Guide de planification et de dotation des bénévoles

Aperçu des rôles des bénévoles

Rôle	Description	Activité	Expérience	Compétences
Réinitialisation du champ	Réinitialisez avec précision le terrain de compétition après chaque match et aidez le gestionnaire de terrain ou l'arbitre en chef si nécessaire. Notez que les élèves très énergiques et les jeunes enfants réussissent bien.			Aucune expérience n'est nécessaire Capacité à revoir les diagrammes de terrain pour placer les objets de jeu au bon endroit sur le terrain de compétition Déplacez-vous rapidement sur le terrain Bonne capacité d'écoute
File d'attente	Aider à organiser les équipes pour les matchs à venir.			Pas d'expérience requise Communiquer efficacement Attention au détail Restez organisé dans un environnement en évolution rapide Suivre les instructions
Assistant administrateur de fosse	Servir dans un rôle de service à la clientèle en aidant les équipes et les invités avec des questions liées à la compétition et au site.			Pas d'expérience requise Capacité à résoudre les problèmes Communiquer efficacement
Enregistrement de l'équipe	Accueillir les équipes dès leur arrivée. Vérifiez les équipes, distribuez le matériel et récupérez les cahiers d’ingénierie. Répondez aux questions de base.			Pas d'expérience requise Attention au détail Communiquer efficacement À l'aise avec un ordinateur
Enregistrement des bénévoles	Accueillez les bénévoles et les invités. Vérifiez le calendrier, distribuez le matériel, dirigez les bénévoles vers les endroits appropriés. Répondez aux questions de base. Peut être un rôle au rythme rapide.			Pas d'expérience requise Attention au détail Communiquer efficacement À l'aise avec un ordinateur
Officiel de terrain d’entraînement	Superviser les terrains d’entraînement et s’assurer que toutes les équipes ont accès au temps d’entraînement et se déroulent de manière ordonnée.			Pas d'expérience requise Surveiller les élèves et maintenir l’ordre Communiquer efficacement
Juge conseiller	Former et aider les juges bénévoles à évaluer les équipes d'étudiants au moyen d'entretiens, à examiner les cahiers d'ingénierie, à observer les performances sur le terrain et à remettre des récompenses si nécessaire. Faciliter le processus de délibération pour les récompenses jugées et servir de juge si nécessaire.			Attention au détail Soyez impartial Communiquer efficacement Doit être au moins 20 pour tous les événements VRC/VIQRC et au moins 21 pour tous les événements VEX U
Juge	Évaluez les équipes d'étudiants à travers des entretiens, des cahiers d'ingénierie, des présentations multimédias et sur les performances sur le terrain. Présenter des récompenses au besoin.			Préfère une certaine expérience en jugement mais pas nécessaire Attention au détail Soyez impartial Communiquer efficacement Doit être un adulte pour tous les événements VRC. Doit être au moins 21 pour tous les événements VEX U. Doit être au moins 16 ans pour les événements VIQRC locaux.  Doit être un adulte si l'événement VIQRC se qualifie pour le championnat du monde VEX
Inspecteur	Effectuer des inspections pour vérifier que les robots sont conformes aux règles et spécifications décrites dans le manuel du jeu.			Connaissance de base de la construction de robots et familiarité avec les pièces VRC & VIQRC utiles, non obligatoires Collaborer avec les autres en équipe Attention au détail Suivre la liste de contrôle d'inspection (fournie)
Arbitre marqueur	Enregistrez les scores à l'aide de l'application TM Mobile ou de feuilles de scores papier. Vérifiez les scores enregistrés avec l'arbitre en chef si nécessaire et avec les élèves pilotes après chaque match. Discutez des éventuelles violations des règles avec l’arbitre en chef après le match. Assurez-vous que le terrain est réinitialisé et que les robots sont prêts pour le prochain match. (Idem pour les compétences)			Les bénévoles expérimentés sont toutefois préférés ; Les arbitres marqueurs peuvent être de nouveaux bénévoles et formés rapidement Appliquer la connaissance du jeu et des règles et être impartial Attention au détail Travailler efficacement en tant que membre d'une équipe Interagir positivement avec les étudiants Doit avoir au moins 15 ans
Opérateur VEXTM	Utilisez le logiciel Tournament Manager pour lancer des matchs et enregistrer des scores. Coordonner avec l'animateur l'affichage des résultats du match aux moments appropriés.			Les bénévoles expérimentés sont préférés, mais les nouveaux bénévoles peuvent être formés à l'avance À l'aise avec un ordinateur Attention au détail
Animateur	Fournir le play-by-play pendant le tournoi et des connaissances informatives sur le programme entre les matchs. Ajoutez de l'enthousiasme et de l'énergie, ainsi qu'un niveau élevé d'engagement et de compréhension, pour tous les participants à l'événement.			L'expérience est préférable mais pas obligatoire Style de communication extraverti et charismatique pour engager et dynamiser le public Travailler en équipe avec d'autres bénévoles Réfléchissez vite et improvisez
Arbitre en chef	Organiser et superviser tous les arbitres marqueurs. Interpréter et appliquer systématiquement les règles du jeu pour marquer le match une fois terminé et constitue l'autorité finale en cas de litige ou de décision. Former les arbitres marqueurs selon les besoins.			Une expérience préalable en arbitrage est requise Appliquer la connaissance du jeu et des règles Diriger une équipe efficacement Interagir positivement avec les étudiants et les coachs Arbitrer les différends de manière équitable et désamorcer rapidement les disputes Doit avoir 20 ans, au moins 20 ans pour VRC et au moins 16 ans pour VIQRC

Recrutement

Faire du bénévolat et participer aux événements de VEX Robotics peut aider les autres à s'inspirer, à alimenter leur passion, à acquérir de nouvelles compétences, à élargir leur réseau et à se familiariser avec de nouvelles façons de faire les choses. Il existe de nombreuses sources à considérer lors du recrutement de bénévoles. Vous devriez faire connaître votre événement le plus tôt possible et partager les messages clés des programmes de robotique et de STEM afin de trouver des personnes qui sentent que cela leur parle vraiment.

Considérez les sources suivantes :

• Parents, enseignants, administrateurs scolaires, mentors, équipes locales de robotique et frères et sœurs – N'oubliez pas que le bénévolat peut être une affaire de famille ! Les frères et sœurs plus jeunes sont souvent bons en Field Reset.
• Partenariat avec les écoles locales – Contactez les écoles voisines et acceptez de faire un « échange de bénévoles » afin qu'elles fournissent des bénévoles pour votre événement, et vous fournissez des bénévoles pour leur événement.
• Entreprises locales et sponsors – Les événements de robotique sont parfaits pour les expériences de consolidation d'équipe en entreprise, alors contactez le service RH d'une entreprise si vous ne connaissez pas déjà quelqu'un sur place.
• Écoles, collèges et universités – Les classes, les sociétés d'honneur, les sororités et les fraternités peuvent avoir des exigences de service communautaire pour l'adhésion, les bourses ou l'obtention d'un diplôme. Consultez également les clubs/groupes, les programmes du Collège d’ingénierie et du ROTC pour obtenir de l’aide. Donnez une table à votre recruteur militaire local en échange de la fourniture de volontaires. Les techniciens en formation initiale et les futurs enseignants sont également des candidats idéaux pour le bénévolat.
• Groupes communautaires, sections d'organisations et groupes religieux – Beaucoup recherchent des conférenciers invités ou peuvent vous permettre d'installer une table pour distribuer du matériel de recrutement de bénévoles. Vérifiez auprès de votre communauté de créateurs locale, TechSoup, Local UAW, NSBE, IEEE, SWE, Chambre de Commerce, bibliothèque, etc.
• Ressources en ligne – LinkedIn dispose d'un site dédié aux opportunités de bénévolat, et il existe des services gratuits et par abonnement comme VolunteerMatch et Idealist.orgoù vous pouvez publier des opportunités de bénévolat pour le public. N'oubliez pas les réseaux sociaux comme Facebook et Twitter, si vous avez des comptes existants ou si vous participez à des groupes avec des abonnés.
• Programmes pour les employés et responsabilité d'entreprise – De nombreuses chaînes locales et nationales ont des objectifs de service communautaire et de philanthropie, et le bénévolat des employés fait partie de leur culture. Certains offriront même une subvention à votre événement si vous obtenez un nombre particulier de bénévoles de leur emplacement.
• Équipe de soins des bénévoles de la Fondation REC – Envoyez un e-mail à volontaires@roboticseducation.org pour obtenir de l'aide.

Impliquer les bénévoles

Encouragez les bénévoles potentiels à visiter la bibliothèque de la Fondation REC > Bénévoles pour en savoir plus sur la manière dont ils peuvent s'impliquer dans le soutien de votre événement. Faire du bénévolat lors de nos compétitions événementielles peut être enrichissant et amusant.

Il existe une variété de rôles bénévoles disponibles, et de nombreux postes bénévoles ne nécessitent pas de compétences techniques ou d'expérience, mais seulement le désir de soutenir des opportunités d'apprentissage intéressantes pour les étudiants.

Quels que soient les intérêts de vos bénévoles potentiels, aidez-les à identifier le rôle qui leur convient le mieux. Les bénévoles peuvent consulter le matériel de formation des bénévoles et apprendre comment s'inscrire à un événement local dans leur région ou au championnat du monde de robotique VEX à la bibliothèque de la Fondation REC > Volontaires.

Note: Les bénévoles de moins de 18 ans doivent être supervisés par un adulte sur place en cas d'urgence.

Descriptions de poste des bénévoles

Publiez des informations claires sur vos besoins en matière de bénévoles dans la liste de vos événements sur RobotEvents.com. Donnez aux bénévoles potentiels plus d’informations que simplement « Bénévoles recherchés – veuillez contacter <person’s name>». Remplissez l'onglet Bénévolat sur RobotEvents.com aussi complètement que possible, en répertoriant les rôles nécessaires pour susciter l'intérêt et en fournissant des instructions claires sur la façon de vous inscrire. Pour vous faciliter la tâche, nous avons créé un modèle d'information Onglet Bénévole à utiliser comme point de départ pour votre événement. Une liste des postes de bénévoles plus courants est disponible dans l'article Aperçu des rôles des bénévoles, y compris les compétences de base et l'expérience requises. Les documents de la bibliothèque de la Fondation REC > Volontaires fournissent des informations détaillées sur les rôles bénévoles les plus courants, y compris les responsabilités, la formation requise et les vêtements pour chaque rôle. Les bénévoles peuvent également s'inscrire dans le système de gestion des bénévoles de la Fondation REC pour trouver des informations détaillées sur chaque rôle.

Attentes des bénévoles

Encouragez les bénévoles à s’habiller confortablement et convenablement pour les événements. Les vêtements doivent être neutres pour l'équipe, et un polo ou un t-shirt avec un jean ou un pantalon habillé convient parfaitement. Les bénévoles doivent porter des chaussures fermées confortables et peuvent porter des lunettes de sécurité dans la zone d'entraînement et à proximité du terrain de jeu. Si vous fournissez des t-shirts aux bénévoles, veuillez en informer vos bénévoles à l'avance. Les bénévoles doivent prévoir d'arriver à votre événement suffisamment tôt pour toute formation sur place (30 minutes minimum recommandées), être à l'heure pour leurs missions, partager une attitude joyeuse et positive, et être flexibles et ouverts à aider d'autres bénévoles si une assistance est nécessaire. .

Plan de recrutement de bénévoles recommandé pour les tournois

Voici des exemples de plans de dotation en personnel bénévole. Les besoins en bénévoles pour chaque événement varient en fonction de la taille, du format et de la disposition. Utilisez ce tableau uniquement comme guide pour votre recrutement et votre planification de bénévoles. Les bénévoles tels que les inspecteurs, l'enregistrement des équipes, la file d'attente des équipes et les arbitres de pointage peuvent être en mesure de remplir un double rôle afin d'utiliser pleinement leur soutien à l'événement. Par exemple, un bénévole peut aider à l'enregistrement de l'équipe le matin, puis passer à un arbitre marqueur ou à une file d'attente d'équipe une fois les matchs commencés. Les équipes peuvent également aider à réinitialiser les terrains après chaque match sous la supervision de l'arbitre en chef, tout comme les jeunes frères et sœurs qui regardent la compétition. Des rôles facultatifs sont également répertoriés pour les événements bénéficiant d’un soutien supplémentaire de bénévoles.

Tournois VRC

Tournois VIQRC

Formation et préparation des bénévoles

• Ressources en ligne – Veuillez demander à tous les bénévoles de lire attentivement le Guide des bénévoles et tous les documents de formation publiés pour leur(s) poste(s) une semaine avant votre événement prévu. En plus du matériel de formation fourni par la Fondation REC, vous souhaiterez peut-être inclure des vidéos, des présentations PowerPoint commentées, etc. Donnez aux bénévoles la possibilité de poser des questions et de se préparer avant la date de l’événement.
• Regarder les matchs – Conseillez-leur de regarder les matchs du match de la saison en cours sur YouTube pour se familiariser avec le style de l'événement. Fournissez-leur des liens spécifiques si possible.
• Vidéos de formation des arbitres du marqueur – Les arbitres doivent regarder les vidéos de formation des arbitres pour la saison en cours et connaître les règles du jeu en vigueur.
• Arbitre en chef & Certifications de juge-conseiller – En plus des vidéos de formation, les arbitres en chef et les juges-conseillers doivent suivre des cours de certification. Sélectionnez ci-dessous le(s) cours qui vous intéressent :
  
  • Cours de certification des arbitres en chef VRC
  • Cours de certification des arbitres en chef VIQRC
  • Cours de certification de juge VRC/VIQRC
• Appels de formation – Pensez à organiser vos propres appels de formation une semaine avant votre événement, en définissant les attentes et en donnant aux bénévoles la possibilité de poser des questions.
• Assister à un événement local – Encouragez les bénévoles à assister à un autre événement local si possible, pour avoir une idée de la façon dont les tournois se déroulent, et peut-être même suivre un autre bénévole dans son prochain rôle.
• Former des bénévoles lors d'un événement Compétences uniquement – Si vous organisez un événement Compétences uniquement, c'est le moment idéal pour former des bénévoles et leur donner une expérience pratique.
• Formation de sensibilité – Rappelez aux bénévoles que les tournois sont des événements étudiants au cours desquels ils travailleront avec des enfants. Ils doivent faire ce qu'ils peuvent pour que les enfants se sentent à l'aise, comme se mettre à genoux pour se mettre à leur niveau, parler fermement mais positivement et ne jamais toucher ou attraper un élève. Les bénévoles doivent également être sensibles aux étudiants de cultures différentes susceptibles de concourir.
• Orientation sur place – Si vous le pouvez, organisez une séance de formation en personne la veille de votre événement (souvent appelée l'événement « la veille ») afin que les bénévoles puissent rencontrer l'équipe de bénévoles et suivre une formation sur place. De nombreux événements « Night Before » organisent des matchs d'entraînement s'il y a une équipe hôte ou une équipe locale disponible pour aider à l'installation. Cela contribuera à renforcer la confiance des bénévoles et à rendre la matinée de votre événement plus fluide. Que vous organisiez une formation la veille ou que vous dispensiez une formation sur place le matin de votre événement, prévoyez de fournir aux bénévoles la documentation et le matériel de formation nécessaires pour remplir avec succès leurs rôles et profiter de leur expérience événementielle. Cela peut inclure l'impression de copies papier des guides de rôle des bénévoles, des diagrammes de terrain pour la réinitialisation, des feuilles de pointage, etc.

Soins et appréciation des bénévoles

• Nourriture & Boisson – Mettez de l'eau et des collations à la disposition de tous les bénévoles tout au long de la journée, et fournissez un déjeuner à ceux qui se portent volontaires pour une journée complète d'événement. L'hydratation, la nourriture et des pauses appropriées sont importantes pour l'expérience bénévole. Si c'est possible, arrêtez toute la compétition pour le déjeuner afin que TOUS les bénévoles puissent faire une pause et manger ; prévoyez des quarts de travail pour le déjeuner si toute la compétition ne peut pas s'arrêter en même temps. Si vous avez de l'espace, aménagez une salle de pause pour les bénévoles ou une zone délimitée par une corde à l'usage des bénévoles.
• Confort – Assurez-vous de conseiller à vos bénévoles de porter des chaussures confortables et d'apporter une bouteille d'eau (si vous ne les fournissez pas). Si possible, ayez quelques paquets de pastilles dans la zone de pause des bénévoles pour aider à apaiser les cordes vocales.
• Reconnaissance & Certificats – Si un financement est disponible, utilisez des t-shirts et/ou des insignes nominatifs pour identifier vos bénévoles comme une ressource précieuse lors de l'événement. Partagez votre appréciation avec vos bénévoles, qui apportent un soutien inestimable à vos efforts. Reconnaissez les bénévoles en leur fournissant un certificat de service communautaire personnalisé avec le nom de votre événement. De nombreuses entreprises et écoles exigent des documents soit pour permettre aux employés de faire du bénévolat, soit certaines peuvent même offrir une incitation à valider le temps de bénévolat. Assurez-vous donc d'enregistrer les heures de bénévolat individuelles. Vous pouvez commander des packs de trophées, ainsi que des trophées et des plaques individuels, auprès de VEX à l'adresse VEXRobotics.com.
• marques d'appréciation – Même avec un petit budget, envisagez d'offrir aux bénévoles (ou aux bénévoles clés) un petit chèque-cadeau, comme 5 $ pour un Starbucks ou un restaurant local.
• Notes manuscrites – Le pouvoir d'un « Merci » manuscrit a un long chemin aujourd'hui !
• Médias sociaux – Si vous êtes actif sur les réseaux sociaux, envisagez de rédiger une brève recommandation pour un bénévole clé sur LinkedIn ou de le remercier sur Twitter avec une photo s'il va au-delà de l'appel de son devoir. Identifiez-les sur Twitter avec @REC_Foundation. Vous pouvez également envoyer des photos de bénévoles et d'événements à la Fondation REC à media@roboticseducation.org.
• Suivi & Restez en contact – Envoyez un e-mail à vos bénévoles après l'événement pour évaluer leur satisfaction et recueillir des opinions sur le succès de l'événement, ou utilisez SurveyMonkey pour envoyer quelques questions courtes. Restez également en contact avec les bénévoles pour les événements futurs. Si vous avez le budget, organisez un dîner ou une fête de remerciement pour les bénévoles. Un bénévole heureux qui a vécu une expérience formidable reviendra généralement !

Meilleures pratiques partagées par nos partenaires événementiels

Recrutement de bénévoles

• Partagez les arbitres en chef avec les EP des événements à proximité. Consultez la carte des événements sur RobotEvents.com.
• Si vous manquez de bénévoles, utilisez la puissance du micro pour recruter de l'aide : « Nous recherchons quelques visages souriants pour nous aider ! »
• Si c'est abondant, ne refusez pas les bénévoles ! Utilisez des extras comme secours/flotteurs.
• Pensez à ajouter une condition pour participer au League Play :
  
  • Chaque équipe doit fournir cinq bénévoles, soit…
  • Chaque membre d'une équipe doit se porter volontaire pour un ou plusieurs événements.
• Collaborez avec les conseillers des clubs scolaires. Le bénévolat est un moyen simple de gagner des heures de service à la fois pour les membres du club et pour le club dans son ensemble.
• Renseignez-vous auprès des écoles religieuses et des établissements d’enseignement locaux. Peut exiger que les parents effectuent des travaux d'intérêt général au lieu des frais de scolarité.

Appréciation des bénévoles

• En guise de remerciement, réalisez un collage de photos de l'événement dans Shutterfly ou un service en ligne équivalent, demandez aux enfants d'écrire un message personnel (style annuaire) et imprimez-les pour les envoyer aux bénévoles.
• Si vous souhaitez encourager les bénévoles à « gravir les échelons », fournissez un badge ou un bouton qu’ils pourront porter, en fonction de leur expérience et du nombre d’événements auxquels ils ont participé.

Formation des bénévoles

• Ayez un plan de relève pour les bénévoles clés. Les élèves plus jeunes peuvent observer/apprendre. Entraînez un serviteur !
• Encouragez les bénévoles à assister à des événements supplémentaires maintenant qu’ils ont terminé le processus.

Configuration et démontage d'un événement

• Ajoutez des rôles de bénévoles pour « l'équipe de configuration ». Il est préférable d'avoir 6 à 8 adultes et de nombreux étudiants pour vous aider. Le ROTC et la Civil Air Patrol locale sont fantastiques pour vous aider à mettre en place (donnez-leur une table d'information lors de votre événement).
• Matériel préalable à la scène à l’avance.
• Pour le jour d'installation :
  
  • Si possible, installez-vous la veille de l’événement ! On dispose rarement de suffisamment de temps pour organiser un événement le matin du tournoi.
  • Demandez à deux personnes de configurer Tournament Manager.
  • Demandez à deux personnes de faire passer les câbles.
  • Demandez à un adulte et à deux enfants de construire chaque champ.
  • Utilisez des outils électriques pour la configuration du champ VRC.
  • Nommer un responsable pour superviser chaque zone : stands, terrains de compétition, stand de concession, etc.
  • Assurez-vous de tester l'ordinateur TM, tous les appareils électroniques de terrain, les projecteurs, l'imprimante, etc. avant de partir pour la nuit ; tout devrait être entièrement fonctionnel et prêt à fonctionner !
• Rendre obligatoire pour les étudiants de rester après l'école la veille d'un événement pour faciliter l'organisation.
• Sept jours avant votre événement, envoyez un e-mail à tous les conseillers des clubs scolaires pour qu'ils fournissent deux bénévoles.
• Pour le démontage :
  
  • Faites appel aux parents qui étaient assis dans les gradins. Ils ont des « jambes fraîches » et peuvent aider.
  • Collaborez avec d’autres équipes hôtes. Demandez-leur de vous aider avec le démontage de votre événement et vous aidez avec le leur.
  • Tout club scolaire ayant besoin d’heures de service peut aider au démontage. Ils n'ont besoin d'aucune expérience VEX, juste de la volonté d'aider.