Rendezvény önkéntesei

Áttekintés

A rendezvény önkéntesei jelentik a REC Alapítvány rendezvényeinek szívét és lelkét. Bízunk abban, hogy a Játékvezetők tisztességesek, az Emcees-ekre, hogy izgalmasak legyenek, és a Queuers-ekre, hogy az ütemterv szerint tartsák a dolgokat! A robotikai eseményeken való önkéntesség kifizetődő és szórakoztató lehet. Különféle önkéntes szerepek állnak rendelkezésre. Sok önkéntes munkakör nem igényel technikai készségeket vagy tapasztalatot, csupán arra vágyik, hogy támogassa a hallgatók számára vonzó tanulási lehetőségeket. Bármi is érdekli potenciális önkénteseit, segítsen nekik azonosítani a számukra legmegfelelőbb szerepet. Önkénteseinek támogató és képzési anyagok REC Foundation > Volunteers oldalon találhatók.

A jól lebonyolított rendezvény egyik jellemzője, hogy az önkéntesek kényelmesek és nem túlterheltek. A jó tervezés biztosítja, hogy minden pozícióban megfelelő személyzet álljon rendelkezésre, az önkénteseknek lehetőségük legyen szünetet tartani és étkezni, az önkéntesek pedig elismerést, például inget kapnak. Azok az önkéntesek, akiknek pozitív tapasztalatuk van a rendezvényen, valószínűleg visszatérnek önkéntesként a következő években.

Eseménypartnerként (EP) végső soron Ön felelős az összes önkéntes toborzásáért az eseményen, de számos eszköz és stratégia áll rendelkezésre, amelyek megkönnyítik ezt a feladatot. Erősen ajánlott egy önkéntes koordinátor kijelölése az eseményhez, aki segít az önkéntesek toborzásában, a képzésben és a rendezvény napi támogatásában.

Toborzás

Számos forrás létezik, ahol önkénteseket toborozhat. Korán fel kell hívnia a hírt az eseményről, és meg kell osztania a robotika és a STEM-programok kulcsüzenetét, hogy megtalálja azokat az embereket, akik úgy érzik, hogy ez valóban visszhangzik velük.

Kezdje azokkal, akiknek érdekükben áll rendezvénye sikere.

A „házi nevelésű” önkéntes bázis mellett létrehozhat egy önkéntes közösséget, amely az egész szezonban és az elkövetkező években is támogatja a rendezvényeket. Az önkéntesek bármely csapatból vagy szervezetből származhatnak, és az eseményen való részvételük és támogatásuk kritikus fontosságú, mivel gyakran előzetes tapasztalattal érkeznek az eseményre.

• Szülők, tanárok, iskolai adminisztrátorok, mentorok, helyi robotikai csapatok és testvérek– Ne feledje, az önkéntesség családi ügy is lehet! A fiatalabb testvérek gyakran jók a Field Reset-ben.
• Partner a helyi iskolákkal– Vegye fel a kapcsolatot a közeli iskolákkal, és vállalja, hogy „önkéntes cserét” hajt végre, így ők önkénteseket biztosítanak az Ön rendezvényéhez, Ön pedig önkénteseket biztosít az eseményeikhez.
• Helyi vállalkozások és szponzorok– A robottechnikai rendezvények tökéletesek a vállalati csapatépítéshez, ezért forduljon a cég HR osztályához, ha még nem ismer ott valakit.
• Iskolák, főiskolák és egyetemek– Az osztályoknak, tiszteletbeli társaságoknak, egyesületeknek és testvéri közösségeknek közösségi szolgálati követelmények vonatkozhatnak a tagságra, az ösztöndíjakra vagy az érettségire. Segítségért keresse fel a klubokat/csoportokat, a Mérnöki Főiskolát és a ROTC programokat is. Adjon asztalt a helyi hadsereg toborzójának, cserébe önkéntesek biztosításáért. Az előkészítő technikusok és a tanárnövendékek is ideális jelöltek az önkéntességhez.
• Közösségi csoportok, szervezeti fejezetek és gyülekezeti csoportok– Sokan keresnek vendégelőadókat, vagy lehetővé teszik, hogy asztalt állítsanak fel az önkéntes toborzási anyagok kiosztására. Forduljon a helyi gyártói közösséghez, a TechSouphoz, a Helyi UAW-hoz, az NSBE-hez, az IEEE-hez, az SWE-hez, a Kereskedelmi Kamarához, a könyvtárhoz stb.
• Online források–A LinkedInrendelkezik egy önkéntes lehetőségekkel foglalkozó oldallal, és vannak ingyenes és előfizetéses szolgáltatások, mint példáulVolunteerMatchésIdealist.org, ahol önkénteseket tehet közzé. lehetőségeket a nyilvánosság számára. Ne felejtse el a közösségi médiát, például a Facebookot és a Twittert, ha már rendelkezik fiókkal, vagy ha csoportokban vesz részt követőivel.
• Munkavállalói programok és vállalati felelősségvállalás– Számos helyi és országos láncnak vannak közösségi szolgálati és jótékonysági céljai, és az alkalmazottak önkéntessége a kultúrájuk része. Egyesek még adományadományt is nyújtanak az eseményhez, ha meghatározott számú önkéntest kap a helyszínükről.

Hasznos tippek az önkéntesek toborzásához

Az EP-k kérhetik, hogy minden csapat biztosítson 1 vagy 2 önkéntest. Néhány pozíció, például a bírók és a játékvezetők bizonyos szintű pártatlanságot követelnek meg, így a külső, nem kapcsolódó önkéntesek kritikusak az esemény integritását illetően. Ha nem lehetséges önkénteseket találni, igyekezzen olyan bírókat és játékvezetőket biztosítani, akik több szervezetet képviselnek az eseményen.

Kulcsfontosságú önkéntesek

Az alábbi táblázat tartalmazza a kulcsfontosságú önkéntes szerepköröket, akik a rendezvény személyzetének tagjai, akik vezető szerepet töltenek be, hogy biztosítsák a REC Foundation összes szabályának és irányelvének betartását, valamint azt, hogy a csapatok, a nézők és az önkéntesek kifizetődő tapasztalatokkal gazdagodjanak. Ezeket a szerepköröket korán be kell tölteni, és ezeknek az önkénteseknek képzésre van szükségük az esemény előtt.

A rendezvénypartner nem szolgálhat sem vezetőbíróként, sem bírói tanácsadóként az általa rendezett eseményen.

Más önkéntesek

Más rendezvény önkéntesekre van szükség, de ők kevesebb képzést és előzetes ismereteket igényelnek a REC Alapítvány rendezvényeiről.

Személyzet

Az EP-nek és az önkéntes koordinátornak a lehető legkorábban el kell kezdenie a toborzást ezen önkéntesi szerepek betöltéséhez. Tegyen közzé egyértelmű információkat az eseményéhez szükséges önkéntes szerepekről a RobotEvents.com Önkéntes tartalomblokkjában, hogy felkeltse az érdeklődést. Ez az információ a nyilvános eseményoldal Önkéntes lapján lesz megtekinthető. Önkéntesek kérését is beillesztheti az automatizált e-mailbe, amelyet a csapatoknak küldenek el, amikor regisztrálnak.

Ezek a táblázatok útmutatóul szolgálnak a különböző méretű személyzeti eseményekhez.

V5RC versenyek

VIQRC versenyek

Képzés és felkészítés

Az önkéntesek megfelelő képzése elengedhetetlen egy jól lebonyolított esemény megrendezéséhez. A REC Alapítvány számos ingyenes, online képzési forrást kínál a REC Foundation > Volunteerscímen.

Az EP vagy az önkéntes koordinátor minden önkéntesnek megadhatja ezt a linket, és kérheti, hogy minden önkéntes nézze át a dokumentumot és az összes kihelyezett képzési anyagot a pozíció(i)hoz legalább egy héttel a tervezett esemény előtt.

Az online képzési források áttekintése mellett helyszíni tájékozódási és/vagy képzési hívást is be kell ütemezni.

• Helyszíni Orientáció egy személyes tréning az esemény előtti estén (gyakran „Night Before” eseményként hivatkoznak rá), hogy az önkéntesek találkozhassanak az önkéntes csapattal, és helyszíni képzésben részesüljenek. Sok „Night Before” rendezvényen edzőmérkőzések zajlanak, ha van házigazda vagy hazai csapat, aki segít a beállításban. Ez elősegíti az önkéntesek önbizalmának építését, és simábbá teszi a rendezvény délelőttjét. Akár előző este tart tréninget, akár a rendezvény reggelén tartasz képzést a helyszínen, tervezd meg, hogy az önkéntesek rendelkezésére bocsátja a képzési dokumentációt és anyagokat, amelyek szükségesek ahhoz, hogy sikeresen elláthassák szerepüket és élvezhessék az esemény során szerzett tapasztalataikat. Ez magában foglalhatja az önkéntes szerepköri útmutatók nyomtatott példányainak kinyomtatását, az alaphelyzetbe állításhoz szükséges terepdiagramokat, pontozólapokat stb.
• Az esemény előtt egy héttel megtartott képzési hívások meghatározhatják az elvárásokat, és lehetőséget adnak az önkénteseknek kérdések feltevésére. Kifejezetten a Játékvezetők/Jegyzőkönyvvezetők és a Bírói Csapatoknak szóló képzési hívások erősen ajánlottak. Használjon videokonferencia-alkalmazást, hogy összehozza önkénteseit, és biztosítsa a szükséges képzést.
• Érzékenységi tréning emlékezteti az önkénteseket, hogy verseny diákrendezvény, ahol gyerekekkel dolgoznak. Minden tőlük telhetőt meg kell tenniük, hogy a gyerekek jól érezzék magukat, például le kell térdelniük, hogy leereszkedjenek a szintjükre, beszéljenek határozottan, de pozitívan, és soha ne érintsenek meg vagy ragadjanak meg egy tanulót. Az önkénteseknek érzékenynek kell lenniük a különböző kultúrájú diákokra is, akik esetleg versenyeznek.

Gondoskodás és megbecsülés

Az önkéntesek elengedhetetlenek a rendezvény sikeréhez. Íme néhány egyszerű módszer, amellyel kifejezheti elismerését. Egy boldog önkéntes, akinek nagy tapasztalata van, általában visszatér!

• Étel & Ital– Minden önkéntesnek legyen víz és harapnivalók rendelkezésére egész nap, és biztosítson ebédet azoknak, akik egy teljes rendezvénynapon önkénteskednek. A hidratálás, az étkezés és a megfelelő szünetek fontosak az önkéntes tapasztalatok szempontjából. Ha lehetséges, állítsa le az egész versenyt ebédre, hogy MINDEN önkéntes szünetet tarthasson és étkezzen; tervezzen ebédműszakot, ha a teljes verseny nem állhat le egyszerre. Ha van helye, hozzon létre egy önkéntes pihenőszobát vagy kötéllel körülvett területet önkéntes használatra.
• Kényelem– Feltétlenül tanácsolja önkénteseinek, hogy viseljenek kényelmes cipőt, és vigyenek magukkal egy kulacsot (ha nem adnál nekik). Ha lehetséges, tartson néhány csomag cukorkát az önkéntes szünet területén, hogy megnyugtassa a hangszálakat.
• Elismerés & Tanúsítvány– Ha rendelkezésre áll finanszírozás, használjon pólókat és/vagy névcímkéket, hogy azonosítsa önkénteseit értékes eseményforrásként. Oszd meg elismerésedet önkénteseiddel, akik felbecsülhetetlen támogatást nyújtanak az erőfeszítéseidhez. Ismerje fel az önkénteseket azáltal, hogyközösségi szolgálati tanúsítványt ad nekik, amely személyre szabott az esemény nevével. Sok vállalatnak és iskolának dokumentációra van szüksége ahhoz, hogy az alkalmazottak önkéntes munkát végezhessenek, vagy egyesek akár ösztönzést is nyújthatnak az önkéntes munkaidő érvényesítéséhez, ezért ügyeljen arra, hogy rögzítse az egyéni önkéntes órákat. Trófeacsomagokat, valamint egyedi trófeákat és tányérokat rendelhet a VEX-től VEXRobotics.comcímen.
• Elismerés jelző– Még kis költségvetés mellett is fontolja meg, hogy az önkénteseknek (vagy kulcsfontosságú önkénteseknek) adjon egy kis ajándékutalványt, például 5 dollárt a Starbucksba vagy egy helyi vendéglátóhelyre.
• Kézzel írt jegyzetek– A kézzel írt „Köszönöm” ereje ma már sokat jelent!
• Közösségi média– Ha aktív a közösségi médiában, fontolja meg, hogy írjon egy rövid ajánlást egy kulcsfontosságú önkéntesnek a LinkedIn-en, vagy üzenjen a Twitteren egy fényképpel, ha túlmegy a kötelességen. Jelölje meg őket a Twitteren a @REC_Foundation mellett. Önkéntesként és eseményekről készült fotókat is küldhet a REC Alapítványnak a media@roboticseducation.org címre.
• Nyomon követés & Tartsa a kapcsolatot– Az esemény után küldjön e-mailt önkénteseinek, hogy felmérje elégedettségét és véleményt gyűjtsön az esemény sikerességéről, vagy használjaSurveyMonkeysegítségével néhány rövid kérdést. Tartsa a kapcsolatot önkéntesekkel is a jövőbeni eseményekhez. Ha megvan a költségvetése, szervezzen önkéntes ünnepi vacsorát vagy partit. Egy boldog önkéntes, akinek nagy tapasztalata van, általában visszatér!