Descripción general
Los voluntarios de eventos son el corazón y el alma de los eventos de la Fundación Rec. ¡Confiamos en los árbitros para mantener las cosas justas, los maestros de ceremonias para mantener las cosas emocionantes y los que hacen colas para mantener las cosas a tiempo! El voluntariado en eventos de robótica puede ser gratificante y divertido. Hay una variedad de roles de voluntariado disponibles. Muchos puestos de voluntariado no requieren habilidades técnicas o experiencia, solo el deseo de apoyar oportunidades de aprendizaje atractivas para los estudiantes. Sea cual sea el interés de tus posibles voluntarios, ayúdalos a identificar el rol que mejor se adapte a ellos. Los materiales de apoyo y capacitación para sus voluntarios se pueden encontrar en Rec Foundation > Volunteers.
Una de las características de un evento bien organizado es que los voluntarios se sienten cómodos y no tienen exceso de trabajo. Una buena planificación garantiza que todos los puestos cuenten con el personal adecuado, que los voluntarios tengan la oportunidad de tomar descansos y recibir una comida, y que los voluntarios reciban una muestra de agradecimiento, como una camisa. Es probable que los voluntarios que tengan una experiencia positiva en su evento regresen como voluntarios en los próximos años.
Como Socio del Evento (EP), usted es el responsable final de reclutar a todos los voluntarios en su evento, pero hay una serie de herramientas y estrategias disponibles para facilitar esta tarea. Se recomienda encarecidamente designar a un Coordinador de Voluntarios para su evento para que lo ayude con el reclutamiento de voluntarios, la capacitación y el apoyo del día del evento.
Contratación
Hay muchas fuentes donde puedes reclutar voluntarios. Debe hacer correr la voz desde el principio sobre su evento y compartir el mensaje clave de los programas de robótica y STEM para encontrar personas que sientan que esto realmente resuena con ellos.
Comience con aquellos que tienen un interés personal en el éxito de su evento.
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Padres (familias) |
Docentes |
Administradores escolares |
Mentores |
Equipos locales |
Además de su base de voluntarios "de cosecha propia", puede crear una comunidad de voluntarios que apoyará los eventos durante toda la temporada y en los años venideros. Los voluntarios pueden ser de cualquier equipo u organización, y su participación y apoyo en el evento es fundamental, ya que a menudo vienen a tu evento con experiencia previa.
- Padres, maestros, administradores escolares, mentores, equipos locales de robótica y hermanos : ¡recuerde que el voluntariado puede ser un asunto familiar! Los hermanos menores suelen ser buenos en Field Reset.
- Asóciese con las escuelas locales : comuníquese con las escuelas cercanas y acuerde hacer un "intercambio de voluntarios" para que proporcionen voluntarios para su evento y usted proporcione voluntarios para su evento.
- Empresas y patrocinadores locales : los eventos de robótica son perfectos para las experiencias de trabajo en equipo de la empresa, así que ponte en contacto con el departamento de RR. HH. de una empresa si aún no conoces a alguien allí.
- Escuelas, colegios y universidades : las clases, las sociedades de honor, las hermandades y las fraternidades pueden tener requisitos de servicio comunitario para la membresía, las becas o la graduación. También busque ayuda en los clubes/grupos, la Facultad de Ingeniería y los programas ROTC. Dale a tu reclutador local del Ejército una mesa a cambio de proporcionar voluntarios. Los maestros de tecnología y estudiantes de pre-servicio también son candidatos ideales para el voluntariado.
- Grupos comunitarios, capítulos de organización y grupos de iglesia : muchos buscan oradores invitados o pueden permitirte establecer una mesa para repartir materiales de reclutamiento de voluntarios. Consulte con su comunidad local de fabricantes, TechSoup, UAW local, NSBE, IEEE, SWE, Cámara de Comercio, biblioteca, etc.
- Recursos en línea : LinkedIn tiene un sitio dedicado a oportunidades de voluntariado, y hay servicios gratuitos y de suscripción como VolunteerMatch e Idealist.org donde puedes publicar oportunidades de voluntariado para el público. No te olvides de las redes sociales como Facebook y Twitter, si tienes cuentas existentes o participas en grupos con seguidores.
- Programas para empleados y responsabilidad corporativa : muchas cadenas locales y nacionales tienen objetivos de servicio comunitario y filantropía, y el voluntariado de los empleados es parte de su cultura. Algunos incluso proporcionarán una donación de subvención a su evento si recibe un número particular de voluntarios de su ubicación.
Consejos útiles para el reclutamiento de voluntarios
Los EP pueden solicitar que cada equipo proporcione 1 o 2 voluntarios. Algunos puestos como jueces y árbitros requieren que haya un nivel de imparcialidad, por lo que los voluntarios externos no afiliados son fundamentales para la integridad del evento. Si no es posible encontrar voluntarios no afiliados, procure proporcionar jueces y árbitros que representen a varias organizaciones del evento.
Voluntarios clave
La siguiente tabla incluye los roles de los Voluntarios Clave, que son miembros del personal del evento que asumirán roles de liderazgo para garantizar que se sigan todas las reglas y pautas de la Fundación Rec, y que los equipos, espectadores y voluntarios tengan una experiencia gratificante. Estos roles deben llenarse temprano, y estos voluntarios necesitarán capacitación antes del evento.
| Voluntarios clave |
Descripción del rol |
| Socio del evento |
El PE actúa como enlace entre la Fundación Rec y el equipo de planificación que organiza un evento. Las tareas clave son la selección de fechas y sitios, el desarrollo del presupuesto, el reclutamiento y la gestión de voluntarios, la capacitación de voluntarios, la comunicación del equipo, la ejecución del evento, la carga de resultados y el seguimiento. Un Socio de Evento no puede actuar como Árbitro Principal o Asesor de Jueces de un evento que está organizando. |
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Árbitro Principal |
El Árbitro Principal completa el Curso de Certificación de Árbitros y revisa los Videos de Capacitación de Árbitros para la temporada actual. Se aseguran de que el campo esté configurado correctamente y observen todos los partidos, identifican las infracciones de las reglas y advierten a los equipos para que eviten las infracciones, hacen cumplir el manual del juego tal como está escrito, responden a las preguntas de puntuación o reglas de los miembros del equipo de conducción, se aseguran de que los partidos se desarrollen según lo programado y capacitan a los árbitros anotadores según sea necesario. Nota: El Árbitro Principal tiene la autoridad máxima y final sobre todas las decisiones de juego y decisión durante la competencia. Un Socio del Evento no puede anular la decisión de un Árbitro Principal. |
| Juez Asesor |
El Asesor de Jueces completa el Curso de Certificación de Jueces. Guían a un equipo de jueces voluntarios y son responsables del proceso de evaluación en el evento. El Juez Asesor debe conocer y comprender el papel de los Jueces. Las decisiones sobre todos los premios del equipo juzgado son tomadas por los Jueces en consulta con el Juez Asesor. |
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Operador/a de gestión de torneos |
El Operador de TM es responsable de utilizar el Software de Gestión de Torneos para configurar el calendario del torneo, iniciar partidos, registrar puntuaciones y mostrar los resultados de los partidos y la información de los premios en los momentos apropiados. Esta persona, idealmente, también podrá ayudar con equipos audiovisuales, tabletas, impresoras, etc. |
| Coordinador de Voluntarios | El Coordinador de Voluntarios es responsable de organizar y asignar voluntarios a los roles apropiados, asegurarse de que todas las áreas cuenten con el personal adecuado y mantener a los voluntarios contentos (y alimentados). |
| Emcee | El maestro de ceremonias es responsable de agregar entusiasmo y energía, así como un alto nivel de compromiso y comprensión, para todos los participantes del evento. El maestro de ceremonias proporciona el juego por juego del partido, involucrando a la audiencia con comentarios de color efectivos con respecto a la acción en el campo, presenta a los equipos participantes y proporciona conocimientos informativos del programa entre partidos, ayudando a desarrollar el interés en el evento y manteniendo un ambiente optimista. |
Un Socio de Evento no puede actuar como Árbitro Principal o Asesor de Jueces del evento que está organizando.
Otros voluntarios
Se necesitan otros voluntarios para el evento, pero requieren menos capacitación y conocimiento previo de los eventos de la Fundación Rec.
| Voluntario | Descripción del rol |
| Juez |
Evaluar a los equipos de estudiantes a través de entrevistas, cuadernos de ingeniería y desempeño en el campo. |
| Inspector |
Realizar inspecciones para verificar que los robots cumplen con las reglas y especificaciones descritas en el Manual del Juego. |
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Arbitro anotador |
Registre las puntuaciones utilizando la aplicación TM Mobile o las hojas de puntuación en papel. Verifique los puntajes registrados con el Árbitro Principal según sea necesario y con el equipo de estudiantes después de cada partido. Discuta las posibles violaciones de las reglas con el Árbitro Principal después del partido. Asegúrese de que los campos se restablezcan correctamente y que los robots estén listos para la próxima coincidencia. |
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Restablecimiento de campo |
Restablece con precisión el campo de competición después de cada partido. Nota: a los estudiantes con mucha energía y a los niños más pequeños les va bien en este rol. |
| En cola | Ayudar a los equipos de puesta en escena para los próximos partidos y mantener el calendario de partidos. |
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Registro de voluntarios |
Da la bienvenida a los voluntarios y huéspedes. Verifique el horario, entregue materiales, dirija a los voluntarios para que se apropien de la ubicación. |
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Llegada del equipo |
Da la bienvenida a los equipos a medida que llegan. Verifique los equipos, reparta materiales, recoja cuadernos de ingeniería y dirija a los asistentes a la ubicación adecuada. |
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Administrador del Pit |
Necesario si las áreas de boxes están ubicadas lejos de los campos de juego. Desempeña una función de servicio al cliente para responder a las preguntas sobre el horario y el lugar. |
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Supervisor de campo de práctica |
Supervise los campos de práctica y asegúrese de que todos los equipos tengan el mismo acceso al tiempo de práctica y utilicen los campos de manera ordenada. |
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Configuración del evento y desmontaje de la cuadrilla |
Ayudar a configurar el evento y desglosarlo después. Nota: Muchas manos hacen el trabajo ligero. |
Dotación de personal
El EP y el Coordinador de Voluntarios deben comenzar a reclutar lo antes posible para cumplir con estos roles de voluntarios. Publique información clara sobre los roles de voluntarios necesarios para su evento en el Bloque de contenido de voluntarios en RobotEvents.com para despertar el interés. Esta información se podrá ver en la pestaña Voluntarios en la página del evento público. También puede incluir una solicitud de voluntarios en el correo electrónico automatizado que se enviará a los equipos cuando se registren.
Estas tablas sirven como guía para eventos de personal de diferentes tamaños.
Torneos V5RC
| Competencia de robótica VEX V5 | |||||||
| Niveles locales (eventos de 1 día) | Niveles de firma y/o campeonatos regionales (eventos de 1-2* días) | ||||||
| 16-24 equipos | 24-60 equipos | Más de 60 equipos | 10-24 equipos | 24-48 equipos | 36-96 Equipos* | 64-144 Equipos* | |
| Partidos de calificación | 2 Campos | 3 campos | 3 campos | 2 Campos | 3 campos | 3 campos | 3 campos |
| Emcee | 1 | 1-2 | 1-2 | 1-2 | 1-2 | 1 a 2 por división | 1 a 2 por división |
| Árbitro Principal | 1-3 | 1-3 | 1-3 | 1-3 | 1-3 | 1-3 por división | 1-3 por división |
| Operador TM | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 por división | 1 por división |
| Arbitro anotador | 2 por campo | 2 por campo | 2 por campo | 2 por campo | 2 por campo | 2 por campo | 2 por campo |
| Cola | 2 | 3 | 3 | 2 | 3 | 3 a 6 | 3 a 6 |
| Restablecimiento de campo | 4 a 6 | 6 a 8 | 6 a 8 | 4 a 6 | 6 a 8 | 6 a 12 | 6 a 12 |
| Desafío de habilidades de robot | 1-2 campos | 3-4 campos | 3-4 campos | 3 campos | 3-4 campos | 3-4 campos | 4-6 Campos |
| Operador de TM (opcional) | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| Arbitro anotador | 1 por campo de habilidades | 1 por campo de habilidades | |||||
| Otro | - | - | - | - | - | - | - |
| Juez (2 de cada 8 equipos) | 4-6 | 6-16 | 16+ | 4-6 | 6 a 12 | 6-24 | 16-36 |
| Juez Asesor | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 por división | 1 por división |
| Llegada del equipo | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| Coordinador de Voluntarios | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| Inspector | 3 | 4 a 6 | 4 a 6 | 3 | 4 a 6 | 4 a 6 | 6 a 12 |
| Funcionario de campo de práctica | 1 | 2 a 4 | 2 a 8 | 1 | 2 a 4 | 2 a 8 | 2 a 8 |
| Administrador de Pit (opcional) | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| *Si es un evento de 2 días, el registro, la inspección y las habilidades generalmente comenzarán el día 1 | |||||||
| *más de 60 equipos normalmente tendrán múltiples divisiones (los números recomendados se basan en torneos de una sola división) | |||||||
Torneos VIQRC
| Competencia de robótica VEX IQ | |||||||
| Niveles locales (eventos de 1 día) | Niveles de firma y/o campeonatos regionales (eventos de 1-2* días) | ||||||
| 16-24 equipos | 24-60 equipos | Más de60 equipos | 10-24 equipos | 24-48 equipos | 36-96 Equipos* | 64-144 Equipos* | |
| Partidos de calificación | 2 Campos | 3 campos | 3 campos | 2 Campos | 3 campos | 3 campos | 3 campos |
| Emcee | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 a 2 por división | 1 a 2 por división |
| Árbitro Principal | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 por división | 1 por división |
| Operador TM | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 por división | 1 por división |
| Arbitro anotador | 1-2 por campo | 1-2 por campo | 1-2 por campo | 1-2 por campo | 1-2 por campo | 1-2 por campo | 1-2 por campo |
| Cola | 2 | 3 | 3 | 2 | 3 | 3 a 6 | 3 a 6 |
| Restablecimiento de campo | 4 a 6 | 6 a 8 | 6 a 8 | 4 a 6 | 6 a 8 | 6 a 12 | 6 a 12 |
| Desafío de habilidades de robot | 2 Campos | 3-4 campos | 3-4 campos | 3 campos | 3-4 campos | 3-4 campos | 4-6 Campos |
| Operador de TM (opcional) | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| Arbitro anotador | 1 por campo de habilidades | 1 por campo de habilidades | |||||
| Otro | - | - | - | - | - | - | - |
| Juez (2 de cada 8 equipos) | 4-6 | 6-16 | 16+ | 4-6 | 6-12 | 6-24 | 16-36 |
| Juez Asesor | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 por división | 1 por división |
| Llegada del equipo | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| Coordinador de Voluntarios | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| Inspector | 3 | 4 a 6 | 4 a 6 | 3 | 4 a 6 | 4 a 6 | 6 a 12 |
| Funcionario de campo de práctica | 1 | 2 a 4 | 2 a 8 | 1 | 2 a 4 | 2 a 8 | 2 a 8 |
| Administrador del Tajo (Opcional) | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| *Si es un evento de 2 días, el registro, la inspección y las habilidades generalmente comenzarán el día 1 | |||||||
| *más de 60 equipos normalmente tendrán múltiples divisiones (los números recomendados se basan en torneos de una sola división) | |||||||
Capacitación y preparación
Proporcionar la capacitación adecuada para sus voluntarios es vital para organizar un evento bien organizado. La Fundación Rec ofrece numerosos recursos de capacitación en línea gratuitos en Rec Foundation > Volunteers.
El EP o Coordinador de Voluntarios puede proporcionar este enlace a cada voluntario, solicitando que cada voluntario revise el documento y todos los materiales de capacitación publicados para su (s) puesto(s) al menos una semana antes de su evento programado.
Además de asignar una revisión de los recursos de capacitación en línea, también se debe programar una llamada de orientación y/o capacitación en el sitio.
- La Orientación presencial es una sesión de capacitación en persona la noche anterior a su evento (a menudo conocida como el evento "Noche anterior") para que los voluntarios puedan reunirse con el equipo de voluntarios y recibir capacitación en el lugar. Muchos eventos de "Noche antes" organizan partidos de práctica si hay un equipo anfitrión o un equipo local disponible para ayudar a configurar. Esto ayudará a desarrollar la confianza de los voluntarios, haciendo que la mañana de su evento se desarrolle sin problemas. Ya sea que organices una capacitación la noche anterior o brindes capacitación en el lugar la mañana de tu evento, planea proporcionar a los voluntarios la documentación y los materiales de capacitación necesarios para desempeñar con éxito sus funciones y disfrutar de su experiencia en el evento. Esto puede incluir imprimir copias impresas de las Guías de roles de los voluntarios, diagramas de campo para el restablecimiento, hojas de puntuación, etc.
- Las llamadas de capacitación realizadas una semana antes de su evento pueden establecer expectativas y dar a los voluntarios la oportunidad de hacer preguntas. Se recomiendan encarecidamente las llamadas de capacitación específicamente para los árbitros/anotadores y los equipos de jueces. Utilice una aplicación de videoconferencia para reunir a sus voluntarios y proporcionar la capacitación necesaria.
- Sensitivity Training recuerda a los voluntarios que los torneos son eventos estudiantiles en los que trabajarán con niños. Deben hacer lo que puedan para que los niños se sientan cómodos, como arrodillarse para ponerse a su nivel, hablar con firmeza pero positivamente y nunca tocar o agarrar a un estudiante. Los voluntarios también deben ser sensibles a los estudiantes de diferentes culturas que pueden estar compitiendo.
Cuidado y apreciación
Los voluntarios son esenciales para el éxito de su evento. Aquí hay algunas formas sencillas en las que puedes mostrar tu agradecimiento. ¡Un voluntario feliz que tiene una gran experiencia generalmente regresará!
- & Bebida alimenticia : tenga agua y bocadillos disponibles para todos los voluntarios durante todo el día, y brinde almuerzo para aquellos que se ofrezcan como voluntarios para un día completo del evento. La hidratación, la comida y los descansos apropiados son importantes para la experiencia del voluntario. Si es posible, detenga toda la competencia para el almuerzo para que TODOS LOS voluntarios puedan tomar un descanso y comer; planifique los turnos de almuerzo si toda la competencia no puede detenerse al mismo tiempo. Si tiene espacio, configure una sala de descanso para voluntarios o un área acordonada para uso voluntario.
- Comodidad : asegúrese de aconsejar a sus voluntarios que usen zapatos cómodos y traigan una botella de agua (si no los proporciona). Si es posible, tenga algunos paquetes de pastillas en el área de descanso de voluntarios para ayudar a calmar las cuerdas vocales.
- & Certificados de reconocimiento : si hay fondos disponibles, use camisetas y/o etiquetas de nombre para identificar a sus voluntarios como un recurso valioso para el evento. Comparta su agradecimiento con sus voluntarios, quienes brindan un apoyo invaluable a sus esfuerzos. Reconoce a los voluntarios proporcionándoles un certificado de servicio comunitario personalizado con el nombre de tu evento. Muchas empresas y escuelas requieren documentación para permitir que los empleados se ofrezcan como voluntarios o algunos incluso pueden proporcionar un incentivo para validar el tiempo de voluntariado, así que asegúrese de registrar las horas de voluntariado individuales. Puedes pedir paquetes de trofeos, así como trofeos y platos individuales, a VEX en VEXRobotics.com.
- Fichas de agradecimiento : incluso con un presupuesto pequeño, considera dar a los voluntarios (o voluntarios clave) un pequeño certificado de regalo, como $ 5 a Starbucks o a un lugar de comida local.
- Notas escritas a mano : ¡el poder de un "Gracias" escrito a mano es muy importante hoy!
- Redes sociales : si eres activo en las redes sociales, considera escribir una breve recomendación para un voluntario clave en LinkedIn o dar un saludo en Twitter con una foto si van más allá del deber. Etiquétalos en Twitter junto con @Rec_Foundation. También puede enviar fotos de voluntarios y eventos a la Fundación Rec en media@roboticseducation.org.
- Seguimiento & Manténgase en contacto : envíe un correo electrónico a sus voluntarios después del evento para medir la satisfacción y recopilar opiniones sobre el éxito del evento, o use SurveyMonkey para enviar algunas preguntas breves. También manténgase en contacto con voluntarios para futuros eventos. Si tienes presupuesto, organiza una cena o una fiesta de agradecimiento para voluntarios. ¡Un voluntario feliz que tiene una gran experiencia generalmente regresará!