Aperçu
La délibération sur le prix est la dernière étape essentielle du processus de jugement. Au cours de cette étape, les juges travaillent avec le conseiller du juge et entre eux pour sélectionner les candidats pour chaque prix et créer un plan d’action pour recueillir toutes les informations de suivi pour les décisions finales.
Les délibérations sur les récompenses impliquent de comparer les équipes les unes aux autres. L’intégrité du processus de jugement dépend de la capacité de tous les juges à s’exprimer en toute franchise au cours de ce processus. Ce qui se passe au cours des délibérations constitue une information particulièrement sensible. Par conséquent, toutes les notes de délibération et conversations du jury doivent rester confidentielles pendant et après l’événement.
La rubrique du cahier d'ingénierie et la rubrique d'entretien d'équipe sont des outils destinés à faciliter les délibérations. Le score d'une équipe, qu'il s'agisse d'un élément spécifique d'une rubrique ou du score global, est un point de données que les juges/conseillers de juges peuvent utiliser dans le cadre du processus. Il ne s’agit pas d’un substitut aux jugements qualitatifs dans le processus de délibération.
ÉTAPE 1 – NOMINATIONS AUX PRIX DE CHAQUE GROUPE DE JUGES
Une fois que les groupes de juges ont interviewé leur sous-ensemble d’équipes, ils doivent décider quelle ou quelles deux équipes de leur sous-ensemble d’entretiens sont candidates pour chaque prix. Les juges n’ont pas besoin de nommer une équipe pour chaque prix. Ils doivent retourner dans la salle des juges et partager leurs nominations avec le reste des juges bénévoles et le conseiller des juges. Souvent, cela prend la forme de juges écrivant les numéros d'équipe recommandés sur des post-it et les collant sur des impressions de descriptions de récompenses, à la vue de tous les autres groupes de juges qui font également de même.
Description du prix feuilles se trouvent à la fin de ce document et peuvent être imprimées pour aider à organiser visuellement les contributions des juges / équipes de candidats pendant les délibérations. Le codage couleur peut aider à organiser les nominations de chaque groupe de juges (voir l'image ci-dessous).
Le résultat final de ce processus est une liste restreinte de nominations pour chaque prix de tous les groupes de juges. Lorsqu'il y a de nombreuses nominations pour chaque prix, le conseiller du juge peut demander aux groupes de juges de retirer les candidats les plus faibles de la compétition, sur la base de brefs arguments pour et contre chaque nomination. Par exemple, si une équipe a été nominée pour le Think Award mais n’a pas obtenu de bons résultats en compétences de codage autonome, elle n’est peut-être pas un bon candidat. Ou bien, un groupe de juges, après avoir examiné les mérites des autres candidats, pourrait retirer sa nomination pour son candidat initial.
ÉTAPE 2 – VÉRIFICATION DES CANDIDATS AUX PRIX
Cette étape doit être complétée avant la fin des matchs de qualification. Le conseiller du juge organise des groupes de juges pour qu'ils sortent et recueillent des informations supplémentaires afin de valider la liste restreinte des nominés aux prix. Cela peut prendre la forme d'observations de matchs de Skills Challenge, de matchs de qualification et de comportement dans les stands, ainsi que de réalisation d'entretiens de suivi avec les nominés aux prix. L’objectif est d’établir un classement final des nominés pour chaque prix décerné.
Pour les entretiens de suivi, il est recommandé que les candidats soient interviewés par des juges qui ne les ont pas interviewés auparavant. Si possible, réunissez des juges partageant un domaine d’expertise pour évaluer des récompenses particulières. Par exemple, les juges ayant une formation en programmation ou en informatique seraient probablement les mieux qualifiés pour évaluer les finalistes du Think Award. Ces conseils diffèrent spécifiquement des entretiens initiaux, dans lesquels des juges ayant une expertise similaire doivent être affectés à différents groupes de jugement dans le but de donner à toutes les équipes une évaluation initiale plus complète.
Les équipes devraient être informées des récompenses pour lesquelles elles sont en lice. Il s’agit d’une violation du principe de confidentialité du Guide de jugement.
ÉTAPE 3 – DÉLIBÉRER SUR LES LAURÉATS DES PRIX
L’étape suivante est la délibération finale pour chaque prix lors de l’événement. Cette étape devrait être terminée peu de temps après le début des finales/matchs d’élimination. Les données quantitatives nécessaires aux délibérations pour certaines récompenses peuvent être obtenues à partir des rapports «Liste des équipes», «Classements de qualification» et «Classements des défis de compétences par groupe d'âge» de l'onglet Rapports dans le gestionnaire de tournois lors de l'événement.
ÉTAPE 4 – CLASSEMENT FINAL DES LAURÉATS
Une fois les entretiens de suivi menés, les juges qui ont mené les entretiens de suivi devraient être ceux qui délibèrent et créent un classement parmi ces équipes. Il est recommandé d’avoir des nominés de premier choix, ainsi que trois candidats alternatifs supplémentaires ou plus.
Si des informations sont révélées selon lesquelles une équipe pourrait avoir violé le Code de conduite ou la Politique centrée sur étudiantsoit par les observations du juge, soit par notes de terrain adressées au conseiller du juge, la considération de cette équipe pour le prix décerné par le juge doit être examinée par le conseiller du juge. Si ces informations sont jugées fondées, le prix est attribué à l’équipe suivante dans le classement des nominations au prix.
Si la conduite d'une équipe est jugée flagrante, veuillez en discuter avec le partenaire de l'événement ou le responsable régional du REC, car il s'agit d'une violation potentielle du code de conduite. Nous espérons que ce phénomène est rare, mais une communication appropriée est importante pour assurer la transparence et garantir que les conséquences des actions impliquant le Code de conduite soient appliquées équitablement.
Dans le cas du Prix d’excellence, le gagnant doit provenir de la liste des finalistes du Prix de design qui répondent aux critères des Prix de performance et des autres Prix jugés. Le passage d'une équipe de finaliste du Design Award à lauréat du Excellence Award peut entraîner un remaniement des lauréats pour d'autres prix afin de garantir qu'aucune équipe ne remporte plus d'un seul prix jugé lors de l'événement. Le conseiller du juge doit réconcilier les lauréats des prix afin de s'assurer que chaque lauréat remporte la récompense la plus élevée lors de l'événement auquel il est éligible. Avoir trois candidats ou plus classés pour chaque prix est très utile dans cette situation et élimine le besoin de délibérations supplémentaires.
Pour l’exemple : Deux formulaires sont présentés ci-dessous. La figure 1 représente les nominés au prix avant que le prix d’excellence ne soit décerné. La figure 2 représente les résultats après l’attribution du Prix d’Excellence.
L’équipe A a été sélectionnée pour remporter le prix d’excellence. L’équipe A était également la meilleure candidate pour le prix du design. Par conséquent, l'équipe suivante dans le classement du Design Award (équipe B) remportera désormais le Design Award et non le Innovate Award, car le Design Award a une priorité plus élevée dans les critères de qualification. L’équipe D deviendra la lauréate du prix Innovate. L'équipe C, anciennement troisième pour le Think Award, est désormais la gagnante du Think Award puisque les équipes A et B remportent des prix de priorité plus élevée. Dans le cas du Prix des Juges (Équipe E), le lauréat du prix reste inchangé.
ÉTAPE 5 – INSCRIPTION DES GAGNANTS DANS TOURNAMENT MANAGER
Une fois les nominations aux prix finalisées, le conseiller du juge doit informer le partenaire de l'événement que le processus est terminé et l'opérateur du gestionnaire de tournoi (TM) doit saisir ces numéros d'équipe dans le gestionnaire de tournoi sous l'onglet « Récompenses ». Il est recommandé à l'opérateur TM d'imprimer la feuille de résumé des récompenses ou les rapports de script des récompenses afin que le conseiller du juge puisse vérifier que tous les lauréats des récompenses ont été correctement saisis.
ÉTAPE 6 – COLLECTE ET TRAITEMENT DES DOCUMENTS DE JUGEMENT
Avant la cérémonie de remise des prix, le conseiller aux juges doit sécuriser la salle des juges, notamment en rassemblant toutes les notes, rubriques et feuilles de classement, et en effaçant toutes les notes du tableau blanc. Les juges ne doivent pas conserver de copies de notes faisant référence à des équipes individuelles, y compris des rubriques ou des feuilles de classement des récompenses. Si des photos d’équipes ou de robots ont été prises, les juges doivent les supprimer.
Une fois l'événement terminé, le conseiller aux juges doit détruire tout le matériel de jugement hors site. Ces articles ne doivent pas être remis au partenaire de l’événement pour destruction.
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