Guía de planificación y dotación de personal para voluntarios

Descripción general de las funciones de los voluntarios

Role	Descripción	Actividad	Experiencia	Habilidades
Restablecer campo	Restablezca con precisión el campo de competición después de cada partido y ayude al director de campo o al árbitro principal según sea necesario. Tenga en cuenta que a los estudiantes con mucha energía y a los niños más pequeños les va bien.			No se necesita experiencia Capacidad para revisar diagramas de campo para colocar los objetos del juego en la ubicación correcta en el campo de competencia. Muévete rápidamente por el campo. Buenas habilidades para escuchar
hacer cola	Ayudar con los equipos de preparación para los próximos partidos.			No se necesita experiencia Comunicarse efectivamente Atención a los detalles Manténgase organizado en un entorno acelerado Siga las instrucciones
Asistente de administración de boxes	Desempeñar una función de servicio al cliente ayudando a los equipos e invitados con preguntas relacionadas con la competencia y el lugar.			No se necesita experiencia Capacidad para solucionar problemas Comunicarse efectivamente
Registro del equipo	Dé la bienvenida a los equipos a medida que lleguen. Verifique equipos, reparta materiales y recopile cuadernos de ingeniería. Responde preguntas básicas.			No se necesita experiencia Atención a los detalles Comunicarse efectivamente Cómodo usando una computadora
Registro de voluntarios	Bienvenidos voluntarios e invitados. Verificar el cronograma, distribuir materiales y dirigir a los voluntarios a los lugares apropiados. Responde preguntas básicas. Puede ser un papel de ritmo rápido.			No se necesita experiencia Atención a los detalles Comunicarse efectivamente Cómodo usando una computadora
Oficial de campo de práctica	Supervisar los campos de práctica y garantizar que todos los equipos tengan acceso al tiempo de práctica y procedan de manera ordenada.			No se necesita experiencia Supervisar a los estudiantes y mantener el orden. Comunicarse efectivamente
Juez asesor	Capacite y ayude a jueces voluntarios mientras evalúan equipos de estudiantes a través de entrevistas, revisan cuadernos de ingeniería, observan el desempeño en el campo y presentan premios según sea necesario. Facilitar el proceso de deliberación para los premios juzgados y actuar como juez según sea necesario.			Atención a los detalles Se imparcial Comunicarse efectivamente Debe tener al menos 20 para todos los eventos VRC/VIQRC y al menos 21 para todos los eventos VEX U
Juez	Evalúe equipos de estudiantes a través de entrevistas, cuadernos de ingeniería, presentaciones multimedia y desempeño en el campo. Presentar premios según sea necesario.			Prefiero algo de experiencia como juez, pero no es necesaria. Atención a los detalles Se imparcial Comunicarse efectivamente Debe ser mayor de edad para todos los eventos VRC. Debe tener al menos 21 años para todos los eventos VEX U. Debe tener al menos 16 años para eventos VIQRC locales.  Debe ser un adulto si el evento VIQRC califica para el Campeonato Mundial VEX
Inspector	Realizar inspecciones para verificar que los robots cumplan con las reglas y especificaciones descritas en el Manual del Juego.			El conocimiento básico de la construcción de robots y la familiaridad con las piezas VRC & VIQRC son útiles, no obligatorios. Colaborar con otros como un equipo Atención a los detalles Siga la lista de verificación de inspección (proporcionada)
Árbitro anotador	Registre puntuaciones utilizando la aplicación TM Mobile o hojas de puntuación en papel. Verificar los puntajes registrados con el árbitro principal según sea necesario y con los estudiantes conductores después de cada partido. Discuta posibles violaciones de las reglas con el árbitro principal después del partido. Asegúrese de que el campo esté reiniciado y que los robots estén listos para el próximo partido. (Lo mismo para las habilidades)			Sin embargo, se prefieren voluntarios experimentados; Los árbitros anotadores pueden ser nuevos voluntarios y recibir formación rápidamente. Aplicar el conocimiento del juego y las reglas y ser imparcial. Atención a los detalles Trabajar eficazmente como miembro de un equipo. Interactuar positivamente con los estudiantes. Debe tener al menos 15 años.
Operador VEXTM	Utilice el software Tournament Manager para iniciar partidos y registrar puntuaciones. Coordinar con el maestro de ceremonias la visualización de los resultados de los partidos en los momentos apropiados.			Se prefieren voluntarios experimentados, pero se puede capacitar a los nuevos voluntarios con anticipación. Cómodo usando una computadora Atención a los detalles
Maestro de ceremonias	Proporcionar jugada por jugada durante el torneo y conocimiento informativo del programa entre partidos. Agregue entusiasmo y energía, así como un alto nivel de compromiso y comprensión, para todos los participantes del evento.			Se prefiere experiencia pero no es obligatoria. Estilo de comunicación extrovertido y carismático para atraer y energizar a la audiencia. Trabajar en equipo con otros voluntarios. Piensa rápido e improvisa
Árbitro principal	Organizar y supervisar a todos los árbitros anotadores. Interpreta y hace cumplir consistentemente las reglas del juego para puntuar el partido al finalizar y es la autoridad final para cualquier disputa o decisión. Capacite a los árbitros anotadores según sea necesario.			Se requiere experiencia previa como árbitro Aplicar conocimientos del juego y las reglas. Liderar un equipo de manera efectiva Interactuar positivamente con estudiantes y entrenadores. Arbitrar disputas de manera justa y reducir rápidamente las discusiones Debe tener 20 años, al menos 20 años para VRC y al menos 16 años para VIQRC

Reclutamiento

Ser voluntario y participar en eventos de VEX Robotics puede ayudar a otros a inspirarse, alimentar su pasión, aprender nuevas habilidades, ampliar su red y exponerse a nuevas formas de hacer las cosas. Hay muchas fuentes a considerar al reclutar voluntarios. Debe hacer correr la voz sobre su evento con anticipación y compartir los mensajes clave de la robótica y los programas STEM para encontrar personas que sientan que esto realmente resuena con ellos.

Considere las siguientes fuentes:

• Padres, maestros, administradores escolares, mentores, equipos de robótica locales y hermanos – Recuerde, ¡el voluntariado puede ser un asunto familiar! Los hermanos menores suelen ser buenos en el reinicio de campo.
• Asóciese con escuelas locales : comuníquese con las escuelas cercanas y acepte realizar un “intercambio de voluntarios” para que ellas proporcionen voluntarios para su evento y usted proporcione voluntarios para su evento.
• Empresas locales y patrocinadores : los eventos de robótica son perfectos para experiencias de formación de equipos en la empresa, así que comuníquese con el departamento de recursos humanos de una empresa si aún no conoce a nadie allí.
• Escuelas, colegios y universidades – Las clases, sociedades de honor, hermandades y fraternidades pueden tener requisitos de servicio comunitario para membresía, becas o graduación. También busque ayuda en clubes/grupos, Facultad de Ingeniería y programas ROTC. Dale una mesa a tu reclutador local del ejército a cambio de proporcionarle voluntarios. Los futuros profesores de tecnología y estudiantes también son candidatos ideales para el voluntariado.
• Grupos comunitarios, capítulos de organizaciones y grupos de iglesias : muchos están buscando oradores invitados o pueden permitirle preparar una mesa para repartir materiales de reclutamiento de voluntarios. Consulte con su comunidad de creadores local, TechSoup, UAW local, NSBE, IEEE, SWE, Cámara de Comercio, biblioteca, etc.
• Recursos en línea – LinkedIn tiene un sitio dedicado a oportunidades de voluntariado, y hay servicios gratuitos y de suscripción como VolunteerMatch y Idealist.orgdonde puede publicar oportunidades de voluntariado para el público. No te olvides de las redes sociales como Facebook y Twitter, si tienes cuentas existentes o participas en grupos con seguidores.
• Programas para empleados y responsabilidad corporativa : muchas cadenas locales y nacionales tienen objetivos de filantropía y servicio comunitario, y el voluntariado de los empleados es parte de su cultura. Algunos incluso proporcionarán una subvención para su evento si obtiene una cantidad determinada de voluntarios de su ubicación.
• Equipo de atención voluntaria de la Fundación REC : envíe un correo electrónico a voluntarias@roboticseducation.org para obtener ayuda.

Involucrar a voluntarios

Anime a los posibles voluntarios a visitar Biblioteca de la Fundación REC > Voluntarios para obtener más información sobre cómo pueden participar y apoyar su evento. Ser voluntario en nuestros concursos de eventos puede ser gratificante y divertido.

Hay una variedad de funciones de voluntariado disponibles, y muchas posiciones de voluntariado no requieren habilidades técnicas ni experiencia, solo el deseo de apoyar oportunidades de aprendizaje interesantes para los estudiantes.

Independientemente de lo que les interese a sus posibles voluntarios, ayúdelos a identificar el puesto que mejor se adapta a ellos. Los voluntarios pueden ver los materiales de capacitación para voluntarios y aprender cómo inscribirse en un evento local en su área o en el Campeonato Mundial de Robótica VEX en Biblioteca de la Fundación REC > Voluntarios.

Nota: Los voluntarios menores de 18 años deben ser supervisados ​​por un adulto en el sitio en caso de emergencia.

Descripciones de trabajo para voluntarios

Publique información clara sobre sus necesidades de voluntariado en su lista de eventos en RobotEvents.com. Brinde a los posibles voluntarios más información que simplemente "Se necesitan voluntarios; comuníquese con <person’s name>". Complete la pestaña Voluntario en RobotEvents.com de la manera más completa posible, enumerando los roles necesarios para despertar el interés y brindando instrucciones claras sobre cómo registrarse. Para hacerlo más fácil, hemos creado una plantilla de información de la pestaña Voluntario para usarla como punto de partida para su evento. Una lista de los puestos de voluntariado más comunes está disponible engeneral de las funciones de los voluntarios, incluidas las habilidades básicas y la experiencia necesarias. Los documentos en REC Foundation Library > Volunteers brindan información detallada para las funciones de voluntariado más comunes, incluidas las responsabilidades, la capacitación requerida y la vestimenta para cada función. Los voluntarios también pueden registrarse en el Sistema de Gestión de Voluntarios de la Fundación REC para encontrar información detallada sobre cada función.

Expectativas de los voluntarios

Anime a los voluntarios a vestirse cómoda y apropiadamente para los eventos. La ropa debe ser neutral respecto al equipo y una camisa polo o camiseta con jeans o pantalones de vestir está bien. Los voluntarios deben usar zapatos cómodos cerrados y es posible que deseen usar gafas de seguridad en el área de práctica y cerca del campo de juego. Si está proporcionando camisetas para voluntarios, infórmeselo a sus voluntarios con anticipación. Los voluntarios deben planear llegar a su evento con suficiente antelación para cualquier capacitación en el lugar (se recomienda un mínimo de 30 minutos), llegar a tiempo a sus tareas, compartir una actitud alegre y positiva y ser flexibles y abiertos a ayudar a otros voluntarios si necesitan ayuda. .

Plan de dotación de personal voluntario recomendado para torneos

Los siguientes son ejemplos de planes de dotación de personal voluntario. Las necesidades de voluntarios para cada evento variarán según el tamaño, el formato y el diseño. Utilice esta tabla sólo como guía para su reclutamiento y planificación de voluntarios. Los voluntarios, como los inspectores, el control del equipo, las colas del equipo y los árbitros de puntuación, pueden desempeñar funciones duales para utilizar plenamente su apoyo al evento. Por ejemplo, un voluntario puede ayudar con el registro del equipo por la mañana y luego pasar a ser árbitro anotador o hacer cola del equipo una vez que comiencen los partidos. Los equipos también pueden ayudar a restablecer los campos después de cada partido bajo la supervisión del árbitro principal, al igual que los hermanos menores que observan la competencia. También se enumeran roles opcionales para eventos que cuentan con apoyo voluntario adicional.

Torneos VRC

Torneos VIQRC

Capacitación y preparación para voluntarios

• Recursos en línea : indique a todos los voluntarios que revisen cuidadosamente la Guía para voluntarios y todos los materiales de capacitación publicados para su(s) puesto(s) una semana antes de su evento programado. Además de los materiales de capacitación que proporciona la Fundación REC, es posible que desee incluir videos, presentaciones en PowerPoint narradas y más. Brinde a los voluntarios la oportunidad de hacer preguntas y prepararse antes de la fecha del evento.
• Ver partidos : recomiéndeles que vean los partidos de la temporada actual en YouTube para familiarizarse con el estilo del evento. Bríndeles enlaces específicos si es posible.
• Videos de entrenamiento de árbitros anotadores : los árbitros deben ver los videos de entrenamiento de árbitros de la temporada actual y conocer las reglas del juego actuales.
• Certificaciones de árbitro principal & de asesores de jueces : además de los videos de capacitación, los árbitros principales y los asesores de jueces deben completar cursos de certificación. Seleccione el curso(s) que le interesan a continuación:
  
  • Curso de certificación de árbitro principal VRC
  • Curso de certificación de árbitro principal VIQRC
  • Curso de Certificación de Jueces VRC/VIQRC
• Llamadas de capacitación : considere realizar sus propias llamadas de capacitación una semana antes de su evento, estableciendo expectativas y brindando a los voluntarios la oportunidad de hacer preguntas.
• Asista a un evento local : anime a los voluntarios a asistir a otro evento local, si es posible, para tener una idea de cómo se llevan a cabo los torneos y tal vez incluso seguir a otro voluntario en su próxima función.
• Capacite a voluntarios en un evento de Solo Habilidades : si organiza un evento de Solo Habilidades, este es un momento ideal para capacitar a los voluntarios y brindarles experiencia práctica.
• Entrenamiento de Sensibilidad – Recuerde a los voluntarios que los torneos son eventos estudiantiles donde trabajarán con niños. Deben hacer todo lo posible para que los niños se sientan cómodos, como arrodillarse para ponerse a su nivel, hablar con firmeza pero de manera positiva y nunca tocar ni agarrar a un estudiante. Los voluntarios también deben ser sensibles a los estudiantes de diferentes culturas que puedan estar compitiendo.
• Orientación en el sitio : si puede, realice una sesión de capacitación en persona la noche anterior a su evento (a menudo denominada evento "La noche anterior") para que los voluntarios puedan conocer al equipo de voluntarios y recibir capacitación en el lugar. Muchos eventos de la “Noche anterior” organizan partidos de práctica si hay un equipo anfitrión o un equipo local disponible para ayudar con la preparación. Esto ayudará a generar confianza en los voluntarios y hará que la mañana de su evento transcurra sin problemas. Ya sea que organice una capacitación la noche anterior o brinde capacitación en el lugar la mañana de su evento, planee proporcionar a los voluntarios la documentación y los materiales de capacitación necesarios para desempeñar con éxito sus funciones y disfrutar de la experiencia del evento. Esto puede incluir la impresión de copias impresas de las Guías de roles de los voluntarios, diagramas de campo para el reinicio, hojas de puntuación, etc.

Atención y agradecimiento al voluntariado

• Comida & Bebida – Tenga agua y refrigerios disponibles para todos los voluntarios durante todo el día y proporcione almuerzo a aquellos que sean voluntarios durante un día completo del evento. La hidratación, la alimentación y los descansos adecuados son importantes para la experiencia del voluntariado. Si es posible, detener toda la competencia para el almuerzo para que TODOS los voluntarios puedan tomar un descanso y comer; Planifique turnos de almuerzo si toda la competencia no puede detenerse al mismo tiempo. Si tiene espacio, configure una sala de descanso para voluntarios o un área acordonada para uso de los voluntarios.
• Comodidad : asegúrese de recomendar a sus voluntarios que usen zapatos cómodos y traigan una botella de agua (si no se la proporciona). Si es posible, tenga algunos paquetes de pastillas en el área de descanso de los voluntarios para ayudar a calmar las cuerdas vocales.
• Reconocimiento & Certificados – Si hay fondos disponibles, use camisetas y/o etiquetas con nombres para identificar a sus voluntarios como un recurso valioso para el evento. Comparta su agradecimiento con sus voluntarios, quienes brindan un apoyo invaluable a sus esfuerzos. Reconozca a los voluntarios proporcionándoles un Certificado de Servicio Comunitario personalizado con el nombre de su evento. Muchas empresas y escuelas exigen documentación para permitir que los empleados se ofrezcan como voluntarios o algunas incluso pueden ofrecer un incentivo para validar el tiempo de voluntariado, así que asegúrese de registrar las horas de voluntariado individuales. Puede solicitar paquetes de trofeos, así como trofeos y placas individuales, a VEX en VEXRobotics.com.
• muestras de agradecimiento – Incluso con un presupuesto pequeño, considere darles a los voluntarios (o voluntarios clave) un pequeño certificado de regalo, como $5 para Starbucks o un lugar de comida local.
• Notas escritas a mano – ¡El poder de un “Gracias” escrito a mano es muy útil hoy en día!
• Redes sociales : si está activo en las redes sociales, considere escribir una breve recomendación para un voluntario clave en LinkedIn o felicitarlo en Twitter con una foto si va más allá de su deber. Etiquételos en Twitter junto con @REC_Foundation. También puede enviar fotografías de voluntarios y eventos a la Fundación REC a media@roboticseducation.org.
• Seguimiento & Manténgase en contacto : envíe un correo electrónico a sus voluntarios después del evento para evaluar la satisfacción y recopilar opiniones sobre el éxito del evento, o utilice SurveyMonkey para enviar algunas preguntas breves. También manténgase en contacto con voluntarios para futuros eventos. Si tiene el presupuesto, organice una cena o fiesta de agradecimiento a los voluntarios. ¡Un voluntario feliz que tenga una gran experiencia normalmente regresará!

Mejores prácticas compartidas por nuestros socios de eventos

Reclutamiento de voluntarios

• Comparte árbitros principales con EP de eventos cercanos. Consulte el mapa del evento en RobotEvents.com.
• Si le faltan voluntarios, utilice el poder del micrófono para reclutar ayuda: “¡Estamos buscando algunas caras sonrientes que nos ayuden!”
• Si es abundante, ¡no rechace a los voluntarios! Utilice extras como alivio/moscas flotantes.
• Considere agregar un requisito para participar en League Play:
  
  • Cada equipo debe proporcionar cinco voluntarios, o…
  • Cada miembro de un equipo debe ser voluntario para uno o más eventos.
• Asóciese con los asesores del club escolar. El voluntariado es una manera fácil de ganar horas de servicio tanto para los miembros del club como para el club en su conjunto.
• Consulte con las escuelas religiosas e instituciones educativas locales. Puede requerir que los padres realicen servicio comunitario en lugar de matrícula.

Agradecimiento a los voluntarios

• Como agradecimiento, haga un collage de fotografías del evento en Shutterfly o un servicio en línea equivalente, haga que los niños escriban un mensaje personal (estilo anuario) e imprímalos para enviárselos a los voluntarios.
• Si desea alentar a los voluntarios a “ascender de rango”, proporcione una insignia o botón que puedan usar, según su experiencia y a cuántos eventos han asistido.

Entrenamiento de voluntariado

• Tener un plan de sucesión para los Voluntarios Clave. Los estudiantes más jóvenes pueden seguir/aprender. ¡Entrena a un minion!
• Anime a los voluntarios a asistir a eventos adicionales ahora que han completado el proceso.

Configuración y desmontaje del evento

• Agregue roles de voluntarios para el "equipo de preparación". Es mejor tener entre 6 y 8 adultos y muchos estudiantes ayudando. El ROTC y la Patrulla Aérea Civil local son fantásticos para ayudar con la instalación (bríndeles una mesa de información en su evento).
• Prepare los materiales con antelación.
• Para el día de instalación:
  
  • Si es posible, ¡prepárelo el día antes del evento! Rara vez hay tiempo suficiente para organizar un evento la mañana del torneo.
  • Haga que dos personas configuren el Administrador de torneos.
  • Haga que dos personas tiendan los cables.
  • Haga que un adulto y dos niños construyan cada campo.
  • Utilice herramientas eléctricas para la configuración de campo del VRC.
  • Designar un líder para supervisar cada área: boxes, campos de competencia, puesto de comida, etc.
  • Asegúrese de probar la computadora TM, todos los dispositivos electrónicos de campo, proyectores, impresora, etc. antes de salir a dormir; ¡Todo debería estar completamente funcional y listo para funcionar!
• Haga que sea obligatorio que los estudiantes se queden después de la escuela la noche anterior a un evento para ayudar a organizarlo.
• Siete días antes de su evento, envíe un correo electrónico a todos los asesores del club escolar para que proporcionen dos voluntarios.
• Para derribar:
  
  • Utilice a los padres que han estado sentados en las gradas. Tienen “piernas frescas” y pueden ayudar.
  • Asóciese con otros equipos anfitriones. Pídeles que te ayuden con el desmontaje de tu evento y tú ayudas con el de ellos.
  • Cualquier club escolar que necesite horas de servicio puede ayudar con el desmantelamiento. No necesitan ninguna experiencia VEX, sólo voluntad de ayudar.