Áttekintés
Ez az ellenőrző lista egy általános útmutató, amely segítséget nyújt az esemény megtervezéséhez. Minden esemény és helyszín egyedi, így ez az ellenőrző lista nem fedi le minden esemény minden igényét. Javasoljuk, hogy konzultáljon regionális támogatási menedzserével (RSM), és használja ezt az ellenőrző listát és a REC Library Eseménypartner szekcióját az esemény megtervezésekor.
Szójegyzék
EP: Eseménypartner
RE: RobotEvents.com
RSM: Regionális támogatási menedzser
Első lépések
|
Vélemény Eseménypartnerré válás a REC könyvtárban |
|
| Légy önkéntes az eseményeken/egy másik EP árnyékában, hogy többet tudj meg az eseménytervezésről és egy rendezvény lebonyolításáról | |
| Tekintse át a Elkötelezettséget a rendezvények kiválósága mellett | |
| Vegye fel a kapcsolatot az Ön RSM-ével | |
|
|
|
|
| Végezze el a Eseménypartner-tanúsítási tanfolyamot | |
| Hozzon létre egy fiókot (ha szükséges), és kérje meg RSM-jét, hogy adjon Önnek EP-hozzáférést RobotEvents | |
| Végezze el a RobotEvents háttérellenőrzését |
Rendezvénytervezési szakasz
|
Tekintse át a REC Library Rendezvénytervezés szakaszát |
|
| Hozzon létre egy eseményköltségvetést | |
| Napirend készítése - Mintanapirendek | |
| Határozza meg, hogy lesz-e zsűrizés a rendezvényen, és hogy személyesen lesz-e/távoli/hibrid; ha lesz zsűrizésed a rendezvényeden: | |
|
|
|
|
| Válassza ki és foglalja le a helyszínt az esemény napjára, és állítsa be az előző nap/éjszaka | |
| Hozzon létre egy elrendezést a helyszínnek – vegye figyelembe a forgalom áramlását és a tömeg irányítását. Ügyeljen arra, hogy a következőket tartalmazza: | |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Esemény közzététele a RE - Esemény közzététele a RobotEvents.com oldalon | |
| Határozza meg, hogy kínál-e ételt és/vagy engedményeket/hogyan | |
| Tekintse át a hallgatói szabályzatot (diákközpontú szabályzat és magatartási kódex) |
Két-három hónappal az esemény előtt
Esemény |
|
| Erősítse meg foglalását a helyszínre | |
| Tekintse át az elrendezési tervet az RSM-mel | |
| Készítsen részletes tervet a koncessziós standhoz | |
| Reklámozza eseményét a helyi médiában, az iskolai körzetben és a közösségi médiában | |
Felszerelés |
|
| Határozza meg, hány mezőre és játékelem-készletre lesz szüksége | |
| Intézkedjen a mezők és a játékelemek biztosítására (vásárlás és/vagy kölcsönzés) | |
| Biztonságos elektronika szükséges az eseményhez. Ez magában foglalja, de nem kizárólagosan: | |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Beszélje meg a további felszerelési igényeket az RSM-mel | |
| V5RC/VAIRC/VURC események esetén győződjön meg arról, hogy rendelkezik VEXnet terepi vezérlővel vagy Smart Field Controllerrel mind a verseny, mind a robotkészségek terén (nem szükséges a VIQRC-hez) | |
| Rendeljen trófeákat, trófeátányérokat és transzparenseket | |
| Intézkedéseket tegyen az ellenőrző méretező eszközök biztosítására | |
RobotEvents.com |
|
|
Tekintse át az eseménylistát Robotevents.com webhelyen az RSM-ével, ellenőrizze, hogy az adatok helyesek-e |
|
| Önkéntesek | |
| Hívjon meg különleges vendégeket és szponzorokat az eseményre | |
| Toborozzon kulcsfontosságú önkénteseket, és osszon meg önkéntes erőforrást és képzést tanúsítványon: | |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Kezdje el további önkéntesek toborzását és ossza meg az önkéntes erőforrásokat; olvassa el a önkéntes személyzeti útmutatót a szükséges önkéntesek listájáért és a képzési források megtalálásához | |
| Önkéntes ingek rendelése (opcionális) | |
További elemek |
|
Egy hónappal az esemény előtt
Esemény |
|
| Forduljon RSM-hez, és vitassa meg az eseménnyel kapcsolatos aggályait vagy kérdéseit | |
| Frissítse/erősítse meg napirendjét, hogy a csapatokat és az önkénteseket végigvezesse az esemény napján | |
| Foglaljon le kétirányú rádiókat, vagy alakítson ki más módszert az eseménynapi személyzeti kommunikációhoz | |
| Készítsen biztonsági tervet, és ossza meg a helyi segélyhívó és/vagy biztonsági szolgáltatókkal | |
| Koordinálja az eseménynapi őrizetbe vételi szolgáltatásokat, hogy a területek tisztán tartsák és papírkészletekkel jól ellátva legyenek | |
| Ha zenét játszik le, hozzon létre egy lejátszási listát, amely minden korosztály számára megfelelő, és győződjön meg arról, hogy rendelkezik a megfelelő licencekkel a kiválasztott zenék lejátszásához | |
| Rendezvényfotózás megszervezése | |
| Reklámozza rendezvényét, és küldjön sajtóközlemény(eke)t | |
Önkéntesek |
|
| Folytassa az önkéntesek toborzását | |
| Győződjön meg arról, hogy vezetőbírója és bírói tanácsadója teljesítette önkéntes bizonyítványát | |
| Adja hozzá vezetőbíróját és bírói tanácsadóját az RE eseménylistájához | |
| Bátorítsa a jegyzőkönyvvezető játékvezetőket, hogy olvassák el a játék kézikönyvét, és töltsék ki a vezetőbírói bizonyítványt (opcionális) | |
| Ösztönözze a bírákat, hogy olvassák el az Útmutató a bírálathoz, és töltsék ki a minősítést (opcionális) | |
Felszerelés |
|
| Állítsa össze a mezőelemeket/játék-objektumokat | |
| Erősítse meg a trófeákat | |
| Erősítse meg az összes szükséges felszerelést (beleértve a tereket, terepi elemeket, elektronikát, számítógépeket, projektorokat, PA rendszert) | |
További elemek |
|
Egy-két héttel az esemény előtt
Esemény |
|
| Forduljon RSM-hez, és vitassa meg az eseménnyel kapcsolatos aggályait vagy kérdéseit | |
| Erősítse meg a helyszín összes részletét a helyszín koordinátorával | |
| Vészhelyzet vagy kommunikációs hiba esetén keressen fel egy vészhelyzeti kapcsolattartót a létesítmény számára | |
| Erősítse meg a koncessziós stand részleteit | |
Önkéntesek |
|
| Rendeljen ételeket és italokat a helyszíni és a rendezvénynapi önkénteseknek (a jól gondozott önkéntesek szeretnek újra önkénteskedni) | |
| Az esemény részleteit küldje el az önkénteseknek | |
| Győződjön meg arról, hogy az önkéntesek áttekintették a szerepükhöz szükséges képzési dokumentumokat | |
| Hozzon létre névcímkéket önkéntesek számára | |
| Ha önkéntes pólókat rendeltek, erősítse meg a szállítást és/vagy szervezze meg az ingeket | |
Adminisztráció |
|
| A regisztrált csapatoknak küldje el e-mailben a végső esemény részleteit és az utolsó pillanatban megjelenő utasításokat | |
| Kellékek beszerzése és megszervezése: | |
|
|
|
|
|
|
| Hozzon létre üdvözlőcsomagokat minden csapat számára az esemény napirendjével és eljárásával kapcsolatos releváns információkkal | |
| Bírálóanyagok nyomtatása és másolatok készítése; ezek megtalálhatók a Útmutató az ítélkezéshezben | |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Nyomtassa ki és készítsen másolatot az alábbi eseménydokumentumokról; ezek megtalálhatók a REC Library -ben – forduljon RSM-hez, ha segítségre van szüksége a megtalálásukhoz | |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Hozzon létre és készítsen másolatot az alábbiakról: | |
|
|
|
|
|
|
Felszerelés |
|
| Erősítse meg a berendezéseket, beleértve a mezőket, terepi elemeket, elektronikát, számítógépeket, projektorokat, PA rendszert | |
| Szerelje össze a trófeákat | |
RobotEvents.com/TM |
|
|
Győződjön meg arról, hogy minden esemény regisztrációs díjat befizetett. Ehhez tekintse át a csapatregisztrációs jelentést RobotEvents.com webhelyen , és lépjen kapcsolatba azokkal a csapatokkal, akik még nem fizettek |
|
| Hozzon létre egy „dummy” eseményt a TM-ben a szoftver használatának gyakorlásához és az esemény ütemezésének véglegesítéséhez (Megjegyzés: Ne használja a TM vagy RE kódokat ál eseményekhez; forduljon RSM-hez, ha segítségre van szüksége ehhez a kritikus lépéshez) | |
| Ha szükséges: Frissítse a TM-et szükség szerint laptopokon és/vagy Raspberry Pis-en | |
További elemek |
|
Esemény előtti napon
Helyszín beállítása |
|
| Csapatbokrok asztalokkal, székekkel, gödörtáblákkal | |
|
|
|
Bejelentkezési pult programszórólapokkal, csapat- és önkéntes regisztrációs listákkal, tollakkal, konténerekkel a mérnöki jegyzetfüzetek összegyűjtéséhez |
|
| Töltőállomások vagy áramellátás minden boxasztalhoz | |
| Ellenőrzési terület: Üres ellenőrzési ellenőrző listák, tollak, méretező eszközök | |
| Táblázatok sorba állítása (jellemzően egy mezőnként) | |
| Bírák szoba bírálati anyagokkal | |
| Koncessziós stand: eladható tárgyak és készpénz az aprópénzért | |
| Győződjön meg arról, hogy minden vezeték biztonságosan rögzítve van, és nagy forgalmú területeken kívül van felszerelve; szalagzsinórok le a biztonság kedvéért – a védőszalagok vagy a birkózószalag kiválóak erre, mivel nem tapad a padlóhoz | |
| Tegyen fel jelzéseket, szalagot és/vagy oszlopokat a résztvevők biztonságos és hatékony áramlásának irányítására | |
| Győződjön meg arról, hogy a trófeákat összeszerelték és kiállítják a rendezvény területén, és opcionális részvételi vagy elismerő oklevelek állnak rendelkezésre a kiosztáshoz | |
Önkéntesek |
|
| Gondoskodjon arról, hogy az önkéntesek rendelkezésére álljanak kellékek, például vágólapok és tollak a játékvezetők számára, szövegkiemelők és vágólapok a sorban álló csapatok számára, valamint tollak, jegyzettömbök a bírók számára. | |
| Hozzon létre egy önkéntes pihenőteret, ahol harapnivalók és víz található | |
Berendezés/TM |
|
| Állítsa be a versenyt, a robotkészségeket és a gyakorlótereket | |
| Állítsa be a pontozási táblázat(oka)t a számítógép(ek), a nyomtató, a projektor, a képernyő és a PA rendszer pontozásához | |
| Teszteljen minden berendezést, hogy megbizonyosodjon arról, hogy megfelelően működik-e a TM-mel | |
| Nyomtasson egy tesztoldalt a pontozó nyomtatón, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a nyomtatóillesztő megfelelően van telepítve | |
| Győződjön meg arról, hogy nyomtatópapír és extra festékkazetta áll rendelkezésre | |
| Tesztelje a hangszórókat, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az egyező hangok megfelelően szólalnak meg a PA rendszeren vagy a fő TM számítógéphez csatlakoztatott más hangszórókon keresztül | |
| Tesztelje az összes kijelzőt, vezeték nélküli hálózatot és mobil pontozó eszközt | |
| Használja a TM-et a pontozó számítógép és a V5RC játékmezők közötti kapcsolat tesztelésére, hogy biztosítsa a megfelelő illesztőprogram-vezérlést és az autonóm funkciókat (nem szükséges a VIQRC-hez) | |
| Ellenőrizze, hogy a mezők helyesen vannak-e beállítva a játék kézikönyve szerint | |
| Tesztelje meg, hogy a terepi elemek rögzítve legyenek a mezőhöz, ha van ilyen | |
| Legyen kéznél tartalék játékobjektum | |
RobotEvents.com/TM |
|
| A RobotEvents.comtalálható csapatregisztrációs jelentés áttekintésével gondoskodjon arról, hogy minden esemény regisztrációs díjat befizessenek. | |
| Állítsa be az eseményt a TM-ben a RobotEvent.com oldalon található TM és RE kód segítségével | |
| Nyomtassa ki a mező- és gödörtáblákat a Tournament Managerből (a jelentések fül alatt) | |
| Nyomtassa ki a Tournament Manager csapatlistáit (a jelentések fül alatt) a bejelentkezési táblázathoz és a Judge Advisorhoz | |
További elemek |
|
Esemény napja
Az esemény kezdete előtt |
|
| Sok tevékenységet delegáljon kulcsfontosságú önkéntesekre, elfoglalt lesz, és segítségre lesz szüksége | |
|
Nyissa ki az ajtókat, kapcsolja be a világítást és a fűtést/légkondicionálást; plan a szobahőmérséklet változására, ahogy a tér(ek) megtelnek résztvevőkkel |
|
|
Nyissa ki az összes mellékhelyiséget, és győződjön meg arról, hogy a mellékhelyiségek teljesen fel vannak töltve szappannal és papírral |
|
|
Gondoskodjon arról, hogy minden parkolóhely elérhető legyen, és táblákat helyezzenek el, amelyek irányítják a résztvevőket a rendezvényre való bejelentkezéshez |
|
|
Tegyen ki minden bannert és eseményreklámot, hogy a résztvevőket a rendezvény megfelelő helyszínére irányítsa |
|
|
Készítsen rágcsálnivalókat és italokat az önkéntesek számára, hogy feltöltsék a napi energiaszintjüket |
|
|
Győződjön meg arról, hogy hozzáférhető ülőhelyek állnak rendelkezésre |
|
|
Ellenőrizze, hogy a játékmezők megfelelően vannak-e beállítva |
|
|
Tesztelje az összes audio- és vizuális berendezést, például kivetítő(ke)t, képernyőket, Tournament Manager kijelzőket és hangokat, valamint a hangosító rendszert, hogy megbizonyosodjon arról, hogy megfelelően működnek. |
|
|
V5RC – Tesztelje a terepi vezérlőket, hogy megbizonyosodjon arról, hogy megfelelően működnek |
|
|
Osszon kétirányú rádiót, ha használ, vagy cseréljen mobiltelefonszámokat a kulcsfontosságú önkéntesek között |
|
Amikor a csapatok és az önkéntesek megérkeznek |
|
|
Köszöntsétek önkénteseiteket és csapataitokat! Győződjön meg arról, hogy meleg fogadtatásban részesülnek, és a bejelentkezés és a képzési találkozók helyszínére irányítják őket. Támogatást nyújtson a forgalmas bejelentkezési asztaloknál |
|
|
Köszöntsön különleges vendégeket, szponzorokat és a média képviselőit. Ossza meg tervét az esemény napjára, és irányítsa őket önkéntesekhez, akik megoszthatják a program részleteit és a résztvevőket. |
|
|
Ossza meg rendezvényét a legfontosabb önkéntesekkel |
|
|
Ossza meg az üdvözlő és/vagy eseményértekezleti bejelentést az előadókkal |
|
|
Ossza meg biztonsági tervét kulcsfontosságú önkénteseivel |
|
|
Kérje meg a tapasztalt csapatokat, hogy ellenőrizzék a játékmezőket, hogy megbizonyosodjanak arról, hogy megfelelően vannak beállítva |
|
|
Gyűjtse össze a mérnöki jegyzetfüzeteket bejelentkezéskor vagy ellenőrzéskor, és győződjön meg arról, hogy minden notebookon megtalálható egy könnyen megtalálható csapatszám |
|
|
Győződjön meg arról, hogy minden résztvevő csapat regisztrált, és befizette a regisztrációs díjat |
|
A robotmérkőzések és a bíráskodás megkezdése előtt |
|
|
Ellenőrizze a csapat regisztrációs pultjánál, hogy minden csapat bejelentkezett-e; próbáljon kapcsolatba lépni olyan csapatokkal, amelyek nincsenek bejelentkezve |
|
|
Használja a Tournament Manager Team Check-In funkcióját a bejelentkezett csapatok jelzésére |
|
|
Amint az ütemterv és a résztvevő csapatok listája elkészült, szükség esetén újra kell generálni a mérkőzés menetrendjét a Tournament Managerben |
|
|
Ellenőrizze, hogy az önkéntes koordinátor elvégzi-e a szükséges módosításokat a meg nem jelenés miatt |
|
|
Győződjön meg arról, hogy a vezető önkéntesek koordinálják a tervezett önkéntes képzési értekezleteket |
|
|
Győződjön meg arról, hogy minden csapat átment a robotellenőrzésen vagy készen áll arra; kérje meg a veterán csapatokat, hogy támogassák a többi résztvevő csapat erőfeszítéseit az ellenőrzésen |
|
|
Nyomtasson egy példányt az Emcee bemondói lapjaiból a TM Reportsból |
|
|
Nyomtasson ki meccslistákat a TM Reports-ból, hogy kioszthassa az egyes csapatoknak, a sorban álló személyzetnek, a jegyzőkönyvvezetőknek/vezető játékvezetőknek, a bíráló csapatoknak és a kulcsfontosságú önkénteseknek |
|
|
A robotmérkőzések kezdete előtt eseménytalálkozót vezetni; használja a Eseménytalálkozó Közleményekben vázolt témákat |
|
Az esemény alatt |
|
|
Gondoskodjon arról, hogy harapnivalók és italok álljanak minden önkéntes rendelkezésére, és ebédet biztosítsanak az egész napos önkéntesek számára; legyen érzékeny az önkéntes étkezési korlátozásokra, és kövesse a helyszín étkezési/ital-szabályzatát |
|
|
Járja körbe a problémákat proaktívan megoldva, válaszoljon a kérdésekre és nyújtson támogatást |
|
|
Győződjön meg arról, hogy a szemetestartályokat kiürítették, és a mellékhelyiségek tiszták és jól felszereltek |
|
|
Kérje meg a TM-kezelőt, hogy rendszeresen mentse az eseményfájl másolatát egy USB flash meghajtóra |
|
|
Egyeztessen a bírói tanácsadóval, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a bírálati tevékenységek az ütemterv szerint zajlanak; szükség esetén frissített mérkőzés- és képességrangsort biztosít (lásd a bírói útmutatót) |
|
|
Amikor a bírálat befejeződött, gyűjtse össze a díjazottak listáját a bírói tanácsadótól |
|
|
A mérnöki jegyzetfüzeteket küldje vissza a csapatoknak, miután a bíráló csapat befejezte az értékelést |
|
|
Kérje meg a TM üzemeltetőjét, hogy adja meg a bírált díjnyerteseket és az automatikus kitöltési nyerteseket a TM-ben, miután a döntők/kieső mérkőzések befejeződtek |
|
|
Ösztönözze az összes csapatot, önkéntest és szponzort, hogy vegyen részt a díjátadó ünnepségen, amely az összes csapat teljesítményét ünnepli, és elismerést ad a bírált és teljesítményen alapuló díjakért. |
|
|
Nyomtassa ki a díjátadó forgatókönyveket a TM Reports-ban; prezentációs diákat készíthet a díjátadó ünnepséghez a TM Diák lapon |
|
|
Köszönjük önkénteseinek, edzőinek, mentorainak, szüleinek és szponzorainak a felbecsülhetetlen támogatást |
|
Az esemény után |
|
|
Ellenőrizze, hogy a díjnyertesek és a mérkőzés pontszámai bekerültek-e a TM-be |
|
|
Készítsen biztonsági másolatot a TM-fájlról egy USB flash meghajtón |
|
|
Töltse fel és véglegesítse az összes TM eredményt a RobotEvents.com webhelyre; caz összes RSM-jét, ha bármilyen hibát észlel az eredmények feltöltésekor |
|
|
A biztonságos tárolás érdekében vegyen le minden felszerelést és anyagot, és szükség szerint tisztítsa meg a helyszínt |
|
|
Minden releváns versenyanyagot őrizzen meg, amíg az összes eredményt fel nem töltik |
|
|
Győződjön meg arról, hogy a Judge Advisor összegyűjtötte a bizalmas bírálati anyagokat, és megsemmisíti azokat |
|
|
Készítsen tervet és helyet, ahol a résztvevők felvehetik az elveszett és talált tárgyakat |
|
|
Küldjön elismerését követő üzenetet önkénteseinek |
|
|
Ossza meg az eseményről készült fényképeket és/vagy híreket a médiával és közösségével |
|
|
Forduljon a csapatokhoz, és kérjen visszajelzést az eseményen szerzett tapasztalataikról |
|
|
Forduljon RSM-hez, és ossza meg az esemény eredményeit |
|
|
Ünnepelje az elért eredményeit! |
|