Introducción
Para muchos equipos, el objetivo de la temporada es clasificarse para un campeonato regional de eventos. Este es el último evento de la temporada para la gran mayoría de los equipos de competición. El socio del evento debe hacer todo lo que esté a su alcance para que este sea una experiencia de evento elevada para los equipos que asistan. Este será el primer paso para garantizar que los equipos tengan una gran experiencia y el evento. El socio del evento del campeonato de la región del evento debe considerar la creación de un consejo asesor al que consultar en los meses previos al evento y con fines de planificación.
Logística y detalles del evento
Planificar un Campeonato de Región de Eventos de alta calidad lleva muchos meses y, en algunos casos, hasta un año. Los socios de eventos del campeonato de la región de eventos deben tener años de experiencia previa en organización de eventos y deben organizar eventos en la temporada actual para garantizar la comprensión del juego. La siguiente es una lista general de ideas a tener en cuenta antes, durante y después del evento:
Pre-Evento
- Elija la fecha del evento y la ubicación/lugar
- Un solo día o varios días
- ¿Cómo será la experiencia del check-in?
- ¿Cuánto tiempo les tomará a los equipos tener una experiencia de inspección positiva?
- Tiempos de ciclo
- ¿Cuantos campos necesitas?
- Práctica
- Habilidades
- Competencia
- Comience a reclutar voluntarios clave de calidad
Durante el evento
- Experiencia general del evento desde una perspectiva técnica y de calidad.
- El check-in es su primera oportunidad de causar una impresión positiva a los equipos
- La inspección es puntual y se realiza sin problemas.
- Los campos de práctica son monitoreados para garantizar que sean compartidos entre los equipos.
- Las habilidades se abren a tiempo y se recuerda a los equipos su hora de cierre.
- Todos los equipos tienen la oportunidad de realizar 3 intentos de piloto y 3 autónomos.
- Se están siguiendo el cronograma y el horario del evento.
- Las calificaciones comienzan y terminan a tiempo.
- La evaluación concluye después de los partidos de clasificación.
- Se completan las selecciones de alianza
- Los partidos finales son una experiencia de calidad para los equipos
- Premios
- Se anuncian los equipos correctos.
- Verifique los lugares de clasificación mundial antes de que se anuncien
Posterior al evento
- Comunicaciones posteriores al evento
- Agradecer a los equipos por asistir
- Encuesta del evento a equipos y voluntarios.
- Informe del evento
- lo que funcionó
- lo que no funcionó
- Impulso para el próximo año
Para obtener una lista de verificación detallada, utilice la Lista de verificación de planificación de eventos. Esta lista de verificación incluye información relacionada con eventos VIQRC, VRC y VEX U, por lo que no todas las tareas se aplicarán a su evento. Se recomienda encarecidamente completar las tareas correspondientes al tipo de programa de su evento en el cronograma sugerido. Esto ayudará a distribuir las tareas para que la planificación del evento no sea abrumadora y garantizará que todo esté listo para su evento.
Gestión de Voluntariado
Voluntarios clave
La experiencia del evento para los equipos puede ser positiva o negativa dependiendo de la calidad de los Voluntarios clave que reclute. El reclutamiento de voluntarios clave (árbitros principales, maestros de ceremonias y asesores de jueces) debe realizarse durante el año. Los voluntarios clave deben asistir a cualquier evento previo que organice el socio del evento para que todo el equipo comprenda cómo funcionará el evento en general. Esto también garantizará que los Voluntarios Clave se sientan cómodos con el rol que han seleccionado para el Campeonato de la Región del Evento.
Juez asesor
Un Juez Asesor Certificado debe tener experiencia en ese mismo rol en un Campeonato Mundial VEX, Evento Exclusivo o Campeonato de Región de Eventos en la temporada actual o anterior, o tener experiencia en ese rol en 2 o más eventos clasificatorios esa temporada. El Juez Asesor Certificado debe leer y aceptar seguir la Guía de Jueces y los procesos de evaluación oficiales de la Fundación REC. Para encontrar jueces adicionales, comuníquese con universidades e industrias locales en su área para obtener jueces voluntarios adicionales. Se pueden combinar jueces voluntarios experimentados con jueces inexpertos para disfrutar de una experiencia de calidad en todos los aspectos. Debe haber un mínimo de un par de jueces por cada ocho equipos. Es imperativo que todos los jueces en un Campeonato de Región de Evento no estén asociados con ningún equipo que esté compitiendo, lo que eliminará cualquier sesgo percibido. Consulte el documento sobre preparando y reclutando jueces para obtener información adicional.
Maestros de ceremonias
Los maestros de ceremonias marcarán el tono de su evento. Deben estar entusiasmados y conocer el juego actual. Ayudarán a que los partidos se desarrollen a tiempo y proporcionarán control de multitudes cuando las cosas no salgan según lo planeado. Esté atento a buenos maestros de ceremonias a medida que se realicen eventos durante el año y comuníquese con otros socios de eventos para obtener recomendaciones.
Árbitros principales
Al menos 1 árbitro principal certificado debe tener experiencia en ese mismo rol en un Campeonato Mundial VEX, Evento exclusivo o Campeonato de región de eventos en la temporada actual o anterior, o tener experiencia en ese rol en 2 o más eventos clasificatorios esa temporada. Deben confiar en su conocimiento tanto del manual del juego como de la Q&A. Pueden arbitrar disputas de manera justa y reducir rápidamente las discusiones.
Voluntarios generales
Los voluntarios son la clave para un evento exitoso y un día libre de estrés para usted. Son el corazón y el alma de los acontecimientos. Es imperativo que trate a sus voluntarios como a su familia. Hazles sentir especiales y volverán año tras año. Esto le permitirá tener un equipo de voluntarios consistente y capacitado en sus eventos. Puede encontrar más información sobre reclutamiento, capacitación, atención y reconocimiento de los voluntarios visitando nuestra sección voluntariado de eventos.
Experiencia de equipo
El Campeonato de la Región del Evento es una experiencia competitiva para los equipos, pero también es una celebración para los equipos que se han clasificado. Tener en cuenta la experiencia general de los espectadores, entrenadores y estudiantes contribuirá en gran medida a que esta sea una experiencia memorable. Los asistentes deberían emocionarse tan pronto como entren por la puerta. No hay que hacer todo a la vez. Simplemente agregar algunos toques cada año puede ser de gran ayuda y mejorar la experiencia.
Áreas de pozos
- Considere tuberías y cortinas
- Fomente las decoraciones de foso
- Apoyar las interacciones positivas entre equipos.
Ceremonias de apertura y clausura
- Iluminación colorida y LED
- Máquina de niebla sin humo
- Desfile de máquinas/equipos
- Puesta en escena
- Participación y emoción del público
- Oradores invitados
Áreas de competencia
- Iluminación colorida y LED
- campos elevados
- Camisetas designadas para árbitros principales y árbitros anotadores
- Trofeos del evento en exhibición
Presupuesto
Organizar un campeonato regional de eventos requerirá un presupuesto de evento mayor de lo normal. Considerar:
- Ofreciendo oportunidades de patrocinio a la industria y las empresas.
- Solicitud de subvenciones y alquiler hasta poder comprar