Yleiskatsaus

Tämä tarkistuslista on yleinen opas, joka auttaa sinua tapahtumasi suunnittelussa. Jokainen tapahtuma ja paikka on ainutlaatuinen, joten tämä tarkistuslista ei kata jokaisen tapahtuman kaikkia tarpeita. Suosittelemme sinua ottamaan yhteyttä alueelliseen tukipäällikköön (RSM) ja käyttämään tätä tarkistuslistaa ja tapahtumakumppaniosiota REC Libraryssa tapahtumaasi suunnitellessasi. 

Sanasto

EP: Tapahtumakumppani

RE: RobotEvents.com

RSM: Alueellinen tukipäällikkö

TM: Tournament Manager

Ensimmäiset askeleet

 

Arvostelu Tapahtumakumppaniksi tuleminen REC-kirjastossa

  Tee vapaaehtoistyötä tapahtumissa/varjo toista EP:tä saadaksesi lisätietoja tapahtuman suunnittelusta ja järjestämisestä
  Tarkista Sitoumus tapahtuman erinomaisuuteen
  Ota yhteyttä RSM:
 
  • Keskustele alueesi tapahtumien tarpeista
 
  • Keskustele tarvittavista resursseista (henkilöstö, laitteet, tapahtumapaikka)
  Suorita Tapahtumakumppanin sertifiointikurssi
  Luo tili (tarvittaessa) ja pyydä RSM:ääsi antamaan sinulle EP-pääsy RobotEventsissä
  Suorita taustan tarkistus RobotEventsissä

Tapahtuman suunnitteluvaihe

 

Tarkista REC-kirjaston Tapahtumasuunnittelu -osio

  Luo tapahtumabudjetti
  Luo esityslista - Esimerkit
  Päätä, onko tapahtumassasi arvostelua ja onko se henkilökohtaisesti/kauko/hybridi; jos sinulla on arvostelu tapahtumassasi:
 
 
  • Määritä arvosteltu palkinto jotka jaat tapahtumassasi - ota yhteyttä RSM:ään
  Valitse ja varaa -paikka tapahtumapäiväksi ja aseta se edellisenä päivänä/yönä
  Luo tapahtumapaikallesi -asetelma – harkitse liikenteen sujuvuutta ja yleisön hallintaa tehdessäsi niin. Muista sisällyttää:
 
  • Pistetaulukko, kilpailukentät, taitokentät ja jonotaulukot
 
  • Ruudut ja/tai projektorit kenttäajastimiin ja yleisönäyttöön
 
  • Varikkoalueet ja harjoituskentät
 
  • Lähtöselvityspöytä ja tarkastusasemat
 
  • Tuomareiden neuvotteluhuone
 
  • Vapaaehtoisten vieraanvaraisuushuone
 
  • Toimilupatelineet ja esteettömät yleisöistuimet
 
  • Tuet/köysi pääsyn ohjaamiseen tarpeen mukaan
 
  • Menetelmät kentälle tulevan ja pelloilta lähtevän liikenteen ohjaamiseksi tarpeen mukaan
  Lähetä tapahtumasi RE - Tapahtuman lähettäminen RobotEvents.comiin
  Päätä, tarjoatko/miten tarjoat ruokaa ja/tai myönnytyksiä
  Tutustu opiskelijapolitiikkaan (opiskelijakeskeinen käytäntö ja käytännesäännöt) 

Kaksi-kolme kuukautta ennen tapahtumaa

Tapahtuma

  Vahvista varauksesi paikkaan
  Tarkista asettelusuunnitelma RSM:n kanssa
  Luo yksityiskohtainen suunnitelma toimilupaosastolle
  Mainosta tapahtumaasi paikallisessa mediassa, koulupiirissä ja sosiaalisessa mediassa

Laitteet

  Määritä, kuinka monta kenttää ja pelielementtisarjaa tarvitset
  Järjestä kenttien ja pelielementtien turvaaminen (osta ja/tai lainaa)
  Turvallista Elektroniikkaa tarvitaan tapahtumaa varten. Tämä sisältää, mutta ei rajoitu niihin:
 
  • Kannettava tietokone tai pöytätietokone, jossa on TM-ohjelmisto; suurempia tapahtumia varten saatetaan tarvita lisätietokoneita
 
  • Ethernet-portin kytkin
 
  • Langaton reititin
 
  • Tulostin käytettäväksi pisteytystaulukossa liitäntäkaapelin, ylimääräisen väriaineen ja paperin kanssa
 
  • Projektori ja/tai valkokangas yleisön esittelyyn; suurempia tapahtumia varten voidaan tarvita lisänäyttöjä
 
  • Kannettavat tietokoneet tai Raspberry Pis näytöille
 
  • Äänijärjestelmä ilmoituksia ja otteluäänten toistamiseen (kytketty TM-päätietokoneeseen)
 
  • Mobiililaitteet pisteytystä varten
  Keskustele lisälaitteiden tarpeista RSM:n kanssa
  Varmista V5RC/VAIRC/VURC-tapahtumissa, että sinulla on joko VEXnet-kenttäohjaimet tai Smart Field Controller -ohjaimet sekä kilpailu- että robottitaitokentille (ei tarvita VIQRC:lle).
  Tilaa pokaaleja, palkintolautasia ja bannereita
  Tee järjestelyt tarkastusmitoitustyökalujen turvaamiseksi

RobotEvents.com

 

Tarkista tapahtumalistaus osoitteessa Robotevents.com RSM:lläsi, varmista, että tiedot ovat oikein

Vapaaehtoiset
  Kutsu erikoisvieraat ja sponsorit tapahtumaan
  Rekrytoi tärkeitä vapaaehtoisia ja jaa vapaaehtoisresurssia ja koulutusta sertifikaattia:
 
  • Sertifioitu tuomarineuvonantaja
 
  • Sertifioitu päätuomari
 
  • Emcee(t)
 
  • Vapaaehtoinen koordinaattori
 
  • myönnytysten koordinaattori
  Aloita lisävapaaehtoisten rekrytointi ja jaa vapaaehtoisresursseja; Katso vapaaehtoisten henkilöstöoppaasta luettelo tarvittavista vapaaehtoisista ja koulutusresurssien löytämisestä
  Tilaa vapaaehtoisia paitoja (valinnainen)

Lisätuotteet

   
   
   
   

Kuukausi ennen tapahtumaa

Tapahtuma

  Ota yhteyttä RSM:ään ja keskustele kaikista tapahtumaasi liittyvistä huolenaiheista tai kysymyksistä
  Päivitä/vahvista asialistasi ohjataksesi tiimejä ja vapaaehtoisia tapahtumapäivän läpi
  Varaa kaksisuuntaiset radiot tai ota käyttöön jokin muu tapa tapahtumapäivän henkilökunnan viestintään
  Luo turvallisuussuunnitelma ja jaa se paikallisten hätä- ja/tai turvallisuuspalvelujen tarjoajien kanssa
  Koordinoi tapahtumapäivän vartiointipalveluja pitääksesi alueet puhtaina ja hyvin varusteltuina paperitarvikkeilla
  Jos toistat musiikkia, luo soittolista, joka sopii kaiken ikäisille ja varmista, että sinulla on asianmukaiset lisenssit valitun musiikin toistamiseen
  Järjestä tapahtumakuvaus
  Mainosta tapahtumaasi ja lähetä lehdistötiedotteita

Vapaaehtoiset

  Jatka vapaaehtoisten rekrytointia
  Varmista, että päätuomari ja tuomarineuvojasi ovat suorittaneet vapaaehtoistodistustaan
  Lisää päätuomari ja tuomarineuvojasi RE-tapahtumaluetteloosi
  Kannusta maalintekijätuomareita lukemaan pelin käsikirja ja suorittamaan päätuomarin sertifikaatti (valinnainen)
  Kannusta tuomareita lukemaan arvosteluopas ja täyttämään todistus (valinnainen)

Laitteet

  Kokoa kenttäelementit/peliobjektit
  Vahvista palkinnot
  Vahvista kaikki tarvittavat laitteet (mukaan lukien kentät, kenttäelementit, elektroniikka, tietokoneet, projektorit, PA-järjestelmä)

Lisätuotteet

   
   
   
   

1-2 viikkoa ennen tapahtumaa

Tapahtuma

  Ota yhteyttä RSM:ään ja keskustele kaikista tapahtumaasi liittyvistä huolenaiheista tai kysymyksistä
  Vahvista kaikki tapahtumapaikan tiedot tapahtumapaikan koordinaattorilta
  Tunnista laitoksen hätäyhteyshenkilö hätätilanteessa tai viestintähäiriöissä
  Vahvista toimilupaosaston tiedot

Vapaaehtoiset

  Tilaa ruokaa ja juomaa järjestelyillesi ja tapahtumapäivän vapaaehtoisille (hyvin hoidetut vapaaehtoiset haluavat tehdä vapaaehtoistyötä uudelleen)
  Lähetä tapahtuman tiedot vapaaehtoisille
  Varmista, että vapaaehtoiset ovat tarkistaneet tehtäväänsä tarvittavat koulutusasiakirjat
  Luo nimilappuja vapaaehtoisille
  Jos tilattiin vapaaehtoisia T-paitoja, vahvista toimitus ja/tai järjestä paidat

Hallinto

  Lähetä rekisteröityneille joukkueille sähköpostitse viimeisen tapahtuman tiedot ja mahdolliset viime hetken ohjeet
  Osta ja järjestä tarvikkeita: 
 
  • Kynät, itseliimautuvat muistiinpanot, korostusmerkit, paperi, nitoja, sakset, leikepöydät ja teippi
 
  • Gaffers/Wrestling Tape on loistava vaihtoehto seinille ja lattioille, koska se ei jätä jäämiä
 
  • Jos käytät langatonta mikrofonia, hanki ylimääräisiä paristoja
  Luo jokaiselle joukkueelle tervetulopaketit, joissa on asiaankuuluvia tietoja tapahtuman esityslistasta ja menettelystä
  tulostaa ja kopioida arviointimateriaaleja; ne löytyvät Arvosteluoppaasta
 
  • Palkintojen kuvaukset – 1 kappale
 
  • Tuomari Kirjaudu sisään - 1 kopio
 
  • Vapaaehtoisten kenttähuomautus tuomareille – useita kopioita
 
  • Tuomarin huomautus puuttuville joukkueille – 1 jokaista 10 joukkuetta kohden
 
  • Kenttähuomautus tuomareille – 1 kopio jokaista 10 joukkuetta kohti
 
  • Suunnittelumuistikirjan otsikko ja tiimihaastatteluotsikko – 1 per joukkue
 
  • Ryhmähaastattelumuistiinpanot – 1 per tuomari
 
  • Alkuperäinen palkintoehdokkaiden rankingtaulukko – 1 per tuomari
 
  • Lopullinen palkintoehdokkaiden rankingtaulukko – 1 kappale
 
  • Haastatteluvinkit ja esimerkkikysymykset – 1 per tuomari
 
  • Eettiset säännöt – 1 kappale
 
  • Opiskelijakeskeinen käytäntö – 1 kappale
  Tulosta ja kopioi seuraavat tapahtumaasiakirjat; ne löytyvät REC Library :stä - ota yhteyttä RSM:ään, jos tarvitset apua niiden löytämisessä
 
  • Pelioppaan nykyinen versio – 1 kopio päätuomarille
 
  • Pelikäsikirjan Robot Skills Section(s) – 1 kopio Robot Skills -alueelle
 
  • Pisteet - jos käytät tabletteja pisteytykseen, sinun tarvitsee tulostaa vain muutama yhteysongelmissa. jos käytät pisteytyspaperia, sinun on tulostettava tarpeeksi kaikkia otteluita varten, mukaan lukien finaalit/eliminaatiot ja robottitaito-ottelut
 
  • Robotin rekisterikilpimalli joukkueille ilman virallisia kilvejä – 1 kopio
 
  • Tapahtumakokousilmoitukset – 1 kpl
 
  • Päätuomarin poikkeamaloki (raportti TM-ohjelmistossa) – 1 kopio
 
  • Robotin tarkastuslomake – 1 per joukkue, jos käytät fyysisiä muotoja, muutama ongelmatilanteissa, jos teet digitaalisia tarkastuksia
 
  • Kentän nollauskaavio – 1-2 kopiota per kenttä
  Luo ja kopioi seuraavista:
 
  • Tapahtuman opasteet
 
  • Valokuvaus- ja tallennusilmoitukset (tarvittaessa)
 
  • Luettelo rekisteröityneistä vapaaehtoisista matkapuhelinnumeroineen (1 tai useampi kopio)

Laitteet

  Vahvista laitteet mukaan lukien kentät, kenttäelementit, elektroniikka, tietokoneet, projektorit, PA-järjestelmä
  Kokoa palkinnot 

RobotEvents.com/TM

 

Varmista, että kaikki tapahtuman ilmoittautumismaksut on maksettu tarkistamalla joukkueiden rekisteröintiraportti osoitteessa RobotEvents.com ja seuraamalla niitä joukkueita, jotka eivät ole maksaneet

  Luo "dummy"-tapahtuma TM:ssä harjoitellaksesi ohjelmiston käyttöä ja viimeistelläksesi tapahtuma-aikataulusi (Huomaa: Älä käytä TM- tai RE-koodeja valetapahtumiin; ota yhteyttä RSM:ään saadaksesi apua tässä kriittisessä vaiheessa)
  Tarvittaessa: Päivitä TM tarpeen mukaan kannettavissa tietokoneissa ja/tai Raspberry Pisissä

Lisätuotteet

   
   
   
   

Päivä ennen Tapahtumaa

Tapahtumapaikan perustaminen

  Joukkuevarikkoalueet pöydillä, tuoleilla ja varikkokylteillä 
 
  • Merkitse joukkueiden varikkopöydät tai -tilat joukkuenumerojärjestykseen, jotta varikkoalueet on helpompi löytää; pit-kyltit voidaan tulostaa TM:stä kohdassa Raportit
 

Lähtöselvityspöytä, jossa on ohjelmalehtisiä, ryhmien ja vapaaehtoisten rekisteröintiluetteloita, kyniä, säiliöitä teknisten muistikirjojen keräämiseen

  Latausasemat tai virta jokaiseen varikkopöytään
  Tarkastusalue: Tyhjät tarkastuslistat, kynät, mitoitustyökalut
  Jonotustaulukot (yleensä yksi kenttää kohden) 
  Tuomarihuone, jossa arvostelumateriaalit
  Concession Stand: myytävät tavarat ja käteistä vaihtorahaa varten
  Varmista, että kaikki johdot on kiinnitetty turvallisesti ja että ne on asennettu vilkkaan liikenteen alueiden ulkopuolelle. teippinauhat alas turvallisuuden vuoksi - nauhoittimet tai painiteippi sopivat tähän erinomaisesti, koska se ei tartu lattiaan
  Postita kylttejä, teippejä ja/tai pylväitä ohjaamaan osallistujien turvallista ja tehokasta kulkua
  Varmista, että palkinnot on koottu ja esillä tapahtuma-alueella ja että valinnaiset osallistumis- tai tunnustustodistukset ovat saatavilla jaettavaksi

Vapaaehtoiset

  Varmista, että vapaaehtoisille on saatavilla tarvikkeita, kuten leikepöydät ja kynät erotuomareille, korostuspöydät ja leikepöydät jonoryhmälle sekä kyniä, muistilappuja tarpeen mukaan tuomareille
  Perusta vapaaehtoinen taukoalue, joka sisältää välipaloja ja vettä

Varusteet/TM

  Järjestä kilpailu, robottitaidot ja harjoituskentät
  Asenna pisteytystaulukko(t) tietokone(i)en, tulostimen, projektorin, näytön ja PA-järjestelmän pisteytystä varten
  Testaa kaikki laitteet varmistaaksesi, että ne toimivat oikein TM:n kanssa
  Tulosta testisivu pisteytystulostimelle varmistaaksesi, että tulostinohjain on asennettu oikein
  Varmista, että käytettävissä on tulostinpaperia ja ylimääräinen väriainekasetti
  Testaa kaiuttimet varmistaaksesi, että vastaavat äänet toistuvat oikein PA-järjestelmän tai muiden TM-päätietokoneeseen kytkettyjen kaiuttimien kautta
  Testaa kaikki näytöt, langaton verkko ja mobiilipisteytyslaitteet
  Käytä TM:ää pisteytystietokoneen ja V5RC-pelikenttien välisen yhteyden testaamiseen varmistaaksesi oikean ohjauksen ja autonomiset toiminnot (ei tarvita VIQRC:lle)
  Tarkista, että kentät on asetettu oikein pelioppaan mukaan
  Testaa, että kenttäelementit on kiinnitetty peltoon, jos mahdollista
  Pidä varapeliesineitä käsilläsi 

RobotEvents.com/TM

  Varmista, että kaikki tapahtuman rekisteröintimaksut on maksettu tarkistamalla joukkueen rekisteröintiraportti osoitteessa RobotEvents.com
  Aseta tapahtuma TM:ssä käyttämällä TM- ja RE-koodiasi, jotka löytyvät RobotEvent.comista
  Tulosta kenttä- ja varikkokyltit Tournament Managerista (raportit-välilehden alla)
  Tulosta joukkueluettelot Tournament Managerista (raportit-välilehden alla) lähtöselvitystaulukkoa ja Judge Advisor -ohjelmaa varten

Lisätuotteet

   
   
   
   

Tapahtumapäivä

Ennen tapahtuman alkua

  Delegoi monia toimintoja keskeisille vapaaehtoisille, olet kiireinen ja tarvitset apua
 

Avaa ovien lukitus ja kytke valot ja lämmitys/ilmastointi päälle; plan, jotta huonelämpötilat muuttuvat, kun tila(t) täyttyy osallistujista

 

Avaa kaikki vessat ja varmista, että vessat ovat täynnä saippuaa ja paperia

 

Varmista, että kaikki pysäköintialueet ovat saavutettavissa ja että opasteet ohjaavat osallistujat tapahtumaan sisäänkirjautumiseen

 

Julkaise kaikki bannerit ja tapahtumakyltit ohjataksesi osallistujat heidän oikeisiin tapahtumapaikkoihinsa

 

Järjestä vapaaehtoisille välipaloja ja juomia, jotka lisäävät heidän päivän energiatasoaan

 

Varmista, että saatavilla on esteettömiä istumapaikkoja

 

Tarkista, että pelikentät on asetettu oikein

 

Testaa kaikki audio- ja visuaaliset laitteet, kuten projektori(t), näytöt, Tournament Managerin näytöt ja äänet sekä kuulutusjärjestelmä varmistaaksesi, että ne toimivat oikein

 

V5RC - Testaa kenttäohjaimet varmistaaksesi, että ne toimivat oikein

 

Jaa kaksisuuntaisia ​​radioita, jos niitä käytetään, tai vaihda matkapuhelinnumeroita tärkeimpien vapaaehtoisten kesken

Kun joukkueet ja vapaaehtoiset saapuvat

 

Terveisiä vapaaehtoisia ja ryhmiäsi! Varmista, että heidät otetaan lämpimästi vastaan ​​ja heidät ohjataan sisäänkirjautumis- ja koulutuskokouksiin. Tarjoa tukea kiireisissä sisäänkirjautumispöydissä

 

Tervehdi erityisvieraita, sponsoreita ja median edustajia. Jaa suunnitelmasi tapahtumapäivälle ja ohjaa heidät vapaaehtoisille, jotka voivat jakaa tietoja ohjelmasta ja osallistujista.

 

Jaa tapahtumasi ohjelma tärkeimpien vapaaehtoisten kanssa

 

Jaa tervetulotoivotus ja/tai tapahtumakokousilmoitusta esittäjien kanssa

 

Jaa turvallisuussuunnitelmasi tärkeimpien vapaaehtoisten kanssa

 

Pyydä kokeneita joukkueita tarkistamaan pelikentät varmistaaksesi, että ne on asetettu oikein

 

Kerää suunnittelumuistikirjat sisäänkirjautumisen tai tarkastuksen yhteydessä ja varmista, että jokaisessa muistikirjassa on helposti löydettävä tiiminumero

 

Varmista, että kaikki osallistuvat joukkueet ovat rekisteröityneet ja ovat maksaneet ilmoittautumismaksunsa

Ennen kuin robottiottelut ja arvostelut alkavat

 

Tarkista joukkueen rekisteröintipisteestä, että kaikki joukkueet ovat kirjautuneet sisään; yritä ottaa yhteyttä tiimeihin, jotka eivät ole kirjautuneet sisään

 

Käytä Tournament Managerin Team Check-In -ominaisuutta ilmoittaaksesi sisäänkirjautuneet joukkueet

 

Kun aikataulu ja osallistuvien joukkueiden luettelo on laadittu, päivitä otteluohjelma tarvittaessa Tournament Managerissa

 

Tarkista, että vapaaehtoiskoordinaattori tekee tarvittaessa säätöjä saapumatta jättämisen vuoksi

 

Varmista, että johtavat vapaaehtoiset koordinoivat suunniteltuja vapaaehtoiskoulutuskokouksia

 

Varmista, että kaikki tiimit ovat läpäisseet tai ovat valmiita läpäisemään robotin tarkastuksen; Pyydä veteraaniryhmiä tukemaan muiden osallistuvien joukkueiden pyrkimyksiä läpäistä tarkastus

 

Tulosta kopio Emceen kuuluttajasivuista TM Reportsista

 

Tulosta otteluluettelot TM-raporteista jaettavaksi jokaiselle joukkueelle, jonotushenkilökunnalle, pisteen pitäjille/päätuomareille, tuomariryhmille ja tärkeimmille vapaaehtoisille

 

Järjestä tapahtumakokous ennen robottiotteluiden alkua; käytä aiheita, jotka on esitetty Tapahtumakokousilmoituksessa

Tapahtuman aikana

 

Varmista, että välipaloja ja juomia on saatavilla kaikille vapaaehtoisille ja lounas tarjotaan koko päivän vapaaehtoisille; ole herkkä vapaaehtoisten ruokavaliorajoituksille ja noudata tapahtumapaikan ruoka-/juomakäytäntöjä

 

Kävele ympäriinsä ja ratkaise ongelmat ennakoivasti, vastaa kysymyksiin ja tarjoa tukea

 

Varmista, että roskasäiliöt on tyhjennetty ja että wc-tilat ovat puhtaat ja hyvin varustetut

 

Pyydä TM-operaattoria tallentamaan ajoittain kopio tapahtumatiedostostasi USB-muistitikulle

 

Tarkista tuomarin neuvonantajalta, että tuomaritoiminta on aikataulussa; anna päivitetyt ottelu- ja taitojärjestykset tarvittaessa (katso tuomariopas)

 

Kun arvostelu on valmis, kerää lista palkinnon saajista Judge Advisorilta

 

Palauta suunnittelumuistikirjat tiimeille, kun tuomariryhmä on suorittanut arvioinnin

 

Pyydä TM-operaattoria syöttämään arvioidut palkinnon voittajat ja automaattisen täytön voittajat TM:ssä, kun finaalit/eliminaatioottelut on suoritettu

 

Kannusta kaikkia tiimejä, vapaaehtoisia ja sponsoreita osallistumaan palkintoseremoniaan, joka juhlii kaikkien joukkueiden saavutuksia ja antaa tunnustusta arvioiduista ja suoritusperusteisista palkinnoista

 

Tulosta Award Ceremony Scripts -raportit, jotka sijaitsevat TM Reportsissa; kehittää esitysdiat palkintoseremoniaan TM Slides -välilehdellä

 

Kiitos vapaaehtoisille, valmentajille, mentoreille, vanhemmille ja sponsoreille heidän korvaamattomasta tuestaan

Tapahtuman jälkeen

 

Varmista, että palkintojen voittajat ja ottelun tulokset on kirjattu TM:ään

 

Luo varmuuskopio TM-tiedostosta USB-muistitikulle

 

Lataa ja viimeistele kaikki TM-tulokset RobotEvents.com-sivustolle; ckaikki RSM:si, jos havaitset virheitä tulosten lataamisessa

 

Pura kaikki laitteet ja materiaalit turvalliseen säilytykseen ja puhdista tila tarvittaessa

 

Säilytä kaikki asiaankuuluvat kilpailumateriaalit, kunnes kaikki tulokset on ladattu onnistuneesti

 

Varmista, että Judge Advisor on kerännyt luottamukselliset tuomarimateriaalit ja tuhoaa ne

 

Laadi suunnitelma ja paikka, jossa osallistujat voivat noutaa kadonneita ja löydettyjä tavaroita

 

Lähetä jatkoviesti vapaaehtoisille

 

Jaa kuvia ja/tai uutisia tapahtumasta median ja yhteisösi kanssa

 

Ota yhteyttä tiimeihin ja pyydä palautetta heidän kokemuksistaan ​​tapahtumassasi

 

Ota yhteyttä RSM:ään ja jaa tapahtuman tulokset

 

Juhli saavutuksiasi!