Leitfaden zur Freiwilligenplanung und Personalbesetzung

Übersicht über die Rollen von Freiwilligen

Rolle	Beschreibung	Aktivität	Erfahrung	Fähigkeiten
Feld zurücksetzen	Setzen Sie das Wettkampffeld nach jedem Spiel genau neu und unterstützen Sie den Feldmanager oder Hauptschiedsrichter bei Bedarf. Beachten Sie, dass Schüler mit viel Energie und jüngere Kinder gute Leistungen erbringen.			Es ist keine Erfahrung erforderlich Möglichkeit, Spielfelddiagramme zu überprüfen, um Spielobjekte an der richtigen Stelle auf dem Wettkampffeld zu platzieren Bewegen Sie sich schnell über das Feld Gute Zuhörfähigkeiten
Warteschlange	Helfen Sie bei der Zusammenstellung der Teams für bevorstehende Spiele.			Keine Erfahrung benötigt Effektiv kommunizieren Aufmerksamkeit fürs Detail Bleiben Sie in einer schnelllebigen Umgebung organisiert Befolgen Sie die Anweisungen
Assistent der Grubenverwaltung	Übernehmen Sie eine Kundendienstfunktion, indem Sie Teams und Gästen bei wettbewerbs- und veranstaltungsortbezogenen Fragen unterstützen.			Keine Erfahrung benötigt Fähigkeit, Probleme zu beheben Effektiv kommunizieren
Team Check-in	Willkommensteams bei ihrer Ankunft. Überprüfen Sie die Teams, verteilen Sie Materialien und sammeln Sie technische Notizbücher ein. Beantworten Sie grundlegende Fragen.			Keine Erfahrung benötigt Aufmerksamkeit fürs Detail Effektiv kommunizieren Bequemer Umgang mit einem Computer
Freiwilligen-Check-in	Freiwillige und Gäste sind willkommen. Überprüfen Sie den Zeitplan, verteilen Sie Materialien und weisen Sie Freiwillige an geeignete Orte weiter. Beantworten Sie grundlegende Fragen. Kann eine rasante Rolle sein.			Keine Erfahrung benötigt Aufmerksamkeit fürs Detail Effektiv kommunizieren Sicherer Umgang mit einem Computer
Übungsplatzbeauftragter	Beaufsichtigen Sie die Übungsplätze und stellen Sie sicher, dass alle Teams Zugang zur Übungszeit haben und ordnungsgemäß vorgehen.			Keine Erfahrung benötigt Überwachen Sie die Schüler und sorgen Sie für Ordnung Effektiv kommunizieren
Richterberater	Bilden Sie ehrenamtliche Juroren aus und unterstützen Sie sie bei der Bewertung von Studententeams durch Interviews, der Überprüfung von technischen Notizbüchern, der Beobachtung der Leistung auf dem Spielfeld und der Verleihung von Auszeichnungen nach Bedarf. Erleichtern Sie den Beratungsprozess für die Vergabe von Preisen und fungieren Sie bei Bedarf als Richter.			Aufmerksamkeit fürs Detail Seien Sie unparteiisch Effektiv kommunizieren Muss für alle VRC/VIQRC-Events mindestens 20 und für alle VEX U-Events mindestens 21 sein
Richter	Bewerten Sie Studententeams durch Interviews, technische Notizbücher, Multimedia-Präsentationen und die Leistung vor Ort. Überreichen Sie nach Bedarf Auszeichnungen.			Ich bevorzuge etwas Erfahrung als Richter, ist aber nicht notwendig Aufmerksamkeit fürs Detail Seien Sie unparteiisch Effektiv kommunizieren Bei allen VRC-Veranstaltungen muss es sich um einen Erwachsenen handeln. Muss für alle VEX U-Events mindestens 21 sein. Muss für lokale VIQRC-Veranstaltungen mindestens 16 Jahre alt sein.  Muss volljährig sein, wenn das VIQRC-Event für die VEX-Weltmeisterschaft qualifiziert ist
Inspektor	Führen Sie Inspektionen durch, um sicherzustellen, dass die Roboter den im Spielhandbuch aufgeführten Regeln und Spezifikationen entsprechen.			Grundkenntnisse im Roboterbau und Vertrautheit mit VRC & VIQRC-Teilen hilfreich, nicht zwingend erforderlich Arbeiten Sie mit anderen als Team zusammen Aufmerksamkeit fürs Detail Befolgen Sie die Inspektionscheckliste (bereitgestellt)
Punktrichter-Schiedsrichter	Erfassen Sie Ihre Ergebnisse mit der TM Mobile-App oder auf Papier-Ergebnisbögen. Überprüfen Sie die aufgezeichneten Ergebnisse bei Bedarf mit dem Hauptschiedsrichter und nach jedem Spiel mit den Fahrschülern. Besprechen Sie mögliche Regelverstöße nach dem Spiel mit dem Hauptschiedsrichter. Stellen Sie sicher, dass das Feld zurückgesetzt ist und die Roboter für das nächste Spiel bereit sind. (Gleiches gilt für Fähigkeiten)			Erfahrene Freiwillige werden jedoch bevorzugt; Scorekeeper-Schiedsrichter können neue Freiwillige sein und schnell ausgebildet werden Wenden Sie Ihr Wissen über das Spiel und die Regeln an und seien Sie unparteiisch Aufmerksamkeit fürs Detail Arbeiten Sie effektiv als Mitglied eines Teams Interagieren Sie positiv mit den Schülern Muss mindestens 15 Jahre alt sein
VEX TM-Operator	Verwenden Sie die Tournament Manager-Software, um Spiele zu starten und Ergebnisse aufzuzeichnen. Koordinieren Sie mit dem Moderator die Anzeige der Spielergebnisse zum entsprechenden Zeitpunkt.			Erfahrene Freiwillige werden bevorzugt, neue Freiwillige können jedoch vorab geschult werden Bequemer Umgang mit einem Computer Aufmerksamkeit fürs Detail
Moderator	Bieten Sie Play-by-Play während des Turniers und informatives Programmwissen zwischen den Spielen. Sorgen Sie für Begeisterung und Energie sowie ein hohes Maß an Engagement und Verständnis für alle Veranstaltungsteilnehmer.			Erfahrung ist wünschenswert, aber nicht erforderlich Aufgeschlossener und charismatischer Kommunikationsstil, um das Publikum einzubeziehen und zu begeistern Arbeiten Sie im Team mit anderen Freiwilligen Denken Sie schnell nach und improvisieren Sie
Hauptschiedsrichter	Organisieren und beaufsichtigen Sie alle Scorekeeper-Schiedsrichter. Interpretiert und setzt die Spielregeln konsequent durch, um das Spiel nach Abschluss zu punkten, und ist die letzte Instanz für etwaige Streitigkeiten oder Entscheidungen. Bilden Sie Punktezähler-Schiedsrichter nach Bedarf aus.			Vorherige Schiedsrichtererfahrung ist erforderlich Wissen über das Spiel und die Regeln anwenden Führen Sie ein Team effektiv Interagieren Sie positiv mit Schülern und Trainern Schlichten Sie Streitigkeiten fair und entschärfen Sie Streitigkeiten schnell Muss 20 Jahre alt sein, für VRC mindestens 20 Jahre und für VIQRC mindestens 16 Jahre

Rekrutierung

Durch ehrenamtliche Tätigkeit und die Teilnahme an VEX Robotics-Events können andere inspiriert werden, ihre Leidenschaft weiter entfacht werden, neue Fähigkeiten erlernt werden, ihr Netzwerk erweitert werden und neue Herangehensweisen kennengelernt werden. Bei der Rekrutierung von Freiwilligen sind viele Quellen zu berücksichtigen. Sie sollten Ihre Veranstaltung frühzeitig bekannt machen und die Schlüsselbotschaften der Robotik- und MINT-Programme weitergeben, um Menschen zu finden, die das Gefühl haben, dass sie davon wirklich angesprochen werden.

Betrachten Sie die folgenden Quellen:

• Eltern, Lehrer, Schulverwalter, Mentoren, lokale Robotikteams und Geschwister – Denken Sie daran, Freiwilligenarbeit kann eine Familienangelegenheit sein! Jüngere Geschwister sind oft gut im Field Reset.
• Arbeiten Sie mit Schulen vor Ort zusammen. – Kontaktieren Sie Schulen in der Nähe und vereinbaren Sie einen „Freiwilligentausch“, damit diese Freiwillige für Ihre Veranstaltung bereitstellen und Sie Freiwillige für ihre Veranstaltung bereitstellen.
• Lokale Unternehmen und Sponsoren – Robotik-Events eignen sich perfekt für Teambuilding-Erlebnisse in Unternehmen. Wenden Sie sich daher an die Personalabteilung eines Unternehmens, wenn Sie dort noch niemanden kennen.
• Schulen, Hochschulen und Universitäten – Für Klassen, Ehrengesellschaften, Schwesternschaften und Burschenschaften gelten möglicherweise Anforderungen an gemeinnützige Arbeit für Mitgliedschaft, Stipendien oder Abschluss. Wenden Sie sich für Unterstützung auch an Clubs/Gruppen, College of Engineering und ROTC-Programme. Geben Sie Ihrem örtlichen Heeresvermittler einen Tisch im Austausch für die Bereitstellung von Freiwilligen. Auch angehende Techniker und Lehramtsstudenten sind ideale Kandidaten für eine ehrenamtliche Tätigkeit.
• Community-Gruppen, Organisationsgruppen und Kirchengruppen – Viele suchen nach Gastrednern oder gestatten Ihnen möglicherweise, einen Tisch aufzustellen, an dem Sie Materialien zur Rekrutierung von Freiwilligen verteilen können. Erkundigen Sie sich bei Ihrer lokalen Maker-Community, TechSoup, Local UAW, NSBE, IEEE, SWE, Handelskammer, Bibliothek usw.
• Online-Ressourcen – LinkedIn verfügt über eine Website, die sich mit Freiwilligenangeboten befasst, und es gibt kostenlose und Abonnementdienste wie VolunteerMatch und Idealist.org, auf denen Sie Freiwilligenangebote für die Öffentlichkeit veröffentlichen können. Vergessen Sie nicht soziale Medien wie Facebook und Twitter, wenn Sie über bestehende Konten verfügen oder an Gruppen mit Followern teilnehmen.
• Mitarbeiterprogramme und Unternehmensverantwortung – Viele lokale und nationale Ketten verfolgen gemeinnützige und philanthropische Ziele und die ehrenamtliche Tätigkeit ihrer Mitarbeiter ist Teil ihrer Kultur. Einige spenden sogar einen Zuschuss für Ihre Veranstaltung, wenn Sie eine bestimmte Anzahl von Freiwilligen an ihrem Standort gewinnen.
• Freiwilligenbetreuungsteam der REC Foundation – E-Mail Volunteers@roboticseducation.org für Unterstützung.

Einbeziehung von Freiwilligen

Ermutigen Sie potenzielle Freiwillige, REC Foundation Library > Volunteers zu besuchen, um mehr darüber zu erfahren, wie sie sich an der Unterstützung Ihrer Veranstaltung beteiligen können. Die ehrenamtliche Mitarbeit bei unseren Event-Wettbewerben kann lohnend und unterhaltsam sein.

Es stehen zahlreiche Möglichkeiten für ehrenamtliche Tätigkeiten zur Verfügung. Für viele dieser Positionen sind weder technische Fähigkeiten noch Erfahrung erforderlich, sondern lediglich der Wunsch, interessante Lernmöglichkeiten für Studierende zu unterstützen.

Ganz gleich, woran Ihre potenziellen Freiwilligen interessiert sind: Helfen Sie ihnen, die Rolle zu finden, die am besten zu ihnen passt. Freiwillige können unter REC Foundation Library > VolunteersSchulungsmaterialien für Freiwillige einsehen und erfahren, wie sie sich für eine lokale Veranstaltung in ihrer Region oder für die VEX Robotics World Championship anmelden können.

Hinweis: Freiwillige unter 18 Jahren müssen im Notfall von einem Erwachsenen vor Ort beaufsichtigt werden.

Stellenbeschreibungen für Freiwillige

Veröffentlichen Sie klare Informationen über Ihren Freiwilligenbedarf in Ihrem Veranstaltungseintrag auf RobotEvents.com. Geben Sie potenziellen Freiwilligen mehr Informationen als einfach nur „Freiwillige gesucht – bitte kontaktieren Sie <person’s name>.“ Füllen Sie die Registerkarte „Freiwilliger“ auf RobotEvents.com so vollständig wie möglich aus, listen Sie die benötigten Rollen auf, um Interesse zu wecken, und geben Sie klare Anweisungen für die Anmeldung. Zur Vereinfachung haben wir eine Informationsvorlage die Registerkarte „Freiwilligen“ erstellt, die Sie als Ausgangspunkt für Ihre Veranstaltung verwenden können. Eine Liste der häufigsten Freiwilligenpositionen finden Sie im Artikel „Übersicht über Freiwilligenrollen“, einschließlicherforderlichen Grundkenntnisse und Erfahrungen. Die Dokumente unter REC Foundation Library > Volunteers bieten detaillierte Informationen zu den häufigsten Freiwilligenrollen, einschließlich Verantwortlichkeiten, erforderlicher Schulung und Kleidung für jede Rolle. Freiwillige können sich auch im Freiwilligen-Managementsystem der REC Foundation registrieren, um detaillierte Informationen zu jeder Rolle zu erhalten.

Erwartungen an Freiwillige

Ermutigen Sie die Freiwilligen, sich für Veranstaltungen bequem und angemessen zu kleiden. Die Kleidung sollte teamneutral sein, ein Poloshirt oder T-Shirt mit Jeans oder Anzughosen ist in Ordnung. Freiwillige Helfer sollten bequeme geschlossene Schuhe tragen und im Übungsbereich und in der Nähe des Spielfelds ggf. eine Schutzbrille tragen. Wenn Sie Freiwilligen-T-Shirts zur Verfügung stellen, teilen Sie dies Ihren Freiwilligen bitte im Voraus mit. Freiwillige sollten planen, früh genug zu Ihrer Veranstaltung zu kommen, um an einer Vor-Ort-Schulung teilzunehmen (empfohlen werden mindestens 30 Minuten), pünktlich zu ihren Aufgaben zu sein, eine fröhliche, positive Einstellung an den Tag zu legen und flexibel und offen dafür zu sein, anderen Freiwilligen zu helfen, wenn Hilfe benötigt wird .

Empfohlener Freiwilligen-Personalplan für Turniere

Nachfolgend finden Sie Beispiele für Pläne zur Besetzung der ehrenamtlichen Stellen. Der Bedarf an Freiwilligen für jede Veranstaltung variiert je nach Größe, Format und Layout. Verwenden Sie diese Tabelle nur als Leitfaden für Ihre Freiwilligenrekrutierung und -planung. Freiwillige wie Inspektoren, Team-Check-in, Team-Warteschlangen und Punkteschiedsrichter können möglicherweise Doppelrollen übernehmen, um ihre Veranstaltungsunterstützung voll auszuschöpfen. Beispielsweise kann ein Freiwilliger morgens beim Team-Check-in helfen und dann nach Spielbeginn zum Punktezähler und Schiedsrichter oder zur Team-Warteschlange wechseln. Teams können unter der Aufsicht des Hauptschiedsrichters auch dabei helfen, die Spielfelder nach jedem Spiel neu einzustellen, ebenso wie jüngere Geschwister, die den Wettbewerb beobachten. Für Veranstaltungen mit zusätzlicher ehrenamtlicher Unterstützung werden auch optionale Rollen aufgeführt.

VRC-Turniere

VIQRC-Turniere

Schulung und Vorbereitung von Freiwilligen

• Online-Ressourcen – Bitte weisen Sie alle Freiwilligen an, den Freiwilligenleitfaden und alle veröffentlichten Schulungsmaterialien für ihre Position(en) eine Woche vor Ihrer geplanten Veranstaltung sorgfältig durchzulesen. Zusätzlich zu den Schulungsmaterialien, die die REC Foundation bereitstellt, möchten Sie möglicherweise Videos, kommentierte PowerPoints und mehr hinzufügen. Geben Sie Freiwilligen die Möglichkeit, vor dem Veranstaltungstermin Fragen zu stellen und sich vorzubereiten.
• Spiele ansehen – Empfehlen Sie ihnen, sich die Spiele der aktuellen Saison auf YouTube anzusehen, um sich mit dem Veranstaltungsstil vertraut zu machen. Stellen Sie ihnen nach Möglichkeit spezifische Links zur Verfügung.
• Trainingsvideos für Punktezähler und Schiedsrichter – Schiedsrichter müssen sich die Trainingsvideos für Schiedsrichter für die aktuelle Saison ansehen und mit den aktuellen Spielregeln vertraut sein.
• Hauptschiedsrichter & Kampfrichterberater-Zertifizierungen – Zusätzlich zu den Schulungsvideos müssen Hauptschiedsrichter und Kampfrichterberater Zertifizierungskurse absolvieren. Wählen Sie unten die Kurse aus, an denen Sie interessiert sind:
  
  • VRC-Chefschiedsrichter-Zertifizierungskurs
  • VIQRC Head Referee-Zertifizierungskurs
  • VRC/VIQRC-Richterzertifizierungskurs
• Schulungsgespräche – Erwägen Sie, eine Woche vor Ihrer Veranstaltung eigene Schulungsgespräche abzuhalten, um Erwartungen festzulegen und den Freiwilligen die Möglichkeit zu geben, Fragen zu stellen.
• Nehmen Sie an einer lokalen Veranstaltung – Ermutigen Sie Freiwillige, nach Möglichkeit an einer anderen lokalen Veranstaltung teilzunehmen, um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie Turniere ablaufen, und begleiten Sie vielleicht sogar einen anderen Freiwilligen in seiner bevorstehenden Rolle.
• Trainieren Sie Freiwillige bei einer Nur-Fähigkeiten-Veranstaltung – Wenn Sie eine Nur-Fähigkeiten-Veranstaltung veranstalten, ist dies ein idealer Zeitpunkt, um Freiwillige zu schulen und ihnen praktische Erfahrungen zu vermitteln.
• Sensibilisierungstraining – Erinnern Sie die Freiwilligen daran, dass Turniere studentische Veranstaltungen sind, bei denen sie mit Kindern arbeiten. Sie sollten tun, was sie können, damit sich die Kinder wohl fühlen, zum Beispiel auf die Knie gehen, um auf ihre Ebene zu kommen, fest, aber positiv sprechen und niemals einen Schüler berühren oder packen. Freiwillige sollten auch auf Studierende aus anderen Kulturen achten, die möglicherweise konkurrieren.
• Orientierung vor Ort – Wenn Sie in der Lage sind, führen Sie am Abend vor Ihrer Veranstaltung eine persönliche Schulung durch (oft als „Nacht vor“-Veranstaltung bezeichnet), damit Freiwillige das Freiwilligenteam kennenlernen und vor Ort geschult werden können. Bei vielen „Night Before“-Events finden Übungsspiele statt, sofern ein Gastgeber- oder Heimteam zur Verfügung steht, das bei der Vorbereitung hilft. Dies wird dazu beitragen, das Selbstvertrauen der Freiwilligen zu stärken und den Vormittag Ihrer Veranstaltung reibungsloser zu gestalten. Unabhängig davon, ob Sie am Vorabend eine Schulung veranstalten oder am Morgen Ihrer Veranstaltung eine Schulung vor Ort anbieten, planen Sie, den Freiwilligen die Schulungsunterlagen und Materialien zur Verfügung zu stellen, die sie benötigen, um ihre Aufgaben erfolgreich wahrzunehmen und ihre Veranstaltungserfahrung zu genießen. Dazu kann das Ausdrucken gedruckter Kopien von Leitfäden für Freiwilligenrollen, Felddiagrammen für die Zurücksetzung, Bewertungsbögen usw. gehören.

Freiwilligenbetreuung und Wertschätzung

• Essen & Getränk – Halten Sie den ganzen Tag über Wasser und Snacks für alle Freiwilligen bereit und stellen Sie den Freiwilligen, die sich einen ganzen Veranstaltungstag lang ehrenamtlich engagieren, ein Mittagessen zur Verfügung. Für die Erfahrung als Freiwilliger sind ausreichende Flüssigkeitszufuhr, Nahrung und angemessene Pausen wichtig. Wenn möglich, unterbrechen Sie den gesamten Wettbewerb zum Mittagessen, damit ALLE Freiwilligen eine Pause machen und essen können. Planen Sie Mittagsschichten ein, wenn nicht die gesamte Konkurrenz gleichzeitig aufhören kann. Wenn Sie Platz haben, richten Sie einen Pausenraum für Freiwillige oder einen abgesperrten Bereich für die Nutzung durch Freiwillige ein.
• Komfort – Raten Sie Ihren Freiwilligen unbedingt, bequeme Schuhe zu tragen und eine Wasserflasche mitzubringen (falls Sie diese nicht zur Verfügung stellen). Halten Sie nach Möglichkeit ein paar Packungen Lutschtabletten im Pausenbereich der Freiwilligen bereit, um die Stimmbänder zu beruhigen.
• Anerkennung & Zertifikate – Wenn finanzielle Mittel verfügbar sind, verwenden Sie T-Shirts und/oder Namensschilder, um Ihre Freiwilligen als wertvolle Ressource für die Veranstaltung zu kennzeichnen. Teilen Sie Ihre Wertschätzung mit Ihren Freiwilligen, die Ihre Bemühungen von unschätzbarem Wert unterstützen. Erkennen Sie Freiwillige an, indem Sie ihnen ein Community Service Certificate aushändigen, das mit dem Namen Ihrer Veranstaltung personalisiert ist. Viele Unternehmen und Schulen verlangen eine Dokumentation, um ihren Mitarbeitern die ehrenamtliche Tätigkeit zu gestatten oder bieten sogar einen Anreiz für die Bestätigung der ehrenamtlichen Tätigkeit. Achten Sie daher darauf, die einzelnen ehrenamtlichen Stunden aufzuzeichnen. Sie können Trophäenpakete sowie einzelne Trophäen und Teller bei VEX unter VEXRobotics.combestellen.
• Zeichen der Wertschätzung – Erwägen Sie auch mit einem kleinen Budget, Freiwilligen (oder wichtigen Freiwilligen) einen kleinen Geschenkgutschein zu schenken, z. B. 5 $ für Starbucks oder einen örtlichen Gastronomiebetrieb.
• Handschriftliche Notizen – Die Kraft eines handgeschriebenen „Dankeschöns“ hat heute eine große Wirkung!
• Soziale Medien – Wenn Sie in den sozialen Medien aktiv sind, denken Sie darüber nach, eine kurze Empfehlung für einen wichtigen Freiwilligen auf LinkedIn zu verfassen oder auf Twitter mit einem Foto zu loben, wenn er über seine Pflicht hinausgeht. Markieren Sie sie auf Twitter zusammen mit @REC_Foundation. Sie können der REC Foundation auch Freiwilligen- und Veranstaltungsfotos unter media@roboticseducation.org senden.
• Follow-up & Bleiben Sie in Kontakt – Senden Sie Ihren Freiwilligen nach der Veranstaltung eine E-Mail, um die Zufriedenheit zu messen und Meinungen zum Erfolg der Veranstaltung einzuholen, oder verwenden Sie SurveyMonkey , um einige kurze Fragen zu senden. Bleiben Sie auch für zukünftige Veranstaltungen mit Freiwilligen in Kontakt. Wenn Sie über das nötige Budget verfügen, veranstalten Sie ein Abendessen oder eine Party zur Wertschätzung der Freiwilligen. Ein glücklicher Freiwilliger, der eine tolle Erfahrung gemacht hat, kommt normalerweise zurück!

Von unseren Veranstaltungspartnern geteilte Best Practices

Rekrutierung von Freiwilligen

• Teilen Sie Hauptschiedsrichter mit EPs von Veranstaltungen in der Nähe. Sehen Sie sich die Veranstaltungskarte auf RobotEvents.com an.
• Wenn es an Freiwilligen mangelt, nutzen Sie die Kraft des Mikrofons, um Hilfe zu rekrutieren: „Wir suchen ein paar lächelnde Gesichter, die uns helfen!“
• Wenn es reichlich vorhanden ist, weisen Sie die Freiwilligen nicht ab! Verwenden Sie Extras als Relief/Floater.
• Erwägen Sie, eine Anforderung für die Teilnahme am Ligaspiel hinzuzufügen:
  
  • Jedes Team muss fünf oder…Freiwillige stellen
  • Jedes Mitglied eines Teams muss sich ehrenamtlich für eine oder mehrere Veranstaltungen engagieren.
• Arbeiten Sie mit den Beratern des Schulclubs zusammen. Freiwilligenarbeit ist eine einfache Möglichkeit, sowohl für die Clubmitglieder als auch für den Club als Ganzes Dienststunden zu verdienen.
• Erkundigen Sie sich bei örtlichen Religionsschulen und Bildungseinrichtungen. Kann von den Eltern verlangen, dass sie anstelle des Unterrichts gemeinnützige Arbeit leisten.

Wertschätzung der Freiwilligen

• Erstellen Sie als Dankeschön eine Collage aus Fotos von der Veranstaltung in Shutterfly oder einem gleichwertigen Online-Dienst, lassen Sie die Kinder eine persönliche Nachricht schreiben (im Stil eines Jahrbuchs) und drucken Sie sie aus, um sie an Freiwillige zu senden.
• Wenn Sie Freiwillige dazu ermutigen möchten, „aufzusteigen“, stellen Sie ihnen ein Abzeichen oder einen Anstecker zur Verfügung, den sie entsprechend ihrer Erfahrung und der Anzahl der besuchten Veranstaltungen tragen können.

Freiwilligentraining

• Erstellen Sie einen Nachfolgeplan für wichtige Freiwillige. Jüngere Schüler können Schatten/Lernen durchführen. Bilde einen Diener aus!
• Ermutigen Sie Freiwillige, an weiteren Veranstaltungen teilzunehmen, nachdem der Prozess abgeschlossen ist.

Event-Auf- und Abbau

• Fügen Sie Freiwilligenrollen für „Setup Crew“ hinzu. Am besten ist es, wenn 6–8 Erwachsene und zahlreiche Schüler mithelfen. ROTC und die örtliche Civil Air Patrol helfen hervorragend beim Aufbau (stellen Sie ihnen bei Ihrer Veranstaltung einen Infotisch zur Verfügung).
• Bereiten Sie die Materialien im Voraus vor.
• Für den Setup-Tag:
  
  • Wenn möglich, am Tag vor der Veranstaltung aufbauen! Am Morgen des Turniers bleibt selten genug Zeit, um eine Veranstaltung vorzubereiten.
  • Lassen Sie zwei Personen den Turniermanager einrichten.
  • Lassen Sie die Kabel von zwei Personen verlegen.
  • Lassen Sie jedes Feld von einem Erwachsenen und zwei Kindern bauen.
  • Verwenden Sie Elektrowerkzeuge für die VRC-Einrichtung vor Ort.
  • Ernennen Sie einen Leiter, der jeden Bereich überwacht: Boxen, Wettkampffelder, Konzessionsstände usw.
  • Testen Sie unbedingt den TM-Computer, die gesamte Feldelektronik, Projektoren, Drucker usw., bevor Sie abends aufbrechen. Alles sollte voll funktionsfähig und einsatzbereit sein!
• Machen Sie es für Schüler zur Pflicht, am Abend vor einer Veranstaltung nach der Schule zu bleiben, um beim Aufbau zu helfen.
• Senden Sie sieben Tage vor Ihrer Veranstaltung eine E-Mail an alle Berater des Schulclubs, um zwei Freiwillige bereitzustellen.
• Zum Abreißen:
  
  • Nutzen Sie Eltern, die auf der Tribüne gesessen haben. Sie haben „frische Beine“ und können helfen.
  • Gehen Sie Partnerschaften mit anderen Gastgeberteams ein. Lassen Sie sie beim Abbau Ihrer Veranstaltung helfen und Sie helfen bei deren Veranstaltung.
  • Jeder Schulclub, der Servicezeiten benötigt, kann beim Abriss helfen. Sie benötigen keine VEX-Erfahrung, lediglich Hilfsbereitschaft.