Compromiso con la excelencia en eventos

Actualizado 30/11/2023

La intención del Compromiso de la Fundación REC con la Excelencia en Eventos (CEE) es comunicar la asociación y las expectativas entre la Fundación REC y los Socios de Eventos con el objetivo final de brindar a los equipos experiencias de competencia uniformes y de calidad en todos nuestros programas. Este acuerdo es entre la Fundación REC, el Gerente de participación de eventos/Gerente de soporte regional (EEM/RSM) que brinda soporte para la región del evento y el Socio del evento que publica el evento en RobotEvents.com.

Durante el proceso de publicación del evento, el socio del evento debe revisar y aceptar el CEE antes de que se pueda aprobar el evento. Si tiene alguna pregunta o inquietud sobre las expectativas incluidas en el CEE, comuníquese con su EEM/RSM.

La Fundación REC y la EEM/RSM que brinda apoyo a la región del evento acuerdan:

1. Adherirse al Código de Conducta de la Fundación REC.
2. Capacite a los socios de eventos y proporcione recursos de planificación de eventos para organizar competencias de la Fundación REC.
3. Proporcionar la documentación necesaria para la realización de eventos. Esto incluye, entre otros, manuales de juego, guías de árbitros, guías de jueces, guías de EP y criterios de clasificación.
4. Proporcione comentarios sobre la configuración y los ajustes del evento antes de aprobar el evento en RobotEvents.com.
5. Aprobar eventos publicados en RobotEvents.com cuando corresponda.
6. Comunicar los criterios de clasificación de la Fundación REC para eventos que se aplican a la asignación de lugares para el campeonato para el evento.
7. Asigne descuentos en productos para socios de eventos según estén disponibles y explique el proceso de pedido.
8. Consulte periódicamente con los socios del evento antes del evento para garantizar que esté preparado y realice un seguimiento después del evento para verificar los resultados cargados y obtener comentarios.
9. Proporcionar apoyo para eventos con personal de la Fundación REC en el sitio o de guardia según lo determine el EEM/RSM.
10. Ayudar con la configuración, el entrenamiento y el funcionamiento del Tournament Manager según sea necesario.
11. Proporcionar asistencia con la gestión de eventos en RobotEvents.com antes y después del día del evento.
12. Asegúrese de que el Juez Asesor haya completado y aprobado el Curso de Certificación de Jueces y cumpla con las reglas y prácticas de la Guía de Jueces y Evaluación Oficial Q&A.
13. Asegúrese de que el árbitro principal haya completado y aprobado el curso de certificación de árbitro principal para el programa correspondiente y cumpla con las reglas de la Guía del árbitro, el Manual de juego y la pregunta oficial&A.

Como socio de eventos de la Fundación REC, acepto:

1. Adhiérase al Código de conducta de la Fundación REC y asegúrese de que los voluntarios del evento cumplan con el mismo.
2. Cumpla con las reglas de la Guía para socios del evento, los Criterios de clasificación, el Manual del juego, la Guía para jueces y la Guía para árbitros.
3. Los socios de eventos solo pueden utilizar la versión oficial sin modificaciones de Tournament Manager junto con el hardware y las soluciones de red aprobadas que se encuentran en la biblioteca REC. Se permiten complementos que cumplan con las pautas de la API pública de TM. Una vez que se habilitan los complementos, el software ya no es compatible con REC Foundation, VEX Robotics o DWAB Technologies; cualquier solución de problemas necesaria se realizará bajo el propio riesgo del usuario.
4. Busque ayuda del EEM/RSM si tiene preguntas o inquietudes sobre la planificación u operación de eventos.
5. Esforzarse por proporcionar personal adecuado para garantizar una experiencia de calidad para todos los asistentes según las recomendaciones de la Guía de Voluntarios.
6. Asegúrese de que el Juez Asesor haya completado y aprobado el Curso de Certificación de Jueces y cumpla con las reglas y prácticas de la Guía de Jueces y Juicio Oficial Q&A.
7. Leer y proporcionar copias de los materiales de evaluación a los jueces y monitorear que todos los procesos y procedimientos del proceso de evaluación cumplan con los estándares especificados en la Guía del Juez.
8. Asegúrese de que el árbitro principal haya completado y aprobado el Curso de certificación de árbitro principal y cumpla con las reglas y prácticas de la Guía del árbitro, el Manual de juego y la Pregunta oficial&A.
9. Esfuércese por dotar al evento de árbitros y jueces que no estén afiliados a los equipos del evento para garantizar decisiones imparciales.
10. Comunicar con antelación a la EEM/RSM cualquier cambio de estatus del evento incluyendo tamaño, ubicación, premios y cualquier otra condición.
11. Cumpla con el proceso de registro anticipado, cuando corresponda, y no intente eludir o evitar el proceso.
12. Haga todo lo posible para brindar a todos los equipos las mismas oportunidades de registrarse para el evento (a menos que el evento sea por invitación) y no brindar una ventaja injusta a ningún equipo ni impedir que ningún equipo se registre.
13. Proporcionar un lugar para el evento con lo siguiente:
    • El lugar sigue todas las reglas y requisitos locales de seguridad e instalaciones según lo dispuesto por el lugar.
    • Cualquier seguro requerido por la instalación es responsabilidad del EP.
    • El lugar es gratuito y abierto al público. Las tarifas de estacionamiento u otras tarifas deben discutirse con el EEM/RSM antes de aprobar el evento.
    • El lugar cumple con la ADA (dentro de los EE. UU.) o sigue las leyes de inclusión locales para permitir el acceso a todos (fuera de los EE. UU.).
    • El lugar proporciona asientos adecuados para los espectadores, áreas de boxes para equipos, campos de práctica y competencia, electrónica para eventos, exhibiciones para audiencias y boxes, y sistema de megafonía o sonido.
14. (solo EE. UU., a partir del 1 de diciembre de 2023): Los socios del evento tendrán acceso a la información de contacto de los equipos en la región del evento designada. Este acceso es únicamente para fines de reclutamiento de eventos calificados. Los entrenadores tienen la posibilidad de optar por no recibir comunicaciones de reclutamiento para eventos calificadas por parte de los socios de eventos. Cualquier uso indebido de la información (incluido, entre otros: uso personal, asuntos no relacionados con la Fundación REC, solicitud privada, etc.) o el contacto con Entrenadores que hayan optado por no recibir correspondencia de reclutamiento de eventos calificados puede resultar en que este acceso sea revocado y /o eliminación del estatus de Socio del Evento con la Fundación REC. Nota: Los equipos pueden recibir comunicación sobre cualquier evento en el que se hayan registrado, independientemente del estado de exclusión voluntaria. 

Proceso de resolución de violaciones

En este escenario se describe el proceso de resolución de infracciones de conducta y reglas de la Fundación REC. Este proceso se seguirá en caso de una alegación de Compromiso con la Excelencia del Evento.

Escenario: El personal de la Fundación REC recibe un informe de una posible violación del Compromiso con la Excelencia en Eventos. El personal recopila datos relacionados con el tema del personal de la Fundación REC y otras partes interesadas en el tema. El personal de la Fundación REC analiza los hallazgos preliminares con el Director.

Pregunta: ¿Se valida la infracción denunciada?

Respuestas:

1. Sí. El personal de la Fundación REC, con la aprobación de DORO, escribirá al contacto principal del evento que figura en Robot Events por correo electrónico. El correo electrónico incluirá un resumen de la queja recibida, así como una lista de reglas o secciones relevantes del Compromiso con la excelencia del evento que las acusaciones, de ser ciertas, violarían. Las posibles sanciones se enumerarán en este correo electrónico. El aviso por correo electrónico solicitará una respuesta a la acusación dentro de un plazo definido.
2. No. El personal de la Fundación REC no toma ninguna medida adicional. Se informa al informante que el asunto está cerrado.

Próximo paso: Tras una revisión de la respuesta a las acusaciones, la Fundación REC publicará las conclusiones de la investigación. Esto incluirá un resumen de las acusaciones y una referencia a las secciones pertinentes del Compromiso con la excelencia del evento.

Pregunta: ¿Habrá sanción?

Respuestas:

1. Sí. Si se van a emitir sanciones, DORO escribirá al contacto principal del evento que figura en Robot Events por correo electrónico. El correo electrónico incluirá un resumen de la queja recibida, así como una lista de reglas o secciones relevantes del Compromiso con la excelencia del evento violadas. El correo electrónico también enumerará las sanciones que se están imponiendo. El derecho a apelar sanciones y el proceso para presentar una apelación se incluirán en este correo electrónico.
2. No. En los casos en que la respuesta del equipo haya aclarado adecuadamente la supuesta violación de las reglas, de modo que no se justifique ninguna sanción o advertencia, el personal de la Fundación REC informará al equipo de que el asunto se ha resuelto. En los casos en que la infracción no amerite una sanción, pero sí una advertencia formal, el personal de la Fundación REC, con la aprobación de DORO, emitirá una advertencia por escrito.

Pregunta: ¿Existe apelación?

Respuestas:

1. Sí. El Comité de Reglas y Conducta de la Fundación REC, que está compuesto por la Alta Gerencia, revisará la apelación y hará una recomendación al CEO, quien tomará la determinación final para mantener, revocar o modificar la sanción impuesta. Las notificaciones se realizarán por escrito una vez que el CEO tome una decisión final, la cual deberá ser dentro de los 14 días siguientes a la recepción de la apelación. Una vez que se emite esta decisión, el asunto se cierra y no está sujeto a mayor revisión o discusión.
2. No. La sanción se mantiene y el asunto queda cerrado.

Notas:

• Es política de la Fundación REC que el personal de la Fundación REC solo pueda interactuar con adultos durante el proceso de resolución de violaciones de las reglas y conductas. En los casos en que la denuncia sea realizada por un menor de edad, el personal de Fundación REC insistirá en comunicarse con un adulto.
• En todos los casos en que se valide una denuncia, se informará de todo el procedimiento al Director Superior de Programas.