušení pravidel proberte po zápase s hlavním rozhodčím. Ujistěte se, že je pole resetováno a roboti jsou připraveni na další zápas. (Totéž pro dovednosti)			Zkušení dobrovolníci však preferovali; Rozhodčí zapisovatele mohou být novými dobrovolníky a mohou být rychle vyškoleni Aplikujte znalosti hry a pravidel a buďte nestranní Důraz na detail Pracujte efektivně jako člen týmu Pozitivně komunikujte se studenty Musí být starší 15 let
Operátor VEX TM	Použijte software Tournament Manager k zahájení zápasů a zaznamenávání skóre. Domluvte se s Emcee na zobrazování výsledků zápasů ve vhodnou dobu.			Preferují se zkušení dobrovolníci, ale nové dobrovolníky lze zaškolit předem Pohodlné používání počítače Důraz na detail
Konferenciér	Poskytnout play-by-play během turnaje a informativní program znalosti mezi zápasy. Přidejte nadšení a energii, stejně jako vysokou úroveň angažovanosti a porozumění pro všechny účastníky akce.			Zkušenosti jsou preferovány, ale nejsou podmínkou Odchozí a charismatický komunikační styl, který zaujme publikum a dodá mu energii Pracujte jako tým s ostatními dobrovolníky Myslete rychle a improvizujte
Hlavní rozhodčí	Organizovat a dohlížet na všechny rozhodčí zapisovatele. Interpretujte a důsledně prosazujte pravidla hry, abyste skórovali zápas po dokončení a je konečnou autoritou pro jakékoli spory nebo rozhodnutí. Podle potřeby vyškolte rozhodčí zapisovatele.			Předchozí zkušenost s rozhodčím je nutná Aplikujte znalosti hry a pravidel Efektivně vést tým Pozitivně komunikujte se studenty a trenéry Rozhodovat spory spravedlivě a rychle zmírnit argumenty Musí být 20, alespoň 20 let pro VRC a alespoň 16 let pro VIQRC

Nábor

Dobrovolnictví a účast na akcích VEX Robotics může pomoci ostatním získat inspiraci, povzbudit jejich vášeň, naučit se nové dovednosti, rozšířit svou síť a seznámit se s novými způsoby, jak věci dělat. Při náboru dobrovolníků je třeba vzít v úvahu mnoho zdrojů. Měli byste se o své akci včas informovat a sdílet klíčová poselství robotických a STEM programů, abyste našli lidi, kteří cítí, že to s nimi skutečně rezonuje.

Zvažte následující zdroje:

• Rodiče, učitelé, správci školy, mentoři, místní robotické týmy a sourozenci – Pamatujte, že dobrovolnictví může být rodinná záležitost! Mladší sourozenci jsou často dobří v Field Reset.
• Partnerství s místními školami – Kontaktujte okolní školy a dohodněte se na „výměně dobrovolníků“, aby ony zajistily dobrovolníky pro vaši akci a vy dobrovolníky pro jejich akci.
• Místní firmy a sponzoři – Robotické akce jsou perfektní pro firemní teambuildingové zážitky, takže pokud tam někoho neznáte, kontaktujte personální oddělení společnosti.
• Školy, vysoké školy a univerzity – Třídy, čestné společnosti, spolky a bratrstva mohou mít požadavky na veřejně prospěšné práce pro členství, stipendia nebo promoce. Požádejte o pomoc také kluby/skupiny, College of Engineering a programy ROTC. Dejte svému místnímu armádnímu náboráři stůl výměnou za poskytnutí dobrovolníků. Ideálními kandidáty pro dobrovolnictví jsou také pre-servisní technici a studenti učitelů.
• Komunitní skupiny, organizační kapituly a církevní skupiny – Mnohé z nich hledají hostující řečníky nebo vám mohou umožnit postavit stůl k předání materiálů pro nábor dobrovolníků. Informujte se u své místní komunity výrobců, TechSoup, Local UAW, NSBE, IEEE, SWE, Obchodní komory, knihovny atd.
• Online zdroje – LinkedIn má stránky věnované dobrovolnickým příležitostem a existují bezplatné a předplatné služby jako VolunteerMatch a Idealist.org, kde můžete zveřejňovat příležitosti pro dobrovolnictví pro veřejnost. Nezapomeňte na sociální média, jako je Facebook a Twitter, pokud máte existující účty nebo se účastníte skupin se sledujícími.
• Zaměstnanecké programy a společenská odpovědnost – Mnoho místních a národních řetězců má cíle veřejně prospěšné práce a filantropie a dobrovolnictví zaměstnanců je součástí jejich kultury. Někteří dokonce poskytnou grantový dar na vaši akci, pokud z jejich místa získáte určitý počet dobrovolníků.
• Tým dobrovolné péče nadace REC – Zašlete e-mail dobrovolníkům@roboticseducation.org s žádostí o pomoc.

Zapojení dobrovolníků

Povzbuďte potenciální dobrovolníky, aby navštívili REC Foundation Library > Volunteers a dozvěděli se více o tom, jak se mohou zapojit do podpory vaší akce. Dobrovolnictví v našich soutěžích může být obohacující a zábavné.

K dispozici je celá řada dobrovolnických rolí a mnoho dobrovolnických pozic nevyžaduje technické dovednosti nebo zkušenosti, pouze touhu podporovat poutavé vzdělávací příležitosti pro studenty.

Ať už vaše potenciální dobrovolníky zajímá cokoliv, pomozte jim určit roli, která jim nejlépe vyhovuje. Dobrovolníci si mohou prohlédnout dobrovolnické školicí materiály a naučit se, jak se přihlásit na místní akci ve své oblasti nebo na mistrovství světa v robotice VEX na REC Foundation Library > Volunteers.

Poznámka: Dobrovolníci mladší 18 let musí být v případě nouze pod dohledem dospělé osoby na místě.

Popisy práce dobrovolníka

Zveřejněte jasné informace o vašich dobrovolnických potřebách ve svém seznamu událostí na RobotEvents.com. Poskytněte potenciálním dobrovolníkům více informací než jen: „Potřebujeme dobrovolníky – kontaktujte prosím <person’s name>. Vyplňte co nejúplněji kartu Volunteer na RobotEvents.com, uveďte seznam potřebných rolí, abyste vyvolali zájem, a poskytněte jasné pokyny, jak se zaregistrovat. Abychom vám to usnadnili, vytvořili jsme informační šablonu karty Dobrovolník , kterou můžete použít jako výchozí bod pro vaši událost. Seznam nejběžnějších dobrovolnických pozic je k dispozici v článku Přehled rolí dobrovolníků, včetně základních dovedností a potřebných zkušeností. Dokumenty na REC Foundation Library > Volunteers poskytují podrobné informace o nejběžnějších dobrovolnických rolích, včetně odpovědností, požadovaného školení a oblečení pro každou roli. Dobrovolníci se také mohou zaregistrovat do systému REC Foundation Volunteer Management System , kde najdou podrobné informace o každé roli.

Očekávání dobrovolníků

Povzbuďte dobrovolníky, aby se na události oblékali pohodlně a vhodně. Oblečení by mělo být neutrální pro tým a polokošile nebo tričko s džínami nebo společenskými kalhotami je v pořádku. Dobrovolníci by měli nosit pohodlnou obuv s uzavřenou špičkou a na cvičišti a v blízkosti hřiště mohou chtít nosit ochranné brýle. Pokud poskytujete dobrovolnická trička, informujte o tom své dobrovolníky předem. Dobrovolníci by si měli naplánovat, že dorazí na vaši akci s dostatečným předstihem kvůli případnému školení na místě (doporučujeme minimálně 30 minut), měli by být včas na své úkoly, sdílet veselý, pozitivní přístup a být flexibilní a otevření pomoci ostatním dobrovolníkům v případě potřeby pomoci. .

Doporučený personální plán dobrovolníků pro turnaje

Následují ukázkové plány dobrovolnictví. Potřeby dobrovolníků pro každou událost se budou lišit v závislosti na velikosti, formátu a uspořádání. Tuto tabulku používejte pouze jako vodítko pro nábor a plánování dobrovolníků. Dobrovolníci, jako jsou inspektoři, týmový check-in, týmové fronty a rozhodčí skóre, mohou být schopni plnit dvojí role, aby mohli plně využít jejich podporu při akcích. Jeden dobrovolník může například ráno pomoci s týmovým odbavením a poté, co zápasy začnou, přejít na rozhodčího zapisovatele nebo týmové fronty. Týmy mohou také pomoci s resetováním hřiště po každém zápase pod dohledem hlavního rozhodčího, stejně jako mladší sourozenci sledující soutěž. Volitelné role jsou také uvedeny pro události, které mají další dobrovolnickou podporu.

Turnaje VRC

Turnaje VIQRC

Školení a příprava dobrovolníků

• Online zdroje – Poučte všechny dobrovolníky, aby si týden před plánovanou akcí pečlivě prostudovali Průvodce dobrovolníky a všechny zveřejněné školicí materiály pro jejich pozice. Kromě školicích materiálů, které poskytuje REC Foundation, můžete chtít zahrnout videa, namluvené PowerPointy a další. Dejte dobrovolníkům příležitost klást otázky a připravit se před datem akce.
• Sledujte zápasy – Doporučte jim, aby sledovali zápasy aktuální sezóny na YouTube, aby se seznámili se stylem události. Pokud je to možné, poskytněte jim konkrétní odkazy.
• Videa z tréninku rozhodčích – Rozhodčí musí sledovat videa z tréninku rozhodčích pro aktuální sezónu a mít znalosti o aktuálních pravidlech hry.
• Hlavní rozhodčí & Certifikace poradce rozhodčího – Kromě školicích videí musí hlavní rozhodčí a poradci rozhodčího absolvovat certifikační kurzy. Níže vyberte kurz(y), o který máte zájem:
  
  • Certifikační kurz hlavního rozhodčího VRC
  • Certifikační kurz hlavního rozhodčího VIQRC
  • Certifikační kurz rozhodčích VRC/VIQRC
• Školicí hovory – Zvažte uspořádání vlastních školení týden před vaší akcí, stanovení očekávání a poskytnutí příležitosti dobrovolníkům klást otázky.
• Zúčastněte se místní akce – Povzbuďte dobrovolníky, aby se pokud možno zúčastnili jiné místní akce, abyste získali představu o tom, jak turnaje probíhají, a možná dokonce zastínili jiného dobrovolníka v jeho nadcházející roli.
• Školení dobrovolníků na akci Skills Only – Pokud pořádáte akci Skills Only, je to ideální čas pro školení dobrovolníků a poskytnutí praktických zkušeností.
• Trénink citlivosti – Připomeňte dobrovolníkům, že turnaje jsou studentské akce, kde budou pracovat s dětmi. Měli by udělat, co je v jejich silách, aby se děti cítily pohodlně, třeba si pokleknout na koleno, aby se dostaly na jejich úroveň, mluvit pevně, ale pozitivně a nikdy se studenta nedotýkat ani ho nechytat. Dobrovolníci by také měli být citliví ke studentům z různých kultur, kteří mohou soutěžit.
• Orientace na místě – Pokud můžete, uspořádejte osobní školení večer před vaší akcí (často označované jako událost „Night Before“), aby se dobrovolníci mohli setkat s týmem dobrovolníků a získat školení na místě. Mnoho akcí „Night Before“ pořádá cvičné zápasy, pokud je k dispozici hostitelský tým nebo domácí tým, který vám pomůže s přípravou. Pomůže to vybudovat důvěru dobrovolníků, díky čemuž bude ráno vaší akce probíhat hladce. Ať už pořádáte školení večer předtím, nebo poskytujete školení na místě ráno v den vaší akce, naplánujte si, že dobrovolníkům poskytnete školicí dokumentaci a materiály potřebné k úspěšnému plnění jejich rolí a k vychutnání si zážitku z akce. To může zahrnovat tisk tištěných kopií průvodců rolí dobrovolníka, terénních diagramů pro resetování, výsledkových listů atd.

Dobrovolná péče a ocenění

• Jídlo & Nápoj – Mějte k dispozici vodu a svačiny pro všechny dobrovolníky po celý den a poskytněte oběd pro ty, kteří se dobrovolně přihlásí na celý den akce. Hydratace, jídlo a vhodné přestávky jsou důležité pro dobrovolnickou zkušenost. Pokud je to možné, zastavte celou soutěž na oběd, aby si VŠICHNI dobrovolníci mohli odpočinout a najíst se; naplánujte si obědové směny, pokud se celá soutěž nemůže zastavit ve stejnou dobu. Máte-li prostor, zřiďte dobrovolnickou přestávku nebo svázaný prostor pro dobrovolníky.
• Pohodlí – Nezapomeňte svým dobrovolníkům poradit, aby nosili pohodlnou obuv a přinesli láhev s vodou (pokud ji neposkytujete). Pokud je to možné, mějte v oblasti dobrovolné přestávky několik balení pastilek, které pomohou zklidnit hlasivky.
• Uznání & Certifikáty – Jsou-li k dispozici finanční prostředky, použijte trička a/nebo jmenovky k identifikaci svých dobrovolníků jako cenného zdroje akce. Podělte se o své uznání se svými dobrovolníky, kteří poskytují neocenitelnou podporu vašemu úsilí. Oceňte dobrovolníky tím, že jim poskytnete certifikát komunitní služby , který je přizpůsoben názvu vaší události. Mnoho společností a škol vyžaduje dokumentaci buď k tomu, aby umožnili zaměstnancům vykonávat dobrovolnickou činnost, nebo některé mohou dokonce poskytnout pobídku k ověření dobrovolnické doby, takže si nezapomeňte zaznamenávat jednotlivé dobrovolnické hodiny. Balíčky trofejí, stejně jako jednotlivé trofeje a talíře si můžete objednat u VEX na VEXRobotics.com.
• Tokenů uznání – I s malým rozpočtem zvažte darování dobrovolníků (nebo klíčových dobrovolníků) malým dárkovým certifikátem, například 5 USD do Starbucks nebo místního podniku s jídlem.
• Ručně psané poznámky – Síla ručně psaného „Děkuji“ jde dnes daleko!
• Sociální média – Pokud jste aktivní na sociálních sítích, zvažte, zda napsat stručné doporučení pro klíčového dobrovolníka na LinkedIn nebo dát výkřik na Twitteru s fotkou, pokud jde nad rámec povinností. Označte je na Twitteru spolu s @REC_Foundation. Můžete také posílat dobrovolnické fotografie a fotografie z akcí do REC Foundation na media@roboticseducation.org.
• Následná akce & Buďte v kontaktu – Po skončení akce pošlete e-mail svým dobrovolníkům, abyste změřili spokojenost a shromáždili názory na úspěch akce, nebo použijte SurveyMonkey k odeslání několika krátkých otázek. Buďte také v kontaktu s dobrovolníky pro budoucí akce. Pokud máte rozpočet, uspořádejte dobrovolnickou večeři nebo párty. Šťastný dobrovolník, který má skvělé zkušenosti, se obvykle vrátí!

Osvědčené postupy sdílené našimi partnery akcí

Nábor dobrovolníků

• Sdílejte hlavní rozhodčí s EP blízkých událostí. Podívejte se na mapu událostí na RobotEvents.com.
• Pokud máte nedostatek dobrovolníků, využijte sílu mikrofonu k nabrání pomoci: „Hledáme pár usměvavých tváří, které by nám pomohly!“
• Pokud je jich hodně, neodmítejte dobrovolníky! Používejte doplňky jako úlevu/plováky.
• Zvažte přidání požadavku na účast v League Play:
  
  • Každý tým musí poskytnout pět dobrovolníků nebo…
  • Každý člen týmu se musí dobrovolně zúčastnit jedné nebo více akcí.
• Spolupracujte s poradci školního klubu. Dobrovolnictví je snadný způsob, jak získat pracovní hodiny jak pro členy klubu, tak pro klub jako celek.
• Informujte se u místních náboženských škol a vzdělávacích institucí. Může vyžadovat, aby rodiče vykonávali veřejně prospěšné práce namísto školného.

Ocenění dobrovolníků

• Jako poděkování vytvořte koláž fotografií z akce v Shutterfly nebo ekvivalentní online službě, nechte děti napsat osobní zprávu (ve stylu ročenky) a vytiskněte je, abyste je mohli poslat dobrovolníkům.
• Pokud chcete povzbudit dobrovolníky, aby „postoupili na vyšší úroveň“, poskytněte jim odznak nebo knoflík, který mohou nosit na základě svých zkušeností a počtu akcí, kterých se zúčastnili.

Školení dobrovolníků

• Mějte plán nástupnictví pro klíčové dobrovolníky. Mladší studenti mohou stínovat/učit se. Vycvičte miniona!
• Povzbuďte dobrovolníky, aby se zúčastnili dalších akcí, když už mají proces ukončen.

Nastavení události a odstranění

• Přidejte role dobrovolníků pro „Setup Crew“. Nejlepší je, když pomáhá 6-8 dospělých a spousta studentů. ROTC a místní civilní letecká hlídka skvěle pomáhají s nastavením (dejte jim informační tabulku na vaší akci).
• Předběžné materiály předem.
• Pro den nastavení:
  
  • Pokud je to možné, nastavte den před akcí! Ráno v den turnaje je málokdy dost času na uspořádání události.
  • Nechte dva lidi nastavit správce turnaje.
  • Požádejte dva lidi, aby vedli kabely.
  • Nechte jednoho dospělého a dvě děti postavit každé pole.
  • Pro nastavení VRC používejte elektrické nářadí.
  • Jmenujte vedoucího, který bude dohlížet na každou oblast: boxy, soutěžní pole, stánek s koncesí atd.
  • Před odjezdem na noc nezapomeňte otestovat počítač TM, veškerou polní elektroniku, projektory, tiskárnu atd.; vše by mělo být plně funkční a připravené k jízdě!
• Zaveďte pro studenty povinnost zůstat po škole v noci před akcí, aby jim pomohli s přípravou.
• Sedm dní před akcí pošlete e-mail všem poradcům školního klubu, aby poskytli dva dobrovolníky.
• Pro stržení:
  
  • Využijte rodiče, kteří seděli na tribuně. Mají „čerstvé nohy“ a mohou pomoci.
  • Spolupracujte s ostatními hostitelskými týmy. Nechte je, aby vám pomohli s bouráním vaší akce a vy pomozte s jejich.
  • S bouráním může pomoci každý školní klub, který potřebuje provozní hodiny. Nepotřebují žádné zkušenosti s VEX, jen ochotu pomoci.