Engagement envers l’excellence de l’événement – Bibliothèque RECF

Mis à jour le 30/11/2023

L'intention de l'engagement de la Fondation REC envers l'excellence événementielle (CEE) est de communiquer le partenariat et les attentes entre la Fondation REC et les partenaires événementiels dans le but ultime de fournir aux équipes des expériences de compétition uniformes et de qualité tout au long de nos programmes. Cet accord est conclu entre la Fondation REC, le responsable de l'engagement événementiel/responsable du support régional (EEM/RSM) qui fournit un support pour la région de l'événement, et le partenaire événementiel qui publie l'événement sur RobotEvents.com.

Au cours du processus de publication de l'événement, le partenaire de l'événement doit examiner et accepter les CEE avant que l'événement puisse être approuvé. Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant les attentes incluses dans le CEE, veuillez contacter votre EEM/RSM.

La Fondation REC et l'EEM/RSM qui apporte son soutien à la région événementielle s'engagent à :

Adhérez au code de conduite de la Fondation REC.
Former les partenaires événementiels et fournir des ressources de planification d'événements pour l'organisation des compétitions de la Fondation REC.
Fournir la documentation nécessaire pour organiser des événements. Cela inclut, sans toutefois s'y limiter, les manuels de jeu, les guides d'arbitre, le guide du juge, le guide EP et les critères de qualification.
Fournissez des commentaires sur la configuration et les paramètres de l'événement avant d'approuver l'événement sur RobotEvents.com.
Approuver les événements publiés sur RobotEvents.com le cas échéant.
Communiquez les critères de qualification de la Fondation REC pour les événements tels qu'ils s'appliquent à l'attribution des places de championnat pour l'événement.
Attribuez les remises sur les produits Event Partner selon la disponibilité et expliquez le processus de commande.
Enregistrez-vous régulièrement auprès des partenaires de l'événement avant l'événement pour vous assurer que vous êtes prêt et effectuez un suivi après l'événement pour vérifier les résultats téléchargés et obtenir des commentaires.
Fournir un soutien aux événements avec le personnel de la Fondation REC sur place ou sur appel, comme déterminé par l'EEM/RSM.
Aider à la configuration, à la formation et au fonctionnement de Tournament Manager, selon les besoins.
Fournir une assistance à la gestion des événements sur RobotEvents.com avant et après le jour de l'événement.
Assurez-vous que le juge-conseiller a terminé et réussi le cours de certification des juges et qu'il adhère aux règles et pratiques du Guide des juges et du jugement officiel Q&R.
Assurez-vous que l'arbitre en chef a terminé et réussi le cours de certification d'arbitre en chef pour le programme concerné et qu'il respecte les règles du guide de l'arbitre, du manuel de jeu et des Q&R officiels.

En tant que partenaire événementiel de la Fondation REC, je m'engage à :

Adhérez au code de conduite de la Fondation REC et assurez-vous que les bénévoles de l'événement adhèrent au même.
Respectez les règles du Guide du partenaire de l'événement, des critères de qualification, du manuel de jeu, du guide du juge et du guide de l'arbitre.
Les partenaires de l'événement ne peuvent utiliser que la version officielle non modifiée de Tournament Manager ainsi que les solutions matérielles et réseau approuvées trouvées dans la bibliothèque REC. Les modules complémentaires qui respectent les directives de l'API publique TM sont autorisés. Une fois les modules complémentaires activés, le logiciel n'est plus pris en charge par REC Foundation, VEX Robotics ou DWAB Technologies ; tout dépannage nécessaire sera effectué aux risques et périls de l'utilisateur.
Demandez l’aide de l’EEM/RSM pour toute question ou préoccupation concernant la planification ou le fonctionnement d’un événement.
S'efforcer de fournir un personnel adéquat pour garantir une expérience de qualité à tous les participants, conformément aux recommandations du Guide des bénévoles.
Assurez-vous que le juge-conseiller a terminé et réussi le cours de certification des juges et qu'il adhère aux règles et pratiques du Guide des juges et du jugement officiel Q&A.
Lire et fournir des copies du matériel de jugement aux juges et vérifier que tous les processus et procédures du processus de jugement répondent aux normes spécifiées dans le guide du juge.
Assurez-vous que l'arbitre en chef a terminé et réussi le cours de certification d'arbitre en chef et qu'il adhère aux règles et pratiques du guide de l'arbitre, du manuel de jeu et du Q&A officiel.
Efforcez-vous de doter l'événement d'arbitres et de juges qui ne sont pas affiliés aux équipes présentes à l'événement pour garantir des décisions impartiales.
Communiquer à l'avance avec l'EEM/RSM tout changement de statut de l'événement, y compris la taille, le lieu, les récompenses et toute autre condition.
Adhérez au processus d’inscription anticipée, le cas échéant, et ne tentez pas de contourner ou d’éviter le processus.
Faites tout votre possible pour offrir à toutes les équipes des chances égales de s'inscrire à l'événement (sauf s'il s'agit d'un événement sur invitation) et ne donnez pas d'avantage injuste à aucune équipe et n'empêchez aucune équipe de s'inscrire.
Fournir un lieu événementiel avec les éléments suivants :
- Le lieu suit toutes les règles et exigences locales en matière de sûreté, de sécurité et d'installations, telles qu'exigées par le lieu.
- Toute assurance requise par l'établissement est à la charge du PE.
- Le lieu est gratuit et ouvert au public. Les frais de stationnement ou autres doivent être discutés avec l'EEM/RSM avant d'approuver l'événement.
- Le lieu est conforme à l'ADA (aux États-Unis) ou suit les lois locales sur l'inclusion pour permettre l'accès à tous (en dehors des États-Unis).
- Le site offre des sièges adéquats pour les spectateurs, des zones de stands pour les équipes, des terrains de compétition et d'entraînement, des équipements électroniques pour l'événement, des affichages pour le public et les stands, ainsi qu'un système de sonorisation ou de sonorisation.
(États-Unis uniquement, à partir du 1er décembre 2023) : Les partenaires de l'événement auront accès aux coordonnées des équipes dans la région de leur événement désignée. Cet accès est uniquement destiné à des fins de recrutement pour les événements éligibles. Les coachs ont la possibilité de refuser de recevoir des communications de recrutement pour les événements de qualification de la part des partenaires de l'événement. Toute utilisation abusive des informations (y compris, mais sans s'y limiter : utilisation personnelle, questions non liées à la Fondation REC, sollicitation privée, etc.) ou contact avec des coachs qui ont choisi de se retirer de la correspondance de recrutement pour un événement de qualification peut entraîner la révocation de cet accès et /ou suppression du statut de partenaire événementiel auprès de la Fondation REC. Remarque : Les équipes peuvent recevoir des communications sur les événements pour tout événement auquel elles se sont inscrites, quel que soit leur statut de désinscription.

Processus de résolution des violations

Le processus de résolution des règles et des violations de conduite de la Fondation REC est décrit dans ce scénario. Ce processus sera suivi en cas d’allégation d’engagement envers l’excellence de l’événement.

Scénario : Le personnel de la Fondation REC reçoit un rapport faisant état d'une éventuelle violation de l'engagement envers l'excellence de l'événement. Le personnel recueille des faits concernant le problème auprès du personnel de la Fondation REC et d'autres parties prenantes au problème. Le personnel de la Fondation REC discute des conclusions préliminaires avec le directeur.

Question : La violation signalée est-elle validée ?

Réponses:

Oui. Le personnel de la Fondation REC, avec l'approbation du DORO, écrira par e-mail au contact principal de l'événement répertorié sur Robot Events. L'e-mail comprendra un résumé de la plainte reçue ainsi qu'une liste des règles ou sections pertinentes de l'Engagement envers l'excellence de l'événement que les allégations, si elles étaient vraies, violeraient. Les sanctions possibles seront listées dans cet email. L'avis par courrier électronique demandera une réponse à l'allégation dans un délai défini.
Non. Le personnel de la Fondation REC ne prend aucune autre mesure. L’auteur du rapport est informé que l’affaire est close.

Prochaine étape : Après avoir examiné la réponse aux allégations, la Fondation REC publiera les conclusions de l'enquête. Cela comprendra un résumé des allégations et une référence à la ou aux sections pertinentes sur l'engagement envers l'excellence de l'événement.

Question : Y aura-t-il une sanction ?

Réponses:

Oui. Si des sanctions doivent être émises, le DORO écrira par e-mail au contact principal de l'événement répertorié sur Robot Events. L'e-mail comprendra un résumé de la plainte reçue ainsi qu'une liste des règles ou sections pertinentes de l'Engagement envers l'excellence de l'événement violées. L'e-mail énumérera également les sanctions imposées. Le droit de faire appel des sanctions et le processus pour déposer un appel seront inclus dans cet e-mail.
Non. Dans les cas où la réponse de l'équipe a clarifié de manière adéquate la violation présumée des règles, de sorte qu'aucune sanction ou avertissement n'est justifié, le personnel de la Fondation REC informera l'équipe que le problème a été résolu. Dans les cas où la violation ne justifie pas une sanction, mais justifie un avertissement formel, le personnel de la Fondation REC, avec l'approbation du DORO, émettra un avertissement écrit.

Question : Y a-t-il un appel ?

Réponses:

Oui. Le comité des règles et de conduite de la Fondation REC, composé de cadres supérieurs, examinera l'appel et fera une recommandation au PDG qui prendra la décision finale de maintenir, d'annuler ou de modifier la sanction imposée. Les notifications seront faites par écrit une fois que le PDG aura pris une décision finale, soit dans les 14 jours suivant la réception de l'appel. Une fois cette décision rendue, l'affaire est close et ne peut plus faire l'objet d'un examen ou d'une discussion plus approfondis.
Non. La sanction demeure et l'affaire est close.

Remarques:

La politique de la Fondation REC stipule que le personnel de la Fondation REC ne peut interagir qu'avec des adultes pendant le processus de résolution des règles et des violations. Dans les cas où l'allégation est faite par un mineur, le personnel de la Fondation REC insistera pour communiquer avec un adulte.
Dans tous les cas où une allégation est validée, le directeur principal des programmes sera informé de toutes les procédures.