Liste de contrôle pour la planification d'un événement

Avis Devenir partenaire événementiel dans la bibliothèque REC

• Discutez des besoins en événements dans votre région

• Discutez des ressources nécessaires (personnel, équipement, lieu)

Consultez la section Planification d'événements dans la bibliothèque REC

• Consultez le guide pour juger

• Déterminez les prix vous attribuerez lors de votre événement - consultez votre RSM

• Tableau de pointage, terrains de compétition, terrains de compétences et tableaux de file d'attente

• Écrans et/ou projecteurs pour chronométreurs de terrain et affichage du public

• Aires de stand et terrains d'entraînement

• Table d'enregistrement et postes d'inspection

• Salle de délibération des juges

• Salle d'accueil des bénévoles

• Stands de concession et sièges accessibles au public

• Poteaux/cordes pour contrôler l'accès selon les besoins

• Méthodes de contrôle du trafic vers et depuis les champs, selon le cas

Événement

Équipement

• Ordinateur portable ou de bureau avec logiciel TM; des ordinateurs supplémentaires peuvent être nécessaires pour des événements plus importants

• Commutateur de port Ethernet

• Routeur sans fil

• Imprimante à utiliser à la table de notation, avec un câble de connexion, du toner supplémentaire et du papier

• Projecteur et/ou écran pour un affichage public ; des écrans supplémentaires peuvent être nécessaires pour des événements plus importants

• Ordinateurs portables ou Raspberry Pis pour les écrans

• Système audio pour les annonces et la diffusion des sons des matchs (connecté à l'ordinateur principal du TM)

• Appareils mobiles pour la notation

RobotEvents.com

Consultez la liste des événements sur Robotevents.com avec votre RSM, confirmez que les détails sont corrects

• Juge-conseil certifié

• Arbitre en chef certifié

• Animateur(s)

• Coordonnatrice des bénévoles

• Coordonnateur des concessions

Articles supplémentaires

Événement

Bénévoles

Équipement

Articles supplémentaires

Événement

Bénévoles

Administration

• Stylos, notes autocollantes, surligneurs, papier, agrafeuse, ciseaux, presse-papiers et ruban adhésif

• Le ruban adhésif Gaffers/Wrestling est une excellente option pour les murs et les sols car il ne laisse pas de résidus

• Si vous utilisez un microphone sans fil, achetez des piles supplémentaires

• Description des prix – 1 exemplaire

• Feuille de présence du juge – 1 exemplaire

• Note de terrain des bénévoles à l'intention des juges – plusieurs exemplaires

• Note du juge aux équipes absentes – 1 pour chaque 10 équipes

• Note de terrain aux juges – 1 exemplaire pour 10 équipes

• Rubrique du cahier d'ingénierie et rubrique d'entretien d'équipe – 1 par équipe

• Notes d'entretien d'équipe – 1 par juge

• Feuille de classement des candidats au prix initial – 1 par juge

• Feuille de classement final des nominés au prix – 1 exemplaire

• Conseils d'entretien et exemples de questions – 1 par juge

• Code de conduite – 1 exemplaire

• Politique centrée sur l’étudiant – 1 exemplaire

• Version actuelle du manuel de jeu – 1 exemplaire pour l'arbitre principal

• Manuel du jeu Section(s) Compétences du robot – 1 exemplaire pour la zone Compétences du robot

• Feuilles de score – si vous utilisez des tablettes pour marquer, vous n'aurez besoin d'en imprimer que quelques-unes en cas de problèmes de connectivité ; si vous utilisez un système de notation papier, vous devrez en imprimer suffisamment pour tous les matchs, y compris les finales/éliminations et les matchs de compétences robotiques

• Modèle de plaque d'immatriculation de robot pour les équipes sans plaques officielles – 1 exemplaire

• Annonces de réunions d'événements – 1 exemplaire

• Journal des anomalies de l'arbitre principal (rapport dans le logiciel TM) – 1 copie

• Fiche d'inspection du robot – 1 par équipe si vous utilisez des formulaires physiques, quelques-uns en cas de problème si vous effectuez des inspections numériques

• Diagramme de réinitialisation de champ – 1 à 2 copies par champ

• Signalétique événementielle

• Avis de photographie et d'enregistrement (le cas échéant)

• Liste des bénévoles inscrits, avec numéros de téléphone portable (1 ou plusieurs exemplaires)

Équipement

RobotEvents.com/TM

Assurez-vous que tous les frais d'inscription à l'événement sont payés en consultant le rapport d'inscription de l'équipe sur RobotEvents.com et faites le suivi auprès des équipes qui n'ont pas payé

Articles supplémentaires

Aménagement du lieu

• Étiquetez les tables ou les espaces des stands d'équipe dans l'ordre des numéros d'équipe pour faciliter la recherche des zones de stands ; les panneaux ppeuvent être imprimés à partir de TM sous Rapports

Comptoir d'enregistrement avec dépliants du programme, listes d'inscription des équipes et des bénévoles, stylos, conteneurs pour récupérer les cahiers d'ingénierie

Bénévoles

Équipement/TM

RobotEvents.com/TM

Articles supplémentaires

Avant le début de l'événement

Déverrouillez les portes et allumez les lumières et le chauffage/la climatisation ; plan pour que la température de la pièce change à mesure que l'espace (les espaces) se remplit de participants

Ouvrez toutes les toilettes et assurez-vous qu'elles sont entièrement approvisionnées en savon et en papier.

Assurez-vous que toutes les zones de stationnement sont accessibles et que la signalisation est affichée pour diriger les participants vers l'enregistrement de l'événement.

Affichez toutes les bannières et la signalisation de l'événement pour diriger les participants vers les emplacements appropriés de l'événement.

Préparez des collations et des boissons pour que les bénévoles puissent faire le plein d'énergie pour la journée.

Assurez-vous que des sièges accessibles sont disponibles

Vérifiez que les terrains de jeu sont correctement aménagés

Testez tous les équipements audio et visuels, tels que les projecteurs, les écrans, les affichages et les sons du gestionnaire de tournois, ainsi que le système de sonorisation pour vous assurer qu'ils fonctionnent correctement.

V5RC - Tester les commandes sur le terrain pour s'assurer qu'elles fonctionnent correctement

Distribuez des radios bidirectionnelles, si elles sont utilisées, ou échangez des numéros de téléphone portable entre les bénévoles clés

Lorsque les équipes et les bénévoles arrivent

Saluez vos bénévoles et vos équipes ! Assurez-vous qu’ils reçoivent un accueil chaleureux et qu’ils sont dirigés vers les lieux d’enregistrement et de réunions de formation. Fournir un soutien aux tables d'enregistrement très fréquentées

Accueillez les invités spéciaux, les sponsors et les membres des médias. Partagez votre plan pour le jour de l’événement et dirigez-les vers des bénévoles qui peuvent partager des détails sur le programme et les participants.

Partagez le programme de votre événement avec les bénévoles clés

Partagez l'accueil et ou les annonces de réunion d'événement avec les présentateurs

Partagez votre plan de sécurité avec vos bénévoles clés

Demandez à des équipes expérimentées de vérifier les terrains de jeu pour s'assurer qu'ils sont correctement installés

Récupérez les carnets d'ingénierie lors de l'enregistrement ou de l'inspection et assurez-vous que chaque carnet comporte un numéro d'équipe facile à trouver.

Assurez-vous que toutes les équipes participantes sont inscrites et ont payé leurs frais d'inscription

Avant le début des matchs et du jugement des robots

Vérifiez auprès du bureau d'inscription des équipes pour vous assurer que toutes les équipes se sont enregistrées ; essayez de contacter les équipes qui ne sont pas enregistrées

Utilisez la fonction d'enregistrement d'équipe dans le gestionnaire de tournois pour indiquer les équipes enregistrées

Une fois le calendrier et la liste des équipes participantes établis, régénérez le calendrier des matchs dans Tournament Manager, si nécessaire

Vérifiez que le coordonnateur des bénévoles effectue les ajustements nécessaires en cas d'absence.

Assurez-vous que les bénévoles principaux coordonnent toutes les réunions de formation des bénévoles prévues.

Assurez-vous que toutes les équipes ont réussi ou sont prêtes à réussir l'inspection du robot ; demandez aux équipes expérimentées de soutenir les efforts des autres équipes participantes pour réussir l'inspection.

Imprimez une copie des feuilles d'annonce pour le maître de cérémonie à partir de TM Reports

Imprimez les listes de matchs à partir des rapports TM pour les distribuer à chaque équipe, au personnel de file d'attente, au marqueur/arbitre principal, aux équipes de jugement et aux bénévoles clés

Organisez une réunion d'événement avant le début des matchs de robots ; utilisez les sujets décrits dans les annonces de réunion d'événement

Pendant l'événement

Assurez-vous que des collations et des boissons sont disponibles pour tous les bénévoles et que le déjeuner est fourni aux bénévoles d'une journée complète ; soyez sensible aux restrictions alimentaires des bénévoles et respectez les politiques de nourriture et de boissons du lieu.

Déplacez-vous pour résoudre de manière proactive les problèmes, répondre aux questions et fournir une assistance

Assurez-vous que les poubelles sont vidées et que les toilettes sont propres et bien approvisionnées

Demandez à l'opérateur TM d'enregistrer périodiquement une copie de votre fichier d'événement sur une clé USB

Vérifiez auprès du conseiller aux juges que les activités de jugement se déroulent dans les délais ; fournissez des classements de match et de compétences mis à jour le cas échéant (voir le guide des juges)

Une fois le jugement terminé, récupérez la liste des lauréats auprès du conseiller du juge.

Remettre les cahiers d'ingénierie aux équipes une fois que l'équipe de jugement a terminé ses évaluations

Demandez à l'opérateur TM de saisir les gagnants des prix jugés et les gagnants à remplissage automatique dans TM une fois les finales/matchs éliminatoires terminés

Encouragez toutes les équipes, les bénévoles et les sponsors à participer à la cérémonie de remise des prix, qui célèbre les réalisations de toutes les équipes et reconnaît les récompenses jugées et basées sur les performances.

Imprimez les rapports de scripts de cérémonie de remise des prix situés dans les rapports TM ; développez les diapositives de présentation pour la cérémonie de remise des prix dans l'onglet Diapositives TM

Remerciez vos bénévoles, entraîneurs, mentors, parents et sponsors pour leur soutien inestimable

Après l'événement

Vérifiez que les gagnants des prix et les scores des matchs ont été saisis dans TM

Créer une copie de sauvegarde du fichier TM sur une clé USB

Téléchargez et finalisez tous les résultats TM sur RobotEvents.com ; ctous vos RSM si vous rencontrez des erreurs lors du téléchargement des résultats

Démontez tout l'équipement et le matériel pour les stocker en toute sécurité et nettoyez les lieux, si nécessaire.

Conservez tous les documents de compétition pertinents jusqu'à ce que tous les résultats aient été téléchargés avec succès

Assurez-vous que le conseiller du juge a collecté les documents de jugement confidentiels et les détruira

Établissez un plan et un endroit où les participants pourront récupérer les objets perdus et trouvés.

Envoyez un message de suivi d'appréciation à vos bénévoles

Partagez des photos et/ou des nouvelles de l'événement avec les médias et votre communauté

Contactez les équipes et demandez-leur leur avis sur leur expérience lors de votre événement

Contactez votre RSM et partagez les résultats de l'événement

Célébrez vos réalisations !