Johdanto
Monille joukkueille kauden tavoitteena on päästä tapahtumaalueen mestaruuteen. Tämä on suurimmalle osalle kilpailujoukkueista kauden viimeinen tapahtuma. Tapahtumakumppanin tulee tehdä kaikkensa tehdäkseen tästä kohonnut tapahtumakokemus osallistuville tiimeille. Tämä on ensimmäinen askel sen varmistamisessa, että joukkueilla on upea kokemus ja tapahtuma. Tapahtuma-alueen mestaruustapahtumakumppanin tulisi harkita neuvottelukunnan perustamista kuulemaan tapahtumaa edeltävinä kuukausina ja suunnittelua varten.
Tapahtumalogistiikka ja yksityiskohdat
Laadukkaan tapahtumaalueen mestaruuden suunnittelu kestää useita kuukausia ja joissain tapauksissa jopa vuoden. Tapahtumaalueen mestaruuskilpailukumppaneilla tulee olla vuosien aikaisempi tapahtuman isännöintikokemus, ja heidän tulee järjestää tapahtumia kuluvalla kaudella varmistaakseen pelin ymmärtämisen. Seuraavassa on yleinen luettelo ideoista, jotka kannattaa pitää mielessä ennen tapahtumaa, sen aikana ja sen jälkeen:
Tapahtumaa edeltävä
- Valitse tapahtuman päivämäärä ja paikka/paikka
- Yksipäiväinen tai monipäiväinen
- Millainen sisäänkirjautumiskokemus on?
- Kuinka kauan kestää, että ryhmillä on positiivinen tarkastuskokemus?
- Pyöräilyajat
- Kuinka monta kenttää tarvitset?
- Harjoitella
- Taidot
- Kilpailu
- Aloita laadukkaiden avainvapaaehtoisten rekrytointi
Tapahtuman aikana
- Kokonaistapahtuman kokemus laadun ja teknisen näkökulmasta
- Sisäänkirjautuminen on ensimmäinen mahdollisuutesi saada positiivinen vaikutelma joukkueille
- Katsastus on ajallaan ja sujuvasti
- Harjoituskenttiä valvotaan sen varmistamiseksi, että ne jaetaan joukkueiden kesken
- Taidot avautuvat ajoissa ja joukkueita muistutetaan niiden sulkemisajasta
- Kaikilla joukkueilla on mahdollisuus juosta 3 kuljettajaa ja 3 autonomista yritystä
- Tapahtuman aikataulua ja aikataulua noudatetaan
- Pätevyydet alkavat ja päättyvät ajallaan
- Arviointi päättyy karsintaotteluiden jälkeen
- Allianssivalinnat on suoritettu
- Finaaliottelut ovat laadukas kokemus joukkueille
- Palkinnot
- Oikeat joukkueet julkistetaan
- Tarkista maailmojen karsintapaikat ennen kuin ne julkistetaan
Tapahtuman jälkeinen
- Tapahtuman jälkeinen viestintä
- Kiitos joukkueille osallistumisesta
- Tapahtumakysely ryhmille ja vapaaehtoisille
- Tapahtuman selostus
- Mikä toimi
- Mikä ei toiminut
- Jumpstart ensi vuodelle
Yksityiskohtaisen tarkistuslistan saat käyttämällä Tapahtumasuunnittelun tarkistuslistaa. Tämä tarkistuslista sisältää VIQRC-, VRC- ja VEX U -tapahtumiin liittyviä tietoja, joten kaikki tehtävät eivät koske tapahtumaasi. On erittäin suositeltavaa suorittaa tapahtumaohjelmatyyppisi tehtävät ehdotetussa aikajanassa. Tämä auttaa jakamaan tehtävät niin, että tapahtumasuunnittelu ei ole ylivoimaista, ja varmistaa, että kaikki on valmiina tapahtumaasi varten.
Vapaaehtoisten hallinta
Keskeiset vapaaehtoiset
Tiimien tapahtumakokemus voi olla positiivinen tai negatiivinen riippuen rekrytoimasi Key Volunteers laadusta. Keskeisten vapaaehtoisten (päätuomareiden, toimihenkilöiden ja tuomarineuvojien) rekrytoinnin tulisi tapahtua vuoden aikana. Keskeisten vapaaehtoisten tulee osallistua kaikkiin tapahtumiin, joita tapahtumakumppani isännöi, jotta koko tiimi ymmärtää, kuinka tapahtuma kokonaisuudessaan toimii. Tämä varmistaa myös, että avainvapaaehtoiset ovat tyytyväisiä rooliin, jonka he ovat valinneet tapahtumaalueen mestaruuteen.
Tuomarin neuvonantaja
Sertifioidulla tuomarineuvojalla on oltava kokemusta samasta tehtävästä VEX:n maailmanmestaruuskilpailuissa, allekirjoitustapahtumassa tai tapahtumaalueen mestaruuskilpailuissa nykyisellä tai edellisellä kaudella tai kokemusta kyseisestä tehtävästä kahdessa tai useammassa karsintatapahtumassa sillä kaudella. Sertifioidun tuomarineuvojan on luettava tuomarioppaan ja REC Foundationin virallisia arvosteluprosesseja ja suostuttava noudattamaan niitä. Jos haluat löytää lisää tuomareita, ota yhteyttä alueesi paikallisiin yliopistoihin ja teollisuudenaloihin ja etsi muita tuomareita. Kokeneet vapaaehtoiset tuomarit voidaan yhdistää kokemattomien tuomareiden kanssa laadukkaan kokemuksen saavuttamiseksi. Jokaista kahdeksaa joukkuetta kohden tulee olla vähintään yksi tuomaripari. On ehdottoman tärkeää, että tapahtumaalueen mestaruuskilpailujen tuomarit eivät ole yhteydessä mihinkään kilpailevaan joukkueeseen, mikä eliminoi kaikki havaitut puolueellisuus. Katso lisätietoja asiakirjasta Tuomareiden valmistelu ja rekrytointi.
Emcees
Emcees määrittää tapahtumasi sävyn. Heidän tulee olla innostuneita ja perillä nykyisestä pelistä. Ne auttavat pitämään ottelut käynnissä ajallaan ja tarjoavat yleisön hallinnan, kun asiat eivät mene suunnitelmien mukaan. Pidä silmällä hyviä Emcees-kumppaneita, kun tapahtumia tapahtuu vuoden aikana, ja pyydä suosituksia muilta tapahtumakumppaneilta.
Päätuomarit
Vähintään yhdellä sertifioidulla päätuomarilla on oltava kokemusta samasta tehtävästä VEX-maailmanmestaruuskilpailuissa, allekirjoitustapahtumassa tai tapahtumaalueen mestaruuskilpailuissa nykyisellä tai edellisellä kaudella tai kokemusta kyseisestä tehtävästä kahdessa tai useammassa karsintatapahtumassa sillä kaudella. Heidän tulee olla varmoja sekä pelioppaan että Q&A:n tuntemuksista. He voivat sovitella riita-asioita oikeudenmukaisesti ja purkaa väitteet nopeasti.
Yleiset vapaaehtoiset
Vapaaehtoiset ovat avain onnistuneeseen tapahtumaan ja stressittömään päivään sinulle. He ovat tapahtumien sydän ja sielu. On välttämätöntä, että kohtelet vapaaehtoisia kuin perhettäsi. Anna heidän tuntea olonsa erityisiksi, ja he palaavat vuosi toisensa jälkeen. Tämä mahdollistaa johdonmukaisen ja koulutetun vapaaehtoistiimin tapahtumissasi. Löydät lisää tietoa vapaaehtoisten rekrytoinnista, koulutuksesta, hoidosta ja arvostamisesta vierailemalla -tapahtuman vapaaehtoisten osiossa.
Joukkueen kokemus
Tapahtumaalueen mestaruus on kilpailukokemus joukkueille, mutta on myös juhlaa karsiutuneille joukkueille. Katsojien, valmentajien ja opiskelijoiden kokonaiskokemuksen pitäminen mielessä auttaa tekemään tästä ikimuistoisen kokemuksen. Osallistujien tulisi innostua heti ovesta sisään astuessaan. Kaikkea ei tarvitse tehdä kerralla. Vain muutaman kosketuksen lisääminen joka vuosi voi todella viedä pitkälle ja parantaa kokemusta.
Kuoppa-alueet
- Harkitse putkia ja verhoja
- Kannusta kuoppakoristeita
- Tue positiivista vuorovaikutusta tiimien välillä
Avajaiset ja päättäjäiset
- Värikkäät valot ja ledit
- Savuton sumukone
- Koneiden/tiimien paraati
- Lavastus
- Yleisön osallistuminen ja jännitys
- Vieraspuhujat
Kilpailualueet
- Värikkäät valot ja ledit
- Korotetut kentät
- Nimetyt paidat päätuomareille ja maalintekijätuomareille
- Tapahtuman palkinnot esillä
Budjetti
Tapahtumaalueen mestaruuden järjestäminen vaatii normaalia suuremman tapahtumabudjetin. Harkitse:
- Tarjoaa sponsorointimahdollisuuksia teollisuudelle ja yrityksille
- Apurahojen ja vuokran hakeminen, kunnes voit ostaa