Yleiskatsaus
Tämä tarkistuslista on yleinen opas, joka auttaa sinua tapahtumasi suunnittelussa. Jokainen tapahtuma ja paikka on ainutlaatuinen, joten tämä tarkistuslista ei kata jokaisen tapahtuman kaikkia tarpeita. Suosittelemme sinua ottamaan yhteyttä alueelliseen tukipäällikköön (RSM) ja käyttämään tätä tarkistuslistaa ja tapahtumakumppaniosiota REC Libraryssa tapahtumaasi suunnitellessasi.
Sanasto
EP: Tapahtumakumppani
RE: RobotEvents.com
RSM: Alueellinen tukipäällikkö
Ensimmäiset askeleet
|
Arvostelu Tapahtumakumppaniksi tuleminen REC-kirjastossa |
|
| Tee vapaaehtoistyötä tapahtumissa/varjo toista EP:tä saadaksesi lisätietoja tapahtuman suunnittelusta ja järjestämisestä | |
| Tarkista Sitoumus tapahtuman erinomaisuuteen | |
| Ota yhteyttä RSM: | |
|
|
|
|
| Suorita Tapahtumakumppanin sertifiointikurssi | |
| Luo tili (tarvittaessa) ja pyydä RSM:ääsi antamaan sinulle EP-pääsy RobotEventsissä | |
| Suorita taustan tarkistus RobotEventsissä |
Tapahtuman suunnitteluvaihe
|
Tarkista REC-kirjaston Tapahtumasuunnittelu -osio |
|
| Luo tapahtumabudjetti | |
| Luo esityslista - Esimerkit | |
| Päätä, onko tapahtumassasi arvostelua ja onko se henkilökohtaisesti/kauko/hybridi; jos sinulla on arvostelu tapahtumassasi: | |
|
|
|
|
| Valitse ja varaa -paikka tapahtumapäiväksi ja aseta se edellisenä päivänä/yönä | |
| Luo tapahtumapaikallesi -asetelma – harkitse liikenteen sujuvuutta ja yleisön hallintaa tehdessäsi niin. Muista sisällyttää: | |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Lähetä tapahtumasi RE - Tapahtuman lähettäminen RobotEvents.comiin | |
| Päätä, tarjoatko/miten tarjoat ruokaa ja/tai myönnytyksiä | |
| Tutustu opiskelijapolitiikkaan (opiskelijakeskeinen käytäntö ja käytännesäännöt) |
Kaksi-kolme kuukautta ennen tapahtumaa
Tapahtuma |
|
| Vahvista varauksesi paikkaan | |
| Tarkista asettelusuunnitelma RSM:n kanssa | |
| Luo yksityiskohtainen suunnitelma toimilupaosastolle | |
| Mainosta tapahtumaasi paikallisessa mediassa, koulupiirissä ja sosiaalisessa mediassa | |
Laitteet |
|
| Määritä, kuinka monta kenttää ja pelielementtisarjaa tarvitset | |
| Järjestä kenttien ja pelielementtien turvaaminen (osta ja/tai lainaa) | |
| Turvallista Elektroniikkaa tarvitaan tapahtumaa varten. Tämä sisältää, mutta ei rajoitu niihin: | |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Keskustele lisälaitteiden tarpeista RSM:n kanssa | |
| Varmista V5RC/VAIRC/VURC-tapahtumissa, että sinulla on joko VEXnet-kenttäohjaimet tai Smart Field Controller -ohjaimet sekä kilpailu- että robottitaitokentille (ei tarvita VIQRC:lle). | |
| Tilaa pokaaleja, palkintolautasia ja bannereita | |
| Tee järjestelyt tarkastusmitoitustyökalujen turvaamiseksi | |
RobotEvents.com |
|
|
Tarkista tapahtumalistaus osoitteessa Robotevents.com RSM:lläsi, varmista, että tiedot ovat oikein |
|
| Vapaaehtoiset | |
| Kutsu erikoisvieraat ja sponsorit tapahtumaan | |
| Rekrytoi tärkeitä vapaaehtoisia ja jaa vapaaehtoisresurssia ja koulutusta sertifikaattia: | |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Aloita lisävapaaehtoisten rekrytointi ja jaa vapaaehtoisresursseja; Katso vapaaehtoisten henkilöstöoppaasta luettelo tarvittavista vapaaehtoisista ja koulutusresurssien löytämisestä | |
| Tilaa vapaaehtoisia paitoja (valinnainen) | |
Lisätuotteet |
|
Kuukausi ennen tapahtumaa
Tapahtuma |
|
| Ota yhteyttä RSM:ään ja keskustele kaikista tapahtumaasi liittyvistä huolenaiheista tai kysymyksistä | |
| Päivitä/vahvista asialistasi ohjataksesi tiimejä ja vapaaehtoisia tapahtumapäivän läpi | |
| Varaa kaksisuuntaiset radiot tai ota käyttöön jokin muu tapa tapahtumapäivän henkilökunnan viestintään | |
| Luo turvallisuussuunnitelma ja jaa se paikallisten hätä- ja/tai turvallisuuspalvelujen tarjoajien kanssa | |
| Koordinoi tapahtumapäivän vartiointipalveluja pitääksesi alueet puhtaina ja hyvin varusteltuina paperitarvikkeilla | |
| Jos toistat musiikkia, luo soittolista, joka sopii kaiken ikäisille ja varmista, että sinulla on asianmukaiset lisenssit valitun musiikin toistamiseen | |
| Järjestä tapahtumakuvaus | |
| Mainosta tapahtumaasi ja lähetä lehdistötiedotteita | |
Vapaaehtoiset |
|
| Jatka vapaaehtoisten rekrytointia | |
| Varmista, että päätuomari ja tuomarineuvojasi ovat suorittaneet vapaaehtoistodistustaan | |
| Lisää päätuomari ja tuomarineuvojasi RE-tapahtumaluetteloosi | |
| Kannusta maalintekijätuomareita lukemaan pelin käsikirja ja suorittamaan päätuomarin sertifikaatti (valinnainen) | |
| Kannusta tuomareita lukemaan arvosteluopas ja täyttämään todistus (valinnainen) | |
Laitteet |
|
| Kokoa kenttäelementit/peliobjektit | |
| Vahvista palkinnot | |
| Vahvista kaikki tarvittavat laitteet (mukaan lukien kentät, kenttäelementit, elektroniikka, tietokoneet, projektorit, PA-järjestelmä) | |
Lisätuotteet |
|
1-2 viikkoa ennen tapahtumaa
Tapahtuma |
|
| Ota yhteyttä RSM:ään ja keskustele kaikista tapahtumaasi liittyvistä huolenaiheista tai kysymyksistä | |
| Vahvista kaikki tapahtumapaikan tiedot tapahtumapaikan koordinaattorilta | |
| Tunnista laitoksen hätäyhteyshenkilö hätätilanteessa tai viestintähäiriöissä | |
| Vahvista toimilupaosaston tiedot | |
Vapaaehtoiset |
|
| Tilaa ruokaa ja juomaa järjestelyillesi ja tapahtumapäivän vapaaehtoisille (hyvin hoidetut vapaaehtoiset haluavat tehdä vapaaehtoistyötä uudelleen) | |
| Lähetä tapahtuman tiedot vapaaehtoisille | |
| Varmista, että vapaaehtoiset ovat tarkistaneet tehtäväänsä tarvittavat koulutusasiakirjat | |
| Luo nimilappuja vapaaehtoisille | |
| Jos tilattiin vapaaehtoisia T-paitoja, vahvista toimitus ja/tai järjestä paidat | |
Hallinto |
|
| Lähetä rekisteröityneille joukkueille sähköpostitse viimeisen tapahtuman tiedot ja mahdolliset viime hetken ohjeet | |
| Osta ja järjestä tarvikkeita: | |
|
|
|
|
|
|
| Luo jokaiselle joukkueelle tervetulopaketit, joissa on asiaankuuluvia tietoja tapahtuman esityslistasta ja menettelystä | |
| tulostaa ja kopioida arviointimateriaaleja; ne löytyvät Arvosteluoppaasta | |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Tulosta ja kopioi seuraavat tapahtumaasiakirjat; ne löytyvät REC Library :stä - ota yhteyttä RSM:ään, jos tarvitset apua niiden löytämisessä | |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Luo ja kopioi seuraavista: | |
|
|
|
|
|
|
Laitteet |
|
| Vahvista laitteet mukaan lukien kentät, kenttäelementit, elektroniikka, tietokoneet, projektorit, PA-järjestelmä | |
| Kokoa palkinnot | |
RobotEvents.com/TM |
|
|
Varmista, että kaikki tapahtuman ilmoittautumismaksut on maksettu tarkistamalla joukkueiden rekisteröintiraportti osoitteessa RobotEvents.com ja seuraamalla niitä joukkueita, jotka eivät ole maksaneet |
|
| Luo "dummy"-tapahtuma TM:ssä harjoitellaksesi ohjelmiston käyttöä ja viimeistelläksesi tapahtuma-aikataulusi (Huomaa: Älä käytä TM- tai RE-koodeja valetapahtumiin; ota yhteyttä RSM:ään saadaksesi apua tässä kriittisessä vaiheessa) | |
| Tarvittaessa: Päivitä TM tarpeen mukaan kannettavissa tietokoneissa ja/tai Raspberry Pisissä | |
Lisätuotteet |
|
Päivä ennen Tapahtumaa
Tapahtumapaikan perustaminen |
|
| Joukkuevarikkoalueet pöydillä, tuoleilla ja varikkokylteillä | |
|
|
|
Lähtöselvityspöytä, jossa on ohjelmalehtisiä, ryhmien ja vapaaehtoisten rekisteröintiluetteloita, kyniä, säiliöitä teknisten muistikirjojen keräämiseen |
|
| Latausasemat tai virta jokaiseen varikkopöytään | |
| Tarkastusalue: Tyhjät tarkastuslistat, kynät, mitoitustyökalut | |
| Jonotustaulukot (yleensä yksi kenttää kohden) | |
| Tuomarihuone, jossa arvostelumateriaalit | |
| Concession Stand: myytävät tavarat ja käteistä vaihtorahaa varten | |
| Varmista, että kaikki johdot on kiinnitetty turvallisesti ja että ne on asennettu vilkkaan liikenteen alueiden ulkopuolelle. teippinauhat alas turvallisuuden vuoksi - nauhoittimet tai painiteippi sopivat tähän erinomaisesti, koska se ei tartu lattiaan | |
| Postita kylttejä, teippejä ja/tai pylväitä ohjaamaan osallistujien turvallista ja tehokasta kulkua | |
| Varmista, että palkinnot on koottu ja esillä tapahtuma-alueella ja että valinnaiset osallistumis- tai tunnustustodistukset ovat saatavilla jaettavaksi | |
Vapaaehtoiset |
|
| Varmista, että vapaaehtoisille on saatavilla tarvikkeita, kuten leikepöydät ja kynät erotuomareille, korostuspöydät ja leikepöydät jonoryhmälle sekä kyniä, muistilappuja tarpeen mukaan tuomareille | |
| Perusta vapaaehtoinen taukoalue, joka sisältää välipaloja ja vettä | |
Varusteet/TM |
|
| Järjestä kilpailu, robottitaidot ja harjoituskentät | |
| Asenna pisteytystaulukko(t) tietokone(i)en, tulostimen, projektorin, näytön ja PA-järjestelmän pisteytystä varten | |
| Testaa kaikki laitteet varmistaaksesi, että ne toimivat oikein TM:n kanssa | |
| Tulosta testisivu pisteytystulostimelle varmistaaksesi, että tulostinohjain on asennettu oikein | |
| Varmista, että käytettävissä on tulostinpaperia ja ylimääräinen väriainekasetti | |
| Testaa kaiuttimet varmistaaksesi, että vastaavat äänet toistuvat oikein PA-järjestelmän tai muiden TM-päätietokoneeseen kytkettyjen kaiuttimien kautta | |
| Testaa kaikki näytöt, langaton verkko ja mobiilipisteytyslaitteet | |
| Käytä TM:ää pisteytystietokoneen ja V5RC-pelikenttien välisen yhteyden testaamiseen varmistaaksesi oikean ohjauksen ja autonomiset toiminnot (ei tarvita VIQRC:lle) | |
| Tarkista, että kentät on asetettu oikein pelioppaan mukaan | |
| Testaa, että kenttäelementit on kiinnitetty peltoon, jos mahdollista | |
| Pidä varapeliesineitä käsilläsi | |
RobotEvents.com/TM |
|
| Varmista, että kaikki tapahtuman rekisteröintimaksut on maksettu tarkistamalla joukkueen rekisteröintiraportti osoitteessa RobotEvents.com | |
| Aseta tapahtuma TM:ssä käyttämällä TM- ja RE-koodiasi, jotka löytyvät RobotEvent.comista | |
| Tulosta kenttä- ja varikkokyltit Tournament Managerista (raportit-välilehden alla) | |
| Tulosta joukkueluettelot Tournament Managerista (raportit-välilehden alla) lähtöselvitystaulukkoa ja Judge Advisor -ohjelmaa varten | |
Lisätuotteet |
|
Tapahtumapäivä
Ennen tapahtuman alkua |
|
| Delegoi monia toimintoja keskeisille vapaaehtoisille, olet kiireinen ja tarvitset apua | |
|
Avaa ovien lukitus ja kytke valot ja lämmitys/ilmastointi päälle; plan, jotta huonelämpötilat muuttuvat, kun tila(t) täyttyy osallistujista |
|
|
Avaa kaikki vessat ja varmista, että vessat ovat täynnä saippuaa ja paperia |
|
|
Varmista, että kaikki pysäköintialueet ovat saavutettavissa ja että opasteet ohjaavat osallistujat tapahtumaan sisäänkirjautumiseen |
|
|
Julkaise kaikki bannerit ja tapahtumakyltit ohjataksesi osallistujat heidän oikeisiin tapahtumapaikkoihinsa |
|
|
Järjestä vapaaehtoisille välipaloja ja juomia, jotka lisäävät heidän päivän energiatasoaan |
|
|
Varmista, että saatavilla on esteettömiä istumapaikkoja |
|
|
Tarkista, että pelikentät on asetettu oikein |
|
|
Testaa kaikki audio- ja visuaaliset laitteet, kuten projektori(t), näytöt, Tournament Managerin näytöt ja äänet sekä kuulutusjärjestelmä varmistaaksesi, että ne toimivat oikein |
|
|
V5RC - Testaa kenttäohjaimet varmistaaksesi, että ne toimivat oikein |
|
|
Jaa kaksisuuntaisia radioita, jos niitä käytetään, tai vaihda matkapuhelinnumeroita tärkeimpien vapaaehtoisten kesken |
|
Kun joukkueet ja vapaaehtoiset saapuvat |
|
|
Terveisiä vapaaehtoisia ja ryhmiäsi! Varmista, että heidät otetaan lämpimästi vastaan ja heidät ohjataan sisäänkirjautumis- ja koulutuskokouksiin. Tarjoa tukea kiireisissä sisäänkirjautumispöydissä |
|
|
Tervehdi erityisvieraita, sponsoreita ja median edustajia. Jaa suunnitelmasi tapahtumapäivälle ja ohjaa heidät vapaaehtoisille, jotka voivat jakaa tietoja ohjelmasta ja osallistujista. |
|
|
Jaa tapahtumasi ohjelma tärkeimpien vapaaehtoisten kanssa |
|
|
Jaa tervetulotoivotus ja/tai tapahtumakokousilmoitusta esittäjien kanssa |
|
|
Jaa turvallisuussuunnitelmasi tärkeimpien vapaaehtoisten kanssa |
|
|
Pyydä kokeneita joukkueita tarkistamaan pelikentät varmistaaksesi, että ne on asetettu oikein |
|
|
Kerää suunnittelumuistikirjat sisäänkirjautumisen tai tarkastuksen yhteydessä ja varmista, että jokaisessa muistikirjassa on helposti löydettävä tiiminumero |
|
|
Varmista, että kaikki osallistuvat joukkueet ovat rekisteröityneet ja ovat maksaneet ilmoittautumismaksunsa |
|
Ennen kuin robottiottelut ja arvostelut alkavat |
|
|
Tarkista joukkueen rekisteröintipisteestä, että kaikki joukkueet ovat kirjautuneet sisään; yritä ottaa yhteyttä tiimeihin, jotka eivät ole kirjautuneet sisään |
|
|
Käytä Tournament Managerin Team Check-In -ominaisuutta ilmoittaaksesi sisäänkirjautuneet joukkueet |
|
|
Kun aikataulu ja osallistuvien joukkueiden luettelo on laadittu, päivitä otteluohjelma tarvittaessa Tournament Managerissa |
|
|
Tarkista, että vapaaehtoiskoordinaattori tekee tarvittaessa säätöjä saapumatta jättämisen vuoksi |
|
|
Varmista, että johtavat vapaaehtoiset koordinoivat suunniteltuja vapaaehtoiskoulutuskokouksia |
|
|
Varmista, että kaikki tiimit ovat läpäisseet tai ovat valmiita läpäisemään robotin tarkastuksen; Pyydä veteraaniryhmiä tukemaan muiden osallistuvien joukkueiden pyrkimyksiä läpäistä tarkastus |
|
|
Tulosta kopio Emceen kuuluttajasivuista TM Reportsista |
|
|
Tulosta otteluluettelot TM-raporteista jaettavaksi jokaiselle joukkueelle, jonotushenkilökunnalle, pisteen pitäjille/päätuomareille, tuomariryhmille ja tärkeimmille vapaaehtoisille |
|
|
Järjestä tapahtumakokous ennen robottiotteluiden alkua; käytä aiheita, jotka on esitetty Tapahtumakokousilmoituksessa |
|
Tapahtuman aikana |
|
|
Varmista, että välipaloja ja juomia on saatavilla kaikille vapaaehtoisille ja lounas tarjotaan koko päivän vapaaehtoisille; ole herkkä vapaaehtoisten ruokavaliorajoituksille ja noudata tapahtumapaikan ruoka-/juomakäytäntöjä |
|
|
Kävele ympäriinsä ja ratkaise ongelmat ennakoivasti, vastaa kysymyksiin ja tarjoa tukea |
|
|
Varmista, että roskasäiliöt on tyhjennetty ja että wc-tilat ovat puhtaat ja hyvin varustetut |
|
|
Pyydä TM-operaattoria tallentamaan ajoittain kopio tapahtumatiedostostasi USB-muistitikulle |
|
|
Tarkista tuomarin neuvonantajalta, että tuomaritoiminta on aikataulussa; anna päivitetyt ottelu- ja taitojärjestykset tarvittaessa (katso tuomariopas) |
|
|
Kun arvostelu on valmis, kerää lista palkinnon saajista Judge Advisorilta |
|
|
Palauta suunnittelumuistikirjat tiimeille, kun tuomariryhmä on suorittanut arvioinnin |
|
|
Pyydä TM-operaattoria syöttämään arvioidut palkinnon voittajat ja automaattisen täytön voittajat TM:ssä, kun finaalit/eliminaatioottelut on suoritettu |
|
|
Kannusta kaikkia tiimejä, vapaaehtoisia ja sponsoreita osallistumaan palkintoseremoniaan, joka juhlii kaikkien joukkueiden saavutuksia ja antaa tunnustusta arvioiduista ja suoritusperusteisista palkinnoista |
|
|
Tulosta Award Ceremony Scripts -raportit, jotka sijaitsevat TM Reportsissa; kehittää esitysdiat palkintoseremoniaan TM Slides -välilehdellä |
|
|
Kiitos vapaaehtoisille, valmentajille, mentoreille, vanhemmille ja sponsoreille heidän korvaamattomasta tuestaan |
|
Tapahtuman jälkeen |
|
|
Varmista, että palkintojen voittajat ja ottelun tulokset on kirjattu TM:ään |
|
|
Luo varmuuskopio TM-tiedostosta USB-muistitikulle |
|
|
Lataa ja viimeistele kaikki TM-tulokset RobotEvents.com-sivustolle; ckaikki RSM:si, jos havaitset virheitä tulosten lataamisessa |
|
|
Pura kaikki laitteet ja materiaalit turvalliseen säilytykseen ja puhdista tila tarvittaessa |
|
|
Säilytä kaikki asiaankuuluvat kilpailumateriaalit, kunnes kaikki tulokset on ladattu onnistuneesti |
|
|
Varmista, että Judge Advisor on kerännyt luottamukselliset tuomarimateriaalit ja tuhoaa ne |
|
|
Laadi suunnitelma ja paikka, jossa osallistujat voivat noutaa kadonneita ja löydettyjä tavaroita |
|
|
Lähetä jatkoviesti vapaaehtoisille |
|
|
Jaa kuvia ja/tai uutisia tapahtumasta median ja yhteisösi kanssa |
|
|
Ota yhteyttä tiimeihin ja pyydä palautetta heidän kokemuksistaan tapahtumassasi |
|
|
Ota yhteyttä RSM:ään ja jaa tapahtuman tulokset |
|
|
Juhli saavutuksiasi! |
|