Guide de signature pour les partenaires événementiels

Nouveauté pour la saison 2025-2026

• Un partenaire événementiel souhaitant postuler pour héberger un événement signature doit avoir hébergé des événements officiels de compétition de robotique VEX pendant au moins 2 saisons avant de postuler. 
• Les événements Signature doivent utiliser les bannières de récompense de marque officielle pour le prix d'excellence et le prix des champions du tournoi/du travail d'équipe.
  • Des bannières de récompense personnalisées supplémentaires peuvent être créées et attribuées si l'illustration est approuvée par RECF et VEX Marketing.
• Lors de la suspension des jupes de terrain, le logo/nom de marque VEX Robotics ne peut pas être masqué sur les terrains de compétition.
• Les événements phares de la compétition de robotique VEX V5 peuvent avoir une capacité régionale et des restrictions maximales par organisation levées 8 semaines avant l'événement si l'événement n'est pas complet (similaire au processus déjà en place pour les événements phares de la compétition de robotique VEX IQ).
• La taille minimale de la fosse a été réduite à 8'x8' au lieu de 10'x10'.
• Les événements phares sélectionnés seront dévoilés lors ou après le Championnat du monde de robotique VEX 2025.
• À compter de la saison 2025-2026, la Fondation REC collectera 10 $ au lieu de 5 $ par inscription d’équipe pour tous les événements Signature. Il s’agit d’aider à compenser les frais de déplacement du personnel de la Fondation REC pour soutenir ces événements de plus grande envergure.
• La capacité minimale pour les événements phares de la compétition de robotique VEX V5 du collège est abaissée à 50. 
• Le nombre minimum de matchs de qualification pour la compétition de robotique VEX IQ par équipe est abaissé à huit (8).
• Tout éclairage/effet spécial utilisé doit être cohérent sur tous les terrains de compétition et ne peut pas interférer avec le déroulement du match.
• L'échange d'équipe n'est pas autorisé dans les 4 semaines précédant l'événement.
• Si une capacité supplémentaire est nécessaire parce qu'une équipe est déplacée vers la liste d'attente ou que le partenaire de l'événement souhaite augmenter sa capacité, le partenaire de l'événement doit travailler avec le responsable du soutien régional et/ou le directeur des opérations régionales - Engagement événementiel sur ce processus.
• Suppression de l’exigence d’un (1) juge conseiller certifié par division. Un (1) est requis par événement

Introduction

Les événements phares de la Fondation REC offrent aux étudiants l’opportunité de participer à un tournoi unique qui offre une expérience d’équipe spéciale. Les événements Signature ont un niveau d’expertise technique, de valeur de production et de qualité globale de l’événement qui dépasse celui d’un tournoi standard.  La mission de ces événements est d'offrir davantage d'opportunités aux équipes qui peuvent ou non assister habituellement aux championnats régionaux d'événements ou au championnat du monde de robotique VEX de vivre un événement de ce niveau. Les événements phares qui répondent aux exigences nécessaires peuvent qualifier les équipes directement pour le Championnat du monde de robotique VEX. Ces événements s’appuient sur le dévouement des partenaires événementiels qui offrent ces expériences spéciales aux équipes. 

Exigences

Pour qu’un événement phare soit recommandé pour approbation pour la saison 2025-2026, les exigences suivantes doivent être acceptées et respectées par le partenaire de l’événement. 

Événement

• Tous les événements Signature doivent respecter les normes incluses dans l'engagement envers l'excellence des événements.
• Les descriptions des événements phares doivent inclure un message indiquant que l'événement est un événement phare de la Fondation REC et ne peuvent pas inclure de message faisant référence à un événement national ou de championnat du monde alternatif.
• Un partenaire événementiel organisant un événement signature doit avoir organisé des compétitions officielles de robotique VEX pendant au moins les 2 saisons précédentes.
• L'événement doit avoir un nombre minimum d'équipes qui se sont inscrites, ont payé et ont concouru.
  • Concours de robotique VEX U : 12
  • Concours de robotique VEX V5 (lycée) : 64
  • Concours de robotique VEX V5 (collège) : 50
  • Concours de robotique VEX IQ : 50
• Chaque événement doit être à niveau unique uniquement (pas d'événements mixtes).
• L'événement est soumis aux limites d'inscription suivantes.
  • Pas plus de 50 % des équipes inscrites peuvent provenir de la même région.
  • Pas plus de six (6) équipes d’une même organisation peuvent s’inscrire à un événement spécifique.
  • Signature Events peut choisir de lever les limites de capacité maximales par organisation et/ou régionale 8 semaines avant l'événement.
  • L'événement peut choisir d'avoir une capacité minimale pour la région hôte de l'événement ne dépassant pas 50 %.
• L'événement doit prévoir suffisamment de temps pour que toutes les équipes puissent organiser des matchs de compétences.
  • Les matchs de défi de compétences doivent être disponibles pour les équipes pendant au moins 2 jours.
  • Les équipes doivent avoir la possibilité d'exécuter exactement trois (3) matchs de compétences de conduite et trois (3) matchs de compétences de codage autonome.
• L'événement doit inclure les éléments suivants :cérémonies et réunions.
  • Une réunion d'événement au cours de laquelle l'arbitre en chef et le partenaire de l'événement passent en revue la logistique de l'événement avec les participants, y compris la manière de faire la queue pour les matchs, les règles du jeu et une brève session de questions&réponses.
  • Une cérémonie d'ouverture qui accueille les équipes, les spectateurs, les bénévoles et les invités. 
  • Une cérémonie de remise de prix qui conclut l'événement ; bien que certains prix puissent être décernés avant le match final, le prix des champions du tournoi ou du travail d'équipe et le prix d'excellence doivent être reconnus après le match final.
  • Remarque : Tous les terrains de compétences et d'entraînement doivent être fermés pendant toutes les réunions et cérémonies de l'événement.
• Toutes les équipes doivent avoir la possibilité d’être jugées, et le jugement doit suivre le processus de jugement standard tel que décrit dans le Guide de jugement.
• La liste des événements sur RobotEvents.com doit inclure une politique de remboursement claire indiquant ce qui se passe dans les circonstances suivantes.
  • Si le partenaire de l'événement annule l'événement
  • Si une équipe s'inscrit et choisit de ne pas participer
• La liste des événements sur RobotEvents.com doit inclure une date limite de paiement claire indiquant que si une équipe ne paie pas dans un délai spécifié, elle sera déplacée vers la liste d'attente.

Champs

• Tous les terrains de compétition pour les matchs de qualification et les matchs finaux doivent être surélevés du sol à la même hauteur entre dix (10) et 24 pouces.
  • Les élévateurs de terrain doivent être renforcés, suffisamment durables pour supporter le poids des individus (arbitres, étudiants, réinitialiseurs de terrain, etc.) sans bouger ni se déplacer, et doivent être de niveau.
• Tout éclairage/effet spécial utilisé doit être cohérent sur tous les terrains de compétition et ne peut pas interférer avec le jeu du match.
  • Les sites sombres doivent utiliser un éclairage blanc pendant les matchs sur les terrains de compétition.
• L'événement doit fournir un nombre suffisant de terrains pour les matchs de qualification, les défis de compétences et les zones d'entraînement ; tous les terrains pour un type de match doivent utiliser le même type de périmètre conformément au manuel de jeu.
  • Concours de robotique VEX V5 / Concours de robotique VEX U / Invitational JROTC
    • Au moins 2 terrains de compétition par division 
    • Au moinsmatchs (8) de qualification par équipe
    • Au moins un (1) domaine de compétences pour 16 équipes
    • Au moins un (1) terrain d'entraînement pour 32 équipes
    • Les événements de compétition de robotique VEX V5 / Compétition de robotique VEX U / JROTC Invitational utiliseront les tuiles antistatiques pour les champs de compétition et de compétences.
  • Concours de robotique VEX IQ
    • Au moins deux (2) terrains de compétition par division
    • Au moins huit (8) matchs de qualification par équipe
    • Au moins un (1) domaine de compétences pour 15 équipes
    • Au moins un (1) terrain d'entraînement pour 25 équipes

Personnel de l'événement

Chef de division

• Le directeur de division supervise le fonctionnement du gestionnaire de tournois, les opérations sur le terrain et les files d'attente dans chaque division.

Personnel de terrain

• Il doit y avoir au moins deux (2) arbitres en chef certifiés pour chaque division qui ont l'autorité finale sur toutes les décisions.
  • Au moins un arbitre principal certifié doit avoir de l'expérience dans ce même rôle lors d'un championnat du monde de robotique VEX, d'un événement signature ou d'un championnat régional d'événement au cours de la saison en cours ou précédente.
  • Meilleure pratique : Avoir 1 arbitre certifié pour chaque domaine de compétition et 1 arbitre principal de division certifié pour l'ensemble des matchs.
• Il doit y avoir au moins deux (2) arbitres marqueurs pour chaque champ de compétition de robotique VEX V5 / compétition de robotique VEX U / compétition sur invitation JROTC et au moins un (1) arbitre marqueurs pour chaque champ de compétition de robotique VEX IQ.
  • Les arbitres marqueurs doivent avoir lu le manuel de jeu et le guide de l'arbitre avant l'événement.
• Chaque terrain de défi de compétences robotiques doit avoir au moins un (1) arbitre marqueur.
• Il devrait y avoir au moins deux (2) maîtres de cérémonie par division.
• Chaque division de compétition de robotique VEX V5 / compétition de robotique VEX U / invitation JROTC doit disposer d'une équipe de réinitialisation sur le terrain.
• Il est fortement recommandé de désigner un technicien de terrain pour chaque division.

Juger

• Il doit y avoir au moins un (1) juge conseiller certifié
  • Au moins 1 conseiller de juge certifié doit avoir de l'expérience dans ce même rôle lors d'un championnat du monde de robotique VEX, d'un événement signature ou d'un championnat régional d'événement au cours de la saison en cours ou précédente.
  • Chaque conseiller-juge certifié a lu et accepté de suivre le Guide des juges et les processus de jugement officiels de la Fondation REC.
• L'événement comprend un minimum d'une (1) paire de juges pour huit (8) équipes.

Général

• Il y a au moins un (1) inspecteur principal des robots, qui doit être un arbitre principal.
• Il y a au moins un (1) inspecteur de robot pour douze (12) équipes.
• Il y a au moins un (1) file d'attente pour chaque champ de match de qualification et de finale.
• Il y a au moins un (1) préposé au terrain d'entraînement.
• Il y a une table d'enregistrement avec un (1) membre du personnel par 24 équipes.

Zones de fosses

Chaque équipe présente dispose d'un espace et de ressources adéquats dans la zone des stands.

• Chaque table/cabine a accès à une alimentation électrique dédiée.
• Les cabines à tuyaux et rideaux de 8' x 8' sont préférées ; cependant, les éléments suivants peuvent être substitués si l'espace n'est pas disponible :
  • Chaque équipe de compétition de robotique VEX V5 dispose d'une table de stand d'au moins six (6) pieds de longueur.
    • Au moins deux (2) chaises par table sont recommandées.
  • Chaque équipe de compétition de robotique VEX IQ dispose d'une table de stand d'au moins quatre (4) pieds de longueur. Il peut s'agir d'une table de huit (8) pieds partagée entre deux équipes.
  • Chaque équipe de compétition de robotique VEX U dispose soit d'une table d'au moins huit (8) pieds de longueur, soit de deux (2) tables d'au moins six (6) pieds de longueur chacune.
  • Chaque équipe doit disposer d’un espace au sol d’au moins 50 pieds carrés.

Communications

• L'événement est diffusé en direct sur VEX Via pendant l'événement.
• Une diffusion en direct de l'événement est fortement préférée.
  • Si de la musique est diffusée en direct, il est de la responsabilité du partenaire de l'événement de s'assurer que les licences appropriées sont en place et qu'aucune loi sur le droit d'auteur n'est violée.
• Un système sonore clair et audible est utilisé sur place.
• L'événement utilise une superposition vidéo avec des caméras sur les terrains de compétition pendant les matchs de qualification et de finale.
• Toutes les illustrations personnalisées (logos d'événements, vêtements, illustrations d'affichage, etc.) doivent être soumises et approuvées par les départements marketing de la Fondation et de VEX Robotics avant l'impression.
• L'événement doit être clairement marqué avec les logos RECF Signature Event sur les écrans électroniques et imprimés.
• L'installation et la décoration de l'événement seront terminées avant l'enregistrement prévu de l'équipe, y compris les terrains de compétition correctement installés pour les matchs.
• L'événement utilise les affichages appropriés dans Tournament Manager.
• Il y a un moniteur de file d'attente sur chaque terrain de compétition.
• Les stands d'exposition sont visibles partout dans le lieu.
• Si la Fondation REC obtient un sponsor pour soutenir l'événement, le partenaire de l'événement suivra les directives relatives aux livrables lorsque cela est possible.
• Autoriser les sponsors/partenaires officiels de la Fondation REC à installer un stand et/ou un affichage lors de tout événement. Une demande doit être faite au moins 30 jours avant l'événement auprès du Responsable du soutien régional qui facilitera l'introduction. Le sponsor/partenaire doit respecter les règles et règlements du lieu.

Récompenses

• Toute récompense éligible au Championnat du monde de robotique VEX doit être accompagnée d'une bannière de récompense en plus d'un trophée.
  • Les événements Signature doivent utiliser les bannières de récompense de marque officielle pour le prix d'excellence et le prix des champions du tournoi/du travail d'équipe.
    • Des bannières de récompense personnalisées supplémentaires peuvent être créées et attribuées si l'illustration est approuvée par RECF et VEX Marketing.
• Lors de la suspension des jupes de terrain, le logo/nom de marque VEX Robotics ne peut pas être masqué sur les terrains de compétition.
• Au minimum, les prix suivants doivent être décernés à chaque compétition de robotique VEX V5, JROTC Invitational et VEX IQ Robotics Competition Signature Event :
  • Prix d'excellence
  • Travail d'équipe/Champions du tournoi
  • Prix de design
  • Champion des compétences en robotique
  • Prix de l'innovation
  • Prix de la réflexion
  • Prix Amaze
  • Prix de construction
  • Créer un prix
  • Prix du jury
  • Prix de l'esprit sportif
• Les événements phares de la compétition de robotique VEX U doivent remettre, au minimum :
  • Excellence
  • Champions du tournoi
  • Prix de design
  • Champion des compétences en robotique
  • Prix du jury
  • Prix de l'innovation
  • Prix de l'esprit sportif

Calendrier de diffusion des événements phares 2025-2026

À compter de la saison 2025-2026, la Fondation REC collectera 10 $ au lieu de 5 $ par inscription d’équipe pour tous les événements Signature. Il s’agit d’aider à compenser les frais de déplacement du personnel de la Fondation REC pour soutenir ces événements de plus grande envergure.

Qualifications pour le Championnat du monde de robotique VEX

L’événement phare doit être un événement en personne et avoir lieu entre le 1er août 2025 et le 22 février 2026. Les événements phares de la compétition de robotique VEX V5 et de la compétition de robotique VEX IQ se verront attribuer trois (3) places pour le championnat du monde de robotique VEX : une (1) attribuée au lauréat du prix d'excellence et deux (2) places attribuées aux champions du tournoi ou du travail en équipe. Les événements phares de la compétition de robotique VEX U offriront deux (2) places au championnat du monde de robotique VEX : une (1) attribuée au lauréat du prix d'excellence et une (1) attribuée au champion du tournoi. 

• Les événements Signature doivent être ouverts à toutes les équipes sans exigence de qualification et doivent être ouverts à l'inscription de toute équipe.
  • La seule exception à cette règle concerne les événements JROTC Invitational.
• Les événements Signature ne peuvent qualifier les équipes que pour le Championnat du monde de robotique VEX et ne peuvent pas qualifier les équipes pour les championnats régionaux d'événements.
• Un système spécifique Signature Event Early Bird sera activé sur tous les événements pour garantir un accès équitable à toutes les équipes.
• Les événements phares doivent répondre à toutes les exigences énumérées dans ce document.
• Remarque : De temps à autre, la Robotics Education & Competition (REC) Foundation peut faire une exception à l'un de ces critères pour mieux soutenir un État/une province/une région/une nation en pleine croissance ; pour plus d'informations, veuillez contacter votre responsable de soutien régional ici.

Remarques

• Si l'événement ne répond pas aux minimums d'inscription et de compétition de l'équipe indiqués au moins 14 jours avant l'événement, les places pour les Championnats du monde de robotique VEX seront ajustées à une (1) ou zéro (0).
• Le processus de double qualification des événements Signature se trouve dans le document Critères de qualification .

Inscription à un événement phare

• Tous les événements phares de la Fondation REC suivront le calendrier de diffusion indiqué dans la section Candidature.
• Tous lesphares auront un système d'inscription anticipée spécifique, indépendant de toussystèmes locaux/d'inscription anticipée.
  • Chaque équipe débute la saison avec trois (3) opportunités de s'inscrire pendant la période d'inscription anticipée de l'événement Signature .
    • Une opportunité est supprimée à chaque fois que l'équipe s'inscrit à un événement Signature, que ce soit pendant la période Early-Bird Événement Signature ou la période Standard.
    • Une opportunité d'inscription anticipée pour un événement Signature n'est pas supprimée si une équipe s'inscrit à un tournoi organisé par son école ou son organisation (où l'entraîneur de l'équipe est le partenaire de l'événement).
  • Inscription anticipée à l'événement Signaturen ouvrira 16 semaines avant l'événement à 12h00 HNE.
    • Remarque : des modifications peuvent être apportées à ce programme pour les événements en août et en septembre.
  • L'inscription standard ouvrira 14 semaines avant l'événement à 12h00 HNE.
  • Un partenaire d'événement peut inscrire ses propres équipes à son événement Signature lors de l'inscription anticipée à l'événement Signature, quel que soit le nombre d'autres événements Signature pour lesquels il est déjà inscrit. 
    • Le partenaire de l’événement doit être l’entraîneur principal des équipes qu’il inscrit.
• L'échange d'équipe n'est pas autorisé dans les 4 semaines précédant l'événement.
• Si une capacité supplémentaire est nécessaire parce qu'une équipe est déplacée vers la liste d'attente ou que le partenaire de l'événement souhaite augmenter la capacité,Le partenaire de l'événement doit travailler avec le responsable du soutien régional et/ou le directeur des opérations régionales - Engagement événementiel sur ce processus.
  • Il est recommandé que si un partenaire d'événement souhaite ajouter une équipe de la liste d'attente, il contacte d'abord l'entraîneur principal de l'équipe pour s'assurer que l'équipe est disponible, souhaite participer et n'est pas inscrite à un autre événement le(s) même(s) jour(s).

Processus de candidature à un événement phare

Pour postuler à l'organisation d'un événement phare de la Fondation REC, un partenaire événementiel doit examiner les exigences énumérées ci-dessous, puis visiter la page Processus de candidature à l'événement phare pour commencer. Il y a deuxà respecter.

• Nouveaux concepts d'événements Signature :
  • La date limite pour soumettre une initiale d’événement de signature est le 31 janvier 2025.
  • Si une proposition initiale est approuvée, la demande finale et le calendrier de planification seront envoyés.
• Concepts d'événements Signature nouveaux et existants :
  • La date limite pour soumettre la demande finale pour la saison 2025-2026 est le 31 mars 2025.
  • La demande finale doit inclure un budget détaillé et un schéma d’organisation de l’événement.

Les événements phares sélectionnés seront dévoilés lors ou après le Championnat du monde de robotique VEX 2025. À compter de la saison 2025-2026, la Fondation REC collectera 10 $ au lieu de 5 $ par inscription d’équipe pour tous les événements Signature. Il s’agit d’aider à compenser les frais de déplacement du personnel de la Fondation REC et à soutenir ces événements de plus grande envergure.

Si vous avez des questions sur Signature Events, veuillez contacter Dylon Caudill, directeur des opérations régionales - Engagement événementiel ou votre responsable du soutien régional. 

Bonnes pratiques

Si vous envisagez d'organiser un événement Signature pour la première fois :

• Créer une équipe de planification.
• Participez à un autre événement signature et suivez le partenaire de l’événement.
• Visitez le lieu souhaité plusieurs fois pour planifier la manière dont l’événement pourrait être organisé.
• Testez d’abord une idée d’événement à plus petite échelle et/ou dans un lieu différent avant de la déplacer vers un événement phare.