Aperçu
Les bénévoles de l’événement sont le cœur et l’âme des événements de la Fondation REC. Nous comptons sur les arbitres pour que les choses restent équitables, sur les présentateurs pour que les choses restent passionnantes et sur les files d'attente pour que tout reste dans les délais ! Le bénévolat lors d’événements de robotique peut être enrichissant et amusant. Il existe une variété de rôles de bénévolat disponibles. De nombreux postes de bénévoles ne nécessitent pas de compétences techniques ou d’expérience, mais uniquement le désir de soutenir des opportunités d’apprentissage intéressantes pour les étudiants. Quels que soient les intérêts de vos bénévoles potentiels, aidez-les à identifier le rôle qui leur convient le mieux. Vous trouverez du matériel de soutien et de formation pour vos bénévoles sur REC Foundation > Volunteers.
L’une des caractéristiques d’un événement bien organisé est que les bénévoles se sentent à l’aise et ne sont pas surchargés de travail. Une bonne planification garantit que tous les postes sont bien pourvus, que les bénévoles ont la possibilité de faire des pauses et de recevoir un repas, et qu'ils reçoivent un signe d'appréciation comme une chemise. Les bénévoles qui ont une expérience positive lors de votre événement sont susceptibles de revenir en tant que bénévoles dans les années à venir.
En tant que partenaire événementiel (EP), vous êtes en fin de compte responsable du recrutement de tous les bénévoles de votre événement, mais il existe un certain nombre d'outils et de stratégies disponibles pour faciliter cette tâche. Il est fortement recommandé de désigner un coordonnateur des bénévoles pour votre événement afin de vous aider dans le recrutement, la formation et le soutien des bénévoles le jour de l'événement.
Recrutement
Il existe de nombreuses sources où vous pouvez recruter des bénévoles. Vous devez faire connaître dès le début votre événement et partager le message clé des programmes de robotique et de STEM pour trouver des personnes qui ressentent une réelle résonance avec cela.
Commencez par ceux qui ont un intérêt direct dans la réussite de votre événement.
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Parents (familles) |
Enseignants |
Administrateurs d'école |
Mentors |
Équipes locales |
En plus de votre base de bénévoles « locale », vous pouvez créer une communauté de bénévoles qui soutiendront les événements tout au long de la saison et pour les années à venir. Les bénévoles peuvent provenir de n’importe quelle équipe ou organisation, et leur engagement et leur soutien lors de l’événement sont essentiels car ils viennent souvent à votre événement avec une expérience préalable.
- Parents, enseignants, administrateurs scolaires, mentors, équipes locales de robotique et frères et sœurs– N’oubliez pas que le bénévolat peut être une affaire de famille ! Les jeunes frères et sœurs sont souvent bons en Field Reset.
- Partenariat avec les écoles locales– Contactez les écoles à proximité et acceptez de faire un « échange de bénévoles » afin qu’elles fournissent des bénévoles pour votre événement et que vous fournissiez des bénévoles pour leur événement.
- Entreprises et sponsors locaux– Les événements de robotique sont parfaits pour les expériences de team building en entreprise, alors contactez le service RH d'une entreprise si vous ne connaissez pas déjà quelqu'un là-bas.
- Écoles, collèges et universités– Les classes, les sociétés d’honneur, les sororités et les fraternités peuvent avoir des exigences de service communautaire pour l’adhésion, les bourses ou l’obtention du diplôme. Consultez également les clubs/groupes, le Collège d’ingénierie et les programmes ROTC pour obtenir de l’aide. Donnez une table à votre recruteur local de l'armée en échange de la mise à disposition de bénévoles. Les futurs techniciens et les futurs enseignants sont également des candidats idéaux pour le bénévolat.
- Groupes communautaires, sections d’organisations et groupes d’églises– Beaucoup recherchent des conférenciers invités ou peuvent vous permettre d’installer une table pour distribuer du matériel de recrutement de bénévoles. Vérifiez auprès de votre communauté de créateurs locale, TechSoup, Local UAW, NSBE, IEEE, SWE, Chambre de commerce, bibliothèque, etc.
- Ressources en ligne–LinkedIndispose d'un site dédié aux opportunités de bénévolat, et il existe des services gratuits et par abonnement commeVolunteerMatchetIdealist.orgoù vous pouvez publier des opportunités de bénévolat pour le public. N'oubliez pas les réseaux sociaux comme Facebook et Twitter, si vous avez des comptes existants ou si vous participez à des groupes avec des abonnés.
- Programmes pour les employés et responsabilité d’entreprise– De nombreuses chaînes locales et nationales ont des objectifs de service communautaire et de philanthropie, et le bénévolat des employés fait partie de leur culture. Certains offriront même une subvention pour votre événement si vous obtenez un certain nombre de bénévoles de leur localité.
Conseils utiles pour le recrutement de bénévoles
Les EP peuvent demander que chaque équipe fournisse 1 ou 2 bénévoles. Certains postes, comme ceux de juges et d’arbitres, requièrent un certain niveau d’impartialité. Les bénévoles extérieurs non affiliés sont donc essentiels à l’intégrité de l’événement. S’il n’est pas possible de trouver des bénévoles non affiliés, efforcez-vous de fournir des juges et des arbitres qui représentent plusieurs organisations de l’événement.
Bénévoles clés
Le tableau ci-dessous inclut les rôles clés des bénévoles, qui sont des membres du personnel de l'événement qui assumeront des rôles de leadership pour garantir que toutes les règles et directives de la Fondation REC sont respectées et que les équipes, les spectateurs et les bénévoles vivent une expérience enrichissante. Ces rôles doivent être pourvus tôt et ces bénévoles devront être formés avant l’événement.
Un partenaire d’événement ne peut pas servir d’arbitre principal ou de conseiller de juge de l’événement qu’il organise.
Autres bénévoles
D’autres bénévoles sont nécessaires pour l’événement, mais ils nécessitent moins de formation et de connaissances préalables sur les événements de la Fondation REC.
| Bénévole | Description du rôle |
| Juge |
Évaluer les équipes d’étudiants au moyen d’entretiens, de cahiers d’ingénierie et de performances sur le terrain. |
| Inspecteur |
Effectuer des inspections pour vérifier que les robots sont conformes aux règles et spécifications décrites dans le manuel du jeu. |
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Marqueur Arbitre |
Enregistrez les scores à l’aide de l’application mobile TM ou de feuilles de score papier. Vérifiez les scores enregistrés avec l'arbitre en chef si nécessaire et avec l'équipe d'entraînement des étudiants après chaque match. Discutez des éventuelles violations des règles avec l’arbitre principal après le match. Assurez-vous que les champs sont correctement réinitialisés et que les robots sont prêts pour le prochain match. |
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Réinitialisation du champ |
Réinitialisez avec précision le terrain de compétition après chaque match. Remarque : les élèves très énergiques et les jeunes enfants réussissent bien dans ce rôle. |
| File d'attente | Aider à organiser les équipes pour les matchs à venir et à maintenir le calendrier des matchs. |
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Enregistrement des bénévoles |
Bienvenue aux bénévoles et aux invités. Vérifier l'horaire, distribuer le matériel, diriger les bénévoles vers l'emplacement approprié. |
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Enregistrement de l'équipe |
Accueillir les équipes dès leur arrivée. Vérifiez les équipes, distribuez le matériel, récupérez les cahiers d’ingénierie et dirigez les participants vers l’emplacement approprié. |
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Administrateur de la fosse |
Nécessaire si les zones de stands sont situées loin des terrains de jeu. Assure le service client en répondant aux questions sur le calendrier et le lieu. |
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Superviseur de terrain |
Superviser les terrains d’entraînement et s’assurer que toutes les équipes ont un accès égal au temps d’entraînement et utilisent les terrains de manière ordonnée. |
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Équipe de montage et de démontage de l'événement |
Aider à la mise en place de l’événement et à son démontage par la suite. Remarque : plusieurs mains rendent le travail plus léger. |
Dotation en personnel
Le PE et le coordinateur des bénévoles devraient commencer à recruter le plus tôt possible pour remplir ces rôles de bénévoles. Publiez des informations claires sur les rôles de bénévoles nécessaires à votre événement dans le bloc de contenu des bénévoles sur RobotEvents.com pour susciter l'intérêt. Ces informations seront visibles dans l’onglet Bénévole sur la page de l’événement public. Vous pouvez également inclure une demande de bénévoles dans le courriel automatisé qui sera envoyé aux équipes lors de leur inscription.
Ces tableaux servent de guide pour la dotation en personnel d’événements de différentes tailles.
Tournois V5RC
| Concours de robotique VEX V5 | |||||||
| Niveaux locaux (événements d'une journée) | Niveaux Signature et/ou Championnats Régionaux (Événements de 1 à 2 jours) | ||||||
| Équipes 16-24 | 24 à 60 équipes | 60 + équipes | 10 à 24 équipes | Équipes 24-48 | 36-96 équipes* | 64-144 équipes* | |
| Matchs de qualification | 2 champs | 3 champs | 3 champs | 2 champs | 3 champs | 3 champs | 3 champs |
| Animateur | 1 | 1-2 | 1-2 | 1-2 | 1-2 | 1 à 2 par division | 1 à 2 par division |
| Arbitre principal | 1-3 | 1-3 | 1-3 | 1-3 | 1-3 | 1 à 3 par division | 1 à 3 par division |
| Opérateur de TM | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 par division | 1 par division |
| Marqueur Arbitre | 2 par champ | 2 par champ | 2 par champ | 2 par champ | 2 par champ | 2 par champ | 2 par champ |
| File d'attente | 2 | 3 | 3 | 2 | 3 | 3 à 6 | 3 à 6 |
| Réinitialisation de champ | 4 à 6 | 6 à 8 | 6 à 8 | 4 à 6 | 6 à 8 | 6 à 12 | 6 à 12 |
| Défi de compétences robotiques | 1-2 Champs | 3-4 champs | 3-4 champs | 3 champs | 3-4 champs | 3-4 champs | 4-6 champs |
| Opérateur TM (facultatif) | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| Marqueur Arbitre | 1 par domaine de compétences | 1 par domaine de compétences | |||||
| Autre | - | - | - | - | - | - | - |
| Juge (2 pour 8 équipes) | 4-6 | 6-16 | 16+ | 4-6 | 6 à 12 | 6-24 | 16-36 |
| Juge conseiller | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 par division | 1 par division |
| Enregistrement de l'équipe | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| Coordonnatrice des bénévoles | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| Inspecteur | 3 | 4 à 6 | 4 à 6 | 3 | 4 à 6 | 4 à 6 | 6 à 12 |
| Officiel du terrain d'entraînement | 1 | 2 à 4 | 2 à 8 | 1 | 2 à 4 | 2 à 8 | 2 à 8 |
| Administrateur de fosse (facultatif) | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| *S'il s'agit d'un événement de 2 jours, l'enregistrement, l'inspection et les compétences commenceront généralement le jour 1 | |||||||
| *plus de 60 équipes auront généralement plusieurs divisions (les nombres recommandés sont basés sur des tournois à division unique) | |||||||
Tournois VIQRC
| Concours de robotique VEX IQ | |||||||
| Niveaux locaux (événements d'une journée) | Niveaux Signature et/ou Championnats Régionaux (Événements de 1 à 2 jours) | ||||||
| Équipes 16-24 | 24 à 60 équipes | 60+ équipes | 10 à 24 équipes | Équipes 24-48 | 36-96 équipes* | 64-144 équipes* | |
| Matchs de qualification | 2 champs | 3 champs | 3 champs | 2 champs | 3 champs | 3 champs | 3 champs |
| Animateur | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 à 2 par division | 1 à 2 par division |
| Arbitre principal | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 par division | 1 par division |
| Opérateur de TM | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 par division | 1 par division |
| Marqueur Arbitre | 1-2 par champ | 1-2 par champ | 1-2 par champ | 1-2 par champ | 1-2 par champ | 1-2 par champ | 1-2 par champ |
| File d'attente | 2 | 3 | 3 | 2 | 3 | 3 à 6 | 3 à 6 |
| Réinitialisation de champ | 4 à 6 | 6 à 8 | 6 à 8 | 4 à 6 | 6 à 8 | 6 à 12 | 6 à 12 |
| Défi de compétences robotiques | 2 champs | 3-4 champs | 3-4 champs | 3 champs | 3-4 champs | 3-4 champs | 4-6 champs |
| Opérateur TM (facultatif) | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| Marqueur Arbitre | 1 par domaine de compétences | 1 par domaine de compétences | |||||
| Autre | - | - | - | - | - | - | - |
| Juge (2 pour 8 équipes) | 4-6 | 6-16 | 16+ | 4-6 | 6-12 | 6-24 | 16-36 |
| Juge conseiller | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 par division | 1 par division |
| Enregistrement de l'équipe | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| Coordonnatrice des bénévoles | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| Inspecteur | 3 | 4 à 6 | 4 à 6 | 3 | 4 à 6 | 4 à 6 | 6 à 12 |
| Officiel du terrain d'entraînement | 1 | 2 à 4 | 2 à 8 | 1 | 2 à 4 | 2 à 8 | 2 à 8 |
| Administrateur de fosse (facultatif) | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| *S'il s'agit d'un événement de 2 jours, l'enregistrement, l'inspection et les compétences commenceront généralement le jour 1 | |||||||
| *plus de 60 équipes auront généralement plusieurs divisions (les nombres recommandés sont basés sur des tournois à division unique) | |||||||
Formation et préparation
Offrir une formation adéquate à vos bénévoles est essentiel pour organiser un événement de qualité. La Fondation REC propose de nombreuses ressources de formation en ligne gratuites à Fondation REC > Bénévoles.
Le PE ou le coordinateur des bénévoles peut fournir ce lien à chaque bénévole, en demandant à chaque bénévole de consulter le document et tous les supports de formation publiés pour leur(s) poste(s) au moins une semaine avant votre événement prévu.
En plus d'attribuer un examen des ressources de formation en ligne, une orientation sur site et/ou un appel de formation doit également être planifié.
- L'orientation sur place est une séance de formation en personne de la veille de votre événement (souvent appelée l'événement « la veille ») afin que les bénévoles puissent rencontrer l'équipe de bénévoles et bénéficier d'une formation sur place. De nombreux événements « Night Before » organisent des matchs d'entraînement s'il y a une équipe hôte ou une équipe locale disponible pour aider à l'installation. Cela contribuera à renforcer la confiance des bénévoles, ce qui permettra à la matinée de votre événement de se dérouler plus facilement. Que vous organisiez une formation la veille ou que vous fournissiez une formation sur place le matin de votre événement, prévoyez de fournir aux bénévoles la documentation et le matériel de formation nécessaires pour qu'ils puissent remplir avec succès leur rôle et profiter de leur expérience événementielle. Cela peut inclure l'impression de copies papier des guides de rôle des bénévoles, des diagrammes de terrain pour la réinitialisation, des feuilles de score, etc.
- Les appels de formation organisés une semaine avant votre événement peuvent définir les attentes et donner aux bénévoles la possibilité de poser des questions. Les appels de formation spécifiquement destinés aux équipes d'arbitres/marqueurs et de juges sont fortement encouragés. Utilisez une application de visioconférence pour réunir vos bénévoles et leur fournir la formation nécessaire.
- La formation de sensibilité rappelle aux bénévoles que tournois sont des événements étudiants où ils travailleront avec des enfants. Ils devraient faire ce qu’ils peuvent pour que les enfants se sentent à l’aise, comme s’agenouiller pour se mettre à leur niveau, parler fermement mais positivement et ne jamais toucher ou attraper un élève. Les bénévoles doiventêtre sensibles aux étudiants de différentes cultures qui peuvent être en compétition.
Soins et appréciation
Les bénévoles sont essentiels au succès de votre événement. Voici quelques façons simples de montrer votre appréciation. Un bénévole heureux qui a vécu une belle expérience reviendra généralement !
- Nourriture & Boisson– Ayez de l’eau et des collations à disposition de tous les bénévoles tout au long de la journée et fournissez le déjeuner à ceux qui se portent volontaires pour une journée complète d’événement. L’hydratation, la nourriture et les pauses appropriées sont importantes pour l’expérience du bénévolat. Si possible, arrêtez toute la compétition pour le déjeuner afin que TOUS les bénévoles puissent faire une pause et manger ; prévoyez des quarts de déjeuner si toute la compétition ne peut pas s'arrêter en même temps. Si vous avez de l’espace, aménagez une salle de pause pour les bénévoles ou une zone délimitée à l’usage des bénévoles.
- Confort– Assurez-vous de conseiller à vos bénévoles de porter des chaussures confortables et d’apporter une bouteille d’eau (si vous ne les fournissez pas). Si possible, disposez de quelques paquets de pastilles dans la zone de pause des bénévoles pour aider à apaiser les cordes vocales.
- Reconnaissance & Certificats– Si le financement est disponible, utilisez des t-shirts et/ou des badges nominatifs pour identifier vos bénévoles en tant que ressource précieuse pour l’événement. Partagez votre appréciation avec vos bénévoles, qui apportent un soutien inestimable à vos efforts. Reconnaissez les bénévoles en leur remettant un certificat de service communautairepersonnalisé avec le nom de votre événement. De nombreuses entreprises et écoles exigent des documents pour permettre aux employés de faire du bénévolat ou certaines peuvent même offrir une incitation à valider le temps de bénévolat, alors assurez-vous d'enregistrer les heures de bénévolat individuelles. Vous pouvez commander des packs de trophées, ainsi que des trophées et des plaques individuels, auprès de VEX sur VEXRobotics.com.
- Jetons d'appréciation– Même avec un petit budget, pensez à offrir aux bénévoles (ou aux bénévoles clés) un petit chèque-cadeau, comme 5 $ à valoir sur Starbucks ou dans un restaurant local.
- Notes manuscrites– Le pouvoir d’un « Merci » manuscrit fait des ravages aujourd’hui !
- Médias sociaux– Si vous êtes actif sur les médias sociaux, pensez à rédiger une brève recommandation pour un bénévole clé sur LinkedIn ou à envoyer un message sur Twitter avec une photo s'il va au-delà de ce que l'on attend de lui. Taguez-les sur Twitter avec @REC_Foundation. Vous pouvez également envoyer des photos de bénévoles et d'événements à la Fondation REC à media@roboticseducation.org.
- Suivi & Restez en contact– Envoyez un e-mail à vos bénévoles après l'événement pour évaluer leur satisfaction et recueillir leurs avis sur le succès de l'événement, ou utilisezSurveyMonkeypour envoyer quelques brèves questions. Restez également en contact avec les bénévoles pour les événements futurs. Si vous avez le budget, organisez un dîner ou une fête d’appréciation des bénévoles. Un bénévole heureux qui a vécu une belle expérience reviendra généralement !