Lista de verificación de planificación de eventos

Revise Convertirse en un socio de eventos en la biblioteca Rec

• Discuta las necesidades de eventos en su región

• Discutir los recursos necesarios (personal, equipo, lugar)

Revise la sección Planificación de eventos en la Biblioteca Rec

• Revisa la Guía para juzgar

• Determine los premios juzgados que entregará en su evento: consulte con su RSM

• Tabla de puntuación, campos de competición, campos de habilidades y tablas de colas

• Pantallas y/o proyectores para temporizadores de campo y visualización de audiencia

• Áreas de pozos y campos de práctica

• Comprobar la mesa y las estaciones de inspección

• Sala de deliberaciones de los jueces

• Habitación de hospitalidad para voluntarios

• Soportes de concesión y asientos accesibles para el público

• Puntales/cuerda para controlar el acceso según sea necesario

• Métodos para controlar el tráfico hacia y desde los campos según corresponda

Evento

Equipo

• Computadora portátil o de escritorio con software TM; es posible que se requieran computadoras adicionales para eventos más grandes

• Conmutador de puerto Ethernet

• Enrutador inalámbrico

• Impresora para usar en la mesa de puntuación, junto con un cable conector, tóner adicional y papel

• Proyector y/o pantalla para una pantalla de audiencia; es posible que se requieran pantallas adicionales para eventos más grandes

• Portátiles o Raspberry Pis para pantallas

• Sistema de audio para anuncios y reproducción de sonidos de partidos (conectado a la computadora TM principal)

• Dispositivos móviles para puntuación

RobotEvents.com

Revise el listado de eventos en Robotevents.com con su RSM, confirme que los detalles sean correctos

• Juez Asesor Certificado

• Árbitro Principal Certificado

• Emcee(s)

• Coordinador de Voluntarios

• Coordinador de Concesiones

Artículos adicionales

Evento

Voluntarios

Equipo

Artículos adicionales

Evento

Voluntarios

Administración

• Bolígrafos, notas autoadhesivas, resaltadores, papel, grapadora, tijeras, portapapeles y cinta adhesiva

• Gaffers/Wrestling Tape es una gran opción para paredes y suelos ya que no deja residuos

• Si usa un micrófono inalámbrico, compre baterías adicionales

• Descripciones de premios – 1 copia

• Hoja de registro del juez – 1 copia

• Nota de campo del voluntario para los jueces – varias copias

• Nota del juez a los equipos perdidos: 1 por cada 10 equipos

• Nota de campo para los jueces: 1 copia por cada 10 equipos

• Rúbrica de Cuaderno de Ingeniería y Rúbrica de Entrevista de Equipo – 1 por equipo

• Notas de la entrevista del equipo: 1 por juez

• Hoja de Clasificación de Candidatos de Adjudicación Inicial – 1 por Juez

• Hoja de clasificación final de nominados del premio – 1 copia

• Consejos para la entrevista y preguntas de muestra: 1 por juez

• Código de Conducta – 1 copia

• Política centrada en el estudiante – 1 copia

• Versión actual del manual del juego: 1 copia para el árbitro principal

• Sección(es) de Habilidades del Robot del Manual del Juego – 1 copia para el área de Habilidades del Robot

• Hojas de puntuación: si usa tabletas para puntuar, solo necesita imprimir algunas en caso de problemas de conectividad; si está usando puntuación en papel, deberá imprimir lo suficiente para todos los partidos, incluidos los partidos de Finales/Eliminaciones y Habilidades de Robot

• Plantilla de matrícula de robot para equipos sin matrícula oficial – 1 copia

• Anuncios de reuniones de eventos – 1 copia

• Registro de anomalías del árbitro principal (informe en el software TM) – 1 copia

• Hoja de inspección del robot: 1 por equipo si utiliza formularios físicos, algunos en caso de problemas si está realizando inspecciones digitales

• Diagrama de restablecimiento de campo: 1-2 copias por campo

• Señalización de eventos

• Notificaciones de fotografía y grabación (si corresponde)

• Lista de voluntarios registrados, con números de teléfono celular (1 o más copias)

Equipo

RobotEvents.com/TM

Asegúrese de que se paguen todas las tarifas de registro del evento revisando el informe de registro del equipo en RobotEvents.com y haga un seguimiento con los equipos que no hayan pagado

Artículos adicionales

Configuración del recinto

• Etiquete las tablas de boxes del equipo o los espacios en el orden de los números del equipo para que las áreas de boxes sean más fáciles de encontrar; los letrerosse pueden imprimir desde TM en Informes

Mostrador de facturación con volantes del programa, listas de registro de equipos y voluntarios, bolígrafos, contenedores para recoger cuadernos de ingeniería

Voluntarios

Equipo/TM

RobotEvents.com/TM

Artículos adicionales

Antes de que comience el evento

Desbloquee las puertas y encienda las luces y la calefacción/aire acondicionado; p lanepara que la temperatura ambiente cambie a medida que los espacios se llenen con los participantes

Abre todos los baños y asegúrate de que estén completamente equipados con jabón y papel.

Asegurarse de que todas las áreas de estacionamiento sean accesibles y que la señalización esté colocada para dirigir a los participantes al check-in del evento

Publique todos los banners y letreros de eventos para dirigir a los participantes a sus ubicaciones de eventos adecuadas

Prepare bocadillos y bebidas para que los voluntarios aumenten sus niveles de energía para el día

Asegurarse de que haya asientos accesibles disponibles

Compruebe que los campos de juego estén configurados correctamente

Pruebe todos los equipos de audio y visuales, como proyectores, pantallas, pantallas y sonidos del administrador del torneo, y el sistema de megafonía para asegurarse de que funcionen correctamente

V5RC - Controles de campo de prueba para garantizar que funcionen correctamente

Distribuya radios bidireccionales, si se usan, o intercambie números de teléfono celular entre voluntarios clave

Cuando llegan los equipos y los voluntarios

¡Saluda a tus voluntarios y equipos! Asegúrese de que reciban una cálida bienvenida y que se les dirija a los lugares para las reuniones de registro y capacitación. Brindar apoyo en las mesas de check-in concurridas

Saluda a invitados especiales, patrocinadores y miembros de los medios de comunicación. Comparta su plan para el día del evento y diríjalos a voluntarios que puedan compartir detalles sobre el programa y los participantes.

Comparte la agenda de tu evento con voluntarios clave

Comparta los anuncios de bienvenida y/o de la reunión del evento con los presentadores

Comparta su plan de seguridad con sus voluntarios clave

Pida a los equipos experimentados que revisen los campos de juego para asegurarse de que estén configurados correctamente

Recoge los cuadernos de ingeniería en el check-in o la inspección, y asegúrate de que cada cuaderno tenga un número de equipo fácil de encontrar

Asegúrate de que todos los equipos participantes estén registrados y hayan pagado sus cuotas de inscripción

Antes de que empiecen las coincidencias y la evaluación del robot

Consulte con el mostrador de registro del equipo para asegurarse de que todos los equipos se hayan registrado; intente ponerse en contacto con los equipos que no están registrados

Utilice la función de registro de equipos en el Administrador de torneos para indicar los equipos que están registrados

Una vez establecido el cronograma y la lista de equipos participantes, regenerar el cronograma de partidos en el administrador del torneo, si es necesario

Comprobar que el Coordinador de Voluntarios está haciendo los ajustes necesarios debido a que no se presenta

Asegurarse de que los voluntarios principales coordinen las reuniones programadas de capacitación de voluntarios

Asegúrese de que todos los equipos hayan pasado o estén preparados para pasar la inspección del robot; pida a los equipos veteranos que apoyen los esfuerzos de otros equipos participantes para pasar la inspección

Imprima una copia de las Hojas del presentador para el maestro de ceremonias de TM Reports

Imprimir listas de partidos de los informes de TM para su distribución a cada equipo, personal en cola, anotador/árbitros principales, equipos de jueces y voluntarios clave

Llevar a cabo una reunión del evento antes del inicio de las coincidencias del robot; utilizar los temas descritos en los anuncios de la reunión del evento

Durante el evento

Asegúrese de que haya bocadillos y bebidas disponibles para todos los voluntarios y que se brinde almuerzo a los voluntarios de día completo; sea sensible a las restricciones dietéticas de los voluntarios y siga las políticas de alimentos/bebidas del lugar

Camina para resolver proactivamente cualquier problema, responder preguntas y brindar apoyo

Asegúrese de que los contenedores de basura estén vacíos y que los baños estén limpios y bien abastecidos

Haga que el operador de TM guarde periódicamente una copia de su archivo de evento en una unidad flash USB

Consulte con el asesor del juez para asegurarse de que las actividades de evaluación se realicen según lo programado; proporcione clasificaciones actualizadas de coincidencias y habilidades cuando corresponda (consulte la Guía del juez)

Cuando la evaluación esté completa, recopile la lista de ganadores de los premios del asesor del juez

Devolver los cuadernos de ingeniería a los equipos después de que el equipo de jueces haya completado sus evaluaciones

Haga que el operador de TM ingrese los ganadores de premios juzgados y los ganadores de llenado automático en TM después de que se hayan completado las Finales/Partidos de eliminación

Animar a todos los equipos, voluntarios y patrocinadores a participar en la ceremonia de entrega de premios, que celebra los logros de todos los equipos y proporciona reconocimiento a los premios juzgados y basados en el rendimiento

Imprima los informes de los guiones de la ceremonia de entrega de premios ubicados en TM Reports; desarrolle diapositivas de presentación para la ceremonia de entrega de premios en la pestaña TM Slides

Agradezca a sus voluntarios, entrenadores, mentores, padres y patrocinadores por su invaluable apoyo

Después del evento

Verifique que los ganadores de los premios y los puntajes del partido se hayan ingresado en TM

Cree una copia de seguridad del archivo TM en una unidad flash USB

Cargue y finalice todos los resultados de TM en RobotEvents.com; ctodos sus RSM si experimenta algún error al cargar los resultados 

Retire todos los equipos y materiales para un almacenamiento seguro y limpie el lugar, según sea necesario

Mantener todos los materiales relevantes de la competencia hasta que todos los resultados se hayan cargado correctamente

Asegurarse de que el Juez Asesor haya recopilado los materiales confidenciales de los jueces y los destruirá

Establecer un plan y un lugar para que los participantes recojan los objetos perdidos y encontrados

Envíe un mensaje de seguimiento de agradecimiento a sus voluntarios

Comparte fotos y/o noticias del evento con los medios de comunicación y tu comunidad

Póngase en contacto con los equipos y solicite comentarios sobre su experiencia en su evento

Comuníquese con su RSM y comparta los resultados del evento

¡Celebra tus logros!