Introduction
Pour de nombreuses équipes, l'objectif de la saison est de se qualifier pour un championnat de région d'événement. Il s'agit de l'épreuve finale de la saison pour une grande majorité des équipes en compétition. Le partenaire de l'événement doit faire tout ce qui est en son pouvoir pour faire de cet événement une expérience événementielle élevée pour les équipes qui y participent. Ce sera la première étape pour garantir que les équipes vivent une expérience et un événement formidables. Le partenaire de l'événement du championnat de la région de l'événement devrait envisager de créer un conseil consultatif à consulter dans les mois précédant l'événement et à des fins de planification.
Logistique et détails de l'événement
La planification d'un championnat de région d'événement de haute qualité prend plusieurs mois, et dans certains cas jusqu'à un an. Les partenaires événementiels du Championnat de région de l'événement doivent avoir des années d'expérience dans l'organisation d'événements et doivent organiser des événements au cours de la saison en cours pour garantir la compréhension du jeu. Voici une liste générale d’idées à garder à l’esprit avant, pendant et après l’événement :
Pré-événement
- Choisissez la date et le lieu de l'événement
- Une journée ou plusieurs jours
- Quelle sera l’expérience d’enregistrement ?
- Combien de temps faudra-t-il aux équipes pour vivre une expérience d’inspection positive ?
- Temps de cycle
- De combien de champs avez-vous besoin ?
- Pratique
- Compétences
- Concours
- Commencez à recruter des bénévoles clés de qualité
Pendant l'événement
- Expérience événementielle globale d’un point de vue qualitatif et technique
- L'enregistrement est votre première chance de donner une impression positive aux équipes
- L’inspection est ponctuelle et se déroule sans problème
- Les champs de pratique sont surveillés pour garantir qu'ils sont partagés entre les équipes
- Les compétences ouvrent à l'heure et les équipes sont rappelées de leur heure de fermeture
- Toutes les équipes ont la possibilité d'effectuer 3 tentatives pilotes et 3 tentatives autonomes
- Le calendrier et le calendrier de l'événement sont respectés
- Les qualifications commencent et se terminent à l'heure
- Le jugement se termine après les matchs de qualification
- Les sélections d'alliance sont terminées
- Les matchs de finale sont une expérience de qualité pour les équipes
- Prix
- Les bonnes équipes sont annoncées
- Vérifiez à nouveau les places de qualification pour les championnats du monde avant qu'elles ne soient annoncées
Après l'occassion
- Communications post-événement
- Remercier les équipes d'être présentes
- Enquête événementielle auprès des équipes et des bénévoles
- Compte rendu de l'événement
- Ce qui a fonctionné
- Ce qui n'a pas fonctionné
- Un coup de pouce pour l'année prochaine
Pour une liste de contrôle détaillée, utilisez la liste de contrôle de planification d'événements . Cette liste de contrôle comprend des informations relatives aux événements VIQRC, VRC et VEX U, donc toutes les tâches ne s'appliqueront pas à votre événement. Il est fortement recommandé d'effectuer les tâches correspondant à votre type de programme d'événement dans le calendrier suggéré. Cela aidera à répartir les tâches afin que la planification de l'événement ne soit pas trop lourde et à garantir que tout est prêt pour votre événement.
Gestion des bénévoles
Bénévoles clés
L'expérience événementielle des équipes peut être positive ou négative selon la qualité des Key Volunteers que vous recrutez. Le recrutement de bénévoles clés (arbitres en chef, animateurs et juges-conseillers) devrait avoir lieu au cours de l'année. Les bénévoles clés doivent assister à tous les événements antérieurs organisés par le partenaire de l'événement afin que toute l'équipe comprenne comment l'événement dans son ensemble se déroulera. Cela garantira également que les bénévoles clés sont à l'aise avec le rôle qu'ils ont choisi pour le championnat de région de l'événement.
Juge conseiller
Un juge conseiller certifié doit avoir de l'expérience dans ce même rôle lors d'un championnat du monde VEX, d'un événement phare ou d'un championnat de région d'événement au cours de la saison en cours ou précédente, ou avoir de l'expérience dans ce rôle lors de 2 événements de qualification ou plus cette saison. Le juge conseiller certifié doit lire et accepter de suivre le guide des juges et les processus de jugement officiels de la REC Foundation. Pour trouver des juges supplémentaires, contactez les universités et les industries locales de votre région pour trouver des juges bénévoles supplémentaires. Des juges bénévoles expérimentés peuvent être jumelés à des juges inexpérimentés pour une expérience de qualité à tous les niveaux. Il devrait y avoir au moins une paire de juges pour huit équipes. Il est impératif que tous les juges d'un championnat de région d'événement ne soient associés à aucune équipe en compétition, ce qui éliminera toute partialité perçue. Consultez le document sur préparant et recrutant juges pour plus d'informations.
Animateurs
Les animateurs donneront le ton de votre événement. Ils doivent être enthousiastes et bien informés sur le jeu en cours. Ils contribueront à ce que les matchs se déroulent à l'heure et assureront le contrôle des foules lorsque les choses ne se déroulent pas comme prévu. Soyez à la recherche de bons animateurs au fur et à mesure que les événements se déroulent au cours de l'année et contactez d'autres partenaires événementiels pour obtenir des recommandations.
Arbitres en chef
Au moins un arbitre en chef certifié doit avoir de l'expérience dans ce même rôle lors d'un championnat du monde VEX, d'un événement phare ou d'un championnat de région d'événement au cours de la saison en cours ou précédente, ou avoir de l'expérience dans ce rôle dans 2 événements de qualification ou plus cette saison. Ils doivent avoir confiance dans leur connaissance du manuel du jeu et du Q&A. Ils peuvent arbitrer les différends de manière équitable et désamorcer rapidement les disputes.
Bénévoles généraux
Les bénévoles sont la clé d’un événement réussi et d’une journée sans stress pour vous. Ils sont le cœur et l'âme des événements. Il est impératif que vous traitiez vos bénévoles comme un membre de votre famille. Faites-leur se sentir spéciaux et ils reviendront d'année en année. Cela vous permettra d’avoir une équipe de bénévoles cohérente et formée lors de vos événements. Vous pouvez trouver plus d'informations sur le recrutement, la formation, les soins et l'appréciation des bénévoles en visitant notre section des bénévoles de l'événement .
Expérience d'équipe
L'Event Region Championship est une expérience compétitive pour les équipes, mais c'est aussi une célébration pour les équipes qualifiées. Garder à l’esprit l’expérience globale des spectateurs, des entraîneurs et des étudiants contribuera grandement à faire de cette expérience une expérience mémorable. Les participants devraient être excités dès qu’ils franchissent la porte. Il n’est pas nécessaire de tout faire en même temps. Le simple fait d'ajouter quelques touches chaque année peut vraiment faire beaucoup et améliorer l'expérience.
Zones des fosses
- Pensez aux tuyaux et aux rideaux
- Encouragez les décorations de fosses
- Soutenir les interactions positives entre les équipes
Cérémonies d'ouverture et de clôture
- Éclairage coloré et LED
- Machine à brouillard sans fumée
- Défilé de machines/équipes
- Mise en scène
- Implication et enthousiasme du public
- Conférenciers invités
Zones de compétition
- Éclairage coloré et LED
- Champs surélevés
- Maillots désignés pour les arbitres en chef et les arbitres marqueurs
- Trophées de l'événement exposés
Budget
L'organisation d'un championnat de région d'événement nécessitera un budget d'événement plus important que la normale. Considérer:
- Offrir des opportunités de sponsoring à l’industrie et aux entreprises
- Demander des subventions et un loyer jusqu'à ce que vous puissiez acheter