Vapaaehtoisten suunnittelu- ja henkilöstöopas

Vapaaehtoisten roolien yleiskatsaus

Rooli	Kuvaus	Toiminta	Kokea	Taidot
Kentän nollaus	Nollaa kilpailukenttä tarkasti jokaisen ottelun jälkeen ja auta kenttäpäällikköä tai päätuomaria tarvittaessa. Huomaa, että energiset opiskelijat ja nuoremmat lapset pärjäävät hyvin.			Kokemusta ei tarvita Kyky tarkastella kenttäkaavioita asettaakseen pelin esineet oikeaan paikkaan kilpailukentällä Liiku nopeasti kentällä Hyvät kuuntelutaidot
Jonotus	Auta tulevien otteluiden järjestämisessä joukkueita.			Kokemusta ei vaadita Kommunikoi tehokkaasti Silmää yksityiskohdille Pysy järjestyksessä nopeatempoisessa ympäristössä Noudata ohjeita
Pit Admin Assistant	Toimi asiakaspalveluroolissa auttamalla tiimejä ja vieraita kilpailuun ja tapahtumapaikkaan liittyvissä kysymyksissä.			Kokemusta ei vaadita Mahdollisuus ratkaista ongelmia Kommunikoi tehokkaasti
Joukkue Sisäänkirjautuminen	Tervetuloa joukkueet saapuessaan. Vahvista ryhmät, jaa materiaaleja ja kerää suunnittelumuistikirjoja. Vastaa peruskysymyksiin.			Kokemusta ei vaadita Silmää yksityiskohdille Kommunikoi tehokkaasti Mukava käyttää tietokonetta
Vapaaehtoinen sisäänkirjautuminen	Tervetuloa vapaaehtoiset ja vieraat. Tarkista aikataulu, jaa materiaalia, ohjaa vapaaehtoisia sopiviin paikkoihin. Vastaa peruskysymyksiin. Voi olla nopeatempoinen rooli.			Kokemusta ei vaadita Silmää yksityiskohdille Kommunikoi tehokkaasti Mukava käyttää tietokonetta
Harjoittelukentän virkamies	Valvo harjoituskenttiä ja varmista, että kaikilla joukkueilla on pääsy harjoitusaikaan ja etenevät asianmukaisesti.			Kokemusta ei vaadita Valvo oppilaita ja pidä järjestys Kommunikoi tehokkaasti
Tuomarin neuvonantaja	Kouluta ja auta vapaaehtoisia tuomareita, kun he arvioivat opiskelijaryhmiä haastattelujen avulla, tarkastelevat suunnittelumuistikirjoja, tarkkailevat suorituksia kentällä ja jakavat palkintoja tarpeen mukaan. Helpota arvioitujen palkintojen käsittelyä ja toimi tuomarina tarvittaessa.			Silmää yksityiskohdille Ole puolueeton Kommunikoi tehokkaasti Sen on oltava vähintään 20 kaikissa VRC/VIQRC-tapahtumissa ja vähintään 21 kaikissa VEX U -tapahtumissa
Tuomari	Arvioi opiskelijaryhmiä haastattelujen, suunnittelumuistikirjojen, multimediaesitysten ja kenttäsuorituksen avulla. Palkinnot jaetaan tarpeen mukaan.			Mieluummin jonkin verran tuomarikokemusta, mutta ei välttämätöntä Silmää yksityiskohdille Ole puolueeton Kommunikoi tehokkaasti Kaikkiin VRC-tapahtumiin tulee olla täysi-ikäinen. On oltava vähintään 21 kaikissa VEX U -tapahtumissa. Paikallisten VIQRC-tapahtumien on oltava vähintään 16-vuotias.  Hänen on oltava aikuinen, jos VIQRC-tapahtuma pääsee VEX-maailmanmestaruuskilpailuun
Tarkastaja	Suorita tarkastuksia varmistaaksesi, että robotit ovat pelioppaan sääntöjen ja eritelmien mukaisia.			Robotin rakentamisen perustiedot ja VRC & VIQRC-osien tuntemus ovat hyödyllisiä, ei pakollisia Tee yhteistyötä muiden kanssa joukkueena Silmää yksityiskohdille Noudata tarkastuksen tarkistuslistaa (toimitetaan)
Pistemies erotuomari	Tallenna tulokset käyttämällä TM Mobile -sovellusta tai paperitulosteita. Tarkista kirjatut pisteet tarvittaessa päätuomarilta ja kuljettaja-oppilailta jokaisen ottelun jälkeen. Keskustele mahdollisista sääntörikkomuksista päätuomarin kanssa ottelun jälkeen. Varmista, että kenttä on nollattu ja robotit ovat valmiita seuraavaan otteluun. (Sama taitojen osalta)			Kokeneet vapaaehtoiset kuitenkin suosivat; Pistetuomarit voivat olla uusia vapaaehtoisia ja koulutettuja nopeasti Käytä tietoa pelistä ja säännöistä ja ole puolueeton Silmää yksityiskohdille Työskentele tehokkaasti tiimin jäsenenä Ole positiivisessa vuorovaikutuksessa opiskelijoiden kanssa Täytyy olla vähintään 15 vuotta vanha
VEX TM -operaattori	Käytä Tournament Manager -ohjelmistoa otteluiden aloittamiseen ja tulosten kirjaamiseen. Koordinoi Emceen kanssa ottelutulosten näyttämisestä sopivina aikoina.			Kokeneet vapaaehtoiset ovat etusijalla, mutta uusia vapaaehtoisia voidaan kouluttaa etukäteen Mukava käyttää tietokonetta Silmää yksityiskohdille
Emcee	Tarjoa peli-by-play turnauksen aikana ja informatiivista ohjelmatietoa otteluiden välillä. Lisää innostusta ja energiaa sekä korkeatasoista sitoutumista ja ymmärrystä kaikille tapahtuman osallistujille.			Kokemus katsotaan eduksi, mutta ei välttämätöntä Lähtevä ja karismaattinen kommunikointityyli sitouttaa ja energisoi yleisöä Työskentele joukkueena muiden vapaaehtoisten kanssa Ajattele nopeasti ja improvisoi
Päätuomari	Järjestä ja valvo kaikkia pistetuomareita. Tulkita ja johdonmukaisesti noudata pelin sääntöjä saadaksesi maalin ottelun päätyttyä ja on lopullinen auktoriteetti kaikissa riita-asioissa tai päätöksissä. Kouluta pistetuomareita tarpeen mukaan.			Aiempi tuomarikokemus vaaditaan Käytä tietoa pelistä ja säännöistä Johda tiimiä tehokkaasti Ole positiivisessa vuorovaikutuksessa opiskelijoiden ja valmentajien kanssa Ratkaise riidat oikeudenmukaisesti ja poista riidat nopeasti Täytyy olla 20-vuotias vähintään 20-vuotias VRC:tä varten ja vähintään 16-vuotias VIQRC:tä varten

Rekrytointi

Vapaaehtoistyö ja osallistuminen VEX Robotics -tapahtumiin voivat auttaa muita saamaan inspiraatiota, ruokkimaan heidän intohimoaan, oppimaan uusia taitoja, laajentamaan verkostoaan ja tutustumaan uusiin tapoihin tehdä asioita. On monia lähteitä, jotka on otettava huomioon vapaaehtoisia rekrytoiessa. Sinun tulisi kertoa tapahtumastasi ajoissa ja jakaa robotiikan ja STEM-ohjelmien keskeiset viestit löytääksesi ihmisiä, jotka kokevat tämän todella resonoivan heidän kanssaan.

Harkitse seuraavia lähteitä:

• Vanhemmat, opettajat, koulun hallintovirkailijat, mentorit, paikalliset robottiryhmät ja sisarukset – Muista, että vapaaehtoistyö voi olla perheen juttu! Nuoremmat sisarukset ovat usein hyviä Field Resetissä.
• Yhteistyö paikallisten koulujen kanssa – Ota yhteyttä lähellä oleviin kouluihin ja suostu tekemään "vapaaehtoisten vaihto", jotta he tarjoavat vapaaehtoisia tapahtumaasi ja sinä tarjoat vapaaehtoisia heidän tapahtumaansa.
• Paikalliset yritykset ja sponsorit – Robotiikkatapahtumat sopivat täydellisesti yrityksen tiiminrakentamiskokemuksiin, joten ota yhteyttä yrityksen henkilöstöosastoon, jos et vielä tunne siellä ketään.
• Koulut, korkeakoulut ja yliopistot – Luokilla, kunniayhdistyksillä, järjestöillä ja veljeksillä voi olla yhteisön palveluvaatimuksia jäsenyyteen, stipendeihin tai valmistumiseen. Katso myös klubit/ryhmät, College of Engineering ja ROTC-ohjelmat saadaksesi apua. Anna paikalliselle armeijan rekrytoijalle pöytä vastineeksi vapaaehtoisten tarjoamisesta. Myös esipalvelutekniikka ja opettajaopiskelijat ovat ihanteellisia ehdokkaita vapaaehtoistyöhön.
• Yhteisöryhmät, Organisaatioosastot ja Kirkkoryhmät – Monet etsivät vierailevia puhujia tai voivat antaa sinun kattaa pöydän jakaaksesi vapaaehtoisten rekrytointimateriaaleja. Tarkista paikalliselta valmistajayhteisöltä, TechSoupilta, paikalliselta UAW:lta, NSBE:ltä, IEEE:ltä, SWE:ltä, kauppakamarilta, kirjastolta jne.
• Verkkoresurssit LinkedIn on vapaaehtoistyömahdollisuuksille omistettu sivusto, ja siellä on ilmaisia ​​ja tilattavia palveluita kuten VolunteerMatch ja Idealist.org, joissa voit julkaista vapaaehtoistyömahdollisuuksia yleisölle. Älä unohda sosiaalista mediaa, kuten Facebookia ja Twitteriä, jos sinulla on olemassa olevia tilejä tai osallistut seuraajaryhmiin.
• Työntekijäohjelmat ja yritysvastuu – Monilla paikallisilla ja kansallisilla ketjuilla on yhteisöpalvelu- ja hyväntekeväisyystavoitteita, ja työntekijöiden vapaaehtoistyö on osa niiden kulttuuria. Jotkut tarjoavat jopa apurahalahjoituksen tapahtumallesi, jos saat tietyn määrän vapaaehtoisia heidän sijainnistaan.
• REC Foundation Volunteer Care Team – lähetä sähköpostia vapaaehtoisille@roboticseducation.org apua varten.

Vapaaehtoisten osallistuminen

Kannusta potentiaalisia vapaaehtoisia käymään REC Foundation Library > Volunteers -sivustolla saadaksesi lisätietoja siitä, kuinka he voivat osallistua tapahtumasi tukemiseen. Vapaaehtoistyö tapahtumakilpailuissamme voi olla palkitsevaa ja hauskaa.

Vapaaehtoisrooleja on tarjolla monenlaisia, ja monet vapaaehtoistyöt eivät vaadi teknisiä taitoja tai kokemusta, vain halua tukea opiskelijoiden kiinnostavia oppimismahdollisuuksia.

Riippumatta siitä, mistä potentiaaliset vapaaehtoisesi ovat kiinnostuneita, auta heitä löytämään heille parhaiten sopiva rooli. Vapaaehtoiset voivat tarkastella vapaaehtoisten koulutusmateriaaleja ja oppia ilmoittautumaan paikalliseen tapahtumaan alueellaan tai VEX Robotics -maailmanmestaruuskilpailuihin osoitteessa REC Foundation Library > Volunteers.

Huomautus: Alle 18-vuotiaiden vapaaehtoisten on oltava paikalla olevan aikuisen valvonnassa hätätapauksessa.

Vapaaehtoisten työnkuvaukset

Julkaise selkeää tietoa vapaaehtoistarpeistasi tapahtumaluettelossasi osoitteessa RobotEvents.com. Anna mahdollisille vapaaehtoisille enemmän tietoa kuin pelkkä "Vapaaehtoisia tarvitaan – ota yhteyttä <person’s name>." Täytä RobotEvents.com-sivuston Vapaaehtoinen-välilehti mahdollisimman täydellisesti, luettele tarvittavat roolit kiinnostuksen herättämiseksi ja anna selkeät ohjeet rekisteröitymiseen. Jotta se olisi helppoa, olemme luoneet Vapaaehtoisvälilehden tietomallin käytettäväksi tapahtumasi lähtökohtana. Luettelo yleisimmistä vapaaehtoistehtävistä on saatavilla Vapaaehtoisroolien yleiskatsaus -artikkelissa, mukaan lukien tarvittavat perustaidot ja kokemus. REC Foundation Library > Volunteers -sivuston asiakirjat tarjoavat yksityiskohtaista tietoa yleisimmistä vapaaehtoistehtävistä, mukaan lukien vastuut, vaadittava koulutus ja vaatteet kussakin roolissa. Vapaaehtoiset voivat myös rekisteröityä REC Foundation Volunteer Management System -järjestelmään saadakseen yksityiskohtaista tietoa jokaisesta roolista.

Vapaaehtoisten odotukset

Kannusta vapaaehtoisia pukeutumaan mukavasti ja asianmukaisesti tapahtumia varten. Vaatteiden tulee olla joukkueneutraaleja, ja poolopaita tai t-paita farkuilla tai mekkohousuilla on hyvä. Vapaaehtoisten tulee käyttää mukavia suljettuja kenkiä, ja he saattavat haluta käyttää suojalaseja harjoitusalueella ja pelikentän lähellä. Jos tarjoat vapaaehtoisia t-paitoja, ilmoita siitä vapaaehtoisille etukäteen. Vapaaehtoisten tulee suunnitella saapuvansa tapahtumaasi riittävän aikaisin paikan päällä tapahtuvaa koulutusta varten (suositus vähintään 30 minuuttia), olla ajoissa tehtävissään, jakaa iloinen, positiivinen asenne ja olla joustava ja avoin auttamaan muita vapaaehtoisia, jos apua tarvitaan. .

Suositeltu vapaaehtoisten henkilöstösuunnitelma turnauksiin

Alla on esimerkkejä vapaaehtoisten henkilöstösuunnitelmista. Jokaisen tapahtuman vapaaehtoistarpeet vaihtelevat koon, muodon ja ulkoasun mukaan. Käytä tätä taulukkoa vain oppaana vapaaehtoisten rekrytoinnissa ja suunnittelussa. Vapaaehtoiset, kuten tarkastajat, joukkueen lähtöselvitys, tiimijono ja pistetuomarit, saattavat pystyä täyttämään kaksi roolia voidakseen hyödyntää täysimääräisesti tapahtumatukiaan. Yksi vapaaehtoinen voi esimerkiksi auttaa joukkueen lähtöselvityksessä aamulla ja siirtyä sitten pistetuomariin tai joukkuejonoon otteluiden alkaessa. Joukkueet voivat myös auttaa nollaamaan kentät jokaisen ottelun jälkeen päätuomarin valvonnassa, samoin kuin nuoremmat sisarukset katsovat kilpailua. Valinnaiset roolit on lueteltu myös tapahtumissa, joissa on vapaaehtoista lisätukea.

VRC-turnaukset

VIQRC-turnaukset

Vapaaehtoisten koulutus ja valmistelu

• online-resursseja – Pyydä kaikkia vapaaehtoisia tarkistamaan huolellisesti vapaaehtoistyöopas ja kaikki lähetetyt koulutusmateriaalit heidän asemansa osalta viikkoa ennen suunniteltua tapahtumaasi. REC Foundationin tarjoamien koulutusmateriaalien lisäksi voit halutessasi sisällyttää videoita, kerrottuja PowerPoint-pisteitä ja paljon muuta. Anna vapaaehtoisille mahdollisuus esittää kysymyksiä ja valmistautua ennen tapahtumapäivää.
• Katso ottelut – Neuvo heitä katsomaan tämän kauden otteluita YouTubesta, jotta he tutustuvat tapahtumatyyliin. Anna heille erityisiä linkkejä, jos mahdollista.
• Erotuomarien koulutusvideoita – Tuomareiden on katsottava kuluvan kauden erotuomarikoulutusvideot ja oltava perillä tämänhetkisistä pelisäännöistä.
• Päätuomarin & tuomarin neuvonantajan sertifioinnit – Koulutusvideoiden lisäksi päätuomareiden ja tuomarineuvojien on suoritettava sertifiointikurssit. Valitse alta sinua kiinnostavat kurssit:
  
  • VRC:n päätuomarin sertifiointikurssi
  • VIQRC päätuomarin sertifiointikurssi
  • VRC/VIQRC tuomarin sertifiointikurssi
• koulutuspuhelua – Harkitse omien koulutuspuhelujen järjestämistä viikkoa ennen tapahtumaasi, odotusten asettamista ja vapaaehtoisten mahdollisuutta esittää kysymyksiä.
• Osallistu paikalliseen tapahtumaan – Kannusta vapaaehtoisia osallistumaan johonkin toiseen paikalliseen tapahtumaan, jos mahdollista, saadaksesi käsityksen turnausten järjestämisestä ja ehkä jopa varjostaa toista vapaaehtoista heidän tulevassa roolissaan.
• Kouluta vapaaehtoisia Skills Only -tapahtumassa – Jos isännöidä Skills Only -tapahtumaa, tämä on ihanteellinen aika kouluttaa vapaaehtoisia ja antaa heille käytännön kokemusta.
• Herkkyyskoulutus – Muistuta vapaaehtoisia, että turnaukset ovat opiskelijatapahtumia, joissa he työskentelevät lasten kanssa. Heidän tulee tehdä kaikkensa saadakseen lapset tuntemaan olonsa mukavaksi, esimerkiksi laskeutumaan polvilleen päästäkseen omalle tasolleen, puhua lujasti mutta positiivisesti, äläkä koskaan kosketa tai tartu oppilaan. Vapaaehtoisten tulee myös olla herkkiä eri kulttuureista tuleville opiskelijoille, jotka voivat kilpailla.
• Paikan päällä oleva opastus – Jos mahdollista, järjestä henkilökohtainen koulutus tapahtumaa edeltävänä iltana (kutsutaan usein "Night Before" -tapahtumaksi), jotta vapaaehtoiset voivat tavata vapaaehtoistiimin ja saada koulutusta paikan päällä. Monet "Night Before" -tapahtumat järjestävät harjoitusotteluita, jos isäntäjoukkue tai kotijoukkue on käytettävissä auttamaan asennuksessa. Tämä auttaa rakentamaan vapaaehtoisten luottamusta, mikä tekee tapahtumasi aamusta sujuvamman. Järjestätkö koulutusta edellisenä iltana tai järjestätkö koulutusta paikan päällä tapahtumasi aamuna, suunnitteletpa tarjoavasi vapaaehtoisille koulutusdokumentaatiot ja materiaalit, joita tarvitaan heidän roolinsa menestyksekkääseen suorittamiseen ja tapahtumakokemuksestaan ​​nauttimiseen. Tähän voi sisältyä vapaaehtoisten roolioppaiden paperikopioiden tulostaminen, kenttäkaaviot nollausta varten, tulostaulukot jne.

Vapaaehtoinen hoito ja arvostus

• Ruokaa & Juomaa – Tarjoa vettä ja välipaloja kaikille vapaaehtoisille koko päivän ajan ja tarjoa lounasta niille, jotka tekevät vapaaehtoistyötä koko tapahtumapäivän ajan. Nesteytys, ruoka ja sopivat tauot ovat tärkeitä vapaaehtoiskokemuksen kannalta. Jos mahdollista, pysäytä koko kilpailu lounaalle, jotta KAIKKI vapaaehtoiset voivat pitää tauon ja syödä; suunnittele lounasvuoroja, jos koko kilpailu ei voi pysähtyä samaan aikaan. Jos sinulla on tilaa, perusta vapaaehtoisten taukohuone tai köysialue vapaaehtoisten käyttöön.
• Mukavuus – Muista neuvoa vapaaehtoisia käyttämään mukavia kenkiä ja tuomaan mukaan vesipullo (jos et tarjoa niitä). Jos mahdollista, pidä muutama pakkaus imeskelytabletteja vapaaehtoisten taukoalueella rauhoittaaksesi äänihuulet.
• Tunnustus & Todistukset – Jos rahoitusta on saatavilla, käytä t-paitoja ja/tai nimilappuja tunnistaaksesi vapaaehtoisesi arvokkaana tapahtumaresurssina. Jaa arvostuksesi vapaaehtoistesi kanssa, jotka tarjoavat korvaamatonta tukea ponnistelullesi. Tunnusta vapaaehtoisia antamalla heille Community Service Certificate , joka on räätälöity tapahtumasi nimellä. Monet yritykset ja koulut vaativat asiakirjoja, jotta työntekijät voivat tehdä vapaaehtoistyötä, tai jotkut voivat jopa tarjota kannustimen vapaaehtoistyöajan validoimiseen, joten muista kirjata yksittäiset vapaaehtoistyötunnit. Voit tilata pokaalipaketteja sekä yksittäisiä palkintoja ja lautasia VEX:ltä osoitteesta VEXRobotics.com.
• arvostusta – Pienelläkin budjetilla kannattaa antaa vapaaehtoisille (tai keskeisille vapaaehtoisille) pieni lahjakortti, kuten 5 dollaria Starbucksiin tai paikalliseen ruokapaikkaan.
• Käsinkirjoitetut muistiinpanot – Käsin kirjoitetun "Kiitos"-sanan voima on pitkälle tänään!
• Sosiaalinen media – Jos olet aktiivinen sosiaalisessa mediassa, harkitse lyhyen suosituksen kirjoittamista tärkeälle vapaaehtoiselle LinkedInissä tai huutaa Twitterissä valokuvan kera, jos hän ylittää velvollisuuden. Merkitse heidät Twitteriin yhdessä @REC_Foundationin kanssa. Voit myös lähettää vapaaehtois- ja tapahtumakuvia REC-säätiölle osoitteeseen media@roboticseducation.org.
• Seuranta & Pidä yhteyttä – Lähetä sähköpostia vapaaehtoisille tapahtuman jälkeen arvioidaksesi tyytyväisyyttä ja kerätäksesi mielipiteitä tapahtuman onnistumisesta, tai käytä SurveyMonkey :ää lyhyiden kysymysten lähettämiseen. Pidä myös yhteyttä vapaaehtoisiin tulevia tapahtumia varten. Jos sinulla on budjetti, isännöi vapaaehtoisen arvostusillallinen tai juhla. Iloinen vapaaehtoistyöntekijä, jolla on hieno kokemus, palaa yleensä takaisin!

Tapahtumakumppaniemme jakamat parhaat käytännöt

Vapaaehtoisten rekrytointi

• Jaa päätuomarit läheisten tapahtumien EP:iden kanssa. Katso tapahtumakartta osoitteessa RobotEvents.com.
• Jos vapaaehtoisista on pulaa, käytä mikrofonin voimaa avun hankkimiseen: "Etsimme muutamia hymyileviä kasvoja auttamaan meitä!"
• Jos niitä on runsaasti, älä käännä vapaaehtoisia pois! Käytä lisävarusteita helpotuksena / kelluntana.
• Harkitse liigapeliin osallistumisvaatimuksen lisäämistä:
  
  • Jokaisen joukkueen on tarjottava viisi vapaaehtoista tai…
  • Jokaisen tiimin jäsenen tulee tehdä vapaaehtoistyötä yhdessä tai useammassa tapahtumassa.
• Yhteistyötä koulun klubineuvojien kanssa. Vapaaehtoistyö on helppo tapa ansaita palvelutunteja sekä seuran jäsenille että koko seuralle.
• Kysy paikallisilta uskonnollisilta kouluilta ja oppilaitoksilta. Voi vaatia vanhempia suorittamaan yhdyskuntapalvelua lukukausimaksun sijasta.

Vapaaehtoisten arvostus

• Kiitoksena tee kuvista kollaasi Shutterflyyn tai vastaavaan verkkopalveluun, pyydä lapsia kirjoittamaan henkilökohtainen viesti (vuosikirjan tyyliin) ja tulosta ne lähetettäväksi vapaaehtoisille.
• Jos haluat rohkaista vapaaehtoisia "nousemaan riveissä", anna heidän kokemuksensa ja osallistumismääränsä perusteella merkki tai nappi, jota he voivat käyttää.

Vapaaehtoiskoulutus

• Tee seuraajasuunnitelma Key Volunteersille. Nuoremmat opiskelijat voivat varjostaa/oppia. Kouluta kätyri!
• Kannusta vapaaehtoisia osallistumaan muihin tapahtumiin nyt, kun prosessi on päättynyt.

Tapahtuman asettaminen ja purkaminen

• Lisää vapaaehtoisrooleja "Setup Crew" -ryhmään. On parasta, että apuna on 6-8 aikuista ja runsaasti opiskelijoita. ROTC ja paikallinen Civil Air Patrol ovat loistavia auttamaan perustamisessa (anna heille infotaulukko tapahtumassasi).
• Esikäsittelymateriaalit etukäteen.
• Asetuspäivänä:
  
  • Mikäli mahdollista, varaa tapahtumaa edeltävänä päivänä! Turnauksen aamuna on harvoin tarpeeksi aikaa järjestää tapahtuma.
  • Pyydä kahta henkilöä määrittämään Tournament Manager.
  • Anna kahden ihmisen vetää kaapelit.
  • Pyydä yksi aikuinen ja kaksi lasta rakentamaan jokainen kenttä.
  • Käytä sähkötyökaluja VRC-kenttäasennukseen.
  • Nimeä johtaja valvomaan jokaista aluetta: varikkoja, kilpailukenttiä, toimilupatelineitä jne.
  • Muista testata TM-tietokone, kaikki kenttäelektroniikka, projektorit, tulostin jne. ennen kuin lähdet yöksi; kaiken pitäisi olla täysin toimivaa ja valmis menemään!
• Tee opiskelijoille pakollista jäädä koulun jälkeen tapahtumaa edeltävänä iltana helpottaaksesi järjestämistä.
• Seitsemän päivää ennen tapahtumaasi lähetä sähköpostia kaikille koulun klubineuvojille tarjotaksesi kaksi vapaaehtoista.
• Tear Downille:
  
  • Hyödynnä vanhempia, jotka ovat istuneet valkaisutiloissa. Heillä on "tuoreet jalat" ja he voivat auttaa.
  • Tee yhteistyötä muiden isäntätiimien kanssa. Pyydä heitä auttamaan tapahtumasi purkamisessa ja sinä heidän.
  • Mikä tahansa koulukerho, joka tarvitsee palveluaikoja, voi auttaa purkamisessa. He eivät tarvitse VEX-kokemusta, vain halukkuutta auttaa.