Guía de eventos exclusivos para socios de eventos

Nuevo para la temporada 2025-2026

• Un Socio del Evento que desee postularse para organizar un Evento de Firma debe haber organizado eventos oficiales de la Competencia de Robótica VEX durante al menos 2 temporadas antes de postularse. 
• Los eventos exclusivos deben usar los banners de premios de marca oficial para el Premio a la Excelencia y el Premio a los Campeones de Torneos/Trabajo en Equipo.
  • Se pueden crear y otorgar banners de premios personalizados adicionales si la obra de arte es aprobada por RECF y VEX Marketing.
• Al colgar faldas de campo, el logotipo/marca de VEX Robotics no se puede ocultar en los campos de competencia.
• Los eventos exclusivos de la competencia de robótica VEX V5 pueden tener capacidad regional y restricciones máximas por organización levantadas 8 semanas antes del evento si el evento no está completo (similar al proceso ya establecido para los eventos exclusivos de la competencia de robótica VEX IQ).
• El tamaño mínimo de la fosa se redujo a 8’x8’ en lugar de 10’x10’.
• Los eventos exclusivos seleccionados se darán a conocer en o después del Campeonato Mundial de Robótica VEX 2025.
• A partir de la temporada 2025-2026, la Fundación Rec recaudará $ 10 en lugar de $ 5 por inscripción de equipo en todos los eventos exclusivos. Esto es para ayudar a compensar los costos de viaje del personal de la Fundación Rec para apoyar estos eventos más grandes.
• La capacidad mínima para los eventos exclusivos de la competencia de robótica VEX V5 de la escuela intermedia se reduce a 50. 
• El número mínimo de Partidos Clasificatorios de Competición de Robótica VEX IQ por equipo se reduce a ocho (8).
• Cualquier iluminación/efectos especiales utilizados deben ser consistentes en todos los campos de la competencia y no pueden interferir con el juego del partido.
• No se permite el intercambio de equipos dentro de las 4 semanas posteriores al evento.
• Si se necesita capacidad adicional porque un equipo se mueve a la lista de espera, o el Socio del Evento quiere aumentar la capacidad, el Socio del Evento debe trabajar con el Gerente de Soporte Regional y/o el Director de Operaciones Regionales - Participación en el Evento en este proceso.
• Se eliminó el requisito de un (1) Asesor de Juez Certificado por división. Se requiere uno (1) por evento

Introducción

Los eventos exclusivos de la Fundación Rec brindan a los estudiantes la oportunidad de jugar en un torneo único que brinda una experiencia de equipo especial. Los eventos exclusivos tienen un nivel de experiencia técnica, valor de producción y calidad general del evento que está por encima y más allá de un torneo estándar.  La misión de estos eventos es proporcionar más oportunidades para que los equipos que pueden o no asistir típicamente a los Campeonatos de la Región del Evento o al Campeonato Mundial de Robótica VEX experimenten un evento de ese nivel. Los eventos exclusivos que cumplan con los requisitos necesarios pueden calificar a los equipos directamente al Campeonato Mundial de Robótica VEX. Estos eventos dependen de la dedicación de los Socios del Evento que brindan estas experiencias especiales para los equipos. 

Requisitos

Para que un Evento de Firma sea recomendado para su aprobación para la temporada 2025-2026, el Socio del Evento debe acordar y cumplir los siguientes requisitos. 

Evento

• Todos los Eventos Signature deben cumplir con los estándares incluidos en el Compromiso con la Excelencia del Evento.
• Las descripciones del evento de firma deben incluir mensajes de que el evento es un evento de firma de la Fundación Rec y no pueden incluir mensajes que se refieran a que es un evento alternativo del Campeonato Nacional o Mundial.
• Un Socio de Evento que organice un Evento de Firma debe haber organizado Competiciones Oficiales de Robótica VEX durante al menos las 2 temporadas anteriores.
• El evento debe tener un número mínimo de equipos que se hayan registrado, pagado y competido.
  • Competencia de robótica VEX U: 12
  • Competencia de robótica VEX V5 (escuela secundaria): 64
  • Competencia de Robótica VEX V5 (Secundaria): 50
  • Competencia de robótica VEX IQ: 50
• Cada evento debe ser de un solo grado (sin eventos combinados).
• El evento está sujeto a los siguientes límites de inscripción.
  • No más del 50% de los equipos registrados pueden ser de la misma región.
  • No más de seis (6) equipos de una organización pueden registrarse para un evento específico.
  • Los eventos exclusivos pueden optar por levantar el límite máximo por organización y/o capacidad regional 8 semanas antes del evento.
  • El evento puede optar por tener una capacidad mínima para la región del evento anfitrión que no exceda el 50%.
• El evento debe proporcionar tiempo suficiente para que todos los equipos realicen partidos de habilidades.
  • Los partidos del desafío de habilidades deben estar disponibles para los equipos durante un mínimo de 2 días.
  • Los equipos deben tener la oportunidad de ejecutar exactamente tres (3) coincidencias de habilidades de conducción y tres (3) coincidencias de habilidades de codificación autónoma.
• El evento debe incluir las siguientesceremonias y reuniones requeridas.
  • Una reunión del evento en la que el árbitro principal y el socio del evento repasan la logística del evento con los participantes, incluida la forma de hacer cola para los partidos, las reglas del juego y una&breve sesión de preguntas y respuestas.
  • Una Ceremonia de Apertura que da la bienvenida a los equipos, espectadores, voluntarios e invitados. 
  • Una Ceremonia de Premios que concluye el evento; si bien algunos premios pueden entregarse antes del partido final, los Campeones del Torneo o Trabajo en Equipo y el Premio a la Excelencia deben reconocerse después del partido final.
  • Nota: Todos los campos de habilidades y prácticas deben cerrarse durante todas las reuniones y ceremonias del evento.
• Todos los equipos deben tener la oportunidad de ser juzgados, y la evaluación debe seguir el proceso de evaluación estándar como se describe en la Guía para la evaluación.
• El anuncio del evento en RobotEvents.com debe incluir una política de reembolso clara que indique lo que sucede en las siguientes circunstancias.
  • Si el Socio del Evento cancela el evento
  • Si un equipo se registra y decide no asistir
• La lista de eventos en RobotEvents.com debe incluir una fecha límite de pago clara que indique que si un equipo no paga antes de una fecha límite específica, será trasladado a la lista de espera.

Campos

• Todos los campos de competición para Partidos de Clasificación y Partidos de Finales deben levantarse del suelo a la misma altura entre diez (10) y 24 pulgadas.
  • Los elevadores de campo deben estar reforzados, ser lo suficientemente duraderos como para soportar el peso de las personas (árbitros, estudiantes, reseteadores de campo, etc.) sin moverse ni desplazarse, y deben estar nivelados.
• Cualquier iluminación/efectos especiales utilizados deben ser consistentes en todos los campos de la competencia y no pueden interferir con el juego del partido.
  • Los lugares oscuros deben usar iluminación blanca durante el partido en los campos de competición
• El evento debe proporcionar un número suficiente de campos para Partidos de Clasificación, Desafíos de Habilidades y Áreas de Práctica; todos los campos para un tipo de partido deben usar el mismo tipo de perímetro según el Manual del Juego.
  • Competencia de robótica VEX V5/Competencia de robótica Vex U/ JROTC Invitational
    • Al menos 2 campos de competición por división 
    • Al menos eight (8) Partidos clasificatorios por equipo
    • Al menos un (1) campo de habilidades por cada 16 equipos
    • Al menos un (1) campo de práctica por cada 32 equipos
    • Los eventos VEX V5 Robotics Competition / VEX U Robotics Competition / JROTC Invitational utilizarán los mosaicos antiestáticos para los campos de Competencia y Habilidades.
  • Competencia de robótica VEX IQ
    • Al menos dos (2) campos de competencia por división
    • Al menos ocho (8) Partidos de Clasificación por equipo
    • Al menos un (1) campo de habilidades por cada 15 equipos
    • Al menos un (1) campo de práctica por cada 25 equipos

Personal del evento

Gerente de División

• El Gerente de División supervisa el funcionamiento del Gerente de Torneo, la operación de campo y las colas en cada División.

Personal de campo

• Debe haber al menos dos (2) Árbitros Principales Certificados para cada división que tengan la autoridad final sobre todas las resoluciones.
  • Al menos 1 Árbitro Principal Certificado debe tener experiencia en ese mismo rol en un Campeonato Mundial de Robótica VEX, Evento de Firma o Campeonato de la Región del Evento en la temporada actual o anterior.
  • Mejor práctica: tener 1 árbitro certificado para cada campo de competición y 1 árbitro principal de división certificado en general que supervise todos los partidos.
• Debe haber al menos dos (2) árbitros anotadores por cada campo de competición de robótica VEX V5/ VEX U Robotics Competition / JROTC Invitational Competition y al menos un (1) árbitro anotador por cada campo de competición de robótica VEX IQ.
  • Los árbitros anotadores deben haber leído el manual del juego y la guía del árbitro antes del evento.
• Cada campo del Desafío de habilidades de robot debe tener al menos un (1) árbitro anotador.
• Debe haber al menos dos (2) Emcees por división.
• Cada división VEX V5 Robotics Competition / VEX U Robotics Competition / JROTC Invitational debe tener un equipo de reinicio de campo.
• Se recomienda encarecidamente un técnico de campo designado para cada división.

Juzgar

• Debe haber un mínimo de un (1) Juez Asesor Certificado
  • Al menos 1 Juez Asesor Certificado debe tener experiencia en ese mismo rol en un Campeonato Mundial de Robótica VEX, Evento de Firma o Campeonato de la Región del Evento en la temporada actual o anterior.
  • Cada Asesor de Jueces Certificado ha leído y aceptado seguir la Guía de Jueces y los procesos oficiales de evaluación de la Fundación Rec.
• El evento incluye un mínimo de un (1) par de Jueces por cada ocho (8) equipos.

Aspectos generales

• Hay al menos un (1) Inspector Jefe de Robots, que debe ser un Árbitro Principal.
• Hay al menos un (1) Inspector Robot por cada doce (12) equipos.
• Hay un mínimo de una (1) fila por cada campo de partido de clasificación y final.
• Hay un mínimo de un (1) asistente de campo de práctica.
• Hay una mesa de registro con un (1) miembro del personal por cada 24 equipos.

Áreas del tajo

Cada equipo que asiste recibe espacio y recursos adecuados en el área de Pit.

• Cada mesa/caseta de boxes tiene acceso a una fuente de alimentación dedicada.
• Se prefieren las cabinas de tubos y cortinas de 8’ x 8’; sin embargo, se puede sustituir lo siguiente si no hay espacio disponible:
  • Cada equipo de VEX V5 Robotics Competition tiene una mesa de boxes de al menos seis (6) pies de largo.
    • Se recomienda al menos dos (2) sillas por mesa.
  • Cada equipo de VEX IQ Robotics Competition tiene una mesa de boxes de no menos de cuatro (4) pies de largo. Esta puede ser una mesa de ocho (8) pies compartida entre dos equipos.
  • Cada equipo de VEX U Robotics Competition tiene una mesa de no menos de ocho (8) pies de largo o dos (2) mesas de no menos de seis (6) pies de largo cada una.
  • A cada equipo se le debe dar un espacio de al menos 50 pies cuadrados.

Comunicaciones

• El evento se transmite a VEX Via en vivo durante el evento.
• Se prefiere una transmisión en vivo del evento.
  • Si se reproduce música a través de una transmisión en vivo, es responsabilidad del Socio del Evento garantizar que se apliquen las licencias adecuadas y que no se infrinjan las leyes de derechos de autor.
• Se utiliza un sistema de sonido claro y audible en el lugar.
• El evento utiliza una superposición de video con cámaras en los campos de competencia durante los partidos de clasificación y finales.
• Todas las ilustraciones personalizadas (logotipos de eventos, prendas de vestir, ilustraciones de exhibición, etc.) deben ser enviadas y aprobadas por la Fundación Rec y los Departamentos de Marketing de VEX Robotics antes de imprimirlas.
• El evento debe estar claramente marcado con los logotipos de RECF Signature Event en pantallas electrónicas e impresas.
• La configuración y la decoración del evento se completarán antes de la llegada programada del equipo, incluidos los campos de competencia configurados correctamente para los partidos.
• El evento utiliza las pantallas apropiadas en el Administrador de torneos.
• Hay un monitor de Cola de Campos en cada campo de competición.
• Las pantallas Pit son visibles en todo el recinto.
• Si la Fundación Rec contrata a un patrocinador para que brinde apoyo al evento, el Socio del Evento seguirá las pautas de entrega cuando sea posible.
• Permitir que los patrocinadores/socios oficiales de la Fundación Rec instalen un stand y/o exhibición en cualquier evento. Se debe realizar una solicitud con al menos 30 días de anticipación al evento con el Gerente Regional de Soporte quien facilitará la presentación. El patrocinador/socio debe cumplir con las reglas y regulaciones del lugar.

Premios

• Cualquier premio que califique para el Campeonato Mundial de Robótica VEX debe tener un banner de premio otorgado además de un trofeo.
  • Los eventos exclusivos deben usar los banners de premios de marca oficial para el Premio a la Excelencia y el Premio a los Campeones de Torneos/Trabajo en Equipo.
    • Se pueden crear y otorgar banners de premios personalizados adicionales si la obra de arte es aprobada por RECF y VEX Marketing.
• Al colgar faldas de campo, el logotipo/marca de VEX Robotics no se puede cubrir en los campos de competencia.
• Como mínimo, se deben otorgar los siguientes premios en cada Concurso de Robótica VEX V5, JROTC Invitational y Evento de Firma del Concurso de Robótica VEX IQ:
  • Premio a la excelencia
  • Trabajo en equipo/Campeones de torneos
  • Premio de diseño
  • Campeón de habilidades de robot
  • Premio Innovate
  • Think Award
  • Premio Amaze
  • Construir premio
  • Crear premio
  • Adjudicación de jueces
  • Premio a la deportividad
• Los Eventos de Firma de la Competencia de Robótica de VEX U deben dar, como mínimo:
  • Excelencia
  • Campeones del torneo
  • Premio de diseño
  • Campeón de habilidades de robot
  • Adjudicación de jueces
  • Premio Innovate
  • Premio a la deportividad

2025-2026 Calendario de liberación de eventos de firma

A partir de la temporada 2025-2026, la Fundación Rec recaudará $ 10 en lugar de $ 5 por inscripción de equipo en todos los eventos exclusivos. Esto es para ayudar a compensar los costos de viaje del personal de la Fundación Rec para apoyar estos eventos más grandes.

Clasificaciones para el Campeonato Mundial de Robótica VEX

El evento de firma debe ser un evento en persona y ocurrir entre el 1 de agosto de 2025 y el 22 de febrero de 2026. VEX V5 Robotics Competition y VEX IQ Robotics Competition Signature Events recibirán tres (3) plazas para el Campeonato Mundial de Robótica de VEX: una (1) para el ganador del Premio a la Excelencia y dos (2) para los Campeones del Torneo o del Trabajo en Equipo. Los eventos exclusivos de la competencia de robótica VEX U tendrán dos (2) puestos en el Campeonato Mundial de Robótica Vex: uno (1) otorgado al ganador del Premio a la Excelencia y uno (1) otorgado al Campeón del Torneo. 

• Los eventos exclusivos deben estar abiertos a todos los equipos al no tener un requisito de calificación, y deben estar abiertos para que cualquier equipo se registre.
  • La única excepción a esta regla son los eventos JROTC Invitational.
• Los eventos exclusivos solo pueden calificar equipos para el Campeonato Mundial de Robótica VEX y no pueden calificar equipos para los campeonatos regionales de eventos.
• Se habilitará un sistema específico de reserva anticipada de eventos exclusivos en todos los eventos para garantizar un acceso equitativo a todos los equipos.
• Los eventos de firma deben cumplir con todos los requisitos enumerados en este documento.
• Nota: De vez en cuando, la Fundación Robotics Education & Competition (Rec) puede hacer una excepción a uno de estos criterios para apoyar mejor a un estado/provincia/región/nación en crecimiento; para obtener más información, comuníquese con su Gerente de Soporte Regional aquí.

Observaciones

• Si el evento no cumple con los mínimos de inscripción y competencia del equipo enumerado al menos 14 días antes del evento, los lugares del Campeonato Mundial de Robótica VEX se ajustarán a uno (1) o cero (0).
• El proceso para la doble calificación de Eventos de Firma se encuentra en el documento de Criterios de Calificación.

Registrarse para un evento de firma

• Todos los Eventos de Firma de la Fundación Rec seguirán el Programa de Liberación enumerado en la sección Aplicación.
• Todos los Eventos Signature tendrán un Registro Early Bird específico que es independiente de todos los sistemas EarlyBird locales/regionales.
  • Cada equipo comienza la temporada con tres (3) oportunidades para registrarse durante el período de inscripción anticipada del evento de firma.
    • Se quita una oportunidad cada vez que el equipo se registra para un evento de firma, ya sea durante el período de reserva anticipada del
    evento de firma o el período estándar.
  • Si un equipo se registra para un torneo organizado por su escuela u organización (donde el entrenador del equipo es el Socio del Evento), no se le quita la oportunidad de reserva anticipada de un evento exclusivo.
• Signature Event Early Bird Registratioabrirá 16 semanas antes del evento a las 12:00PM EST.
  • Nota: Se pueden hacer modificaciones a esto para eventos en agosto y septiembre.
• La inscripción estándar se abrirá 14 semanas antes del evento a las 12:00PM EST.
• Un Socio del Evento puede registrar a sus propios equipos en su Evento de Firma durante el Registro Anticipado del Evento de Firma, sin importar cuántos otros Eventos de Firma ya estén registrados. 
  • El Socio del Evento debe ser el Entrenador Principal de los equipos que se están registrando.

Proceso de solicitud de evento de firma

Para presentar una solicitud para organizar un Evento de Firma de la Fundación Rec, un Socio del Evento debe revisar los requisitos que se enumeran a continuación y luego visitar la página del Proceso de Solicitud del Evento de Firma para comenzar. Hay dos plazos a tener en cuenta.

• Nuevos conceptos de eventos de firma:
  • La fecha límite para presentar una Propuesta Inicial de Evento de Firma es el 31 de enero de 2025.
  • Si se aprueba una Propuesta Inicial, se enviará el Calendario Final de Solicitud y Planificación.
• Conceptos de eventos exclusivos nuevos y existentes:
  • La fecha límite para presentar la Solicitud Final para la temporada 2025-2026 es el 31 de marzo de 2025.
  • La Solicitud Final debe incluir un presupuesto detallado y un diagrama de diseño del evento.

Los eventos exclusivos seleccionados se darán a conocer en o después del Campeonato Mundial de Robótica VEX 2025. A partir de la temporada 2025-2026, la Fundación Rec recaudará $ 10 en lugar de $ 5 por inscripción de equipo en todos los eventos exclusivos. Esto es para ayudar a compensar los costos de viaje para el personal de la Fundación Rec y el apoyo para estos eventos más grandes.

Si tiene preguntas sobre los eventos exclusivos, comuníquese con Dylon Caudill, Directora de Operaciones Regionales - Participación en eventos o con su Gerente de Soporte Regional. 

Mejores prácticas

Si estás pensando en organizar un evento exclusivo por primera vez:

• Crear un equipo de planificación.
• Asistir a otro evento de firma y seguir al socio del evento.
• Visita el lugar deseado varias veces para planificar cómo se podría organizar el evento.
• Pruebe primero una idea de evento en una escala más pequeña y/o en un lugar diferente antes de pasarla a un evento exclusivo.