Einführung
Für viele Teams besteht das Ziel der Saison darin, sich für eine Event-Region-Meisterschaft zu qualifizieren. Für die große Mehrheit der Wettbewerbsteams ist dies die letzte Veranstaltung der Saison. Der Veranstaltungspartner sollte alles in seiner Macht Stehende tun, um den teilnehmenden Teams ein erstklassiges Veranstaltungserlebnis zu bieten. Dies wird der erste Schritt sein, um sicherzustellen, dass die Teams ein großartiges Erlebnis und die Veranstaltung haben. Der Veranstaltungspartner der Event Region Championship sollte die Einrichtung eines Beirats in Betracht ziehen, der in den Monaten vor der Veranstaltung und zu Planungszwecken konsultiert wird.
Eventlogistik und Details
Die Planung einer hochwertigen Event-Region-Meisterschaft dauert viele Monate und in manchen Fällen bis zu einem Jahr. Event-Region-Championship-Eventpartner sollten über jahrelange Erfahrung als Event-Hoster verfügen und Events in der aktuellen Saison veranstalten, um ein Verständnis für das Spiel sicherzustellen. Im Folgenden finden Sie eine allgemeine Liste von Ideen, die Sie vor, während und nach der Veranstaltung im Hinterkopf behalten sollten:
Vorveranstaltung
- Wählen Sie Veranstaltungsdatum und Ort/Veranstaltungsort
- Ein- oder mehrtägig
- Wie wird das Check-in-Erlebnis sein?
- Wie lange wird es dauern, bis die Teams ein positives Inspektionserlebnis haben?
- Zykluszeiten
- Wie viele Felder benötigen Sie?
- Üben
- Fähigkeiten
- Wettbewerb
- Beginnen Sie mit der Rekrutierung hochwertiger wichtiger Freiwilliger
Während der Veranstaltung
- Gesamterlebnis der Veranstaltung aus qualitativer und technischer Sicht
- Der Check-in ist Ihre erste Chance für einen positiven Eindruck für Teams
- Die Inspektion erfolgt pünktlich und reibungslos
- Übungsfelder werden überwacht, um sicherzustellen, dass sie von den Teams gemeinsam genutzt werden
- Der Skills-Bereich öffnet pünktlich und die Teams werden an ihre Schließzeit erinnert
- Alle Teams haben die Möglichkeit, 3 Fahrer- und 3 autonome Versuche zu absolvieren
- Der Zeitplan und die Zeiteinteilung der Veranstaltung werden eingehalten
- Die Qualifikationen beginnen und enden pünktlich
- Die Beurteilung endet nach den Qualifikationsspielen
- Die Allianzauswahl ist abgeschlossen
- Finalspiele sind für Mannschaften ein Erlebnis von hoher Qualität
- Auszeichnungen
- Die richtigen Teams werden bekannt gegeben
- Überprüfen Sie die Qualifikationsplätze für die Welt noch einmal, bevor sie bekannt gegeben werden
Nach der Veranstaltung
- Kommunikation nach der Veranstaltung
- Vielen Dank an die Teams für ihre Teilnahme
- Veranstaltungsumfrage an Teams und Freiwillige
- Nachbesprechung der Veranstaltung
- Was hat funktioniert?
- Was nicht funktioniert hat
- Starthilfe für nächstes Jahr
Für eine detaillierte Checkliste verwenden Sie die Eventplanungs-Checkliste. Diese Checkliste enthält Informationen zu VIQRC-, VRC- und VEX U-Veranstaltungen, daher gelten nicht alle Aufgaben für Ihre Veranstaltung. Es wird dringend empfohlen, die Aufgaben für Ihren Veranstaltungsprogrammtyp im vorgeschlagenen Zeitrahmen abzuschließen. Dies trägt dazu bei, die Aufgaben so zu verteilen, dass die Veranstaltungsplanung nicht überwältigend wird und sichergestellt wird, dass alles für Ihre Veranstaltung bereit ist.
Freiwilligenmanagement
Wichtige Freiwillige
Das Eventerlebnis für Teams kann positiv oder negativ sein, abhängig von der Qualität der Schlüsselfreiwilligen die Sie rekrutieren. Die Rekrutierung wichtiger Freiwilliger (Hauptschiedsrichter, Moderatoren und Kampfrichterberater) sollte im Laufe des Jahres erfolgen. Wichtige Freiwillige sollten an allen vorherigen Veranstaltungen des Veranstaltungspartners teilnehmen, damit das gesamte Team versteht, wie die gesamte Veranstaltung ablaufen wird. Dadurch wird auch sichergestellt, dass wichtige Freiwillige mit der Rolle, die sie für die Event-Region-Meisterschaft ausgewählt haben, zufrieden sind.
Richterberater
Ein zertifizierter Kampfrichterberater muss Erfahrung in derselben Rolle bei einer VEX-Weltmeisterschaft, einem Signature-Event oder einer Event-Region-Meisterschaft in der aktuellen oder vorherigen Saison haben oder Erfahrung in dieser Rolle bei zwei oder mehr Qualifikationsveranstaltungen in dieser Saison haben. Der zertifizierte Richterberater muss den Richterleitfaden und die offiziellen Bewertungsverfahren der REC Foundation lesen und sich damit einverstanden erklären, diese zu befolgen. Um weitere Richter zu finden, wenden Sie sich an örtliche Universitäten und Branchen in Ihrer Nähe, um zusätzliche ehrenamtliche Richter zu finden. Für ein rundum hochwertiges Erlebnis können erfahrene ehrenamtliche Richter mit unerfahrenen Richtern zusammenarbeiten. Es sollte mindestens ein Kampfrichterpaar pro acht Mannschaften geben. Es ist zwingend erforderlich, dass alle Juroren bei einer Event-Region-Meisterschaft nicht mit teilnehmenden Teams in Verbindung stehen, um jegliche wahrgenommene Voreingenommenheit auszuschließen. Weitere Informationen finden Sie im Dokument über Vorbereitung und Rekrutierung von Richtern.
Moderatoren
Die Moderatoren geben den Ton Ihrer Veranstaltung vor. Sie sollten begeistert sein und sich mit dem aktuellen Spiel auskennen. Sie tragen dazu bei, dass die Spiele pünktlich stattfinden, und sorgen für die Kontrolle des Publikums, wenn etwas nicht nach Plan läuft. Halten Sie Ausschau nach guten Moderatoren, wenn im Laufe des Jahres Veranstaltungen stattfinden, und wenden Sie sich an andere Veranstaltungspartner, um Empfehlungen einzuholen.
Hauptschiedsrichter
Mindestens 1 zertifizierter Hauptschiedsrichter muss Erfahrung in derselben Rolle bei einer VEX-Weltmeisterschaft, einem Signature-Event oder einer Event-Region-Meisterschaft in der aktuellen oder vorherigen Saison haben oder Erfahrung in dieser Rolle bei zwei oder mehr Qualifikationsveranstaltungen in dieser Saison haben. Sie sollten sich darauf verlassen können, dass sie sowohl das Spielhandbuch als auch die Fragen&Antworten kennen. Sie können Streitigkeiten fair schlichten und Streitigkeiten schnell entschärfen.
Allgemeine Freiwillige
Freiwillige sind der Schlüssel zu einer erfolgreichen Veranstaltung und einem stressfreien Tag für Sie. Sie sind das Herz und die Seele der Veranstaltungen. Es ist unerlässlich, dass Sie Ihre Freiwilligen wie Familienmitglieder behandeln. Geben Sie ihnen das Gefühl, etwas Besonderes zu sein, und sie werden jedes Jahr wiederkommen. Dadurch können Sie bei Ihren Veranstaltungen auf ein beständiges und geschultes Freiwilligenteam zurückgreifen. Weitere Informationen zur Rekrutierung, Schulung, Betreuung und Wertschätzung von Freiwilligen finden Sie in unserem Bereich Freiwillige für Veranstaltungen.
Teamerfahrung
Die Event Region Championship ist ein Wettbewerbserlebnis für Teams, aber auch eine Feier für qualifizierte Teams. Wenn Sie das Gesamterlebnis der Zuschauer, Trainer und Schüler im Auge behalten, wird dies wesentlich dazu beitragen, dass dies ein unvergessliches Erlebnis wird. Die Teilnehmer sollten aufgeregt sein, sobald sie die Tür betreten. Es muss nicht alles auf einmal erledigt werden. Nur ein paar kleine Details jedes Jahr hinzuzufügen, kann wirklich viel bewirken und das Erlebnis noch steigern.
Grubenbereiche
- Denken Sie an Rohr und Vorhang
- Fördern Sie Grubendekorationen
- Unterstützen Sie positive Interaktionen zwischen Teams
Eröffnungs- und Abschlussfeier
- Bunte Beleuchtung und LEDs
- Rauchfreie Nebelmaschine
- Parade der Maschinen/Teams
- Inszenierung
- Beteiligung und Aufregung des Publikums
- Gast Sprecher
Wettkampfbereiche
- Bunte Beleuchtung und LEDs
- Erhöhte Felder
- Ausgewiesene Trikots für Hauptschiedsrichter und Punktewart-Schiedsrichter
- Eventtrophäen ausgestellt
Budget
Für die Ausrichtung einer Event-Region-Meisterschaft ist ein überdurchschnittliches Event-Budget erforderlich. Halten:
- Bietet Sponsoringmöglichkeiten für Industrie und Unternehmen
- Beantragen Sie Zuschüsse und Miete, bis Sie kaufen können